Apuntes para la re-profesionalización de los agentes del servicio de contratación.

Los argumentos de esta entrada son los siguientes:

  • Hay una transformación continua y acelerada basada en la tecnología de la información (DIGITAL) que afecta a todos los sectores de la economía y la sociedad. En el sector público también, pero este sector no está avanzando al mismo ritmo que el sector privado. En esta entrada de Pau Hortal: Transformación y ¿el sector público qué?, se hace una aproximación detallada a este problema.
  • En cualquier caso, esta transformación, esta directa e ineludiblemente relacionada con las personas y su capacidad de adopción de estas nuevas tecnologías (desaprender y aprender : reprofesionalización) y su capacidad de adaptación (generación de nuevas formas de entregar valor) con la utilización de estas nuevas herramientas y la innovación.
  • Esta transformación digital en el sector público, necesita coordinar actividades de capacitación, maestría, motivación, dar sentido….. en  tres niveles de actuación:
    • individual: la reprofesionalización y las nuevas formas de entender el contexto cambiante y el aporte individual de valor
    • organizacional: qué formas nuevas de organización, estructuras de poder, diseño de procedimientos, uso de tecnologías, colaboración vertical y horizontal, innovación y diseño de nuevos productos y servicios tienen que producirse para que cualquier organismo sea sostenible (aporte más valor que su coste)
    • institucional: como armonizar el contexto y las capacidades reales con la solución de problemas y las regulaciones óptimas y sus evoluciones.
  • Cualquier acción coordinada de estos tres niveles requiere siempre un número suficiente de individuos que entiendan y conozcan el contexto (DIGITAL) nuevo al que se dirigen los organismos y sus instituciones.
  • Una vez desaprendido el formato antiguo (PAPEL y sus consecuencias) y entendido y utilizado el formato nuevo (DIGITAL y sus consecuencias), será posible la TRANSFORMACIÓN DIGITAL del servicio de contratación.

En esta entrada vamos a tratar solo el aspecto individual:  la re-profesionalización de los agentes. Dentro del escenario limitado del servicio de contratación. Pero sin olvidar que este servicio mueve el 20 % del PIB y que tiene una responsabilidad directa en el funcionamiento de la sanidad, la educación, la defensa, la seguridad, las infraestructuras, el entorno, la regulación laboral, la competitividad, la sostenibilidad y el reequilibrio social… . Y todo ello será mejor o peor en función de los resultados que sean capaces de obtener los agentes que mueven y gestionan la contratación pública.

Esta digitalización no es neutral, y trae consigo varias consecuencias. No podemos ser capaces de ver todas con anticipación, pero podemos tratar de identificar que hay que aprender y sobre todo que hay que desaprender para movernos con la necesaria agilidad (AGIL) en un nuevo entorno: el digital.

Algunas posibles aspectos de la re-profesionalización

De forma general hay que desaprender a;

  • ordenar y buscar papeles,
  • buscar respuestas
  • cumplir órdenes
  • seguir procedimientos

y  hay que aprender a

  • entender y usar el formato digital
  • buscar sentido y valor
  • apoyarnos en información
  • hacer preguntas con sentido
  • trabajar la colaboración y la cooperación
  • trabajar la seguridad y la recuperación de información

De forma específica en contratación

Hay que desaprender a:

  • comprar de forma rutinaria: toda compra puede aportar un incremento de valor. Hay que buscarlo
  • mover papeles como única acción útil, siguiendo un procedimiento
  • a realizar tareas sin preguntar el aporte de valor de cada tarea.
  • A seguir un procedimiento como única garantía de seguridad jurídica

Y hay que aprender a:

  • DefDefinir y materializar el viaje del cliente (ciudadano y empresa- los pagadores de impuestos): contribuyentes, adquisición de bienes y servicios: el servicio de contratación como intermediario que aporta valor en cada etapa del proceso
  • Entender la función de cada rol en el servicio de contratación
  • Añadir valor en cada paso del proceso: la intermediación que aprende

Etapas específicas donde se puede aportar valor

  • Clasificación de compras en función de objetivos:
    • Compras recurrentes MRO (Maintenance Repair and Operations)
    • Compras específicas: infraestructuras, suministros complejos, servicios especiales, …
    • Compras estratégicas: inclusión social, medio ambiente, innovación y fomento de la participación de pymes.
  • Identificación de necesidades reales de los clientes (contribuyentes): fomento de la participación ciudadana y la rendición de cuentas: intermediación que aprende y recapacita sobre los resultados.
  • Análisis y gestión de las prioridades de los representantes políticos

Herramientas de descubrimiento que pueden resultar útiles

Diseño de Intervenciones en el servicio de contratación

  • Promotores
  • Órganos de contratación
  • Gestores
  • Interventores
  • Servicios Jurídicos
  • Proveedores
  • Adjudicatarios

EFECTOS COLATERALES.

 Cuando se producen cambios y aprendizajes tan radicales como el que representa la digitalización del servicio de contratación en todos sus aspectos (relaciones, tramitaciones, expedientes, archivos, explotación de datos, notificaciones, documentos, firmas, … ) se producen escenarios y efectos nuevos que deberíamos de prevenir y tener en cuenta.

El efecto Tiro por la culata. 

Cuando tratamos de recomendar o incluso imponer a las personas formas distintas de trabajar, la reacción inicial, si no se ha explicado bien y se ha comunicado la necesidad de forma honesta y compresible, suele ser la resistencia numantina. Y surgen los diferentes NOES del cambio: No Sé, No quiero, No puedo, No me gusta, No me gustas….

La importancia de la reflexión. 

No aprendemos haciendo. Aprendemos cuando reflexionamos sobre lo que hemos hecho, y sobre los resultados que obtenemos en comparación con los que obteníamos antes. No serán mejores ni peores resultados, serán diferentes. Lo importante es entender que lo aprendido debe tener resultados óptimos en el nuevo contexto. Hay que proporcionar a los agentes, que tienen que aprender-cambiar, técnicas individuales o colectivas para fomentar la reflexión.

Reflexión

La digitalización y la transformación digital se basan en tecnología de la información, pero no son problemas tecnológicos, son retos de las personas.  Son la personas las que tienen que utilizar la tecnología para aportar valor en un contexto nuevo que cambia mucho más rápido de lo que solía hacerlo.

La re-profesionalización es un aspecto clave en la digitalización del servicio de contratación y no se limita a formar en el nuevo formato digital, va mucho más allá. Hay que capacitar y dotar de maestría y sobre todo de dar sentido y visualizar el valor aportado por los agentes del servicio de contratación. Mueven el 20 % del PIB. Como dice Xavier Marcet: “Todo esto es demasiado serio para dejar la administración solamente a la administración”.

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Especialista en Tecnologías de la Información aplicadas a medios de pago, comercio electrónico y contratación pública
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