El proyecto de contratación pública electrónica pan-Europea: PEPPOL (1)

En esta primera entrada sobre el proyecto PEPPOL vamos a describir de forma somera los objetivos, la arquitectura y los grupos que componen el proyecto.

Para esta primera aproximación me voy a basar en la propia presentación que el director de proyecto hizo en la reciente conferencia de PEPPOL en Troyes Francia durante los días 8. 9 y 10 de noviembre de este año.

El proyecto

  • PEPPOL es un proyecto cofinanciado por el programa Europeo de Competitividad e Innovación (CIP) y el Programa de Soporte a la Política TIC (ICTPSP) de los años 2007 al 2009.
  • Es un  piloto europeo del  tipo A con el objetivo de Capacitar la contratación pública electrónica en toda la Unión Europea
  • Con una contribución del 50% del presupuesto por parte de la Unión Europea para conseguir la interoperabilidad, el otro 50% lo ofrecen los miembros del consorcio a través de los proyectos que inicien.
  • Coordinado por la Agencia noruega de Gobierno Electrónico y Gestión Pública (DIFI)
  • Formado por un consorcio con el alcance siguiente:
    • 18 beneficiarios de 12 paises.
    • Presupuesto total de 30,8 millones de euros.
    • 8 grupos de trabajo con un esfuerzo de 1600 personas/mes y 10 millones de euroess en subcontratación
  • el proyecto comenzó en mayo de 2008 con una duración de 48 meses

La visión

Cualquier proveedor (incluidas las PYMES) en la Unión Europea puede comunicar electrónicamente con cualquier órgano de contratación en todos los procedimientos de contratación.

Estructura de PEPPOL

Los ocho grupos del proyecto son los siguientes:

  • El grupo 1 trata los temas de firma electrónica. Es un grupo que quiere conseguir cierta armonización de las firmas electrónicas dentro de la contratación pública.
  • El grupo 2 trata de la identificación de las empresas, y lo hace a través del VCD (Virtual Company Dossier)
  • El grupo 3 trata de los catálogos y de todo lo que tiene que ver con el concepto de “sourcing”. Es decir establecer la relación de posibles proveedores de las administraciones para agilizar en la medida de lo posible la adquisición de los bienes y servicios recursivos (comprados habitualmente)
  • El grupo 4 trata sobre la gestión de pedidos electrónicas
  • El grupo 5 trata sobre las facturas electrónicas.
  • El grupo 6 es el grupo de la propia gestión del proyecto
  • El grupo 7 es la coordinación, formación y generación de consensos dentro y fuera del proyecto.
  • El grupo 8 es la generación de una infraestructura de transporte. Lo que hemos venido en denominar red de contratación pública.

En las siguientes entradas describiremos los componentes del proyecto y que utilidad pueden tener para nuestros propios proyectos.

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Estándares en contratación pública electrónica: CEN BII

Independientemente de que con posterioridad vamos a tratar de unir todas las piezas de la contratación pública electrónica que estamos viendo en un puzzle con sentido, hoy vamos a examinar los elementos básicos del estándar de CEN sobre Interfaces de Negocio Interoperables (BII Business Interoperable Interfaces).

Con este nombre es probable que nos quedemos un poco despistados. Pero si decimos que son las formas normalizadas de publicar un anuncio, publicar una petición de ofertas, confeccionar una oferta, enviar una oferta, actualizar un catálogo, recibir un pedido, enviar una factura … todo ello visto desde los puntos de vista de comprador y vendedor en el ámbito de la contratación pública  (y en general del comercio electrónico entre empresas )…. Entonces ya vamos entendiendo más de qué se trata.

Los trabajos alrededor de los estándares CEN BII empezaron a mediados de 2007. Han tenido una primera fase que ha durado hasta el 2009 y en el 2010 han iniciado una segunda fase que se prolongará hasta mediados de 2012. La primera fase ha producido una serie de especificaciones que están disponibles y en la segunda se pretende conseguir la utilización real de los estándares definidos.

Estos estándares son los utilizados con algún matiz por el proyecto PEPPOL del que hablaremos en otra entrada.

CEN BII Fase 1 constaba de cuatro grupos que son los siguientes

  • el grupo que define los perfiles
  • el grupo que ha trabajado la convergencia con estándares internacionales UN-CEFACT
  • el grupo de herramientas
  • el grupo de prueba piloto

En la imagen se aprecian mejor los grupos de CEN BII fase 1 y sus cometidos:

Desde mi punto de  vista la contribución a los estándares formales del taller CEN BII ha venido de la mano del grupo 1,  los denominados perfiles. La traducción de perfiles no sugiere de forma inmediata todo lo que un perfil conlleva  en su definición. Vamos a identificar los elementos que componen un perfil.

Hay definidos (26) los siguientes Grupos/ Perfiles (en original como en las especificaciones). Aquí vemos algunos de ellos:

  • Publication
    • o Prior Information Notification
    • o Tender Notification
  • Tendering
    • o Qualification
    • o Call For Tender
    • Tendering Simple
  • Sourcing
    • o Catalogue only
    • o Catalogue Update
    • o Catalogue Deletion
    • o Multi Party Catalogue
    • o Punch out
    • o Customer Initiated Sourcing
  • Ordering and Billing
    • o Order Only
    • o Invoice only
    • o Invoice only with dispute
    • o Billing
    • o Procurement

Los perfiles de CEN BII

  • La intención es
    • Facilitar la implementación de la contratación pública electrónica y el  comercio electrónico  de una forma normalizada.
    • Habilitar el desarrollo de soluciones software conformes con los estándares
    • Permitir conexiones eficientes entre las partes
    • Sin tener que especificar caso por caso el intercambio de datos
  • El objetivo último es reducir el coste del soporte para implementar la contratación pública electrónica en un nivel que sea económicamente asequible incluso para las pequeñas y medianas empresas y administraciones pequeñas.
  • A través de una descripción técnica que define:
    • La coreografía de los procesos de negocio, es decir, una descripción de la forma en que los partes del negocio colaboran para realizar sus respectivos roles y compartir la responsabilidad de conseguir el acuerdo común y los objetivos propuestos con el soporte de sus respectivos sistemas de información.
    • Las transacciones de negocio Una transacción de negocio representa una función expresada (orden aceptada, orden rechazada) por el intercambio de un documento de negocio (respuesta de una orden)  entre dos partes de un negocio o mas precisamente entre dos roles.
    • Las reglas de negocio que gobiernan estos procesos de negocio, sus colaboraciones y sus transacciones así como las restricciones sobre los elementos de información utilizados en los modelos de datos de cada transacción.
    • Los elementos de información de las transacciones de negocio intercambiada en cada modelo de datos de cada transacción de negocio.

Al final de la fase 1 del  taller de CEN BII se llego a la conclusión de que:

  • Aunque se han conseguido logros relevantes en este primer taller hay que reconocer que muy pocos entregables se han probado en la vida real.
  • Para representar un valor sostenible en el valor de la comunidad se requiere continuar el trabajo y proporcionar un apropiado gobierno de los estándares y las especificaciones

Y se determinó la necesidad de una segunda fase del taller CEN BII 2

En la fase 2 de CEN BII 2 que se inicio en 2010 y pretende llegar hasta mediados de 2012 los objetivos son los siguientes.

El objetivo general del taller BII2 es continuar el  trabajo iniciado por CEN WS/BII para soportar la interoperabilidad de la contratación pública electrónica y el comercio electrónico a través de soluciones para:

  • Proporcionar un foro de gobierno, gestión del ciclo de vida y evolución del CWA 16073:2010 (CEN BII 1),
  • Proporcionar soporte para los implantadores iniciales del CWA 16073:2010,
  • Contribuir a la armonización entre las iniciativas europeas de contratación pública
  • Asegurar que los requerimientos de los talleres son tenidos en cuentas en foros internacionales de desarrollo y continuar hacia la convergencia de CEN WS/BII con estándares relacionados.

En esta imagen se aprecian estos objetivos de forma gráfica

Bueno hasta aquí una descripción del contenido de los estándares CEN BII que hay que conocer a la hora de tomar decisiones sobre los proyectos de contratación pública electrónica.

Los estándares formar parte de la función de interoperabilidad (veremos este tema en otra entrada) sin la que formaríamos islas de proceso, introduciendo una segmentación del mercado que impediría conseguir ninguno de los objetivos propuestos.

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Un plan de difusión de la factura electrónica

A través de una entrada del blog de Procedimientos Telemáticos de Bartolomé Borrego Zabala, nos hacemos eco del nuevo Plan de Difusión de la Factura Electrónica que ha puesto en marcha el Ministerio de Industria Turismo y Comercio.  Este plan incluye un nuevo portal: www.lafacturalectronica.es que contiene información práctica y documentación sobre la factura online, aplicaciones, manuales, etc.

La factura electrónica tiene un importante papel en la contratación pública electrónica. Es una de las fases por las que muchos Estados Miembros como Dinamarca o Suecia han empezado la trasformación a la contratación pública electrónica.

La administración es principalmente  un receptor de facturas;  mientras que las empresas suelen ser emisores y receptores.

Dentro del grupo de estándares del CEN BII (interfaces interoperables de negocios), la factura ocupa un lugar predominante en esta estandarización. Aunque probablemente este grupo de estándares debería haber coordinado sus esfuerzos con el otro grupo de CEN de expertos en factura electrónica.

Se han comentado mucho las divergencias de formatos en la factura electrónica. También se ha discutido mucho que es lo se puede considerar como núcleo de la factura electrónica intersectorial y sobre todo si la factura debería de estar firmada, con firma electrónica o no.

En cuanto a los formatos, se ha llegado a la conclusión de que no son lo más importante. Las empresas y las administraciones pueden convivir con dos o tres formatos siempre que estos sean interoperables. Los formatos actuales según el grupo de expertos de la Unión Europea, dentro del grupo de Factura Electrónica de CEN, se decantan hacia el formato conocido como CII (Cross Industrie Invoice). CEN BII inicio sus primeros pasos partiendo de  la factura en el formato UBL de Oasis, y España utiliza un formato propio que es Facturae, cuyo mayor problema no es el formato en sí,  sino que no está basado en los estándares CCTS (Core Components Technical Specificatios de ISO 15000), aunque previsiblemente irá evolucionando para converger con el estándar internacional y europeo.

En relación a la firma electrónica, hay diversidad de opiniones entre los distintos expertos. Unos opinan que la factura electrónica podría ser una oportunidad para  introducir el uso masivo de la firma electrónica, y otros opininan que es mejor quitar una barrera para su adopción que no pertenece a la factura (en papel no se exige la firma).

Otro problema es la convivencia del formato papel y el formato electrónico. Se puede tener una convivencia de estos formatos a través de la digitalización (certificada o no) cuando se trata de hacer convivir un documento en papel con su representación electrónica. Y a través del código de verificación cuando se trata de hacer convivir un documento electrónico con su representación en papel.

La convivencia tendrá un plazo de tiempo mayor o menor en función de las decisiones y el empuje que se dé a la factura electrónica. En cualquier caso lo más importante es que haya decisiones que apunten a la trasformación al formato electrónico. Una trasformación que ya ha dado evidencias de que aumenta la productividad y la competitividad.   Estos argumentos a favor de la factura electrónica agrupados y  mejor expuestos, los encontráreis en la nueva edición (la versión 3)  del libro de Jualiá Inza y Fernando Pino : “ la factura electrónica” que publicado por Red.es dentro de la colección de Manuales del Plan Avanza, que podéis  descargar aquí.

En conclusión la factura electrónica, desde mi punto de vista, puede ser un proyecto independiente de la contratación pública cuando no se ha iniciado la TRASFORMACIÓN de la contratación al formato electrónico, pero si se inicia esta trasformación la facturación electrónica  debería formar parte de la contratación pública electrónica y sobrepasarla porque no todas las facturas son de contratación, pero toda la contratación tiene facturas. Además en el caso de iniciar la contratación pública electrónica antes de la facturación electrónica, las facturas electrónicas debería de ser uno de los primeros resultados a obtener de los proyectos de contratación pública electrónica.

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Preparándonos para la contratación pública electrónica paneuropea.

Recientemente ha tenido lugar la conferencia de PEPPOL en Troyes Francia. Aparte de (cómo ya hemos indicado en la entrada anterior) empezar a difundir en distintas entradas las iniciativas europeas que tienen que ver con la generación de un ecosistema de contratación pública electrónica,  voy a comentar algunas de estas iniciativas y presentaciones para generar generar reflexión alrededor de estos temas.

Esta presentación (puedes descargarla aquí en inglés) que ha realizado la Dirección General del Mercado Interior de  la Comisión creo que puede ser un buen comienzo, para difundir el estado del arte de la contratación pública electrónica en Europa.

Utilizamos la técnica habitual. Traducción libre de la presentación y comentarios en azul con mis opiniones y reflexiones.

Preparándonos para la contratación pública electrónica pan-europea.

  • Como ve la Comisión Europea el camino a seguir
  • Niall Bohan, Jefe de Unidad, DG Mercado Interior
  • Quinta Conferencia Internacional PEPPOL
  • Troyes, 08 de noviembre 2010

Razones para ser optimistas alrededor de la contratación pública electrónica.

  • “de la contratación al pago” existe la tecnología y está ampliamente disponible;
  • Casi todos los Estados Miembros tienen alguna actividad de contratación pública electrónica.
  • La tecnología no es exclusiva – las PYMEs puedan participar;
  • La experiencia confirma los beneficios esperados:
    • Aumento de la participación y la competencia;
    • Ahorros en los presupuestos;
    • Procedimientos más rápidos y eficientes

Hay razones para ser optimistas, pero llevo desde 1998 trabajando en contratación pública electrónica y no se ha cumplido ni uno solo de los objetivos que se han marcado por los estados miembros en el seno de la Unión Europea. Y además no se está armonizando los distintos proyectos, con el consiguiente peligro de segmentación real de mercados, tanto interiores como paneuropeos. Esto me da que pensar que la estrategia de dejar hacer puede resultar adecuado cuando se generan los canales de información y comunicación precisos para que se haga de forma coordinada.  Estos canales existen pero no son lo suficientemente conocidos por todos los decisores.

La experiencia de las PYMEs con la contratación pública electrónica

• Similar uso para todas las empresas (a nivel de la Unión  Europea)

• Mayor el uso de la contratación pública electrónica en las primeras etapas de los procedimientos

Es un cuadro que me ha costado entender. Quiero interpretar que no hay muchas diferencias entre micros y empresas grandes, por lo que la barrera de la alfabetización puede no existir en cuanto se pongan a disposición de todas ellas las herramientas que permitan la relación electrónica de las empresas con las administraciones.

La contratación pública electrónica ofrece ventajas:

  • Emilia-Romagna (IT): 90% de las agencias locales lo usan : ahorros de  67.5M € en un gasto de 419M €;
  • BBG (Austria): el ahorro de 178 millones de € en un  gasto de 830M € (18%).
  • Noruega: 20-40% de reducción en el tiempo de transacción, el ahorro de precio de 10,2%
  • DK la facturación electrónica en contratación pública: ahorro de 100 M €:
  • Portugal: toda la contratación pública ahora se hace en línea; reducción de los precios del 18% en un ejemplo de las compras de un  hospital;
  • Reino Unido: las subastas electrónicas arrojan ahorros de aproximadamente entre el 10% hasta 45%
  • Lituania: más del 65% de los procesos de contratación pública son electrónicos.

Habría que comentar aquí los resultados del País Vasco en España, que han sido recientemente publicados.

Motivos de preocupación:

  • Menos del 5% del total  las operaciones de compras se hacen en línea en los grandes Estados miembros;
    • Importante gestión del cambio para los compradores y proveedores;
    • La inercia por parte de los compradores: ven los ahorros pero tiene pocos incentivos
  • El proceso de implantación se hace  de abajo hacia arriba con muy poco apoyo estratégico  en muchos Estados Miembros;
    • Se reinventa la rueda;
    • Exceso de innovación y sistemas incompatibles.
  • Diversidad de modelos, procesos y sistemas:
    • Un paisaje de contratación pública electrónica fragmentada a nivel nacional y comunitario;
    • Costes ajustados para  los proveedores que trabajan con varios sistemas;
    • Nueva generación de barreras técnicas en la contratación trans-fronteriza.

Estos son los motivos claros de preocupación a los que yo añadiria como resolver los problemas de las distintas lenguas de la Unión Europea y la necesidad de que las ofertas, o al menos los catálogos pudieran tener una descripción suficiente y muy ortogonal en varios idiomas. El nativo de la administración usuario  y uno o dos de los idiomas más utilizados de la Unión.

Aspectos de menor preocupación por parte de la Unión Europea:

  • Maximizar el dividendo de la simplificación:
    • realizar la contratación electrónica lo más simple posible para los poderes adjudicadores y proveedores
    • Acelerar el ritmo de despegue a nivel regional y de Estados Miembros
      • Crear incentivos y medios para los Estados miembros y las regiones para fomentar o imponer la contratación electrónica;
    • Evitar las islas de proceso en  contratación pública electrónica
      • Promover la convergencia de modelos y facilitar el acceso de los proveedores a través de los diferentes sistemas.

La simplificación es difícil de conseguir con un procedimiento que es de por sí bastante complejo. En las actividades de post-adjudicación (ejecución del contrato)  puede conseguirse con la experiencia de la empresa privada pero en las actuaciones del pre-adjudicación es bastante complicado simplificar. La simplificación vendrá por la disposición de herramientas normalizadas que puedan ser entendidas por todos y sobre todo por la simplificación del procedimiento y requisitos para la presentación de ofertas (garantías provisionales, certificados que no aportan valor …)

¿Qué puede hacer la Unión Europea?

  • Simplificación
    • las directivas de la Unión Europea deberían apoyar soluciones sencillas de contratación pública electrónica y evitar requerimientos y procedimientos desproporcionados.
    • Acelerar el despegue:
      • Proporcionar incentivos regulatorios para los compradores públicos de los Estados Miembros  que utilicen la contratación pública electrónica
      • Permitir el uso exclusivo sin dobles circuitos :
      • Permitir el uso obligatorios de la contratación pública electrónica a nivel nacional y de los Estados Miembros?
    • Que sea fácil para los proveedores la utilización en cualquier sistema:
      • Fomentar la alineación de los modelos, procesos y herramientas;
      • Permitir que los proveedores de utilizar una firma electrónica única o una identificación única en toda la Unión Europea;
      • Normalizar las interfaces de usuario sobre una base amigable para las PYMEs
      • Apoyo a la interoperabilidad y construcción de sistemas puente;
      • Proporcionar por la Comisión herramientas de referencia open source (open e-PRIOR).

Bastante de acuerdo con todos los puntos pero como se pueden aplicar a nivel nacional, y como se pueden aplicar rápidamente.  Algunas se me antojan difíciles de promocionar. Pero como siempre es cuestión de volunta y de identificar la necesidad perentoria.

¿dónde encaja el proyecto PEPPOL ?

  • PEPPOL responde directamente al desafío cada vez mayor de la necesidad de interoperabilidad en los Estados miembros para la contratación pública transfronteriza
  • PEPPOL es políticamente realista:
    • No requiere la convergencia previa de los sistemas o modelos:
    • Permite a los compradores y proveedores  interactuar a través de las interfaces de los sistemas;
    • Reduce el volumen del desafío de la normalización.
    • PEPPOL es una campo de pruebas muy útil para soluciones concretas de contratación pública electrónica
      • Innovadoras  componentes extensibles clave para las fases de la pre-adjudicación em la contratación pública (VCD –virtual company dossier-, catálogo electrónico, validación de la firma);
      • Amplio conjunto de especificaciones y las soluciones de interoperabilidad para las fases posteriores a la adjudicación (la facturación electrónica, la infraestructura de comunicaciones de negocio).

Voy a publicar próximamente una entrada de PEPPOL donde intentaré resumir el contenido de este proyecto de la Unión Europea.

La prueba PEPPOL se demuestra andando

  • Algunas aplicaciones PEPPOL no están relacionadas sólo específicamente con la contratación específica, sino que tienen una relevancia especial por sí mismas:
    • Validación de la firma;
    • La facturación electrónica y la infraestructura de transmisión de documentos de negocio
    • Es necesario primero en demostrar su valía en el contexto de la contratación pública (dentro y fuera de los Estados Miembros).
    • Expectativas muy altas de la Comisión respecto a PEPPOL:
      • Los críticos  resultados de la pruebas para evaluar la relevacia del la política de mercado para PEPEPOL y su sostenibilidad

Consulta y próximos  pasos:

  • Consulta:
    • Libro Verde de la Comisión  («mejorando la utilización de la contratación pública electrónica»), publicado el 18.10.10.
    • El período de consulta termina 31/01/2011.
    • Abrir la audiencia sobre el Libro Verde en BXL, 25.11.10.
    • Post-consulta:
      • Road-map  de los próximos pasos y proyectos operacionales (mediados de 2011);
      • Necesidad de adaptar la legislación sobre contratación? En caso afirmativo, preparar propuestas de proyectos para el 2012.
  • http://ec.europa.eu/internal_market/publicprocurement/news_en.htm

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El ecosistema de la contratación pública electrónica.

Quiero empezar esta entrada con una reflexión: “La contratación pública electrónica no es un problema de administración electrónica, es un asunto de la sociedad de la información y el conocimiento”.

Es importante porque mueve alrededor del 20% del PIB. Su gestión está en manos de la administración pública y se legisla a nivel europeo, y está impulsada por todos los estamentos políticos de la Unión Europea y la Organización Mundial del Comercio.

La contratación pública electrónica puede entenderse como un ecosistema (Wikipedia: Un ecosistema es una unidad compuesta de organismos interdependientes que comparten el mismo habitat) . Su comprensión resulta necesaria para la toma de decisiones para su correcta implantación.  Sobre esta visión de la contratación pública como ecosistema me gustaría comentar los siguientes párrafos:

  • Todas las administraciones y empresas del sector público tienen en sus presupuestos capítulo de gastos y de inversiones que deben ejecutar siguiendo las directivas comunitarias  de compras y sus ordenamientos jurídicos nacionales resultantes de la trasposición de las citadas directivas.
  • Estos presupuestos siempre proceden de los contribuyentes que con sus impuestos proporcionan recursos a disposición de los Estados dirigidos por los políticos que hayan sido elegidos por los ciudadanos, y que definen la estrategia de compras de cada administración.  Estas compras deben producirse siguiendo el espíritu de la ley: trasparencia, concurrencia e igualdad de trato.
  • Ese espíritu significa que cualquier operador económico tiene que tener la capacidad de acceder a la oferta pública  de contratación,  poder identificarse como operador económico, basándose en atestados y documentos emitidos por el propio Estado  verificando los criterios de selección y exclusión que hayan sido propuestos por la administración. De este modo tiene la posibilidad de emitir  una oferta acorde con los criterios de adjudicación publicados por esta administración y entrar en una justa licitación.
  • Esta actividad cuando se realiza en formato electrónico, a través de internet, permite una eficiencia y una eficacia, imposibles en formato papel, y sobre todo permite que el espíritu de la ley (concurrencia, trasparencia e igualdad de trato) sea una realidad asequible. Pero las tecnologías que implementan el formato electrónico,  si no son interoperables y basadas en estándares, permitiendo el acceso, la identificación y la transacción de los operadores económicos (CUALQUIER OPERADOR ECONOMICO) con el sector público (CUALQUIER AUTORIDAD CONTRATANTE) generarán justo lo contrario de lo que se quiere conseguir: islas de proceso donde la trasparencia, concurrencia e igualdad de trato no se aplican al universo de operadores económicos posibles.
  • Todas las administraciones están preocupadas por implantar la contratación pública electrónica pero esta implantación no puede suponer una segmentación tecnológica del mercado por falta de conocimiento, previsión o presupuesto.

En esta entrada y posteriores vamos a ir dibujando con una Arquitectura de Negocio de la contratación pública electrónica (requerimientos que deben cumplir nuestras tecnologías de la información) el ecosistema que debe de estar implantado para conseguir los beneficios y antes de los beneficios los preceptos que marcan las leyes.

Este ecosistema vendrá determinado por elementos como la interoperabilidad, los estándares que deben permitir a los operadores económicos acceder a las ofertas de las administraciones y a las administraciones disfrutar de una concurrencia suficiente que les permita acceder a la oferta más ventajosa posible que el mercado pueda ofrecerles.

Para analizar este ecosistema y la forma de construirlo vamos a realizar visiones sobre distintos proyectos europeos en los que participa el Estado Español, que nos darán una visión y conocimiento para diseñar nuestras soluciones que encajen con el resto de forma coherente y armónica. Este encaje es el que permite obtener resultados de las inversiones que cada administración realice en sus proyectos de contratación pública electrónica.

La forma de describir este ecosistema es ir ofreciendo información y comentarios sobre los distintos proyectos europeos alrededor de la contratación pública electrónica y como pueden afectarnos o influirnos en nuestras decisiones:

Veremos y comentaremos  entre otros (no son todos) los siguientes proyectos.

  • PEPPOL (Pan European Public Procurement On Line)
  • CEN BII (Centre Eurpeen de Normalization Business Interoperable Interfaces)
  • STORK ( Coordinación de la validez de los Certificados de identificación digital emitidos por Auroridades de Certificación Europea y su utilización en los organismos publicos y privados)
  • eCertis (Proyecto Europeo de armonización de certificados para la presentación en los criterios de selección de los distintos estados miembros de la Unión Europea)
  • Open ePRIOR (proyecto de la Comisión Europea de contratación pública europea)

Son, desde mi punto de vista, algunos de los más importantes. Hay otros que también serán mencionados. Espero que esta información nos ayude a tomar mejores decisiones.

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Posibles Soluciones y Competencias necesarias para la Contratación Pública Electrónica.

Hemos visto en la entrada anterior que es muy conveniente definir los objetivos que perseguimos en los proyectos de contratación pública electrónica y que estos sean cuantificables. Podemos querer conseguirlos todos a la vez,  pero eso nos llevará al caos organizativo y al estancamiento de los proyectos que abordemos.

Cuando observamos las funciones básicas de la contratación (os acordáis de aquello del A.R.T.E. en la contratación), vemos que hay cuatro grandes categorías funcionales que podemos perseguir en función de nuestros objetivos.

No se trata de que no las podamos perseguir todas. Se pueden perseguir todas, pero entonces es mejor generar varios proyectos y acometerlos de forma escalonada, aunque haya un plan estratégico global que lo contemple todo. Pero que no se haga todo a la vez. Es muy complicado.

Las funciones principales en la contratación pública en la administración podían verse como:

  • Archivo: Necesito que los trámites y documentos electrónicos esten a disposicón de terceros organismos que puedan consultar los expedientes de contratación durante su periodo de vigencia (normalmente bastante tiempo después de la extinción del expediente). Este objetivo me garantiza el cumplimiento de la ley 11/2007 en la parte del expediente, archivo, documento y firma electrónica, y su vigencia en el tiempo.
  • Relación. Ser capaz de convocar al mercado y obtener concurrencia, competencia, capacidad de negociación, relaciones con proveedores, soucing, catálgoos, posibles centrales de compras, y todo lo que hay alrededor de generar un entorno donde no el formato electrónico sino la relación electrónica
  • Tramitación. Ser capaz de realizar los trámite y documentos internos en formato electrónico generando una gestión muy eficiente en base a la tramitación electrónica (se mueven los bits no los papeles) y generando un expediente electrónico. Este objetivo dotará de una eficiencia operativa mayor que la gestionada en papel y permitirá en organizaciones muy grandes tener un control del procedimiento de contratación, que podría estar muy normalizado
  • Explotación de la información. Mediante técnicas de “ Business Intelligence”, que nos permitirá conocer nuestra realidad sobre las compras de nuestra organización y anticiparnos a las mismas siendo capaces de incrementar tanto la negociación en las relaciones como el aquilatamiento de las verdaderas necesidades (esto último puede producir ahorros muy superiores a los ahorros generados por concurrencia, porque se trata de pedir lo que necesita en base al consumo estadístico de ejercicios anteriores)

Cuando hayamos determinado que tipo de solución queremos implementar, o aunque sea una solución que contemple todo,  hayamos priorizado los objetivos en base a las funciones especificadas, vamos a tener que examinar las competencias de los agentes que  van a llevar a cabo la TRANSFORMACIÓN y la posterior gestión de la contratación en formato electrónico.

Si intentamos hacer la trasformación sin dar una formación o incorporar personas expertas en conseguir los objetivos propuestos tendremos muchas dificultades. Y cuando este hecha la trasformación deberemos pasar de la función administrativa a una función especializada de compras en cualquiera de las dimensiones que queramos potenciar (relación, tramitación, explotación, archivo…).

El formato electrónico nos permite realizar la función administrativa de forma muy eficiente y dedicar el esfuerzo sobrante a la especialización de las personas en la actividad de contratación específica que queramos potenciar.

Y no podemos olvidarnos de que los objetivos tienen que ser asumidos por las personas que han de llevar a cabo la trasformación, pero estas personas tienen que tener las competencias necesarias, o adquirirlas para liderar la trasformación y conseguir los objetivos y posteriormente para gestionar de “otra forma”.

Lo que no podemos pensar es que una herramienta informática hará todo el trabajo de trasformación ella sola y capacitará por arte de magia a los agentes que realizan la contratación para conseguir los objetivos (no están basados en el papel) sino en las nuevas herramientas (formato electrónico, manejo y análisis de datos, relaciones con proveedores, negociación …. ) Y son capacidades necesarias que deben incorporarse al proceso de TRASFORMACIÓN.

No se trata de cambiar para seguir haciendo lo mismo. En absoluto.  Se trata de hacerlo mejor dedicando la motivación y especialización de los agentes que intervienen para conseguir resultados que en el formato papel no podemos pero que si podemos utilizando el formato electrónico.

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    Los objetivos de la contratación pública electrónica.

    Están apareciendo  muchas  noticias (esta, esta y esta) alrededor de los posibles ahorros que podrían obtenerse si se realizara la contratación pública en formato electrónico.

    Hay que tener en cuenta que el formato electrónico no es la causa directa del efecto sobre  los posibles ahorros en las compras públicas. Es sólo una condición necesaria y previa. La contratación pública electrónica puede representar una palanca de productividad, competitividad e innovación del tejido productivo (administración y empresas) alrededor del servicio de retorno que representa la función de las compras públicas, o ser un sumidero de recursos sin obtener beneficios claros ni mejoras en este servicio de retorno..

    En la entrada anterior hemos intentado dibujar un espacio del problema y en la siguiente entrada hablaremos de las posibles soluciones. Estas soluciones no serán todas uniformes, sino que estarán relacionadas directamente con los objetivos que pongamos como prioritarios a la hora de abordar el problema de la contratación pública electrónica.

    Dependiendo de los objetivos cuantificables y sus indicadores, nosotros mismos y sobre todo, los demás agentes necesarios en la trasformación que vamos a plantear y a los que hay que comunicar lo que queremos conseguir (plan de comunicación), entenderán mucho mejor nuestras decisiones y nos ayudarán a conseguir estos objetivos.

    Para ello estos objetivos tienen que ser explícitos (estar muy bien definidos, cuanto mejor definidos más fácil será su consecución) y ser cuantificables (que tengan métricas que permitan identificar que se han alcanzado los objetivos y en qué medida).

    La naturaleza de los objetivos de la contratación pública electrónica puede ser muy variada pero normalmente se moverá en torno a algunos de los objetivos generales siguientes:

    OBJETIVOS  GENERALES (Deberían de ser explícitos y cuantificables), se relacionan algunas posibles medidas necesarias para conseguir el objetivo.

    –         Ahorro de presupuesto: se puede conseguir con métricas como

    • Aumento de un X % de la  concurrencia
    • Incremento de un x % de la competencia
    • Aumento en X % de las opciones de “sourcing” (proveedores conocidos que pueden suministrar el bien o servicio)
    • Aumento X % de la capacidad de negociación en contratos de valor añadido

    –         Eficiencia Operativa

    • El 100 % de la orgnización sigue el manual de contratación de los procedimientos de contratación y se aumenta en un X % el número de expedientes electrónicos en la administración y el Y% en los proveedores.
    • Se entregan todas las herramientas necesarias con la calidad suficiente para poder ser utilizadas desde el momento inicial de la puesta en marcha de la contratación en formato electrónico (en la administración y en las empresas).

    –      Mejora en la planificación de las Compras

    • Análisis de las compras de la organización, y planificación de las compras con gestores especializados par obtener ventajas financieras y de rendimiento
    • Sourcing de proveedores con  acuerdos marco o sistemas dinámicos de adquisición que permitan la mejora continua de suministros y ofertas

    –        Innovación tecnológica del tejido productivo.

    • Acceso Electrónico a toda la oferta pública de la organización
    • Puesta a disposición de las empresas de herramientas que permitan una relación electrónica con la administración
    • Acceso del tejido productivo local a ofertas de otras administraciones utilizando las mismas herramientas y métodos de acceso que en la contratación propia.

    –         Acceso de las PYMES a la contratación pública

    • Segmentación en lotes accesibles para las PYMES de los grandes contratos.
    • Disminución del régimen de subcontratación

    Podríamos ir desgranando más objetivos relacionados con la contratación pública electrónica, pero lo importante es definir cuales son los que se persiguen con los proyectos que pongamos en marcha.

    En función de esta definición deberán ser los proyectos resultantes y  se deberán  focalizar los recursos para conseguir las metas declaradas. Y no otras.

    Un error en el que suele caerse es pretender cubrir todos los objetivos con un único proyecto. Esto no suele pasar. Es más, normalmente no se consigue ninguno cuando se intentan conseguir todos.

    Se puede hacer una planificación estratégica global para alcanzar paulatinamente todos los objetivos pero nunca de golpe.  Esta planificación global nos puede servir de guía y de contención para aquellos agentes que quieren conseguir todo y no son capaces de priorizar adecuadamente y de hacer que los objetivos sean asumibles para las personas dentro de la organización (un acicate que no genere falsas expectativas).

    La trasformación requiere el foco y la priorización. Ya es bastante cambio el que supone la trasformación al formato electrónico.

    En una próxima entrada hablaremos de las posibles soluciones en función de los objetivos y  de las competencias que hay que tener en cuenta para que las personas encargadas de la contratación pública puedan realizar la TRANSICIÓN al formato electrónico.

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    Definición del Espacio del Problema de la Contratación Pública Electrónica.

    Esta entrada va a intentar  definir el espacio del problema de la contratación pública electrónica para que todos los interesados puedan, a partir de unos supuestos básicos compartidos, o bien compartir la definición de dicho espacio, o bien rebatir estos supuestos y por tanto la definición resultante.

    Para definir el espacio del problema vamos a realizar un proceso de análisis y definiciones asociadas que nos permita aclarar conceptos mediante la división y la simplificación, para poder luego juntar las piezas en un todo, mediante la síntesis.

    La primera división nos permite definir las tres palabras: contratación, pública y electrónica,  que se van a ir encadenando y asociando sus  conceptos. Primero contratación, luego contratación pública y por último contratación pública electrónica.

    La Contratación (Compras, Comercio) .

    La Contratación, representa un acuerdo, formal o no, por el que se intercambia valor: bienes y servicios por una cantidad acordada de dinero. Se produce en un escenario que llamamos mercado y que puede estar definido geográficamente o socialmente. Normalmente, este mercado se dota de normas que permiten racionalizar el proceso de la contratación (comercio) entre el comprador y el vendedor.

    Tiene, por tanto,  dos agentes principales el comprador y el vendedor que a través de formas diversas llegan al acuerdo de intercambiar valor.

    Dependiendo del tipo de mercado  y la formas de transaccionar el mercado  puede ser definido como:

    • Comercio del lado del vendedor (Sell side): el vendedor ofrece sus bienes y servicios a un precio sujeto a poca o ninguna negociación  por parte del comprador. Un ejemplo típico es el mercado de las comunicaciones. Pocos vendedores muchos compradores.
    • Comercio del lado del comprador (Buy side): es el comprador el que define sus necesidades y los requisitos para realizar la transacción. Un ejemplo típico es la contratación pública. Pocos compradores y muchos vendedores.
    • Comercio de mercado  (Marketplace) se produce una conjunción de compradores y vendedores que negocian en condiciones más igualitarias que las anteriores.   Un ejemplo típico es el mercado minorista. Muchos compradores y muchos vendedores.

    La Contratación Pública

    Es del tipo de comercio de lado del comprador (buy side). Es una función del sector público (administración y empresas públicas)  que representa un servicio de retorno de las sociedades modernas por el cual, y a través de la recogida de impuestos de los contribuyentes (organizaciones e individuos), se realiza la adquisición de bienes y servicios necesarios,  en función de unas directrices determinadas que estipulan  el grupo o personas que detentan el poder político.

    La dimensión de la contratación pública en las sociedades modernas está entre el 15 y el 20 % del Producto Interior Bruto.

    Se desarrolla a través de la ejecución del Presupuesto Anual del sector público con una diferenciación básica inicial entre gastos e inversiones (capítulo 2 y capítulo 6 respectivamente de los presupuestos públicos).

    El Mercado de Contratación Pública es accesible por cualquier empresa u operador económico que cumpla los requisitos exigibles para poder ser adjudicatario. En general el mercado nacional (y el europeo) es un mercado accesible por ley a todos los operadores económicos nacionales (y  europeos) y a través de convenios de la Unión Europea a proveedores de países terceros.

    Esta regulado por leyes y reglamentos. En el caso de Europa y sus Estados Miembros, la regulación se realiza a través de dos Directivas Comunitarias que regulan toda la actividad de la compra pública. Las directivas son traspuestas a la legislación básica nacional por los estados miembros. La trasposición al ordenamiento jurídico nacional de cada Estado Miembro debe ser respetuosa con los principios de las directivas comunitarias.

    La contratación pública tiene las mismas fases que una compra normal pero algunas de ellas están muy procedimentadas y formalizadas para garantizar los principios que la ley promulga (trasparencia, concurrencia e igualdad de trato).

    • Identificación y definición de la necesidad y requisitos de contratación  (identificación, criterios de selección-exclusión y criterios de adjudicación)
    • Invocación, Acceso y Ordenación (catálogos) de los mercados
    • Recepción de ofertas
    • Identificación y admisión  de proveedores
    • Proceso de valoración, adjudicación y formalización del contrato
    • Ejecución del contrato

    Este proceso  pueden estar dividido o subdividido en fases de índole similar o más  pormenorizadas, pero siempre son conceptualmente las mismas. La contratación pública (B2G) y la contratación privada entre empresas (B2B) se diferencian fundamentalmente  en la fase de preadjudicación (hasta el contrato) siendo la fase de post  adjudicación (después del contrato) muy similar en la contratación entre empresas privadas. Esta diferenciación consiste en la formalización del proceso. En las compañías privadas, la fase de preadjudicación y su formalización no está tan procedimentada como en la administración pública.

    Las funciones básicas de la contratación pública para las administraciones son las siguientes (se dan habitualmente en todo tipo de expedientes)

    • Archivo: de las actuaciones para su posterior consulta o auditoría
    • Relación: con los agentes externos que intervienen -los operadores económicos-
    • Tramitación: tramites y documentos que generan el expediente.
    • Explotación: de los datos de gestión y resultados para la mejora continua del procedimiento.

    Las funciones básicas de la contratación pública para los operadores económicos son las siguientes:

    • Acceso al mercado (red pública de acceso a cualquier administración pública   a través de Internet, por parte de cualquier operador económico)
    • Relación de ofertas (anuncios filtrados en función del interés de cada operador económico con capacidad de suscripción)
    • Transacciones electrónicas (oferta, garantía, contrato, pedido, albarán, factura, pago)
    • E-Identificación (registros, certificaciones, identificación…)

    La Contratación Pública electrónica.

    El comercio electrónico a través de Internet es una realidad incuestionable cuyo volumen va creciendo de forma casi exponencial en los últimos años. El formato electrónico elimina gran parte de la fricción en la relación comercial y permite establecer entornos de máxima información y trasparencia que redundan en beneficios generales para el proveedor y el consumidor. La confianza y la seguridad que fueron un problema inicial, se han ido solucionando a través de  la propia regulación del comercio electrónico y de su utilización, y actualmente no representan la barrera más grande para su implantación.

    El comercio electrónico entre empresas y consumidores se ha revelado como una palanca productiva de primer orden. Sin embargo el comercio entre empresas no ha conseguido su despegue real desde unas expectativas muy grandes generadas a principios del siglo XXI.

    La contratación pública electrónica requiere utilizar el formato electrónico para conseguir los beneficios presupuestarios derivados de la información y acceso que permite dicho  formato; y además conseguir un empuje real del formato de contratación electrónico entre empresas.

    La contratación pública electrónica precisa del expediente electrónico, documento electrónico y firma electrónica para su desarrollo. En España estos requisitos están plasmados en La ley 11/2007 de Administración Electrónica, que desarrolla los Esquemas nacionales de Interoperabilidad y Seguridad. En Europa no hay directivas comunitarias a este respecto pero si hay un Marco Europeo de Interoperabilidad que establece las dimensiones legal, organizativa, semántica y técnica para conseguir la interoperabilidad de los sistemas informáticos implicados. Este Marco Europeo de Interoperabilidad está pendiente de su publicación definitiva.   Los esquemas nacionales de interoperabilidad y seguridad deberán ser coherentes con el Marco Europeo de Interoperabilidad comentado.

    El formato electrónico añade una capa (tecnologías de la información) que requiere normalización e interoperabilidad. Dado que es una capa que requiere una inversión considerable en sistemas y gestión de las tecnologías es conveniente que esta inversión esté garantizada. Para ello los sistemas deben ser interoperables.

    La no interoperabilidad de los sistemas introduciría un elemento que facilitaría la fragmentación de los mercados haciendo inviables la obtención de los beneficios del mercado único de la contratación pública europea.

    La interoperabilidad tiene direcciones hacia el exterior (estándares que permiten tener trámites y documentos normalizados entre las administraciones y  los operadores económicos) y hacia el interior para que el expediente electrónico pueda ser consultado y auditado por organismos distintos a la administración que creo el expediente electrónico.

    El espacio del problema de la contratación pública electrónica.

    Una vez que se han establecido y asentado los principios fundamentales de las partes individualmente consideradas de la contratación pública electrónica ahora se trata de generar una visión de la solución  que cubra todo el espacio del problema que resumimos:

    • Generación de un mercado único europeo interoperable de contratación pública. (este espacio se genera por la suma de mercados interoperables de cada administración pública)
      • Red pública
      • Estándares
      • Herramientas
      • Servicios
    • Generación de una visión compartida que permita diseñar una  arquitectura de sistemas de información (aplicaciones  y datos) a partir de la arquitectura de negocio expuesta en la definición previa del problema (siguiendo TOGAF).
    • Establecimiento de objetivos cuantificables.
    • Generación de una o varias estrategias que verifiquen la visión y los objetivos
    • Implementación de planes que permitan verificar los objetivos en función de las mejores estrategias posibles.
    • Generación de una estructura que garantice los proyectos que se han determinado en los planes.
    • Gestión de proyectos definidos en los planes previos, con sus planes de contingencia (alternativas) correspondientes.
    • Verificación y medida de los resultados obtenidos en comparación con los requisitos y resultados definidos.

    Para completar la visión de la solución o soluciones (puede haber más de una solución válida) en la siguiente entrada vamos a analizar los distintos tipos de posibles proyectos que cubrirán parte del espacio del problema.

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    Una Red Formal para la implantación de la contratación pública electrónica

    En compañía del blog de compras pública eficaces, de Guillermo Yañez, con su wikicontratación, y su comunidad de prácticas, vamos a intentar generar una red formal para la implantación de la contratación pública electrónica.

    El objetivo de la red formal es ayudar a conseguir la implantación de la contratación pública electrónica en el estado español de forma coherente con el mercado único europeo de contratación pública electrónica. Esta ayuda se irá materializando en la medida de las propias posibilidades de cada persona u organismo que se incorpore a esta red formal.

    Que es una red formal. ( documento en español)?

    Utilizando el documento del enlace anterior podemos comentar que en  resumen:

    • Una red social es algo más enfocado a elementos lúdicos o de relación “social”.
    • Una comunidad de práctica es un conjunto de personas que confían unos en otros para mejorar un conocimiento o experiencia
    • Una red formal se define como grupos interrelacionados formados por varias personas e instituciones independientes u organizaciones que se establecen siguiendo un diseño o necesidad específicos. Los miembros de la red formal comparten una visión común, objetivos y reglas y llevan a cabo una serie de actividades, y eventos regulares. Una red formal puede, incluso, tener personalidad jurídica. En contraste con las Comunidades de Práctica, las redes formales no se basan únicamente en las necesidades de sus miembros; si no que, una de sus metas es lograr efectuar cambios en sus propios contextos, por ejemplo, la implantación de la contratación pública electrónica.

    Vamos a partir de una o varias comunidades de prácticas y ver si somos capaces de establecer la red formal que comentamos o que se establezca de alguna forma. El plazo que nos damos es largo. Hay urgencia por ponerse en marcha pero no queremos desfallecer en un sprint inicial. Esto va a ser una maratón detrás de otra.

    En mi opinión la implantación de la contratación pública electrónica necesita de esta red formal, pero no sé si tendremos fuerza suficiente o capacidad de convocatoria suficiente como para establecerla.  Vamos a empezar pues por generar una o varias comunidades de práctica, dinamizarlas y ver si finalmente podemos materializar la red formal de contratación pública electrónica.

    Para empezar, generando expectativas más a corto plazo y asequibles, vamos a fijarnos en otras comunidades de éxito, aprendiendo también de algunos fracasos (propios) para dinamizar y formar estas comunidades, dotarles de las relaciones necesarias para compartir conocimiento y experiencias, para ayudar a definir las acciones y los objetivos con la mayor claridad posible y sobre todo para apoyarnos unos a otros.

    Considero, consideramos, que son necesarias estas comunidades, mejor dicho son comunidades que ya existen y lo único que pretendemos es conseguir que sus miembros se relacionen de forma más eficiente  a través de las herramientas de la web social.

    Son las comunidades de las personas que realizan desde las administraciones la función administrativa de la contratación,  los especialistas de la administración que pueden mejorar la función, los especialistas en tecnología y contratación que pueden ayudar al formato electrónico sea una realidad. Los operadores económicos que son proveedores habituales de las administraciones  o no y que quieren ampliar sus mercados y ámbitos de actuación, que quieren entrar en la sociedad del conocimiento siendo más eficientes  y aportando mayor valor con menos cargas administrativas.

    Cada individuo dentro de la comunidad tendrá sus intereses, y la comunidad entera deberá tener el interés común de mejorar día a día, con la aportación y experiencias de cada cual, la función social que representa el servicio de retorno de la contratación pública.

    Sabemos que las comunidades no son sencillas de dinamizar y una comunidad de este tipo probablemente sea aún más difícil, pero hay que intentarlo porque sin las comunidades y sin la red formal se nos antoja muy difícil el objetivo de implantar la contratación pública electrónica que hemos expuesto al principio. La comunidad de prácticas creada por Guillermo ya tiene una plataforma  y  vamos a dotarla de los siguientes elementos de la web social.

    Vamos a iniciar actividades de dinamización suaves para ir llamando la atención de los posibles interesados. Si conseguimos atención, después pediremos contribución a través de aportaciones fáciles (comentarios, difusión de contenidos …).

    Esperamos que se unan todos aquellos que tengan interés en la contratación pública electrónica (el interés que cada cual tenga  y que crea que puede conseguir más fácilmente a través de los intereses de la comunidad), para  que contribuyan o lean o difundan lo que la comunidad quiere decir y que ayuden a cumplir el objetivo de la comunidad: conseguir la contratación pública electrónica en nuestro país.

    Sin perder de vista el ambicioso objetivo que se inicia con las comunidades de práctica pero que quiere llegar a la red formal para la implantación de la contratación pública electrónica.

    Os esperamos (necesitamos)

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    Simplificación administrativa en la contratación pública electrónica

    A través de la entrada del blog La Danza del Cambio de Enrique Sacanell sobre la simplificación administrativa me gustaría realizar algunos comentarios en como esta simplificación puede llevarse a cabo, o al menos mitigarse con las herramientas y servicios en el caso de la contratación pública con el formato electrónico.

    Primero damos un repaso a la entrada a la que hemos hecho referencia donde se comenta que en una ponencia presentada en en el XVI Seminario sobre Gestión Pública Local, organizado por el Ayuntamiento de Gijón, ha tenido lugar la presentaciónd de  Mercé Rovira, de la Dirección de Información y Atención al Ciudadano del Ayuntamiento de Girona. Esta exposicón se inició hablando de la Guía Metodológica para la elaboración de la Memoria del Análisis de Impacto Normativo, específicamente del trabajo realizado para calcular las cargas de trabajo estándar de algunas de las prestaciones más básicas de cualquier administración. Uno de los productos de ese trabajo lo constituye una tabla con la estimación de costes directos de algunas de esas tramitaciones. Por ejemplo:

    • Presentar una solicitud presencialmente supone un coste unitario (según esta propuesta) de 80€;
    • Presentar una solicitud electrónica, 5€
    • Tramitación mediante intermediarios (bancos, médicos, …), 35€
    • Presentación convencional de documentos, facturas o requisitos, 5€
    • Presentación de una comunicación presencialmente, 30 €
    • Presentación de una comunicación electrónicamente, 2€

    En esta guía aparecen algunos costes asociados a las cargas que de forma aparentemente innecesaria se realizan sobre la contratación pública. Algunos ejemplos (que aparecen o no en la guía) pueden ser:

    • La garantía provisional.
    • La necesidad de presentar escrituras compulsadas en cada licitación y los correspondientes bastanteos de poder.
    • Un sobre administrativo que en general carga a las empresas con una cantidad de certificados y pruebas que sobre todo a las PYMES, desincentiva la presentación de ofertas,  y por tanto la concurrencia y la .
    • No establecer claramente cuales son los criterios de adjudicación y los de selección.

    Y algunos elementos más que ahora suponen cargas administrativas que desincentivan la presentación de ofertas o las hacen caras. Recordemos que las ofertas, independientemente de que la empresa sea o no adjudicataria tiene que realizarse y tienen un coste. La cuestión es intentar hacer que ese coste sea mínimo en la parte administrativa y sobre todo que el procedimiento y los requisitos no desincentiven la competencia.

    La contratación pública electrónica debería ayudar a que estos requisitos y cargas administrativas fueran poco onerosas y sobre todo no fueran desincentivadoras. Utilizando, por ejemplo:

    • registros de licitadores interoperables paneuropeos (hay que pensar en un mercado más amplio que el actual para cualquier empresa),
    • Ofertas electrónicas que puedan ser evaluadas automáticamente (criterios objetivos) en aquellos bienes y servicios que puedan ser perfectamente definidos en sus parámetros de adjudicación.
    • Contratos firmado electrónicamente cuya firma pueda ser verificada en la red y evite desplazamientos costosos de personas o de papeles.
    • Facturas, pedidos y albaranes electrónicos que puedan ser gestionados electrónicamente
    • Ejecución de los contratos ágil y conexión con pedidos y ordenes directamente desde los almacenes de la propia administración.

    No solo hay que buscar las eficiencias en la contratación pública electrónica por el uso del formato electrónico en las relaciones y en la tramitación, sino también porque se puede conseguir el mismo efecto de garantía y control mucho mejor en el formato electrónico (búsquedas, estadísticas, informes, trazabilidad, trasparencia, contabilidad, presupuesto..) que en el formato en papel y por tanto se puede simplificar mucho el propio procedimiento. Una simplificación que no necesariamente implica cambios normativos, sino que consigue el mismo grado de garantías con herramientas y servicios electrónicos. El formato que habilita la tecnología, una vez más no es neutral.

    Esta simplificación redundará en los costes administrativos y en bajar las barreras de entrada a empresas que hoy no pueden acceder a la contratación pública por costes altos de presentación de ofertas o por complejidad del propio procedimiento.

    Pero para conseguir este objetivo de simplificación y reducción de cargas administrativas hay que conseguir antes la interoperablidad (EIF V2) de los sistemas a través de estándares (CODICE , CEN BII), y la generación de herramientas y servicios asequibles que garanticen a las empresas y a las administraciones de cualquier tamaño, que pueden manejar los nuevos formatos electrónicos sin generar islas de proceso por una deficiente definición de estándares tecnológicos aplicables.

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