Preguntas frecuentes alrededor de la estrategia de la Comisión Europea sobre la transición a la contratación pública electrónica.

By on 17 mayo, 2012 in Europa

Por su interés y la claridad que puede aportar,  he creído conveniente  realizar una traducción libre del documento Frequently asked questions: A strategy for e-Procurement, de la Comisión Europea cuyo original en inglés podéis descargar en este enlace. (sale una entrada un poco extensa)

 Preguntas más frecuentes: Una estrategia para la contratación pública electrónica 

1. ¿Qué es la contratación pública electrónica (e-Procurement)?

La contratación pública electrónica se refiere al uso de medios electrónicos y procesos transaccionales por parte de las instituciones administrativas y otras organizaciones del sector público para la  compra de suministros y servicios o para la licitación pública de obras.

2. ¿Cuán relevante es la contratación pública electrónica para la economía europea?

El Mercado de contratación pública de la UE se estima que ha sido valorado en más de 2 billones de euros ( poco menos del 20% del PIB de la UE) en 2010. Por lo tanto, la contratación pública es una de las elementos principales en la partida de gastos de los Estados miembros y un elemento importante del mercado único europeo.

En el contexto actual de restricciones fiscales, las autoridades públicas se enfrentan a una elección entre reducir el nivel de servicios que prestan a los ciudadanos o bien  una prestación más eficiente de estos servicios. La contratación electrónica pueden simplificar significativamente la forma en que se lleva a cabo la contratación, reducir los despilfarros y obtener mejores resultados (menor precio de contratación, mejor calidad),  mediante la estimulación de una mayor competencia en el mercado único. Se puede contribuir así a la prestación de servicios de manera más eficiente sin introducir más recortes a los resultados del gobierno para servir a los ciudadanos.

Los poderes adjudicadores y las entidades que ya han hecho la transición a la contratación pública electrónica comúnmente reportan un ahorro de entre el 5 y el 20% de sus gastos de  contratación. Dado el tamaño del mercado de la contratación total en la UE, cada 5% de ahorro podría representar alrededor de 100 mil millones de euros a las arcas públicas (equivalente a la construcción de más de 150 hospitales de gran tamaño).

3. ¿Cuáles son los beneficios de la contratación electrónica para las autoridades contratantes?

Hay una evidencia creciente de que la contratación electrónica puede hacer el proceso de contratación más simple, que los contratos se puede concluir más rápidamente y que los costes del proceso de los órganos de contratación se puede reducir. Además, el aumento de la transparencia y el acceso más fácil a las oportunidades de licitación proporcionados por la contratación electrónica ofrece una mayor participación en las licitaciones, que en última instancia conduce a precios más bajos y mejores resultados. Algunos ejemplos de ahorro:

• Después de la introducción de la contratación electrónica, los hospitales portugueseshan sido capaces de  reducciones de precios del 18% en sus contratos de compras. En total, la transición a la contratación electrónica en Portugal se estima que han generado un ahorro de alrededor de 650 millones de € en el primer año.

• Los XchangeWales – el programa de contratación pública electrónica de los galeses: beneficios entregados de  58 millones de  £ (diciembre de 2011), tres años después de su lanzamiento.

• UGAP (Unión des Groupements d’achats públicos) – la central francesa de compras  - estima que el cambio  progresivo a la contratación electrónica reducirá la carga administrativa para los compradores en un 10% (por ejemplo, a través de un análisis más rápido de las ofertas y un acceso más  fácil acceso a los documentos) y otro  10% para los  servicios legales  (como un menor control de la seguridad jurídica requerida  cuando se  utiliza la contratación electrónica).

4. ¿Cuáles son los beneficios de la contratación electrónica para las PYMES?

La contratación electrónica hace más fácil la vida de las PYME porque  el proceso se vuelve más simple y más barato que cuando se utiliza papel. La contratación pública electrónica reduce los costos de participar en licitaciones públicas para las PYME (menos impresión, no hay gastos de envío, etc.) Por otra parte, las PYME pueden identificar más fácilmente las oportunidades de licitación relevantes para ellos (todos los documentos de licitación puede ser descargados directamente desde Internet) y por lo tanto, pueden expandir sus oportunidades de negocio.

Estos beneficios se están cumpliendo en la práctica. En muchos países, el desarrollo de mercados de comercio electrónico ha aumentado la participación de las PYME en las licitaciones, y al mismo tiempo fomentan el desarrollo del comercio electrónico, ayudando a reducir la brecha digital para las empresas, la mayoría de las cuales son PYME.

En algunos Estados miembros, la contratación electrónica ha sido reconocida como una manera de facilitar la participación de las PYME en la contratación pública. Por ejemplo, en los responsables políticos de Irlanda recomiendan que las autoridades contratantes utilicen el sistema de licitación electrónica en la plataforma nacional (e-Licitaciones) para facilitar la participación de las PYME en la contratación pública.

La mayoría de las PYME ya están equipados con las herramientas necesarias para llevar a cabo la contratación electrónica. Según datos de Eurostat publicados en enero de 2012, sólo el 1,4% de las pymes no tienen acceso a Internet en 2011 y sólo el 5,29% no tenía acceso a la banda ancha.

5. ¿Cuáles son los costos de implementación de la contratación pública electrónica?

La implementación de soluciones de contratación pública electrónica, inevitablemente provoca incurrir en algunos costes por adelantado, pero la experiencia demuestra que estos pueden recuperarse en un período relativamente corto de tiempo.

En muchos países, las soluciones de contratación pública electrónica ya existen. Un órgano de contratación pequeño no necesita  construir su propia solución, ya que puede utilizar los servicios de una central de compras o suscribirse a un servicio de contratación pública electrónica ya disponible en el mercado, a un precio razonable.

Aun cuando la nueva infraestructura para la contratación electrónica se pone en marcha, los costes se recuperan rápidamente. Los costes de inversión de la creación del programa de Gales  (XchangeWales) se recuperaron en sólo un año.

6. ¿Por qué estamos presentando esta estrategia?

En 2005, se establecieron unos objetivos ambiciosos para el uso de la contratación pública electrónica. De acuerdo con la declaración ministerial de  Manchester de 24 de noviembre de 2005 “todas las administraciones públicas en toda Europa tendrán la capacidad de llevar a cabo el 100% de sus contrataciones  por vía electrónica  y  al menos el 50% de los contratos públicos por encima de los umbrales de la UE se llevará a cabo de forma electrónica  para el año 2010”. Sin embargo, hoy en día la contratación pública electrónica solo representa entre el 5 y el 10% de los procedimientos de contratación llevados a cabo en toda la UE.

Con el fin de solucionar el lento nivel de adopción  y de cosechar los beneficios ofrecidos por la contratación electrónica, la Comisión Europea identificó la necesidad de una amplia estrategia para la contratación electrónica que incluye tanto acciones legislativas como   no legislativas.

La estrategia representa la importancia estratégica de la contratación electrónica y establece las principales acciones a través de las cuales la Comisión tiene la intención de apoyar la transición hacia contratación pública electrónica completa en la UE.

7. ¿Por qué la adopción de la contratación electrónica sigue por detrás de las expectativas creadas?

Las respuestas al Libro Verde de 2010 sobre la contratación electrónica identificó dos principales problemas de la lentitud en la adopción de resultados:

  •  la inercia mostrada por algunos de los interesados ​​que necesitan ser persuadidos para cambiar sus hábitos arraigados;
  • la fragmentación del mercado que puede surgir de la existencia de una amplia variedad de los sistemas, a veces, técnicamente complejo, desplegado en toda la UE que puede conducir a mayores costos para los proveedores.

La estrategia publicada hoy tiene por objeto abordar estos dos obstáculos.

8. ¿Qué acciones se propone la Comisión en virtud de esta estrategia?

La Estrategia contiene medidas tanto legislativas como no legislativas.

Las medidas legislativas que se presentan en la estrategia se refieren a las propuestas legislativas para modernizar la contratación pública europea adoptada por la Comisión Europea en Diciembre de 2011 (IP/11/1580). Uno de los objetivos de estas propuestas es hacer que la contratación electrónica sea la regla y no la excepción.

La estrategia también se describe cómo la Comisión desea apoyar a los Estados miembros, los órganos de contratación y proveedores en la implementación de estas propuestas legislativas. Por lo tanto, presenta una serie de medidas no legislativas complementarias, tales como:

  • Apoyar técnica y financieramente el desarrollo de la infraestructura de contratación pública electrónica a través de fondos y programas de la UE ;
  • Identificar y compartir las mejores prácticas en el área de la contratación pública electrónica;
  • Seguimiento del nivel de aceptación y los beneficios de la contratación electrónica;
  • Implementar una estrategia de difusión de amplio alcance para informar a los interesados sobre las oportunidades y beneficios que ofrece la contratación electrónica.

La estrategia también anunció que la propia Comisión Europea se moverá hacia la contratación electrónica completa a mediados de 2015 – un año antes de la fecha límite para los Estados miembros – y que la Comisión hará que sus soluciones de contratación pública electrónica estén disponibles para los Estados miembros.

9. ¿Por qué ahora? ¿Hubo otras propuestas en el pasado?

La Comisión ha puesto en marcha, desde 2004, diversas acciones para incrementar el uso de contratación pública electrónica.  En 2004, las actuales directivas sobre contratación pública (2004/17/CE y 2004/18/CE), se adoptaron introduciéndose  la posibilidad de utilizar medios electrónicos en las comunicaciones al llevar a cabo la contratación pública. El mismo año, la  Comisión aprobó también un Plan de Acción para promover el uso de la contratación electrónica. La evaluación del Plan de Acción 2010  se percató de que, a pesar de un buen progreso en la implementación de la legislación de la contratación pública electrónica y en la puesta en marcha de la infraestructura, el nivel de los resultados de la  adopción de la contratación electrónica era bajo. Por lo tanto, se necesitaban acciones adicionales.

A raíz de las respuestas al Libro Verde de 2010 sobre la contratación electrónica, la Comisión ha incluido medidas ambiciosas en la contratación electrónica en sus proyectos de propuestas legislativas  para modernizar la contratación pública europea. Estas fueron aprobadas por la Comisión Europea en diciembre de 2011 (IP/11/1580).

La actual estrategia incluye medidas integrales (tanto legislativas como no legislativas) para apoyar el desarrollo de la contratación electrónica. Las tecnologías que se necesitan para la contratación electrónica han madurado y la infraestructura necesaria se está desplegando. Por tanto, la transición hacia la contratación pública electrónica completa no es principalmente un problema técnico ni una desafío tecnológico más. Es sobre todo un desafío económico y político, que no se pueden superar sin un fuerte compromiso al más alto nivel político.

10. ¿Cómo encaja en esta estrategia de modernización más amplio de la Las directivas sobre contratación pública?

Uno de los principales objetivos de la propuesta de la Comisión para modernizar las Directivas de Contratación pública es el de simplificar la forma en que la contratación se lleva a cabo. Se hicieron varias propuestas para reducir las cargas  dministrativas, por ejemplo, reducir de forma significativa  el número de documentos exigidos a los operadores económicos.

Las propuestas relativas a la contratación electrónica también contribuyen a cumplir el objetivo de simplificar la forma en que se lleva a cabo la contratación. La contratación electrónica es más fácil y más barata de usar y reduce los despilfarros y ofrece mejores resultados (menor precio de adquisición, mejor calidad).

11. ¿De qué manera esta estrategia se relacionan con otras iniciativas, la firma electrónica
o e-CERTIS?

El uso de la firma electrónica no es necesario cuando se utiliza la contratación  pública electrónica. Sin embargo, aquellos poderes adjudicadores que deseen utilizar la firma electrónica pueden hacerlo. Las propuestas legislativas para modernizar la contratación pública europea fomentan el mutuo reconocimiento de firmas electrónicas con un certificado reconocido, basado en un enfoque similar al que se define en la Directiva de servicios (listas de confianza).

La propuesta legislativa también propone hacer que el proyecto E-CERTIS  sea  centro de intercambio obligatorio dos años después de la fecha límite de transposición. E-CERTIS mostrará una lista de los certificados y las declaraciones que pueden ser solicitados para la calificación de un oferente en la contratación y establecerá los criterios de equivalencia entre los Estados miembros. Esto proporcionará una mayor claridad y seguridad jurídica, especialmente en términos de comunicación transfronteriza, con lo que respecta a los certificados y declaraciones que pueden ser requeridos por los distintos Estados miembros.

12. ¿Cuáles son los próximos pasos?

La Comisión tiene previsto organizar una conferencia  anual de alto nivel  sobre la contratación pública electrónica, que reunirá a una amplia gama de partes interesadas para debatir las últimas evoluciones de la contratación electrónica. La primera conferencia anual se llevará a cabo en el 26 de junio 2012 y llevará por título “Contratación Electrónica – Retos y oportunidades “. Se invita a las partes interesadas a asistir.

A fin de promover un progreso constante hacia el objetivo de la contratación pública electrónica completa en la UE, la Comisión tiene la intención de vigilar de cerca tanto la adopción de la contratación pública electrónica y su impacto económico y publicará un informe sobre la contratación electrónica  a mediados de 2013. En este informe se identificarán tanto el progreso que se haya logrado como  todas las cuestiones pendientes que sigan pendientes, junto con las recomendaciones de los próximos pasos a seguir.

 

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Las 15 medidas clave de la estrategia de la Comisión Europea para la transición a la contratación pública electrónica y los retos pendientes.

By on 16 mayo, 2012 in Estrategia

En el documento de la Comisión Europea sobre “la Estrategia en pos de la contratación publica electrónica” que podéis descargar en este enlace, se aborda la hoja de ruta propuesta por la Comisión para alcanzar el objetivo de la trasformación al formato electrónico en el servicio de la contratación pública.

En el documento se establecen los antecedentes y consecuentes de la transición a la contratación pública electrónica y se llega a la conclusión de que la lentitud que ha imperado hasta ahora para realizar esta transición se debe a dos grandes factores:

-          inercia de algunos agentes que deben ser persuadidos para que modifiquen sus hábitos arraigados y convencerles de la bondad de la trasformación. En mi opinión, este factor de lentitud requiere para su superación  de:  una comunicación honesta, de una capacitación formal y de una participación genuina. Y si estas tres acciones previas no funcionan, es el momento de pasar a la obligatoriedad. Pero hay que poner en marcha la comunicación, formación y participación previas, antes de la obligatoriedad.

-          fragmentación del mercado por soluciones técnicas sin capacidad de interoperar. Esto no es una razón para la lentitud, puede ser un freno para generar un mercado único de contratación pública y en mi opinión es una consecuencia de la falta de coordinación general del proceso de transición. Y no se resuelve totalmente con ninguna de las acciones propuestas. En el formato electrónico el problema transfronterizo pierde sentido. El problema es de estándares técnicos. Internet no entiende de países entiende de protocolos y estándares. Incluso podrían utilizarse algunas herramientas para superar los  problemas del idioma a través de los avances en traducción automática.

En cualquier caso, la Comisión quiere combatir los problemas identificados con una serie de medidas clave que atacan dichos problemas. A continuación se exponen los problemas que se consideran las principales barreras y las medidas que se consideran útiles para luchar con estos problemas, la estrategia.  Entre paréntesis el trimestre y el año que marcan el plazo de cada medida.

Desarrollando el establecimiento de un marco jurídico eficaz, con las medidas

1.- Nuevo Marco Jurídico (4T- 2012). La nueva propuesta de directiva, que la Comisión urgen a trasponer por todos los Estados Miembros.

2.- Armonización de los requisitos técnicos, a través de estándares y herramientas de interoperabilidad.

3.- Marco jurídico para la identificación electrónica (2T-2012). Uno de los problemas más claros de descoordinación, que impide la interoperabilidad de la identificación y la autentificación electrónica paneuropea.

Promoción de las soluciones concretas de buenas prácticas,  con las medidas

4.- Recomendaciones Grupo Expertos (1T-2013). Estas recomendaciones deberían de paliar los problemas y las dudas de la transición  y la mejor forma de hacerla, avanzando más allá de los productos  y proporcionando información útil que permita a las administraciones dirigir la transición y conseguir la interoperabilidad y los beneficios esperados.
5.- Informe sobre buenas prácticas (2T-2013). Como una fuente que permita copiar y mejorar las buenas prácticas de la transición.

Apoyo a la implantación de infraestructuras de contratación electrónica, 

6.- Sostenibilidad de PEPPOL (2T-2012). La forma de obtener la interoperabilidad sin desperdiciar los esfuerzos y proyectos que se han llevado a cabo hasta ahora de forma aislada por las distintas administraciones europeas se materializa en el proyecto PEPPOL. Pero la infraestructura y normas hay que mantenerlas y soportarlas. De ahí la intervención de la Comisión Europea.
7.- Financiar las infraestructuras de contratación pública “Conectar Europa” (2014-2015). La contratación pública figura como uno de los principales objetivos del presupuesto de más de 2000 millones de euros del programa “Conectar Europa”.
8.- Fondos Estructurales para la difusión de la contratación pública (2014-2020), como forma de completar los esfuerzos del punto anterior y extender el recurso de la contratación publica electrónica por toda Europa.

Estrategia de difusión,

9.- Estrategia de difusión de gran alcance. Se trata de informar de las ventajas y beneficios de la contratación pública electrónica.

10.-Conferencia anual sobre contratación electrónica (2T-2012). Esta conferencia está programada para su inicio el 26 de Junio del 2012, y podéis encontrar información  de la misma en este enlace.

Seguimiento de la adopción de procedimientos electrónicos y sus ventajas,

11.- Sistemas electrónicos para el análisis del gasto (2T-2013).  No hay precios más bajos sin concurrencia y no hay ahorro sin información completa y útil alrededor de:  en qué gasto, cuando o cómo gasto, en qué forma, que opciones de agrupación y mejora del gasto puedo hacer, cómo comunico la estrategia del gasto…. Este punto tiene que ver con la ausencia de atajos en la transición a la contratación pública electrónica.

12 .-Publicación del informe anual sobre la contratación electrónica (2T-2013). Si tengo información en línea sobre el gasto en contratación, la mejora consiste en ir acotando y poniendo en marcha planes para un mejor tratamiento y utilización de los recursos destinados a la contratación.  Con un informe anual se deben de obtener métricas y comparativas de los niveles de mejora que se van alcanzando por las distintas administraciones.

Predicar con el ejemplo,  

13.- La Comisión Europea implantará la contratación pública electrónica (2T-2015). Es una forma excelente de liderar, y de comunicar las experiencias de forma que sean fuente de ahorros en las transiciones que habrá que desarrollar en todas y cada una de las administraciones que contratan (¿todas?)

14.- Componentes de la solución de la Comisión en Open Source. Si además las inversiones para la transición se generan en forma de componentes altamente reutilizables e integrables en otras soluciones, el ahorro en la producción y el coste de aplicaciones de contratación pública electrónica puede ser importante.

Dimensión internacional,

15.- Diálogos internacionales para la contratación pública universal. Este es el broche de un proyecto que puede ser beneficioso para el comercio mundial. Aunque en mi opinión, no hay que empezar la casa por el tejado, aunque sepamos que finalmente tendrá que haber un tejado. Y aunque lo sepamos no debemos de despistar esfuerzos en algo que hasta ahora se ha mostrado inasequible. La transición a la contratación pública electrónica en aspectos locales, regionales, nacionales, paneuropeos e internacionales. Pero en este orden y garantizando los resultados en cada ámbito.

Reflexiones sobre esta  estrategia: Los retos pendientes

La conclusión de la Comisión Europea alrededor de la transición a la contratación pública electrónica es clara y yo creo que coincide bastante  con las opiniones que venimos publicando en este blog de forma reiterada: no es un reto técnico, es un reto adaptativo, que requiere que la alta dirección de las organizaciones asuma el rol del gobierno corporativo de las tecnologías de la información para alcanzar los beneficios esperados a través de la capacitación de los elementos de la organización: personas, procedimientos y estructuras que las tecnologías de la información capacitan, habilitando una mayor productividad en cada uno de estos elementos.

Pero, en mi opinión hay dos retos todavía sin identificar, que causan repetidos fracasos en la transición a la contratación pública electrónica:

  1. La ayuda que requieren las administraciones para llevar a cabo la transición

Ninguna administración  sabe a ciencia cierta como hacer la transición, ninguna administración es experta en estas transiciones porque no es su función y porque aún nadie se ha ocupado de decirles cómo, por qué, cuando, con qué recursos, quién debe estar al mando…. Y sobre todo porque hay una visión muy fuerte y equivocada de que a través de un producto se consigue el resultado que se espera de la transición. Y no es así. Los productos ayudan pero no realizan la trasformación al formato electrónico. Es mucho más complejo y las administraciones necesitan dirección, porque  no se trata de que lo hagan de cualquier manera. Hay que proteger y sacar provecho de las inversiones necesarias en la transición. El servicio de contratación tiene que ser universal y por tanto hay que utilizar estándares y normas que permitan la interoperabilidad y a su vez hay que ser conscientes de que el cambio de formato papel al formato electrónico requiere a su vez, normas y estándares. No es una transición que pueda improvisarse, y necesita de las tecnologías de la información que tienen que ser gobernadas y dirigidas para obtener los resultados que la sociedad demanda.

  1. La identificación muy clara de qué es VALOR y que es DESPILFARRO en la transición a la contratación pública electrónica.

En todo el proceso de transición, muy complejo y con muchas dimensiones, hay que ser capaz de identificar claramente el valor  y el flujo del valor, para que los protagonistas de la transición: administración, empresas, y los servicios contratados para esta transición no se pierdan en tareas que, o bien no aportan valor, o bien son un claro despilfarro. En la transición puede haber mucho oropel y mucha actividad que aporta poco valor, incluso puede haber tareas que se trasforman al formato electrónico que no aportaban nada en papel y que en formato electrónico aportan coste sin valor.  Esta tarea no es obvia y debe estar respaldada por todos los participantes con un compromiso a prueba de intereses que no coincidan con los objetivos marcados como prioritarios para la transición. El valor de la contratación pública no es seguir el régimen jurídico, el valor  es conseguir el máximo beneficio para la sociedad cumpliendo en todo momento con los preceptos jurídicos que enmarcan la contratación pública, ejecutando las políticas que se hayan diseñado alrededor de este servicio. El formato electrónico no es el fin es el mejor medio.

 

 

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Los 12 errores más perjudiciales y sus consecuencias en la transición a la contratación pública electrónica.

By on 15 mayo, 2012 in Transición

 

En estos años en los que hemos estado tratando de ayudar a las administraciones públicas a realizar la transición al formato electrónico de todas las funciones de la contratación y licitación pública (Archivo, Relación, Tramitación, y Explotación en formato electrónico), hemos podido observar algunos errores que se repiten con cierta contumacia. No se repiten todos en el mismo proyecto pero casi todos tienen consecuencias no deseadas en el resultado final. Un resultado que muchas veces es el abandono de la propia transición.

Dado que recientemente la Comisión Europea ha publicado su documento sobre la estrategia en pos de la transición a la contratación pública electrónica, he pensado que estos errores habituales pueden ser de ayuda a los responsables que vayan a iniciar este tipo de programa de transición con sus proyectos correspondientes.

Aquí les dejo la lista  y como siempre cualquier comentario será bienvenido.

Lista de los 12 ERRORES más habituales en la transición a la contratación pública electrónica y sus consecuencias  (en cursiva)

 1.- La transición se considera un proyecto exclusivamente de contratación o de tecnología pero no de la organización en su conjunto. No se ejerce el rol de gobierno de las tecnologías de la información, por parte de la alta dirección de las organizaciones y se producen fracasos sonados  y pérdida de recursos y eficiencia

2.-   No hay un objetivo claro definido que los participantes puedan identificar como motivador con fuerza suficiente para superar los momentos de flaqueza. Ante las primeras dificultades se abandonan los esfuerzos necesarios para la  trasformación, porque los participantes no visualizan ningún beneficio real. No hay métricas ni resultados que midan el esfuerzo y sus beneficios.

 3. - La transición se construye como un atajo, algo que hay que cambiar para que todo siga igual.  No se tienen en cuenta todas las funciones necesarias para llevar a cabo el servicio y se buscan atajos para cumplir los requisitos mínimos, impidiendo la profesionalización del servicio en el nuevo formato electrónico.

 4. –  No se capacita en los principios de administración electrónica a todos los participantes en la contratación.  Se produce un estado de miedo y parálisis de actuación que apoya la vuelta al papel ante la falta de conocimiento, experiencias y  recursos para reaccionar ante cualquier problema en el formato electrónico.

 5.- Todo el esfuerzo se centra en contratar una aplicación, con pliegos técnicos que tratan de alcanzar el máximo técnico con el mínimo precio y esfuerzo interno.  Obviándose la gran parte de los esfuerzos internos en la capacitación de personas, el cambio de los  procedimientos y la adaptación de las estructuras y reglas con motivo del formato electrónico

 6.- No se genera participación genuina entre los principales actores de la contratación: gestores, promotores, servicios jurídicos, interventores, tecnologías,…Se imponen con buena voluntad pero sin una comunicación previa todos los cambios desde una perspectiva de aplicación informática, sin tener en cuenta las opiniones, iniciativas e intereses de las personas que realizan la contratación

 7.-  Los procedimientos de contratación no se adaptan al formato electrónico. No se cambian los procedimientos de acuerdo al nuevo formato, generando situaciones paradójicas de incrementos de burocracia e inflexibilidad por la transición al formato electrónico.

 8.-  Las estructuras de la organización no  acomodan sus reglas a los nuevos usos de las personas y procedimientos que utilizan el formato electrónico. Los departamentos implicados en la contratación no son capaces de adaptar sus reglas para aprovechar las ventajas del formato electrónico.

 9.- No se considera la interoperabilidad como un elemento esencial desde el principio:  todas las administraciones y todos lo proveedores, y se apoya una  visión miope de “mi administración con mis proveedores”. Se generan islas tecnológicas que impiden la comunicación y la relación fluida en formato electrónico, llevando a una disminución de la concurrencia potencial y el ahorro por mejores precios  que el formato electrónico pudiera aportar.

 10. Los proveedores y sus problemas se ignoran en todo el proceso de transición, no se tienen en cuenta su participación ni su inclusión en el ciclo de contratación. Se genera inicialmente un rechazo que posteriormente hay que solucionar y se pierde fuerza de empuje en el arranque inicial.

11. No se busca ayuda especializada para realizar la transición y se generan sobrecostes cuando no abandonos directos de la transición. El proceso de transición al formato electrónico en la contratación pública es una transición que las organizaciones realizan una única vez y no tienen los datos ni las experiencias necesarias para evitar errores y pérdidas de eficiencia en esta transición.

12. - La alta dirección no asume el rol necesario sobre el gobierno de las tecnologías para capacitar a todos los elementos de la organización: personas, procedimientos, estructuras y tecnologías. Se pierde la capacidad trasformadora a  través del uso presente y futuro de las tecnologías de la información,  como habilitadores y capacitadores del resto de los elementos de la organización, en la gestión y gobierno de los recursos que mueve la contratación pública. 


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Noticias destacadas en la semana del 4 al 11 de mayo en twitter @econtratacion

By on 14 mayo, 2012 in Noticias-Entrevistas

Comentamos a continuación  las noticias publicadas con el usuario de twitter @econtratacion que más eco han tenido entre sus seguidores.

  1. 1.- Cláusulas Sociales en la contratación pública | CEAC empresa 

Se comenta la vinculación de las clausulas sociales en el proceso de adjudicación de los contratos públicos y sus consecuencias. Además en la noticia hay un enlace a algunos ejemplos en esta materia.

Mi comentario

La contratación pública mueve una cantidad de recursos muy grande tal y como describe el informe del departamento de investigación del Deutch Bank. La utilización inteligente de estos recursos puede ayudar a solucionar problemas de inclusión social, medioambiente, innovación ….. pero además de proponer y ejecutar estas acciones hay que conocer a través de información útil, fiable y en el momento adecuado, el resultado de dichas medidas, porque siempre será necesario y conveniente la mejora continua a través del reajuste de medidas basadas en la información de los resultados. Y en la necesidad de acceder a la información útil en el momento adecuado es donde se produce la necesidad de la transición a la contratación pública electrónica.

Enlace a la noticia completa

http://awe.sm/5nkEn

  1. 2.- Iniciativas para eliminar barreras a las pymes en la contratación pública 

Se han reunido en Bruselas representantes de las pymes europeas para analizar como mejorar las oportunidades de acceso al mercado de contratación pública para las más de 23 millones de pymes que existen en la Unión Europea. Hay muchas barreras que actúan para que sólo el 26 % de las pymes accedan a este mercado.

Mi comentario

Es fundamental que las pymes obtengan la parte que les corresponde, en función de sus aportaciones al prepuesto europeo,  en relación al servicio de retorno que representa la contratación pública, porque de lo contrario se produce (se está produciendo) un trasvase de recursos (vía impuestos) desde las PYMES hacia las grandes empresas, que no tiene mucho sentido en el momento de pérdida de puestos de trabajo al que nos enfrentamos en la actualidad.

Enlace a la noticia completa

http://awe.sm/5nkFz

3.-  Guía y modelos de servicios en la contratación pública para la eficiencia energética | The Public Procurement

En Francia, el carácter innovador y complejo de los contratos de rendimiento energético en las compras públicas ha incitado al ministerio de Ecología a generar siete diferentes modelos para alcanzar un rendimiento energético óptimo. Estos modelos son informativos para los compradores públicos pero de gran utilidad a la hora de establecer los criterios de contratación energética.

Mi comentario

Probablemente sea una buena acción que pudiera ser considerada en la contratación pública nacional.

Enlace a la noticia completa

http://awe.sm/5nmGT

4.- El programa nacional de reformas 2012, la contratación pública y la administración electrónica. – CONTRATACIÓN PÚBLICA

En relación al programa de reformas de 2012 que ha elaborado el gobierno como una guía para “superar los desequilibrios de la economía española y contribuir a la estabilidad de Europa, el Gobierno español ha puesto en marcha una estrategia económica orientada a la disciplina fisca y recuperación de la flexibilidad y competitividad de la economía”.

Mi comentario

El documento en general aboga por la administración electrónica, con mención expresa a la licitación electrónica (pag.82), y la facturación electrónica (pag. 217). En la página 220 se explican las medidas de fomento dela administración electrónica.  Sobre la transición a la contratación pública electrónica, de forma explícita,  no aparece ninguna mención en el documento, por lo que aparentemente no es una reforma que esté en el horizonte cercano. Habrá que seguir esperando pues.

Enlace a la noticia completa

http://awe.sm/5o7k4

 5.- IE: Master en Contratación Pública Estratégica (PAC Code: DC955) – DCU Prospectus

Los objetivos específicos de este programa irlandés de formación postgrado son: introducir a los estudiantes en la vanguardia del pensamiento en el ámbito de la contratación con el fin de adaptarlo para que sea apropiado para el negocio y los contextos organizativos en los que operan,  desarrollar en los alumnos la orientación estratégica alrededor de la contratación y desarrollar un base de conocimientos que permita la continua adquisición  posterior de aprendizajes en los alumnos.

Mi comentario

La profesionalización de la contratación (pública o privada) empieza a tener una base firme de conocimientos que hay que tener, pedir y mantener en los profesionales de la contratación. La enorme cantidad de recursos que las organizaciones utilizan en contratación,  debido al continuo e inexorable avance de la especialización y coordinación de actividades en pos de la excelencia operativa, convierte la profesionalización del servicio de contratación en un hecho ineludible.

Enlace a la noticia completa

http://awe.sm/5o3yR

Miscelánea

 

Me ha llamado la atención el eco que está consiguiendo la estrategia europea en pos de la transición a la contratación pública electrónica y el hecho de que no sea una reforma que el Gobierno tenga en mente de forma explícita. Máxime cuando el énfasis económico de los dos documentos, (el de la estrategia de la Comisión y el de las reformas del Gobierno)  coinciden bastante: reducción del déficit y estimulo del crecimiento.

Me ha sorprendido el eco de la noticia en relación a las pymes. En mi opinión ese es el camino. Si se produce la petición de las pymes del formato electrónico en la contratación pública será un buen apoyo para la transición pendiente.

La noticia del master en contratación (pública o privada) incide en la tendencia que se observa en la necesaria profesionalización de la función de compras y lo común que esta función puede tener en ambos ámbitos público y privado.

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Noticias sobre licitación y contratación pública aparecidas en @econtratacion SEMANA 19 del 2012

By on 11 mayo, 2012 in Noticias-Entrevistas


Relación de las noticias que se van  poniendo en Twitter alrededor de la licitación y contratación públicas con el usuario de  @econtratacion. Semana 19 del 4 de mayo  al 11 de mayo de 2012.

  • UK: Fraude en la contratación (hay una sección para el sector público) por Colin Cram – Procurement Insights
  • UK Evaluación de ofertas y el uso de herramietnas automáticas – Spend Matters UK/Europe
  • El ministerio de Hacienda intervendrá en la elaboración de la Agenda Digital, Expansión.com
  • Libro de Victor Almonacid sobre la administración electrónica local “Hoja de ruta”
  • Conferencia sobre la situación actual de la contratación pública
  • No, Japón no bloquea el acceso a su contratación pública | The Public Procurement Portal
  • Entrevista a Oriol Bausá (editor de CEN BII) sobre la transición a la contratación pública electrónica |
  • El futuro de la contratación pública será … ¿electrónico?. | Contratación Pública Electrónica
  • UK; Más sobre evaluación de ofertas (parte 4) – ¿por qué un método común para la puntuación del precio es erróneo? —
  • Noticias Castilla y León – Economía – La ADE y el CDTI promueven las oportunidades de la Compra Pública Innovadora
  • El estado de la contratación pública en el Reino Unido dos años después (parte 1)— Spend Matters UK/Europe
  • Hoy es el día de Europa ¿Qué es la integración económica?
  • UK: datos sobre el ahorro en contratación, se pueden anunciar, pero aún no los podemos ver — Spend Matters UK/Europe
  • Dificultades para definir y ejecutar políticas alrededor de la contratación pública | Contratación Pública Electrónica
  • UK: El gobierno debería usar la contratación pública para hacer frente a la morosidad | The Public Procurement Portal
  • UE: 18 DGs, Agencias de la UE e Instituciones han adoptado la factura electrónica con e-PRIOR | ePractice
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Entrevista a Oriol Bausá (editor de CEN BII) sobre la transición a la contratación pública electrónica

By on 10 mayo, 2012 in Noticias-Entrevistas

Continuando con las actividades para compartir y divulgar conocimientos y experiencias alrededor de la transición a la contratacióni pública electrónica hoy tenemos con nosotros a Oriol Bausá de Invinet, para charlar sobre la transición a la contratación pública electrónica y sobre todo de los proyectos europeos en este ámbito y como las administraciones y las empresas deben prepararse para afrontar un servicio de contratación universal.

Oriol Bausa es Director General de Invinet y impulsor del portal gratuito de factura electrónica b2brouter.net. Colabora en proyectos de contratación electrónica en el CEN y con la Comisión Europea.

Entrevista a Oriol Bausa Editor de los Estándares CEN BII

 

Hola Oriol  que tal?

Para empezar nos puedes contar de forma resumida de los proyectos en los que participas en relación al a contratación pública electrónica? 

He estado toda mi carrera profesional trabajando en intercambios electrónicos de documentos. Empecé a mediados de los años 90 en proyectos de intercambio en el sector logístico, en la gran distribución y en administración pública con el despliegue del Sistema Red de la TGSS. En el año 2006 estuve en un proyecto para la DGPE del MINHAC para definir un estándar para la contratación pública electrónica. Este estándar se llama CODICE y desde el año 2006 ha tenido una gran repercusión en España y en toda Europa ya que se trata del primer modelo de datos específico para la contratación pública electrónica.

Desde entonces, he participado en proyectos del CEN (Centro Europeo de Normalización) para la adopción de este modelo en un ámbito europeo y en proyectos de implementación como la Plataforma de Contratación del Estado o el proyecto PEPPOL.

Actualmente, además de seguir trabajando en el proyecto CEN BII, he iniciado un proyecto de valoración de las plataformas de contratación electrónica más relevantes en Europa.

Desde el punto de vista de una Administración Pública española que elementos deberían de ser los más cuidados a la hora de afrontar la transición a la contratación pública electrónica. 

La contratación pública electrónica únicamente conlleva ventajas. Ya empezamos a tener ejemplos de países donde se ha obligado a la contratación pública electrónica como Portugal y donde en muy poco tiempo se ha conseguido un 100% de implantación.

En otros países como Alemania, se están consiguiendo unos ratios de uso de la contratación electrónica espectaculares sin ser una obligación legal, y con modelos tecnológicos complejos.

Em España, lamentablemente, aún siendo uno de los países líderes hace unos años, con la creación del proyecto CODICE y la plataforma de contratación del estado, no existe una penetración de la licitación electrónica. Ni los órganos de contratación la solicitan ni los usuarios tampoco.

La clave del éxito en los países que he podido analizar estriban en el hecho que los propios órganos de contratación estén preparados y obliguen a usar este nuevo método de contratación.

Pero para poder llegar a este estadio, se deben facilitar las herramientas necesarias para que usar contratación electrónica sea efectivamente más económico y sencillo que usar las tecnologías actuales. 

Con algunos colegas hemos comentado la necesidad de un Plan Nacional de Implantación de la contratación pública electrónica donde se dé participación, se coordinen y se apoyen y soporten las iniciativas alrededor de la transición a la contratación pública electrónica ¿Qué opinas sobre un Plan de estas características¿? Si estas a favor como lo pondrías en marcha? 

A mi modo de ver, la clave está en que los órganos de contratación lo pongan en marcha. Si las AAPP empiezan a utilizar contratación electrónica, no hay marcha atrás,  y los proveedores utilizarán este método.

Desarrollar Plan Nacional de Implantación me parece una buena idea. Yo lo centraría en los siguientes puntos:

a)     Capacitación de las AAPP. Deberían disponer como mínimo de un mecanismo para la notificación  electrónica (ya disponible), recogida segura de ofertas, y gestión de las ofertas recibidas

b)     Formación interna en las AAPP de los beneficios de la contratación electrónica. Sólo cuando haya soluciones reales implementadas!

c)      Actos informativos a los posibles licitadores

d)     Minimizar el impacto tecnológico tanto en compradores como en vendedores. Nadie hasta la fecha ha recibido licitaciones “fraudulentas” de manera que en algunos sistemas existentes en Europa no se está realizando un control demasiado tecnológico de las transmisiones de la información de manera que la velocidad de adopción es mucho mayor.

e)     Obligar por ley. Únicamente cuando esté todo lo anterior resuelto. La EC quiere obligar a la remisión electrónica de ofertas para el 2016, así que mejor irse preparando. 

Se van a publicar próximamente los resultados de los estándares CEN sobre contratación pública ¿Cuéntanos tu experiencias en este terreno? Qué les espera a las administraciones públicas alrededor de estos estándares? ¿Por qué son importantes? 

He participado como editor del CEN BII. El WS acaba de publicar sus entregables para su revisión pública, de manera que ya se pueden descargar y evaluar.

Mi tarea en este proyecto ha sido en la descripción de las reglas de negocio a aplicar a los documentos de contratación electrónica y crear artefactos tecnológicos que permitan la validación de  estas reglas en los documentos que se intercambian las partes en procesos de e-Procurement.

Disponer de un estándar homologable a CODICE es importante porque facilitará la aparición de aplicaciones que puedan “hablar” con múltiples sistemas de licitación electrónica. Actualmente tenemos en Europa acerca de 300 plataformas de e-Procurement en funcionamiento (sin contar plataformas específicas de e.Invoicing) que dan servicio a multitud de compradores públicos y proveedores. En algunos países, empieza a ser un problema para los proveedores que no exista un estándar para conectarse a estas plataformas, de manera que tienen que realizar un gran esfuerzo para poder interactuar con todas ellas.

El modelo definido en el CEN BII permitirá que estas plataformas dispongan de una interfaz común, de forma que los proveedores tendrán un sistema sencillo de acceder a muchas más oportunidades de venta.

La creación de estándares de licitación electrónica está totalmente alineado con la voluntad de la UE de potenciar el Mercado Único Europeo, evitando los silos nacionales. 

Hemos visto la estrategia de la Comisión Europea para la transición a la contratación pública electrónica. ¿Danos tu opinión acerca de esta estrategia? Qué deberían de hacer las administraciones y empresas españolas?

La estrategia de la CE es por primera vez decidida. Señala unos objetivos claros de forma firme y marca una hoja de ruta con hitos y fechas. Además está haciendo los deberes, apoyando los proyectos (p.e CEN BII) que van en la línea de conseguir estos objetivos.

Respecto a lo que debería hacer las AAPP, creo que prepararse de una vez por todas. No puede ser que se hayan invertido grandes cantidades de dinero en la promoción de la adopción de p.e. la factura electrónica, y a dia de hoy la mayor parte de las AAPP todavía no sean capaces de recibirlas.

La AAPP deben realizar una inversión en la modernización de sus procesos internos, aprovechando en la medida de lo posible proyectos desarrollados en el marco de la UE con fondos publicos y que hoy por hoy son proyectos “open source” disponibles y que reducirían enormemente el coste. Me refiero concretamente a Open ePrior y Open PEPPOL.  

Invinet esta desarrollando productos y servicios para la empresa española para que no se quede atrás a la hora de poder acceder al mercado de contratación pública electrónica. ¿Serían necesarias la intervención de cámaras de comercio o asociaciones profesionales para fomentar y capacitar a las empresas en el acceso a este mercado de contratación pública?

Lo cierto es que no sé si deben o pueden jugar algún rol las cámaras de comercio o las asociaciones profesionales. Es evidente que tienen un ascendente sobre el colectivo al que representan, sin embargo, como se ha demostrado con el tema de la factura electrónica, el ser una cámara de comercio, una asociación profesional o un banco no garantiza el éxito de tu solución.

Existen empresas como Invinet que están muy especializadas en facilitar este tipo de servicios, y creo que lo de “zapatero a tus zapatos” es un principio que también aplica en este caso. 

En la estrategia de la comisión se cita en las conclusiones que para llegar al plazo de mediados de 2016 se requiere la transposición de la actual propuesta de directiva cuanto antes, Como ves a las AAPP en España para realizar esta trasposición habida cuenta que en la anterior tardamos más de 3 años?

No entiendo las motivaciones por las que en España se tarda tanto en trasponer una Directiva en general, y entiendo menos que se tarde tanto en trasponer una Directiva que representa directamente un ahorro muy importante para el erario público.

Tal como están las cosas, seria interesante que se fuera pionero en la trasposición de esta Directiva y se pusiera todos los recursos necesarios para facilitar la transición, aunque habida cuenta de la historia reciente, no tengo demasiadas esperanzas en que esto sea así. 

Donde pueden las administraciones y empresas encontrar información útil alrededor de los proyectos europeos y como acceder a las ayudas de la Comisión para la transición?

Existe una web www…. donde se puede encontrar información acerca de la estrategia de la Comisión y todos los enlaces de interés que pueden ayudar a administraciones y empresas a conocer el estado del arte actual. 

En tu opinión esta transición representa un ventana de oportunidad para las administraciones y empresas en España, o es una amenaza?

La amenaza es no moverse. Ya no es una oportunidad. Como ya he dicho, muchos países están tomando la delantera a España en la comercialización de portales de licitación en toda Europa. La ventaja competitiva la teníamos hace unos años, en el 2006, pero el empujón inicial del proyecto sufrió un parón y no ha tenido la continuidad que hubiera sido deseable.

Ahora como digo, el problema es que si no se hace, España va a quedarse; sus empresas no van a poder prepararse para vender en el Mercado Europeo, y cuando finalmente se obligue a las AAPP a implementar contratación electrónica, habrá un gran número de competidores europeos, empresas de IT, mucho mejor preparados para facilitar sus soluciones  al mercado español.

Respecto a las AAPP, la renuncia al mercado único parece una medida de protección de los proveedores españoles, sin embargo significa límite a la competencia y por tanto comprar a peores precios. 

Por último Oriol ¿que recomendaciones les darías a las administraciones y empresas que vayan a iniciar programas para realizar la transición a la contratación pública electrónica?. 

Básicamente que entiendan que es lo que se ha hecho en Europa y que intenten aprovechar al máximo los elementos existentes, minimizando los costes de desarrollo,

Muchas Gracias Oriol,  te agradezco el tiempo y las opiniones que nos has permitdo compartir contigo y espero que podamos seguir avanzando en la transición al formato electrónico en la contratación pública y dejemos atrás para siempre  la maldición de ser el “país de los frutos tardíos” o el que “inventen ellos”.

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El futuro de la contratación pública será … ¿electrónico?.

By on 10 mayo, 2012 in General

 

En el documento de iniciación a PEPPOL, del que en su día hicimos una traducción libre en este blog,  aparece la frase de Michel Barnier, Comisario Europeo de la Dirección General de Mercado Interior y Servicios :

“La contratación pública electrónica es el futuro de la contratación pública. Ofrece una mejora de los resultados de la contratación, reduce las pérdidas y los errores, y ayuda a los compradores públicos a gestionar transacciones complejas con mayor eficiencia. En 5 o 10 años, la mayoría de los procesos de contratación pública se llevarán a cabo electrónicamente. Tenemos que empezar a prepararnos para este cambio desde ahora mismo.”

Aunque, como decía Michael Hammer, profesor del MIT, hoy en día “el secreto del éxito no es prever el futuro, sino construir una organización capaz de prosperar en cualquiera de los futuros que no podemos prever”.

Cada vez tengo una sensación más fuerte de que el futuro es mucho más incierto, y que hemos entrado en una dinámica de “predicción meteorológica”: solo podemos predecir con seguridad lo que va a pasar en los próximos dos días, y según vamos avanzando en el futuro, tendencias y predicciones se cubren  de incertidumbre y solo podemos hablar de probabilidades, nunca de certezas.

Sin embargo, el pasado nos reafirma, con machacona insistencia, que la forma de mejorar, de adaptarnos, es siempre a través del conocimiento, que es resultado de la introspección que cada uno de nosotros hace de la información útil entendible y disponible,  para ser capaces de entender esta información, utilizarla y adaptarla en las acciones que llevamos a cabo, lo que decidimos hacer y hacemos,  a la vez  que  producimos nueva información.

No sé si el futuro de la contratación será electrónico, pero sí sé que deberíamos prepararnos para ser capaces de manejar de forma óptima cualquier opción que el futuro nos depare. Y hay una probabilidad muy grande de que el futuro de la contratación pública sea electrónico.

Pues eso. A prepararse.

 

 

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Las dificultades para definir y ejecutar políticas alrededor de la contratación pública

By on 9 mayo, 2012 in Transición

 

En tiempos de crisis (y en los otros tiempos también aunque se hace menos perentorio) es conveniente utilizar de forma coherente todos los medios disponibles a nuestro alcance para obtener resultados.

La contratación pública, es decir el 20 % del PIB, es un yacimiento para diseñar políticas económicas que utilizando y dirigiendo  esta ingente cantidad de recursos, sean capaces de ofrecer tanto los beneficios de la propia compra como  otros resultados -llamémosles colaterales: inclusión social, medio ambiente, innovación, ayuda a las pymes, ahorros, eficiencia …..

La primer dificultad: diseñar una política alrededor de la contratación pública

Una vez que la clase política que gobierna se da cuenta de este potencial, lo habitual es que quiera diseñar políticas que consigan los efectos colaterales que haya defendido con el programa que les llevo al poder. Pero aquí surge el primer problema. Para diseñar políticas se requiere información veraz y útil de como se realiza la contratación: no sólo información contable, información de proceso, de la cualidad y la calidad de la contratación, de  los proveedores, de los licitadores, de ….. un sinfín de detalles. Cuanta más información, y más filtrada, mejor será el diseño de las políticas.

Pero esa información  es difícil de conseguir a tiempo. Normalmente hay estadísticas de contratación entre 2 y 3 años después de cerrado el ejercicio, entre otras cosas porque estamos hablando de volúmenes muy grandes, y de un servicio, el de contratación, muy distribuido.

La segunda dificultad: comunicar la estrategia que verifica la política que hemos diseñado.

Si conseguimos diseñar una política (llamémosle estrategia) hay que comunicarla. La mejor forma de comunicar una estrategia es utilizar los cuadros de mando integral de Kaplan y Norton, adaptados a la contratación pública.

Por ejemplo: Sobre las dimensiones habituales del cuadro de mando,  expongo lo que podrían ser un indicador posible  (pongo uno, como norma  no deberían de ser más de tres indicadores por dimensión), una vez fijado el objetivo general. (Fijo el objetivo de ahorro de todos los posibles). Los niveles (óptimo, medio, pésimo) es la forma de comunicar la estrategia y que todos los agentes que intervienen sepan donde tienen que incidir en sus esfuerzos. Lo que mides impulsa lo que haces.

  • Dimensión de presupuesto(la agilidad ahorra) (si no se está de acuerdo con esta aseveración habrá que cambiar de indicador)
    • Presupuesto ejecutado por mes, por tipo de contrato, por departamento.
      • Nivel óptimo.
      • Nivel medio
      • Nivel pésimo:
  • Dimensión de clientes(los clientes de la contratación son los departamentos que han fijado las políticas que se quieren conseguir, han diseñado dichas políticas y tienen que ejecutar el presupuesto de contratación) (mejor servicio menores costes).
    • Media de plazo de preparación de contratos (fases de preparación a contrato adjudicado) por tipo de contrato, por departamento.
      • Nivel óptimo
      • Nivel medio
      • Nivel pésimo
  • Dimensión de desarrollo y aprendizaje(innovación del formato electrónico ahorra)
    • Relación electrónica por tipo de procedimiento, por departamento, por fase: publicación, oferta, licitación, adjudicación, subasta, contrato, pedido, factura pago.
      • Nivel óptimo
      • Nivel medio
      • Nivel pésimo
  • Dimensión interna de procedimientos(se entiende que la simplificación ahorra)
    • Número de tareas y responsables por tipo de procedimiento
      • Nivel óptimo
      • Nivel medio
      • Nivel pésimo.

Los indicadores forman el cuadro de mandos en sus cuatro dimensiones, y los niveles deben ser personalizados para cada administración. Si los objetivos fueran otros que el ahorro, habría que cambiar los indicadores clave. He puesto un único indicador (más fácil de comunicar la estrategia) aunque se pueden colocar más de uno, pero en ese caso la estrategia se puede difuminar y no centrar a los intervinientes en los resultados que se persiguen. Es un ejemplo que puede servir como ejercicio para entender los cuadros de mando.

La tercera dificultad: ejecutar la política y verificar los niveles en los resultados obtenidos, para hacer, en su caso,  las correspondientes correcciones.

El tercer problema es la ejecución de las políticas. En administraciones pequeñas es posible saber cómo se ejecuta la contratación (puede o suele ser un proceso menos ágil de lo que sería deseable o posible varía mucho entre distintas administraciones), pero en las grandes, con un gran volumen es más difícil el control del proceso, no el control presupuestario, que suele llevarse a priori. Además  es muy complicado de  medir qué niveles del resultado esperado se están alcanzando. Hasta que no llegan las estadísticas tiempo después.

La solución posible: la transición al formato electrónico.

Todos estos problemas, aparentemente,  sólo se pueden arreglar con el formato electrónico. Es decir, realizar la transición a la contratación pública electrónica, para obtener la información precisa y útil en cada momento en función de que la tarea se encuadre en un marco operativo, táctico o estratégico. Y aquí surge la madre de todos los problemas, y también el origen de la posible solución.

Esta transición como hemos comentado en este blog en otras ocasiones es algo que no es fácil ni obvio. En mi opinión, hay que seguir unos pasos previos que nos permitan alcanzar el éxito, con humildad y ambición.  Hay que pensar en un equilibrio entre todas las funciones que se realizan en la contratación (aquello del ARTE: Archivo, Relación, Tramitación y Explotación) y tratar de impulsar la participación genuina de los intervinientes para que la trasformación se realice afectando a todos los elementos de la organización: personas, procedimientos, estructuras y tecnologías. Por supuesto sin olvidarnos de que la alta dirección, los políticos, tendrán que asumir el rol que les corresponden en el gobierno corporativo de las tecnologías de la información. Y por supuesto, nunca hay que olvidar que las tecnologías  son el elemento habilitante y capacitador del resto de los elementos de la organización,   pero nunca el único elemento responsable de la trasformación al formato electrónico.  

 

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Los primeros pasos esenciales en la transición a la contratación pública electrónica.

By on 8 mayo, 2012 in Transición

 

Es una idea reiterada pero no siempre bien asimilada,  que lo que necesita la contratación pública para desplegar todo su potencial y obtener los objetivos que se marcan los responsables políticos, es su trasformación al formato electrónico. Este es el único formato que puede dar la información útil en cualquier momento ya sea este un momento  operativo, tácito o estratégico.

Esta trasformación requiere ingeniería informática (reto técnico) y sobre todo ingeniería social (reto adaptativo). En la primera hay herramientas, técnicas, formación y demás elementos suficientes como para planificar todos los proyectos asociados. En la  segunda, la ingeniería social, lo que se echa de menos es que no hay muchos responsables en las organizaciones que sean capaces de entender el rol que tienen que desempeñar para que su organización realice con éxito la transición al formato electrónico en la contratación pública. No es una transición fácil ni obvia.

Me gustaría ofreceros mis reflexiones acerca de cuales podrían ser los primeros pasos esenciales para esta transición a la contratación pública electrónica.

Generar el sentido y la urgencia por el cambio

  • Darse cuenta de las necesidades y compartirlas.
  • Filtrar información de valor  y comunicarla
  • Conocer el potencial del servicio y generar el conocimiento.
  • Generar participación genuina.
  • Buscar comunidades de práctica y experiencias de éxito.

Definir los objetivos  que se quieren obtener de la contratación pública  

  • Hay cinco objetivos básicos que pueden mezclarse.
    • Eficiencia interna
    • Ahorro a través de la mejora de las compras.
    • Ayuda al tejido productivo (sobre todo las pymes)
    • Trasparencia de todo el proceso de contratación
    • Conformidad con las leyes (obligatoriedad).
    • Definir los indicadores clave de los objetivos en el cuadro de mandos en cada una de las dimensiones:
      • Dimensión de presupuesto
      • Dimensión de clientes (los clientes de la contratación son los departamentos que han fijado las políticas que quieren conseguir, han diseñado dichas políticas y tienen que ejecutar el presupuesto de contratación.
      • Dimensión de desarrollo y aprendizaje (innovación)
      • Dimensión interna de procedimientos

Diseñar  una estrategia posible que tenga en cuenta:

  • la madurez organizativa y técnica,
  • los plazos posibles y las infraestructuras básicas (arquitecturas de infraestructura)
  • las arquitecturas de negocio y de sistemas de información (aplicaciones y datos)
  • los presupuestos,
  • los apoyos y las complicidades.

 

 Planificar y Ejecutar la estrategia a través de programas y proyectos.

  • Implantación ágil: no nos lo sabemos todo. No hay ingeniería social  (aún) para este proceso. Humildad y ambición deben ir unidos.
  • Lean IT: la tecnología no es el motivo es el medio. El núcleo debe ser siempre la información útil y disponible para cualquier función.
  • Transición siguiendo los principios de la norma sobre gobierno corporativo de las TI (ISO 38500).
    • Responsables.
    • Estrategia de implantación (no confundir con estrategia general)
    • Adquisición de bienes y servicios (si es necesario)
    • Rendimiento (pruebas de aceptación funcionales y técnicas)
    • Conformidad con leyes y reglamentos.
    • Factor humano de adaptación al formato electrónico
    • Métricas que verifiquen los resultados y los niveles conseguidos.

Estos pasos sólo son una aproximación inicial  pero hay que tratar de definirlos y comunicarlos todos, para no realizar inversiones que no sean capaces de materializan los resultados esperados.

Hay un tsunami trasformador en la transición a la contratación pública electrónica que hay que prever y tratar de estar lo más preparados que podamos.

 

 

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Noticias destacadas en la semana del 27 de abril al 4 de mayo en twitter @econtratacion

By on 7 mayo, 2012 in General

Comentamos a continuación (en cursiva) las noticias publicadas en el usuario de twitter @econtratacion que más eco han tenido entre los seguidores de dicho usuario.

Ayuntamiento de Madrid – 882,2012-04-26 Medidas Contratación Plan de Ajuste

En esta noticia el ayuntamiento de Madrid pone claro que la contratación pública tiene un papel relevante en alcanzar el objetivo de ahorro, dado el elevado volumen de gasto que representa respecto del total del gasto público. Centra las acciones a seguir para conseguir este ahorro en una utilización eficiente de los fondos destinados a obras y adquisición de bienes y contratación de servicios  con la exigencia de una definición previa de las necesidades a satisfacer y la salvaguarda de la libre competencia y la selección de la oferta económicamente más ventajosa.

Mi comentario

La información es la principal aliada de estas acciones. La información útil y puesta a disposición del responsable político que diseña y ejecuta estas acciones es la vía lógica para tener alcanzar los objetivos propuestos. Esta información necesaria y dado el volumen que como el propio comunicado comenta representa la contratación pública precisa de que los datos y los trámites de la contratación pública se desarrollen en formato electrónico. Es así como se puede obtener la información necesaria para diseñar y ejecutar las políticas relacionadas con la contratación pública. Esta información se recoge fundamentalmente de un equilibrio entre las cuatro grandes áreas que describimos como el ARTE de la contratación (Archivo, Relación, Tramitación y Explotación) en formato electrónico.

Enlace a la noticia completa

UK-CIPS: La fecha límite de la Comisión europea para la contratación pública electrónica es de risa

En esta noticia el autor critica la fecha puesta como plazo para la obligatoriedad del formato electrónico en la Contratación Pública Europea por la Comisión europea como algo risible. Recuerda el autor que ya en 2005 la Comisión Europea estableció el mismo plazo para 2010 y solo se ha alcanzado el 5 % de los resultados esperados. A continuación habla de las medidas de acompañamiento como el apoyo financiero, el intercambio de mejores prácticas y una estrategia de difusión. Comenta así mismo el hecho de que el 53 % de los encuestados abogaba por la obligatoriedad frente al 42 % que se oponía, y reseña también que le gustaría saber como se ha obtenido el volumen de 100.000 millones de euros como posible ahorro a través del formato electrónico. Llevamos muchos años viendo como los proyectos de trasformación al formato electrónico son proyectos difíciles en cuanto a la resistencia al cambio y que no alcanzan las expectativas que se ponen en ellos, si se pone alguna.

Mi comentario

El futuro de la contratación (pública o privada) marca una tendencia clara a comprar basándonos en información útil, veraz, asequible y disponible en el momento en que se necesita. Tener acceso a esta información (tanto para el comprador como pare el vendedor) sólo es posible con medios electrónicos. En mi opinión no se trata de alcanzar una eficiencia absoluta, sino de mejorar constantemente la toma de decisiones sobre un volumen de recursos que representa el 20 % del PIB. Y el formato electrónico me permite como comprador o como vendedor tomar las mejores decisiones. Poner un plazo(el 2016), es determinar el sentido de la urgencia que requiere el cambio. Conseguirlo o no, solo depende de los planes y herramientas que los responsables y la participación de los intervinientes en el proceso quiera. Pero hay que recordar que el objetivo es ser socialmente más productivos,  y por tanto competitivos, en una economía globalizada.

Enlace a la noticia completa

Un modelo de formación virtual en contratación pública Parte 1

En esta noticia se comenta la posibilidad de utilizar la formación virtual como medio para capacitra a los responsables y participantes en la contratación.

Mi comentario

Internet lo cambia todo, los modos de producir, lo modos de comprar, y los modos de aprender. En la contratación pública confluyen los tres cambios: producimos lo que nos piden pero tenemos que conocer que piden las administraciones públicas (portales de contratación), somos capaces de interactuar con las administraciones públicas para realizar el proceso de compra, y los proveedores y los compradores necesitan capacitarse en los nuevos modos y formatos (formato electrónico) para manejar eficientemente el servicio de contratación pública. La mejor forma de aprender es la formación virtual.

Enlace a la noticia completa

Problemática de régimen jurídico de la contratación del sector público empresarial

En esta noticia accedemos dentro del número 5 de la revista dela Asociación de Interventores y Auditores del Estado el trabajo de Pedro Bernabé Portilla López Interventor y Auditor del Estado sobre el sometimiento de las entidades públicas empresariales para trasponer fielmente y en plazo las directiva comunitarias, así como la tendencia natural de los gestores públicos para huir de la aplicación del Derecho público, revelando que el respeto al régimen jurídico de la contratación pública se enfrenta en este sector  a importantes obstáculos.

Mi comentario

La transparencia es una de las características más reseñables (no me atrevería a decir deseables) de la trasformación al formato electrónico de la contratación publica. Pero entiendo que las dificultades para trasponer las directivas pueden venir de la falta de agilidad. Esta falta de agilidad puede ser superada con el formato electrónico. De esta forma se podría conseguir no sólo el control (aspectos garantistas objetivo de la función interventora y de auditoría) sino también la eficiencia (el objetivo primordial de los gestores).

Enlace a la noticia completa

La Contratación pública de obras y el Urbanismo español en el Tribunal de Justicia de la UE

En esta noticia se repasan por parte de la firma Mijares Abogados, la Contratación pública de obras y el Urbanismo español en relación con las últimas sentencias del Tribunal de Justicia de la Unión Europea

Mi comentario

Carezco de la formación jurídica pertinente para tener una opinión con  criterio suficiente.

Enlace a la noticia completa

Miscelanea

En general las noticias con más eco siguen siendo las que tienen una marcada tendencia jurídica  mucho más que aquellas otras noticias que tienen más relación con la necesaria, cada  más perentoria diría yo, transición al formato electrónico de la contratación pública, como único medio de alcanzar los objetivos de trasparencia, eficiencia, ahorro, igualdad de trato, mercado único europeo, conformidad con las leyes ….

Traducido al Román paladino, este blog no termina de rematar la faena de concienciación en la necesidad de preparar la transición al formato electrónico.

¿Vosotros creéis que la transición al formato electrónico de la contratación pública es  un tema que  requiere atención o no?

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