La complejidad creciente en el servicio de contratación

La contratación pública es compleja y el servicio y las personas que la soportan tienen que innovar en múltiples áreas para adecuarse a la nueva regulación y a las exigencias del cambiante contexto social.

La semana pasada estuve en una reunión de OpenPeppol, la red que puede habilitar el mercado único de contratación pública, junto con el programa CEF DIGITAL (Connecting Europe Facilities with Building Blocks). La sensación es que se avanza pero despacio.

Por otra parte, en los últimos meses he asistido a muchos seminarios y congresos que tratan de explicar la reciente aprobada ley de contratos del sector público. La ley 9/2017 de 8 de noviembre, con un plazo de entrada en vigor del próximo 8 de marzo de 2018.

La complejidad del entorno requiere un rediseño del servicio de contratación.

Para que este servicio de contratación pública cumpla de forma efectiva con estos plazos y los resultados previstos hay que resolver algunos puntos previos:

  • Formación de los agentes que intervienen en el servicio de contratación. Hay que capacitarles y conseguir autonomía y maestría en la nueva regulación jurídica y en las tecnologías básicas que se requieren. La tecnología como habilitadora no como directora.
  • Sistemas de información que habiliten el formato electrónico de estas funciones y sus servicios asociados (notificaciones, archivo, factura….):
    • La licitación electrónica – es lo que nos demanda la Comisión Europea, utilizando estándares que habiliten el mercado único
    • La contratación electrónica – es lo que nos demanda las ley de Procedimiento Administrativo común, utilizando estándares que habiliten la interoperabilidad administrativa.
  • Rediseño del Servicio con la coordinación de todas las dimensiones del problema: Política, Jurídica, Organizativa, Técnica, Económica, y Social. La solución, que va a implicar el cambio profundo en el servicio de contratación, tiene que tener las aportaciones de todas estas dimensiones. Casi siempre con intereses contrapuestos.

Los cambios no son estéticos.

La contratación pública no ha cambiado su naturaleza ni sus principios. Por tanto el servicio de contratación pública sigue teniendo la misión de proporcionar bienes y servicios a los departamentos que los demanden dentro del sector público. Siempre, con procedimientos generados en un régimen de trasparencia, integridad, igualdad de trato, concurrencia,  proporcionalidad,  subsidiariedad….

Pero la ley y las directivas de contratación en las que se basa, quieren cambiar sus resultados y sus medios, porque el contexto ha cambiado. El servicio de contratación tiene que cumplir, además, con las estrategias diseñadas en la Estrategia Europa 2020, y para eso los medios tienen que ser electrónicos, con el fin de poder utilizar la ingente cantidad de datos que se producen y así, mejorar o innovar el propio servicio y sus resultados.

Sin lugar a dudas el cambio en el contexto social en el que se desarrolla el servicio de contratación es continuo. La sociedad experimenta cambios profundos en un entorno VUCA (volátil, incierto, Complejo y Ambiguo). Cambios que están liderados por nuevas tecnologías y relaciones sociales que lo cambian todo: Inteligencia Artificial, Economía circular, Plataformas globales, Industria 4.0, Relaciones laborales, Hiperconectividad, Desigualdad creciente, Crisis de distintas dimensiones…

Todo ello introduce cambios complejos en entornos complejos. Sin tener mucho tiempo para reflexionar y entender las consecuencias de todo lo que hacemos y de por qué nos pasa lo que nos pasa.  Solo podemos sentir y comprobar qué todo cambia. Y que seguir el ritmo de los cambios nos puede desquiciar….

Hay una sensación de imperiosa necesidad de aprender y desaprender. Rápido y de forma continua. Hay que utilizar sistemas de información cuyo comportamiento lógico ignoramos. Hay que renunciar a entender su causalidad y solo podemos asistir a ser notarios de la correlación de hechos que nos muestran. Da vértigo, cuando no miedo. Pero la decisión de parar, aparentemente no está prevista.

La teoría está clara. Incluso diría que los medios tecnológicos están disponibles. Pero no hay espacios de coordinación habilitados. Y estos espacios se requieren al menos en dos planos: el plano organizativo, y el plano institucional.   A nivel organizativo de cada organismo con los individuos que gestionan el servicio. Y a nivel institucional, con la coordinación entre los nuevos órganos de control y coordinación creados por la Ley 9/2017, y los organismos públicos. Esa es mi sensación. Y es el momento de pensar en las personas.

Los planos de la coordinación: dentro y fuera

En el primer plano, la coordinación de las personas, requiere la generación de espacios de intercambio de experiencias y conocimiento. Es importante que estos espacios estén habilitados y que haya facilitadores efectivos que, potenciados por el líder de cada organismo, sean capaz de aunar los esfuerzos de todos los involucrados para alcanzar en tiempo y forma los resultados previstos. No va a ser fácil. Las técnicas de diseño de servicios utilizando los principios de Design Thinking pueden ser muy útiles en esta área, si se hace bien.  En mi opinión siguiendo las recomendaciones que hace Amalio Rey en la reciente entrada sobre “cuando importa más el proceso”.

En el segundo plano, hay un comité de cooperación y una estrategia pendiente para la implantación a nivel nacional. Creo que hay que esperar y ver que propone este Comité para ponernos manos a la obra. La complejidad es grande y no va a ser fácil en ningún caso. En este último plano hay que añadir no solo se trata de la coordinación, siempre difícil, entre los distintos niveles de la administración nacional, sino también de la coordinación con el nivel europeo.

Y no hay que olvidar como siempre hacemos, al mercado. El mercado es la mitad del éxito del cambio. El mercado y los ciudadanos tienen que apoyar y entender el cambio por qué se hace, como se hace y qué se hace, para alcanzar los resultados previstos.

Una reflexión final.

Creo que lo fundamental que tiene que perseguir el servicio de contratación en  todo este proceso de innovación es por un lado, seguir proporcionando bienes y servicios en tiempo y forma a los departamentos solicitantes del sector público, y por otro,  proporcionar datos reutilizables por los propios organismos, por las instituciones y por las empresas y ciudadanos, para obtener a través de esos datos (valor de los usos secundarios) lo que la sociedad necesita ahora: obtener el máximo valor posible a partir del presupuesto empleado en el servicio de contratación pública: el 20 % del PIB.

Escuchar, Aprender, Compartir, Cooperar, Pensar, Planear, Hacer, Probar, Comprobar, Repensar, en la medida que podamos y con el mejor espíritu posible, es lo que toca ahora. Creo. Pero, aun así, no va a ser fácil.

About mcanno

Especialista en Tecnologías de la Información aplicadas a medios de pago, comercio electrónico y contratación pública

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