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Noticias sobre licitación y contratación pública aparecidas en @econtratacion en la SEMANA 9 del 2017

Relación de las noticias que van apareciendo  en Twitter alrededor de la licitación y contratación públicas con el usuario de  @econtratacion en la Semana 9, desde el 27 de febrero al 6 de marzo de 2017. 

Tweets: 

  • Pacto Gobierno Central – Gobierno Generalitat: evitar recurso de inconstitucionalidad Ley Catalana de Contratación | http://ly/Kfeq309Cktq 
  • ¿Cómo se va a desarrollar la mesa redonda de la digitalización del servicio de contratación? – El blog de Plyca https://t.co/XAtlbcFqts 
  • How digital is your country? Europe improves but still needs to close digital gap | Digital Single Market https://t.co/cJ2pWVH2Ld 
  • Por una contratación pública sostenible y responsable – El Digital D Barcelona | Ayuntamiento de Barcelona http://ly/VLvv309y6v2 
  • VÍDEOS (V41): Contratación pública y competencia / NOTICIAS (615): Semestre Europeo: Informe sobre España 2017. http://ly/f6K9309y6qo 
  • MADRID DECLARACIÓN MUNICIPALISTA A FAVOR DE LA CONTRATACIÓN PÚBLICA SOSTENIBLE http://ly/QX4H309y6aH 
  • Finaliza el plazo de presentación de enmiendas al proyecto de la LCSP / Memoria 2016 del TACRC, / http://ly/4ScD309xGMR 
  • Experiencias de la digitalización para la mesa redonda del Seminario de contratación pública de la U. de Alcalá – https://t.co/Kh2pcdvDSR 
  • El uso de medios electrónicos en la nueva ley de contratos públicos | Contratación Electrónica http://ly/UdvA309vSjU 
  • La gestación acelerada de la nueva ley de contratos del sector público | Contratación Electrónica http://ly/WgEH309vHtQ 
  • Contratación Electrónica obligatoria antes de finalizar el 2017 | Contratación Electrónica http://ly/2YDt309u35U 
  • La Junta defiende en Albacete la inclusión de cláusulas sociales en la contratación pública – El Digital de Albacete https://t.co/a4RArQcb7l 
  • PAe – El servicio Común de Registro GEISER, premiado en CNIS 2017 como la mejor estrategia de servicios en la Nube. http://ly/pwkh309t06n 
  • La transposición de la cuarta generación de directivas en materia de contratación.Ampliado el plazo de presentac..| http://ly/c2To309sNwh 
  • Open Opps – A New Tool To Find Public Procurement Opportunities | Public Spend Forum Europe https://t.co/XW4x5qnvul 
  • Discapnet: FEACEM presenta su ‘Guía para la inclusión de cláusulas sociales sobre discapacidad en contratación ” http://ly/dijm309ou0T 

 

 

 

 

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El viaje de la transición a la contratación pública electrónica utilizando el design thinking    

 

 

La semana pasada, invitados por Antonio Suarez-Chamorro de Isel de la Diputación de Málaga, Jaime Dominguez-Macaya, Guillermo Yañez y yo, Manuel Caño,  hemos facilitado un taller de Design Thinking para que los asistentes pudieran aprender y aplicar técnicas para diseñar las intervenciones óptimas, en la dimensión del cambio cultural, que se requieren en la transición al formato electrónico del servicio de contratación.

En este documento, tenéis una breve reseña del taller, y cómo se ha desarrollado.

Guillermo escribió la semana pasada una crónica del taller que podéis leer y ver aquí.

Y aquí tenéis un video como documento gráfico del taller.

Y en esta entrada quiero explicar cuál ha sido o ha pretendido ser la lógica que he tratado de llevar a cabo en este taller.

La dimensión del cambio cultural.

En una entrada anterior hablábamos de los silos que hay que tratar de coordinar para realizar la transición óptima a la contratación pública electrónica:

  • cambio cultural,
  • tecnología y
  • jurídico.

En estos silos hay una serie de intervenciones posibles  a tres niveles:

  • institucional,
  • organismo e
  • individual,

Para poder alcanzar los dos retos fundamentales del servicio de contratación:

  1. la transición al formato electrónico y
  2. la transformación digital del servicio.

En esta imagen se reflejan todas estas posibles intervenciones y se limitan las intervenciones que se han pretendido abordar en el taller. 

intervenciones transición a la contratación electrónica

El reto del taller.

Todo taller de design thinking tiene que plantear un reto, conciso y claro, que sea percibido por los asistentes como un desafío común en el que pueden intervenir y compartir conocimiento y experiencias.

El reto de este taller era diseñar las intervenciones a nivel organismo e individuos de la  dimensión cultural en la transición al formato electrónico del servicio de contratación.

La ruta que ha seguido este taller.

Antes de empezar el taller hicimos una serie de actividades para romper el hielo y poder compartir y cooperar entre todos y entre los grupos que se formaron (alrededor de 5 personas por grupo).

  • Presentarnos todos y presentar el reto del taller.
  • Explicar la metodología del design thinking y exponer la ruta y las técnicas visuales que se van a utilizar y su encadenamiento hasta llegar al resultado final: exponer las intervenciones que cada grupo ha encontrado como mejores para la transición.
  • Entender el diseño y la creatividad a través de ejercicios

La ruta que hicimos a continuación fue, más o menos la siguiente:

  1. Personas: hacer una pequeña reflexión para investigar los posibles arquetipos que intervienen en la contratación pública.
  2. Exponer en un mapa de empatía que es lo que esos interesados o intervinientes piensan, sienten, dicen y hacen.
  3. Reflexionar en grupos cuales son o pueden ser los principales problemas que pueden hacer fracasar la transición al formato electrónico (hay muchos datos de fracasos).
  4. Con los problemas en mente, definir las necesidades de cada arquetipo que intervienen, y los insights que cada asistente cree que puede aportar para buscar soluciones
  5. Con estos problemas en mente, tratar de expresar en frases que empiecen por ¿Cómo podríamos? que relaten de forma sencilla el problema real identificado en el grupo, y que nos permitan desarrollar ideas o soluciones para cada una de esas frases.
  6. En una tormenta de ideas (brainstorming) generar de forma ordenada todas las posibles ideas que se puedan ocurrir y que estén centradas en las frases “¿cómo podríamos?” anteriores.
  7. Clasificar, clarificar y seleccionar las ideas que al grupo les parezcan más interesantes,
  8. Definir y construir las intervenciones en base a las ideas escogidas, tratando de exponer tanto su coherencia, sus fines, sus riesgos, y sus restricciones de tiempo y presupuesto.
  9. Con estas definiciones prototipar en una comunicación la coreografía que permita explicar todas las intervenciones. La forma de prototipado escogida es la comunicación.  
  10. Hacer un relato con estas intervenciones (cuenta cuentos) que pueda llegar con facilidad a los interesados sobre la bondad de este diseño de intervenciones.
  11. Realizar una presentación (testeo) para convencer a un auditorio que suele ser bastante crítico (nuestro propio organismo) de cuales han sido las intervenciones escogidas y por qué, y como se pueden llevar a cabo.
  12. Clarificar en una ronda rápida de preguntas por parte del auditorio y hacer una valoración de las intervenciones de cada grupo.

Todas las fases que se han descrito están soportadas por sus correspondientes técnicas visuales que a su vez conforman la metodología del design thinking general:

  • empatía,
  • definición,
  • ideación,
  • prototipado y
  • testeo

MI reflexión final.

Si leéis el documento resumen del taller que hemos enlazado al principio de la entrada, veréis que la iniciativa ha sido bien acogida pero no ha estado exenta de críticas. Para mi, todas las críticas son constructivas y serán tenidas en cuenta en posible futuras ediciones del taller, pero creo que hay que remarcar de todas esas críticas, las siguientes:

  • Demasiadas restricciones de tiempo para ejecutar los ejercicios, (todos los ejercicios estaban acotados por un reloj con pocas holguras) y
  • Falta de explicaciones suficientes con ejemplos claros, para la realización de las técnicas.

Esto conlleva que los siguientes talleres, (si se llevan a cabo) requieran o más tiempo o menos extensión.

  • Si la decisión es más tiempo, el taller se puede hacer en dos jornadas, con un desarrollo similar (hay que refinar algunas técnicas visuales) y mayores explicaciones de cada técnica.
  • Si la decisión es menos alcance, hay que tratar de generar un taller que aunque pase por todas las fases (eso sí creo que es necesario para no perder la coherencia), no sea tan exigente a la hora de obtener resultados, sino solo que los asistentes aprendan las técnicas y las puedan repetir en sus organismos…

Una de las críticas que no han realizado los asistentes, pero que considero que es una mejora útil, es que la captura que se realiza en todas las fases (los post-its, los comentarios, las fotos… todo en general), y que se suceden en el taller, sean recopiladas con tiempo y expuestas a todos los asistentes en el tiempo del taller. Y puedan ser utilizadas en reflexiones posteriores por todos.

En cualquier caso, y en lo que a mí se refiere, creo que la experiencia ha sido muy satisfactoria a nivel personal, y creo que ha marcado una diferencia respecto de la formación habitual en estos temas porque ha supuesto una formación muy participativa, y espero que fructífera.

Próximos Pasos

Una vez que se ha concluido el taller, la pregunta recurrente es:  ¿y ahora qué?

En los párrafos siguientes se apuntan algunas opciones que deberán ser consideradas en cada organismo en función de sus características específicas.

  • Los asistentes al taller pueden intentar realizar un taller similar en su organismo con el reto de diseñar las intervenciones. Este taller debería de tener en cuenta las críticas a las restricciones de tiempo del taller que se ha celebrado en ISEL.
  • Tratar de aplicar, algunas de las intervenciones que se han identificado en el taller de ISEL, siguiendo la idea del prototipo y las pruebas.
  • Entender la metodología del Design thinking, según el documento de la Comisión Europea, y ver en qué aspectos o retos de cada organismos es directamente aplicable: diseño de servicios, adquisición de nuevas capacidades o diseño de políticas

En cualquiera de las opciones, y siempre que lo necesitéis, dejamos abierta la comunicación a consultas sobre iniciativas y problemas que podáis encontrar cuando apliquéis la metodología Design Thinking en el sector público.

Utilizad la pestaña “contactar” que aparece en el menú del blog, para hacernos llegar vuestras cuestiones.

 

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Design Thinking aplicado a la transformación digital de la contratación pública.

“No se trata de hacer una contratación mejor desde el modelo existente, hay que reinventar el servicio de contratación pública desde cero utilizando las nuevas capacidades digitales”

Hacer la transformación digital del servicio de contratación no es algo sencillo. Hay muchos factores y muchas actividades que hay que coordinar y mucho que aprender. Mucho que cambiar y mucha gente que movilizar.

Para todo esto hay que utilizar técnicas y herramientas que ya se han demostrado como válidas, como Design Thinking, y aplicarlas en función del problema complejo que tenemos entre manos: la transformación digital del servicio de contratación pública

Pero no podemos trabajar en silos independientes como hasta ahora. Se necesita una coordinación y una colaboración especial.

Antes de empezar

Hay que comprender el ciclo completo del servicio de contratación y volver a diseñar todos y cada uno de los aspectos del servicio de forma sistémica, teniendo en cuenta el nuevo entorno digital y los tres aspectos fundamentales que intervienen (y que el Design Thinking contempla): personas, software y negocio (el servicio).

Hay que empezar, yo creo, por tener una visión completa y entender el servicio de contratación, cuáles son sus objetivos y qué elementos fundamentales intervienen:

El ciclo completo del servicio de contratación:

  • Se recaudan impuestos a ciudadanos y empresas.
  • Se analizan y priorizan las necesidades (política)
  • Se distribuye el presupuesto (administración).
  • Se generan y ejecutan los procesos de aprovisionamiento (proveedores).
  • Se miden y valoran los resultados (administración)
  • Se rinde cuentas (políticos)
  • Se ajusta el sistema (administración)

Los objetivos propuestos.

  • Dotar de bienes y servicios a los departamentos del sector público para que puedan ofrecer los servicios adecuados a ciudadanos y empresas.
  • Hacerlo de forma coherente con los principios y reglamentos que dictan las leyes de contratación del sector público.
  • Generar de forma justa y meritocrática ecosistemas que permitan obtener beneficios a la sociedad y al territorio donde opera el sector público. (la contratación pública como herramienta estratégica para la sostenibilidad del modelo de estado del bienestar).

Los elementos que intervienen:

  • Personas: Tienen que tener cabida todos los implicados: gestores, proveedores, y usuarios perceptores y contribuyentes.
  • Software: Es el entorno digital el que permite aplicar las técnicas y herramientas que habilitan la transformación digital al utilizar, de forma óptima, la información disponible y de la que dispone el sistema en su conjunto.
    • Front End,
    • Back End
    • Servidores
    • Hosting
    • Aplicaciones
  • Negocio (servicio).  Entendido de forma sistémica.
    • Necesidades y Prioridades
    • Presupuestos anuales
    • Distribución por departamentos
    • Planificación anual de la contratación
    • Gestión de contratos
    • Gestión de proveedores
    • Agregación de la demanda
    • Relaciones con el mercado
    • Políticas públicas: Innovación, medio ambiente, inclusión social, pymes
    • Métricas y Analítica
    • Diseño de políticas
    • Ajustes
    • Resultados
    • Ciclos combinados (estrategia en ciclos más largos)

El proceso general de utilización del design thinking

A partir de todos estos puntos y contando con los agentes involucrados, el  design thinking debe aplicarse como técnica que permita aflorar la verdadera transformación digital del servicio de contratación, aplicando las fases y herramientas más apropiadas a cada situación, objetivo  y elemento que interviene.

No podemos utilizar las mismas técnicas para construir herramientas nuevas que obedecen a entornos diferentes. Entornos complejos que requieren soluciones complejas con matices que solo pueden proporcionar los agentes que manejan estos entornos. Esa es una de las principales ventajas del design thinking.

Pero el design thinking no puede quedarse en esquemas teóricos y hay que pasar al terreno material. Hay que complementar el design thinking con otras técnicas y herramientas que habilitan la trasformación digital (el uso de la información precisa en todas y cada una de las actividades de nuestra cadena de valor, individual y sistémicamente contempladas). Unas buenas técnicas para complementar design thinking y genera resultados tangibles pueden ser: Agile Software Development, Lean Startup, Service Design, Systems Thinking, Customer Jurney Experience Map…

Si aplicamos estas u otras herramientas de forma parcial, sin una aproximación sistémica, y sin convertir el ejercicio en resultados tangibles,   no conseguiremos nada más que perder tiempo, presupuesto y motivación.

Hoy el mundo ya no utiliza la tecnología sino que está dirigido por la tecnología. Y la contratación pública también. Nos guste o no. Estemos preparados o no.

No hay opciones y por mucho empeño que pongamos en la defensa de la forma que tenemos de hacer las cosas (en papel), el entorno es inexorable. Y no nos va a esperar, ni a ser condescendiente con nadie. Ni los contribuyentes van a entender que no las instituciones no se adapten al entorno para servirles de forma óptima.

Lo único cierto y real es lo que se hace, y los resultados que se obtienen,  todo lo demás son opiniones.

La única forma de concretar es haciendo. A partir de las ideas iniciales propuestas por los talleres de design thinking sistémicos hay que hacer, probar y aprender.  Este aprendizaje validado es el punto de partida para las siguientes e iterativas fases del proceso. Un proceso que no tiene fin. Y que debe alimentar la adecuación legal en base a la experiencia y a las observaciones que se produzcan en el proceso global.

Flujo de trabajo sistémico global y multi función junto con Equipos Multidisciplinares

Los equipos se solapan en tres áreas

  • Estrategia: Gestión de producto junto con estrategas de negocio y estrategas de producto ( Agile / Scrum)
  • Diseño: diseño de producto, diseño de interacciones  y diseño de servicios junto con un diseño de sistemas (arquitectura de sistemas de información)
  • Tecnología: que comporta Ingeniería de Producto, Front y Back End y DevOps, Seguridad y Calidad.

Esta visión holística es probablemente la mejor visión que podemos utilizar para realizar la transformación digital del servicio de contratación.

Reflexiones personales

Ya hay sectores enteros en la sociedad que han hecho una metamorfosis total de sus modelos de negocio, de sus tecnologías y formas de operar. No hay ningún sector que vaya a quedar fuera de la transformación digital que están sufriendo todos los sectores de nuestra sociedad.

El Gobierno y sus servicios tampoco. Algunos gobiernos ya lo han entendido hace tiempo y están cosechando los resultados. Otros tardarán más. Pero los retrasos no son inocuos y producen diferencias en los territorios. Y esas diferencias producen desequilibrios de poder entre las sociedades. Estos desequilibrios pueden ir desde la supremacía hasta la irrelevancia. Y eso es algo que ya estamos viendo. La decisión de qué tipo de sociedad queremos es nuestra.  Y uno de los instrumentos más importantes para conseguirlo (no es el único) es utilizar el servicio de retorno de la contratación pública de forma óptima. Conseguir ese ciclo virtuoso solo depende de nosotros.

Soy consciente de que ahora, marzo de 2016, la prioridad nacional es la transición al formato electrónico y la coordinación de todos los esfuerzos públicos y privados para que el formato electrónico no genere la segmentación tecnológica que todos tememos.

Pero para que esta transición al formato electrónico tenga un propósito más allá del cambio de formato y para que la interoperabilidad sea algo que todos deseemos, creo que se necesita un objetivo más ambicioso que nos permita movilizar todas las energías que vamos a necesitar.

Y para mi este ambicioso propósito, que tantos bne capaz de concitar la energía necesaria, que tantos beneficios puede darnos,  es la transformación digital del servicio de contratación pública.

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