La Contratación Pública Electrónica es un reto tecnológico o un reto adaptativo?

Repasando unos apuntes de una conferencia que se dio  en ESADE hace casi un año, el 16 de diciembre de 2009, sobre Liderazgo adaptativo y Autoridad, me ha parecido que estaba repasando el relato mismo de las experiencias de la implantación de la contratación pública electrónica.

Para poneros en situación paso a compartir los apuntes que tomé de aquella conferencia y al final os dejo mis reflexiones acerca de la adopción de la contratación pública electrónica.

  • ESADE – Liderazago adaptativo y autoridad
  • 16 diciembre de 2009
  • Ignacio Martin Maruri – Liderazgo adaptativo y Autoridad
  • Referencia fundamental de la conferencia el libro de Ronald Heifetz con el título  “Liderazgo sin respuestas fáciles”
  • Esta conferencia está publicada por ESADE en sus Cuadernos de Liderazgo nª 19.

AUTORIDAD

Según el propio Heifetz,  la Autoridad es el poder ofrecido por un grupo a un individuo a cambio de la prestación de un servicio. Es una transacción continua. Estos servicios son típicamente: orientación, protección, orden.

La autorización para ejercer la autoridad puede ser:

  • formal, explícita, consciente
  • informal, tácita,  subconsciente

La autorización a alguien se produce porque se deposita confianza en él. Normalmente esta confianza se otorga por haber demostrado competencias para ofrecer los servicios comentados. La competencia demostrada  y los valores compartidos son los pilares fundamentales para que alguien sea  autorizado por el grupo.

RETOS TECNOLÓGICOS Y RETOS ADAPTATIVOS

El cuadro siguiente muestra las diferencias

RETOS TÉCNICOS

Aquello que sabemos gestionar (algo que ya ha pasado). El problema de los retos técnicos es hacerlos eficientes. No son triviales, son conocidos.

RETOS ADAPTATIVOS (La crisis actual)

Es un reto que ocurre por primera vez.  Requiere aprendizaje (  y por tanto experimentación).  No tienen recursos ni autoridad asignados, y pueden ser solucionados en mediante experimentación (esa es la raíz del peligro: riesgo del fracaso, y además crea tensión)

La imagen típica de las personas ante un reto técnico es la que se agrupan en torno a la autoridad para que sea resuelto.

Sin embargo la imagen de un reto adaptativo es la que simula una “pizza” donde se producen facciones y grupos que normalmente tienen posiciones distintas y distantes unos de otros.

LIDERAZGO

El ejercicio de liderazgo es un proceso de movilización de un grupo para que afronte una realidad incierta y desarrolle nuevas capacidades que le permitan asegurar su progreso y bienestar.

Es decir se produce un desequilibrio que puede ser momentáneo o permanecer en el tiempo. Si el problema que produce el desequilibrio perdura en el tiempo entonces se requieren nuevas capacidades que tienen que ser aprendidas para enfrentarnos al problema. Y se produce el cambio.

A los grupos no les gustan los desequilibrios y tratarán de eliminarlo con varias opciones: negando el problema o intentando resolverlo en falso (simular remedios), o personalizar el problema (ignorando, atacando o respetando al líder que apunta al desequilibrio). Por eso el liderazgo es peligroso.

Si el desequilibrio es real y finalmente no puede ser negado,  solo el cambio a través de la innovación y la mejora producirán un aprendizaje del grupo que les devolverá al equilibrio.

El gráfico siguiente es el que muestra esta situación en el tiempo.

LIDERAZGO Y AUTORIDAD

El liderazgo y la autoridad son contrarios. Para poder ejercer el liderazgo la autoridad tiene que trascender el ámbito de su autorización, arriesgarse. Y este momento es cuando surge la pregunta fundamental: EL PROPOSITO ¿por qué me meto yo en esto?? ¿Me merece la pena??

Para poder evaluar si merece la pena hay una serie de herramientas como es la capacidad de DIAGNOSTICO continuo, cuál es la situación, que desequilibrios reales existen, por qué necesito cambiar. No existe el miedo al cambio, existe el miedo a la pérdida que implica el cambio (mi pérdida).

Si ponemos las variables comentadas (propósito y diagnóstico) en una matriz obtenemos las posibles  “personalidades”  en relación  al liderazgo y la autoridad.

Los líderes son los que tienen capacidad de diagnosticar y tienen propósito para llevar al grupo, en función del diagnóstico a un estado de perturbación  (desequilibrio) que le permita desarrollar las capacidades necesarias para afrontar los retos.

La autoridad entonces puede hacer muchas actividades relacionadas con la función – proceso  del liderazgo:

  • debatir el tema que produce desequilibrio dejando que los grupos barajen distintas posibles soluciones. (compartir y generar ideas)
  • crear un entorno seguro (discutir sin riesgos)
  • regular el ritmo (los cambios pueden ser muy lentos-no pasa nada- o muy rápidos – explotamos)
  • dar sentido (evocar la parte positiva que se obtendrá del esfuerzo empleado)

Terminamos con una cita de Menken: “Para todo problema difícil siempre existe una solución sencilla, rápida y equivocada”.

Vivimos en un mundo muy complejo y cambiante donde surgen continuamente nuevos retos y la autoridad no siempre sabe entender el problema y proporcionar una solución.

Y un comentario de Ignacio Martín Maruri “Creo que si queremos potenciar el progreso de nuestras organizaciones, de nuestras familias, de nuestras comunidades tenemos que empezar a aceptar un modelo de liderazgo que permita entender el mundo en su complejidad, y no en lo sencillo que nos gustaría que fuese y a partir de ahí empezar a trabajar”.

LA CONTRATACIÓN PÚBLICA ELECTRÓNICA.

Desde mi punto de vista es un reto adaptativo, se conoce el problema, pero no está tan clara la solución. Hay muchos grupos que consideran que tienen una solución pero no hay ningún líder QUE DESDE LA AUTORIDAD que aglutine una única solución, la debata, genere los ritmos y un entorno seguro donde se pueda ir avanzando en las soluciones. Y sobre todo parece que la autoridad aún no ha proporcionado el sentido que permite generar el aprendizaje necesario a través de experimentos que nos vuelvan a dejar en equilibrio. Porque el desequilibrio existe. O no??

¿Y vosotros que opináis.?

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Los sistemas de contratación pública electrónica como producto anticíclico.

En la sede de ESADE asistí el lunes pasado a una conferencia muy interesantes con el título ¿qué Sector Público necesitamos? ¿Como podemos financiarlo?.

Estas conferencias están organizadas por Oscar Cortés del blog de i-public@.

En la entrada podéis ver los intervinientes y sus referencias que fueron

  • Elvira Rodríguez, presidenta de la Asamblea de Madrid
  • Antonio Miguel Carmona, profesor de Economía Mundial y de España en la Universidad CEU San Pablo y secretario de Política Económica de la Ejecutiva de la FSM-PSOE (Madrid)
  • Miguel Ángel Noceda, periodista económico de El País
  • Francisco Longo, Director del Instituto de Gobernanza y Dirección Pública, que ejerció de moderador e  introductor del tema.

El debate tuvo puntos de vista muy claros sobre: más o menos estado, más o menos gasto, y qué reformas  del sector público  y en qué sentido.

Hubo muchas ideas muy interesantes de las que me gustaría reseñar algunas:

–         Las reformas de la administración: no se trata sólo de recortar gastos es imprescindible que los recortes no sean indiscriminados.

–         El presupuesto en base cero puede ser una buena opción para eliminar gastos realmente innecesarios, preservando los gastos e inversiones que son prioritarias para el cambio de modelo productivo.

– el estado puede mejorar la gestión del gasto, introduciendo competencia en la gestión de algunos servicios públicos.

Hubo más ideas interesantes  pero mi reflexión, al hilo de la conferencia, y en relación a la contratación pública electrónica, en cuanto gestión informatizada del gasto e inversiones (capítulo 2 y capíitulo 6 del presupuesto) es la siguiente:

¿Son los sistemas de información que permiten la contratación pública electrónica un producto anticíclico?. Es decir:

–         cuando necesito priorizar los gastos e inversiones, necesito conocer y controlar claramente en qué gasto-invierto, cuándo y cómo. Explotación de datos informatizados

–         Cuando necesito mejorar los precios debo introducir la máxima concurrencia posibles sin incrementar los costes de gestión (gestión informatizada)

–         Cuando quiero aumentar la productividad de las empresas, necesito reducir las cargas administrativas que soportan los licitadores. Actualmente son bastantes y puede reducirse drásticamente con el formato electrónico. Acceso y Transacción electrónicas de las empresas con las administraciones

–         Además si los licitadores aprenden a licitar en formato electrónico pueden licitar en este mismo formato con el resto de las administraciones europeas ampliando sus mercados potenciales, algo que ayudaría a mejorar la actual situación de la balanza de pagos del estado. Contratación pública electrónica, pan-europea, interoperable.

Por tanto en mi opinión la contratación pública electrónica, los productos que la habilitan siempre que tengan la interoperabilidad y ergonomía necesarias pueden ser considerados como un producto anticíclico.

¿qué opináis?

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ARQUITECTURA (PROPUESTA) DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN PARA LA CONTRATACIÓN PÚBLICA ELECTRÓNICA.

En una entrada del blog de compras públicas eficaces de Guillermo, se comentan los principios  jurídicos para la administración electrónica. Cuando intento entender estos principios y los trato de traducir a código informático (es el peaje que hay que pagar para poner el adjetivo “electrónico” a la contratación pública), creo que la principal dificultad radica en establecer una visión sobre qué arquitectura de negocio (puede haber más de una) puede ofrecer la coexistencia de los distintos sistemas de información (aplicaciones y datos) que son necesarios y deben dar el contexto que requiere el ecosistema del que hemos hablado en otra entrada de este blog, que contemple y materialice estos principios jurídicos.

Tratando de “visionar” esta arquitectura en un primer nivel, sin adentrarme mucho en detalles (ya sé que es donde se esconde el diablo) he querido representar una propuesta en la siguiente figura.

arquitectura de negocio de la contratación pública electrónica

arquitectura de negocio de la contratación pública electrónica

En ella se aprecian los siguientes elementos:

  • Hay administraciones públicas con sistemas de información
    • Archivo del expediente electrónico
    • Relación con la red pública de contratación
    • Tramitación del expediente electrónico
    • Explotación de los datos para la mejora continua
  • Hay operadores económicos con sistemas de información
    • Acceso a la oferta de contratación pública
    • Red pública que permite la relación con las administraciones
    • Tramitación en formato electrónico de los intercambios con la administración siguiendo los estándares
    • E-Identificación que permite la confianza y la seguridad necesarias para permitir la relación electrónica
  • Hay una red pública de contratación que les permite comunicarse
  • Hay unos estándares (lenguaje) que les permite entenderse y proporcionan parte de la interoperabilidad necesaria entre los sistemas de información de administraciones y empresas.
  • Hay unos servicios que les proporcionan las utilidades que precisan  para establecer entre ellos:
    • El acceso ( publicación de la oferta pública de contratación y acceso “ordenado y filtrado a la misma)
    • La identificación (de las partesque intervienen –administración y empresas-)
    • La relación (como podemos establecer la relación siempre hay que entender que las compras (algunas) serán realizadas en un entorno de confianza mutua que debe estar garantizada por las leyes, en última instancia, pero nadie comercia para estar en los juzgados eso debe ser la excepción.
    • La transacción que permite materializar los acuerdos que se van tomando por las partes (oferta, contrato, pedido, factura…)

Junco con los elementos necesarios de la arquitectura hemos colocado los distintos servicios que ayudan a completar las funciones necesarias para la contratación pública electrónica. Servicios tales como:

–         Sistemas de publicación de anuncios con servicios de subscripción

–         Sistemas de federación (o cualquier otro tipo ) de autoridades de certificación que permitan la utilización de certificados de firma emitidos por autoridades homologadas en otros estados miembros.

–         Registros de licitadores que ayuden a generar o generen los atestados, certificados y documentos electrónicos requeridos por administraciones públicas para la identificación de los operadores económicos y la adecuación de estos a los criterios de elección y exclusión expresados en los anuncios de contratación y sus documentos asociados.

–         Sistemas de clasificación que puedan armonizar la descripción de productos y servicios de las diferentes industrias para constituir el conjunto de variables que rodean a la descripción de dichos productos o servicios (catálogos)

–         Otros servicios, cuya implementación sea necesaria o ayude a conseguir el espíritu de las directivas de contratación:  transparencia, concurrencia e igualdad de trato.

También vemos en esta imagen que en el centro de la red pública de contratación existen elementos de gobernanza de la propia red, de los estándares y de los elementos de interoperabilidad que habilitan las propias capacidades de la red.  Puntos de acceso completos y ligeros, identificación de emisores receptores, garantía y confidencialidad de la red ….

En una visión de muy alto nivel vamos a exponer los pasos que dentro  de esta arquitectura podrían materializar la contratación pública electrónica, paneuropea e interoperable (tres adjetivos que son ¿complementarios?) :

1.- Una administración necesita adquirir un bien o servicio.

2.- Consigue la autorización interna para realizar el gasto o inversión y realiza los pasos de un procedimiento normalizado para publicar su petición de ofertas (anuncio de licitación). Este anuncio se publica en su perfil de contratante, plataformas de contratación, y el diario oficial de las comunidades (según la ley y sus umbrales). Además adjunta los pliegos (clausulas administrativas y prescripciones técnicas), donde establece el tipo y formato de relación que va a aceptar. Relación que va a ser electrónica.

3.- Un operador económico que se ha suscrito (en el perfil de la administración, la plataforma o en los boletines electrónicos)  a avisos automáticos sobre la aparición de estos anuncios, recibe un aviso de que existe una petición de ofertas que se ajusta a sus posibilidades como proveedor de bienes o servicios.

4.- Accede a los sistemas de publicación (perfil de contratante, plataforma, diarios oficiales) y descarga el anuncio  y los pliegos.

5.- A través de los servicios (suyos o proporcionados por terceros) obtiene los requisitos para realizar la identificación electrónica exigida y la forma de cumplimentar y presentar la oferta (sobre electrónico, carga en una página….) que le piden en los pliegos y genera un oferta siguiendo los formatos estándares vigentes (CEN BII). Cuanto más adoptados estén los estándares más fácil serán las adopciones de las herramientas por parte de los agentes que las usen y más barata será la construcción y evolución de las mismas. La oferta consta de datos estructurados que siguen el estándar y documentos libres que necesitan ser traducidos al lenguaje que el órgano de contratación haya decidido utilizar. Si los criterios son objetivos (es la tendencia) los requisitos de traducción serán menores. Si los criterios son subjetivos (interpretables por expertos) la traducción será un punto necesario. En cualquier caso los datos normalizados pueden ir en inglés (estándar de facto) y en el idioma de la autoridad contratante.

6.- Firma la oferta digitalmente con un certificado electrónico reconocido en su Estado Miembro, y por tanto reconocible en cualquier administración pública de cualquier otro Estado Miembro.

7.- Accede a la dirección de envío (figura en la publicación de anuncios) y envía la oferta

8.- Recibe un acuse de recibo (ya sabe cuando se abrirán las ofertas) con un número y sello electrónico del registro de entrada de la administración contratante.

9.- Accede al portal de contratación de la administración contratante en el día y hora de la apertura de ofertas y se informa de si su oferta ha sido admitida o no al proceso de adjudicación. O si por el contrario puede subsanar (reenviar documentos) algún error y seguir el proceso de adjudicación.

10.- Si resulta adjudicado, en la oferta que presentó ha indicado la dirección electrónica de notificación, que puede ser combinada, complementada o sustituida con una notificación oficial en el portal de contratación del órgano contratante.

11. – Se le requiere para que materialice la garantía definitiva y la envíe,  y que además proporcione documentos o permisos de acceso sobre su situación fiscal, o cualquier otro requerimiento que la administración considere para el adjudicatario.

12.- Recibe un contrato para ser firmado y enviado electrónicamente.

13.- Firma el contrato electrónicamente y lo envía. En todas las comunicaciones obtiene un acuse de recibo con número y sello electrónico del registro de entrada de la autoridad contratante.

14.- Recibe el contrato que firmó previamente, firmado por la administración de forma electrónica. Lo archiva en sus sistemas de información.

15.- Recibe un pedido electrónico con el requerimiento de entregar el bien o servicio indicado.

16.- Entrega el bien o servicio indicado, con un albarán electrónico que una vez aceptado y conformado se firma y se le entrega al operador económico.

17.- Recibido el alabarán de entrega emite una factura electrónica y la envía a la administración contratante, de la que recibe un acuse de recibo con número y sello del registro de entrada.

18.- Recibe una notificación de la autoridad contratante indicándole la fecha prevista de materialización del pago.

19.- Pasado el plazo de la garantía recibe un notificación comunicándole que esta a su disposición la garantía que entrego y que puede retirarla de la administración o entidad bancaria que generó la garantía.

20.- Recibe una comunicación que firma y envía (si esta de acuerdo) donde se le informa de la extinción del contrato.

Esta visión no es algo del futuro. Es algo que tecnológicamente ya es posible sin grandes.  El problema mayor de todo esto, sigo pensando, es el de que los agentes que intervienen y los decisores, todos tengan en la cabeza (compartan) la misma visión y que puedan ir avanzando y colocando las piezas del puzle, pero todos con la misma imagen general del puzle, en la misma dirección. Permitiendo así que el ecosistema resultante pueda “garantizar” las inversiones (pública y privadas) en los sistemas de información que cada cual quiera acometer en una situación en la que el riesgo no es la visión sino sólo hacerlo bien y lo más barato posible,  y  de forma asequible para que los que van a utilizar los sistemas de información y sus servicios. Estos sistemas de información y los servicios relacionados  constituirán el ecosistema de la contratación pública electrónica.

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Ranking de la contratación pública electrónica en Europa según la Comisión Europea.

Hoy he conocido la publicación del informe de la Dirección de la Sociedad de la Información de la Comisión Europea sobre la Competitividad Digital Europea (podéis descargar el informe aquí).

Hay un resumen ejecutivo y luego hay estadísticas por países en función de las encuestas de Eurostat.

En la parte fundamental del informe se comenta, una vez más, que las tecnologías de la información y las comunicaciones son un habilitador necesario de primer orden para salir de la crisis. En comparación con  otras economías, como las de Estados Unidos o Japónn, parece que la Unión Europea tiene bastante trabajo por delante.

Pero no quiero quedarme en la parte general del informe, que me parece muy interesante, sino que  quiero fijarme en la parte específica de la contratación pública electrónica.

En el capítulo 5.1.4 del informe aparece esta información al respecto de la contratación pública electrónica (traducción libre):

5.1.4. Contratación Pública Electrónica

“Representando más del 16 % del Producto Interior Bruto, la contratación pública electrónica es uno de los sectores más importantes de la economía y por tanto un candidato lógico para obtener beneficios de las oportunidades que ofrece el mercado único. La Declaración de Manchester de 2005 propuso dos ambiciosos objetivos con la intención de crear un mercado único de contratación pública electrónica, nominalmente el 100 % de la contratación pública debía estar habilitado en línea para el 2010 y al menos el 50% de la contratación pública debía de hacerse en formato electrónico. Un indicador detallado para la contratación pública electrónica basado en 746 administraciones públicas nacionales, regionales y locales muestra que los países de la Unión Europea están lejos del objetivo de disponibilidad. La media de la Unión Europea de 27 estados es del 56% de disponibilidad. Sólo dos países (Estonia e Irlanda) garantizan el 100% de disponibilidad, y otros dos (Luxemburgo y Malta) se quedan muy cerca. Por otra parte  más de la mitad de los países Europeos (27) tienen menos del 50 % de disponibilidad en contratación pública electrónica en las administraciones examinadas”.

Aparece después una figura en la que se muestra la Disponibilidad de los servicios de contratación pública electrónica.

Esta es una encuesta que me sorprende (al menos en el caso del que tengo más información, el caso español) porque en la figura se da a entender que más del 75 % de las administraciones públicas españolas (en 2009)  tenían la capacidad de recibir ofertas electrónicas de las empresas con las que licitan.

En el informe, al final, en los anexos aparecen las encuestas realizadas a las empresas para ver la utilización real de estos  servicios  (vamos a fijarnos en la contratación pública electrónica) a través de la estadística siguiente:

“% de empresas que utilizan los servicios de administración electrónica para enviar ofertas en un sistema de contratación pública electrónica (eProcurement) , con 10 empleados o más y excluyendo el sector financiero”.

Fuente: Encuenta de Eurostar sobre el uso de las TIC y el comercio electrónico en las empresas

En la figura he agrupado los datos de esta encuesta para sacar conclusiones respecto de este indicador en la comparación de nuestro país con algunos de los países  europeos de nuestro entorno. En el informe están todos.

Aquí el resultado es distinto.  Vemos que estamos en la posición número 20 en el ranking de  los países europeos en utilización de la contratación pública electrónica.

Esto me incita a pensar que tenemos capacidades: banda ancha, aplicaciones potenciales, servicios pero no ponemos en marcha estas capacidades. ¿Qué pensáis? ¿Veis alguna razón lógica  para esto?

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La interoperabilidad en la contratación pública electrónica

Venimos hablando en distintas entradas, acerca de la interoperabilidad y lo importante que es en la contratación pública electrónica para que no se produzcan islas de proceso en el servicio de retorno que representa la contratación pública.

Vamos a detallar un poco más cuales son los principios, dimensiones y variables que debemos de conocer para entender lo que hay detrás de la interoperabilidad.

A nivel nacional la ley ley 11/2007 de Administración Electrónica habla de que se desarrollarán los siguientes reglamentos

  • Esquema nacional de interoperabilidad
  • Esquema nacional de seguridad

El Esquema Nacional de Inteoperabilidad ha sido publicado en el Boletin Oficial del Estado en Enero:

Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración Electrónica

Y en el mismo se define la interoperabilidad como:

La interoperabilidad es la capacidad de los sistemas de información y de los procedimientos a los que éstos dan soporte, de compartir datos y posibilitar el intercambio de información y conocimiento entre ellos.

Dentro del este real decreto en la  Disposición adicional primera. Desarrollo del Esquema Nacional de Interoperabilidad se lee:

  1. Se desarrollarán las siguientes normas técnicas de interoperabilidad que serán de obligado cumplimiento por parte de las Administraciones públicas:

–        a) Catálogo de estándares: establecerá un conjunto de estándares que satisfagan lo previsto en el artículo 11 de forma estructurada y con indicación de los criterios de selección y ciclo de vida aplicados.

–        b) Documento electrónico: tratará los metadatos mínimos obligatorios, la asociación de los datos y metadatos de firma o de sellado de tiempo, así como otros metadatos complementarios asociados; y los formatos de documento.

–        c) Digitalización de documentos: Tratará los formatos y estándares aplicables, los niveles de calidad, las condiciones técnicas y los metadatos asociados al proceso de digitalización.

–        d) Expediente electrónico: tratará de su estructura y formato, así como de las especificaciones de los servicios de remisión y puesta a disposición.

–        e) Política de firma electrónica y de certificados de la Administración: Tratará, entre otras cuestiones recogidas en su definición en el anexo I, aquellas que afectan a la interoperabilidad incluyendo los formatos de firma, los algoritmos a utilizar y longitudes mínimas de las claves, las reglas de creación y validación de la firma electrónica, la gestión de las políticas de firma, el uso de las referencias temporales y de sello de tiempo, así como la normalización de la representación de la firma electrónica en pantalla y en papel para el ciudadano y en las relaciones entre las Administraciones públicas.

–        f) Protocolos de intermediación de datos: tratará las especificaciones de los protocolos de intermediación de datos que faciliten la integración y reutilización de servicios en las Administraciones públicas y que serán de aplicación para los prestadores y consumidores de tales servicios.

–        g) Relación de modelos de datos que tengan el carácter de comunes en la Administración y aquellos que se refieran a materias sujetas a intercambio de información con los ciudadanos y otras administraciones.

–        h) Política de gestión de documentos electrónicos: incluirá directrices para la asignación de responsabilidades, tanto directivas como profesionales, y la definición de los programas, procesos y controles de gestión de documentos y administración de los repositorios electrónicos, y la documentación de los mismos, a desarrollar por las Administraciones públicas y por las Entidades de Derecho Público vinculadas o dependientes de aquéllas.

–        i) Requisitos de conexión a la Red de comunicaciones de las Administraciones públicas españolas.

–        j) Procedimientos de copiado auténtico y conversión entre documentos electrónicos, así como desde papel u otros medios físicos a formatos electrónicos.

–        k) Modelo de Datos para el intercambio de asientos entre las Entidades Registrales: tratará de aspectos funcionales y técnicos para el intercambio de asientos registrales, gestión de errores y excepciones, gestión de anexos, requerimientos tecnológicos y transformaciones de formatos.

Estas normas técnicas nos permiten la interoperabilidad a nivel técnico (horizontal) y los estándares CEN BII  que vimos en una  entrada reciente, habilitan la interoperabilidad funcional (vertical) de la contratación pública electrónica, porque fijan las dimensiones que restan de interoperabilidad (las veremos más adelante en la entrada: legal, organizativa y semántica). Entendemos que la dimensión política, la voluntad real de llevar a cabo los trabajos que habilitan la interoperabilidad, debe estar presente siempre.

Este esquema nacional de interoperabilidad expresa en su preámbulo su intención de estar alineado con el Marco Europeo de Interoperabilidad.

El Marco Europeo de Interoperabilidad  versión 2 (en estado borrador) define la interoperabilidad como:

  • Un Entorno, donde se desarrollan los sistemas de información que van a interoperar
  • Capacitadores, son los elementos que habilitan la interoperabilidad y la gestiónan
  1. Principios
  2. Dimensiones
  3. Modelo de Servicios .Públicos
  4. Estándares
  5. Desarrollo
  • Retos y recomendaciones

En la figura que se ve a continuación se ha intentado plasmar estos elementos.

No vamos a comentar todo el documento del Marco Europeo de Interoperabilidad, solo vamos a destacar aquellos elementos que son los esenciales.

El objetivo es soportar el desarrollo y despliegue de los PEGS (Pan European Goverment Services – Servicios de Administración Pública Electrónica Pan Europea) entre los que destaca la contratación pública electrónica.

El contexto es identificar los huecos exitentes para hacer realidad los PEGS. En la imagen siguiente se ven estos huecos y como podéis ver ya empezamos a relacionarnos con los estándares.

Los principios, que rigen este marco son los que relacionamos a continuación :

  • 1: Adhesión a los principios de proporcionalidad y subsidiaridad
  • 2: Centrado en los derechos y necesidades de Empreas y Ciudadanos
  • 3: Generando la inclusión y accesibilidad electrónica para todos
  • 4: Asegurando la Seguridad y la Privacidad
  • 5: Diseñando para el uso multilingüístico
  • 6: Soportando la participación pública y la trasparencia
  • 7: Soportando la Estandarización y la innovación y asegurando la neutralidad administrativa
  • 8: Reduciendo las Cargas Administrativas
  • 9: Asegurando el mejor valor posible del dinero público
  • 10: Preservando la información a través del tiempo

Las dimensiones. El siguiente cuadro explica las dimensiones de la interoperabilidad:

En  el apartado de las dimensiones conviene destacar una dimensión  fundamental para la interoperabilidad de la contratación pública electronica. Esta dimensión es la intereoperabilidad legal, que es una de los problemas más difíciles de disolver.

Existe un contexto político que es el que dinamiza la interoperabilidad para conseguir los objetivos de los servicios de gobierno panueropeos entre ellos el de la contratación pública electrónica.

En cualquier caso es importante que si tenéis interés le écheis un vistazo al documento que aún en borrador lleva tiempo circulando por internet. Este es el enlace del  borrador del Marco Europeo de Interoperabilidad (EIF v2)

Por último están los retos y recomendaciones. Los retos fundamentales son la trasformación de la administración pública a través del formato electrónico y las recomendaciones utilizar las buenas prácticas para conseguir los servicios básicos -PEGS- que se han definido (entre ellos la contratación pública electrónica)

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La contratación pública electrónica según PEPPOL (2)

Una vez identificada en la entrada anterior los componentes del proyecto PEPPOL, su visión general y su estructura de grupos de  trabajo, vamos a intentar exponer en esta entrada la visión funcional del proyecto. Para qué sirve, por qué se pone en marcha, cuáles son sus objetivos, que piezas utiliza de forma general y qué piezas pone a disposición de otros para que se utilicen. Cómo puedo utilizar estas piezas y qué sentido tienen en las propias decisiones que puedo tomar para implementar la contratación pública electrónica. (En este blog seguimos con la intención de difundir conocimiento que permita la reflexión y el análisis  pasar a la acción con mayores garantías de éxito – inversiones-).

Todas estas cuestiones, no siempre se pueden responder actualmente y las que se responden no siempre se responden en todas las iniciativas de la misma forma.  Aunque todas las cuestiones deben moverse hacia la dirección única de la interoperabilidad.

Estamos hablando mucho de interoperabilidad y empiezo a pensar que  también sería bueno tener  una entrada para poder poner los elementos de la interoperabilidad en claro y que todos tengamos en la cabeza las mismas cosas cuando hablamos de interoperabilidad

Antes de empezar recordamos las acciones fundamentales que hemos venido comentando:

Un Comprador (la Administración pública – cualquier administración pública), notifica a los medios de publicación (perfil de contrante, PLACE, DOUE, Boletines oficiales) que quiere adquirir un bien o servicio.  En esa publicación se recogen los elementos fundamentales:

  • Quién es la administración convocante qué publica y cuándo lo publica.
  • Qué quiere: pliegos de prescripciones técnicas
  • Cuándo y Dónde lo quiere (plazos y lugares de entrega)
  • Por cuánto dinero (precio de licitación, precios unitarios …)
  • Criterios de selección y exclusión de los proveedores: Que identificación y certificados requiere para admitir a los posibles licitadores que están dentro del mercado.
  • Criterios de adjudicación: Cuales son los valores y su peso que va a utilizar para adjudicar a los licitadores aceptados.

El mercado (todos los proveedores posibles de ese bien o servicio) tienen la capacidad de identificarse (criterios de selección y exclusión) ofrecer sus ofertas (técnica de producto) a un precio y demostrar  en que medida soportan y cumplen con  los criterios de adjudicación.  Este mercado (los proveedores) tiene que tener la capacidad de hacer todo esto en formato electrónico, para lo que precisa:

–         Acceso a la oferta pública de contratación de todas las administraciones, legalmente en todas las ofertas que están por encima de los umbrales, pero podría ser a toda la oferta completa.

–         Capacidad de producir y recabar todos los certificados atestados y apostillas que le requieren los criterios de selección y exclusión para poder identificar su empresa y sus representantes y ofrecer la capacidad de que la administración verifique su identidad y el cumplimiento de los citados criterios de selección y exclusión.

–         Transaccionar con la administración para por ejemplo (hay más tipos de transacciones):

  • Presentar una oferta (que incluye la identificación y cualificación de la empresa)
  • Subsanar los documentos que se requiera a petición de la administración convocante.
  • Asistir (virtualmente) a las aperturas de las ofertas  de los licitadores que se han presentado
  • Conocer las valoraciones sobre los criterios de adjudicación
  • Presentar las garantías como adjudicatarios y otras certificaciones (impuestos ..)
  • Firmar electrónicamente un contrato
  • Recibir pedidos
  • Cumplimentar bienes y servicios con albaranes de entrega
  • Presentar facturas al cobro
  • Recibir tiempos de pago previsto
  • Realizar reclamaciones en cualquier punto del proceso en los que considere que se han conculcado derechos propios de la empresa proveedora.

CUIDADO. Un proveedor que tenga la capacidad, formación, herramientas y conocimiento para relacionarse con una administración pública en formato electrónico, tiene que poder relacionarse con cualquier administración pública sin necesidad de utilizar otras herramientas, tener nueva formación, o utilizar capacidades distintas. Si no fuera así, estaríamos segmentando el mercado, o haciéndolo ineficiente por una mala gestión e implementación  de la interoperabilidad.

Por tanto cualquier proveedor debe tener la capacidad de:

–         Acceder a la oferta pública de contratación

–         Utilizar la Red Pública de Contratación que le permita conocer a quién y cómo dirigirse

–         Transaccionar con cualquier administración

–         E-identificación de la empresa y sus representantes

Para volver a utilizar el acrónimo del A.R.T.E. en la contratación pública para las empresas proveedoras.

Vamos con PEPPOL. (Visión personal fruto del estudio y la interpretación subjetiva, y por tanto sujeta a cambios)

Para qué sirve: Fundamentalmente para dotar de la capa de interoperabilidad necesaria a todos los proyectos de contratación pública electrónica que están surgiendo (algunos ya llevan tiempo) en Europa. Todos los proyectos que están en marcha no han tenido en cuenta (no han podido) los elementos de interoperabilidad necesarios para no generar islas de proceso. Esto ha provocado que ni las soluciones, ni sus herramientas sean universales (pan europeas). Es decir cuando una administración convoca al mercado en formato electrónico, solo puede convocar al mercado que conoce la solución tecnológica de la administración convocante. Esto produce el doble efecto de que el mercado (los proveedores) está acotado tecnológicamente, y además provoca que la administración convocante no consigue la mejor oferta posible, porque  no puede convocar a todo el mercado potencial.

Qué utilizar PEPPOL para esto.

Convocar al mercado se puede hacer a través de TED (tenders Electronic daily – Suplemento al Diario Oficial de las Comunidades Europeas), pero esta convocatoria, que puede permitir conocer las posibles ofertas, no permite realizar la identificación ni la transacción.

La parte del ACCESO a la oferta esta cubierta con TED y el DOUE, PLACE y los boletines oficiales. Es cierto que de momento ahí solo se recogen las publicaciones por encima de los umbrales. Pero por algo se empieza.

La parte de la Red Pública de Contratación es la que ha generado el proyecto PEPPOL con su grupo de trabajo de infraestructura de trasporte. Nos da acceso a la capacidad de transaccionar.

La parte de Transaccionar, son los estándares CEN BII que se están utilizando en PEPPOL para conseguir colocar en formato electrónico todos los diálogos y sus flujos que se producen en el proceso de contratatación, tanto en la fase de pre-adjudicación como en la fase de post-adjudicación.

La parte de de E-Identificación, es el que corresponde al grupo denominado VCD (Virtual Company Dossier) que es la parte que identifica de forma suficiente a cualquier empresa dentro del ámbito europeo en formato electrónico.  En el caso español esta función está cubierta por el ROLECE.

Que elementos aporta PEPPOL que puedo utilizar para la toma de decisiones.

Una vez más el problema (o la ventaja) está en que todo esto es voluntario. De hecho España no pertenece al consorcio de países participantes en PEPPOL. No conozco las razones.

No obstante. la aportación de PEPPOL personalmente me parece muy interesante y merecedora de tenerse muy en cuenta.

Constituye una red pública de contratación que puede ser panueropea o nacional. Esta red esta basada en internet y con una superestructura que permite su acceso a través de unos puntos de acceso que pueden ser suministrados por las propias administraciones o por iniciativas privadas.  La red no tiene coste para los integrantes de la red, aunque si alguna compañía da esos servicios de acceso a los proveedores puede lógicamente cobrarlos. Para dar estos servicios se requieren unos requisitos bastante fuertes de seguridad, rendimiento, fiabilidad….

Hay fórmulas muy sencillas para que las PYMES accedan a esta red con programas open source  en sus instalaciones de forma sencilla y sin costes gravosos (el  protocolo que se conoce como LIME, y que está incorporado en esa herramienta open source).

Ya tenemos los principales puntos que puede aportar PEPPOL.

–         Red pública

–         Herramientas de Software libre que puedo utilizar para acceder a la red pública y cambiar para incorporar los elementos de personalización que considere.

–         Capacidad para que cualquier administración acceda al mercado y para que cualquier proveedor acceda a cualquier administración.

Analizamos ahora como se pueden utilizar estas herramientas para conseguir el acceso al mercado de forma interoperable.

Para ello seguimos utilizando la presentación del propio Director de Peppol en la conferencia de Troyes Francia.

En la imagen siguiente  se puede apreciar cómo se puede conseguir. Es una simplificación, por favor no intentéis casarlo al pie de la letra con un procedimiento normal, solo pretende describir la funcionalidad de la red, las herramientas que se han generado y los estándares. Todo ello para dotar al sistema en su conjunto de la interoperabilidad que se busca.:

Ejemplo de un proceso de pre-adjudicación simplificado

Preparando la publicación del anuncio

La administración:

1.- la autoridad contraten hace una lista con los criterios de selección y exclusión

2.- Especifica los bienes y servicios  que se quieren comprar utilizando una herramienta de descripción de catálogo

3.- Publica el anuncio en TED

4.- Publica los pliegos

El operador económico

5.- Recibe el anuncio (por suscripción por ejemplo)

6.- Recupera los pliegos

En la siguiente imagen vemos una simplificación de que estándares y herramientas se utilizan para generar una oferta por parte de los operadores económicos.

Ejemplo de un proceso de pre-adjudicación simplificado

Creando y enviando la oferta

El operador económico

1.-Prepara los documentos, certificados evidendias para la cualificación. Utiliza la herramienta de VCD.

2.- Evalúa los elementos que se le van a pedir y como aportarlos.

3.- Especifica los bienes y servicios utilizando que puede proporcioar,  utilizando la herramienta de catálogo

4.- Comprueba si es precisa documentación adicional.

5- Firma y submite la oferta

La administración pública

6.- Recoge la oferta y valida las firmas.

Por último, en la imagen siguiente, se muestra con la misma simplificación como se puede utilizar las herramientas para implementar una compra por catálogo. Sistemas Dinámicos de Adquisición cuando lo organizamos para la administración pública.

El proceso de post-adjudicación

Comprando bienes y servicios por catálogo

El operador económico

1,. Actualiza las clasificaciones desde una institución que ofrece la descripción de bienes y servicios para la industria de forma estándarizada

2.- Actualiza el catálogo en función de la petición de la administración

La administración públic a

3.- Aprueba la actualización del catálogo

4.- Realiza un pedido

El operador económico

5.- Procesa la orden

6.- Genera y envía la factura

La administración

7.- Procesa la factura

Esta visión es  una simplificación que no puede relacionarse paso a paso con un procedimiento de compra pública, pero la intención es generar la evidencia de que hay herramientas y estándares que pueden integrarse en un flujo o procedimiento administrativo y conseguir la contratación pública electrónica interoperable.

Esa es la meta. Y es lo que persigue PEPPOL. O al menos así es como yo lo he entendido. Pero el proyecto PEPPOL habilita, da la capacidad pero no implementa. Los planes para conseguir los objetivos son siempre de cada administración pública.

PEPPOL es hoy en día una realidad, y según ellos, es tiempo de CONECTARSE.

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El proyecto de contratación pública electrónica pan-Europea: PEPPOL (1)

En esta primera entrada sobre el proyecto PEPPOL vamos a describir de forma somera los objetivos, la arquitectura y los grupos que componen el proyecto.

Para esta primera aproximación me voy a basar en la propia presentación que el director de proyecto hizo en la reciente conferencia de PEPPOL en Troyes Francia durante los días 8. 9 y 10 de noviembre de este año.

El proyecto

  • PEPPOL es un proyecto cofinanciado por el programa Europeo de Competitividad e Innovación (CIP) y el Programa de Soporte a la Política TIC (ICTPSP) de los años 2007 al 2009.
  • Es un  piloto europeo del  tipo A con el objetivo de Capacitar la contratación pública electrónica en toda la Unión Europea
  • Con una contribución del 50% del presupuesto por parte de la Unión Europea para conseguir la interoperabilidad, el otro 50% lo ofrecen los miembros del consorcio a través de los proyectos que inicien.
  • Coordinado por la Agencia noruega de Gobierno Electrónico y Gestión Pública (DIFI)
  • Formado por un consorcio con el alcance siguiente:
    • 18 beneficiarios de 12 paises.
    • Presupuesto total de 30,8 millones de euros.
    • 8 grupos de trabajo con un esfuerzo de 1600 personas/mes y 10 millones de euroess en subcontratación
  • el proyecto comenzó en mayo de 2008 con una duración de 48 meses

La visión

Cualquier proveedor (incluidas las PYMES) en la Unión Europea puede comunicar electrónicamente con cualquier órgano de contratación en todos los procedimientos de contratación.

Estructura de PEPPOL

Los ocho grupos del proyecto son los siguientes:

  • El grupo 1 trata los temas de firma electrónica. Es un grupo que quiere conseguir cierta armonización de las firmas electrónicas dentro de la contratación pública.
  • El grupo 2 trata de la identificación de las empresas, y lo hace a través del VCD (Virtual Company Dossier)
  • El grupo 3 trata de los catálogos y de todo lo que tiene que ver con el concepto de “sourcing”. Es decir establecer la relación de posibles proveedores de las administraciones para agilizar en la medida de lo posible la adquisición de los bienes y servicios recursivos (comprados habitualmente)
  • El grupo 4 trata sobre la gestión de pedidos electrónicas
  • El grupo 5 trata sobre las facturas electrónicas.
  • El grupo 6 es el grupo de la propia gestión del proyecto
  • El grupo 7 es la coordinación, formación y generación de consensos dentro y fuera del proyecto.
  • El grupo 8 es la generación de una infraestructura de transporte. Lo que hemos venido en denominar red de contratación pública.

En las siguientes entradas describiremos los componentes del proyecto y que utilidad pueden tener para nuestros propios proyectos.

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Estándares en contratación pública electrónica: CEN BII

Independientemente de que con posterioridad vamos a tratar de unir todas las piezas de la contratación pública electrónica que estamos viendo en un puzzle con sentido, hoy vamos a examinar los elementos básicos del estándar de CEN sobre Interfaces de Negocio Interoperables (BII Business Interoperable Interfaces).

Con este nombre es probable que nos quedemos un poco despistados. Pero si decimos que son las formas normalizadas de publicar un anuncio, publicar una petición de ofertas, confeccionar una oferta, enviar una oferta, actualizar un catálogo, recibir un pedido, enviar una factura … todo ello visto desde los puntos de vista de comprador y vendedor en el ámbito de la contratación pública  (y en general del comercio electrónico entre empresas )…. Entonces ya vamos entendiendo más de qué se trata.

Los trabajos alrededor de los estándares CEN BII empezaron a mediados de 2007. Han tenido una primera fase que ha durado hasta el 2009 y en el 2010 han iniciado una segunda fase que se prolongará hasta mediados de 2012. La primera fase ha producido una serie de especificaciones que están disponibles y en la segunda se pretende conseguir la utilización real de los estándares definidos.

Estos estándares son los utilizados con algún matiz por el proyecto PEPPOL del que hablaremos en otra entrada.

CEN BII Fase 1 constaba de cuatro grupos que son los siguientes

  • el grupo que define los perfiles
  • el grupo que ha trabajado la convergencia con estándares internacionales UN-CEFACT
  • el grupo de herramientas
  • el grupo de prueba piloto

En la imagen se aprecian mejor los grupos de CEN BII fase 1 y sus cometidos:

Desde mi punto de  vista la contribución a los estándares formales del taller CEN BII ha venido de la mano del grupo 1,  los denominados perfiles. La traducción de perfiles no sugiere de forma inmediata todo lo que un perfil conlleva  en su definición. Vamos a identificar los elementos que componen un perfil.

Hay definidos (26) los siguientes Grupos/ Perfiles (en original como en las especificaciones). Aquí vemos algunos de ellos:

  • Publication
    • o Prior Information Notification
    • o Tender Notification
  • Tendering
    • o Qualification
    • o Call For Tender
    • Tendering Simple
  • Sourcing
    • o Catalogue only
    • o Catalogue Update
    • o Catalogue Deletion
    • o Multi Party Catalogue
    • o Punch out
    • o Customer Initiated Sourcing
  • Ordering and Billing
    • o Order Only
    • o Invoice only
    • o Invoice only with dispute
    • o Billing
    • o Procurement

Los perfiles de CEN BII

  • La intención es
    • Facilitar la implementación de la contratación pública electrónica y el  comercio electrónico  de una forma normalizada.
    • Habilitar el desarrollo de soluciones software conformes con los estándares
    • Permitir conexiones eficientes entre las partes
    • Sin tener que especificar caso por caso el intercambio de datos
  • El objetivo último es reducir el coste del soporte para implementar la contratación pública electrónica en un nivel que sea económicamente asequible incluso para las pequeñas y medianas empresas y administraciones pequeñas.
  • A través de una descripción técnica que define:
    • La coreografía de los procesos de negocio, es decir, una descripción de la forma en que los partes del negocio colaboran para realizar sus respectivos roles y compartir la responsabilidad de conseguir el acuerdo común y los objetivos propuestos con el soporte de sus respectivos sistemas de información.
    • Las transacciones de negocio Una transacción de negocio representa una función expresada (orden aceptada, orden rechazada) por el intercambio de un documento de negocio (respuesta de una orden)  entre dos partes de un negocio o mas precisamente entre dos roles.
    • Las reglas de negocio que gobiernan estos procesos de negocio, sus colaboraciones y sus transacciones así como las restricciones sobre los elementos de información utilizados en los modelos de datos de cada transacción.
    • Los elementos de información de las transacciones de negocio intercambiada en cada modelo de datos de cada transacción de negocio.

Al final de la fase 1 del  taller de CEN BII se llego a la conclusión de que:

  • Aunque se han conseguido logros relevantes en este primer taller hay que reconocer que muy pocos entregables se han probado en la vida real.
  • Para representar un valor sostenible en el valor de la comunidad se requiere continuar el trabajo y proporcionar un apropiado gobierno de los estándares y las especificaciones

Y se determinó la necesidad de una segunda fase del taller CEN BII 2

En la fase 2 de CEN BII 2 que se inicio en 2010 y pretende llegar hasta mediados de 2012 los objetivos son los siguientes.

El objetivo general del taller BII2 es continuar el  trabajo iniciado por CEN WS/BII para soportar la interoperabilidad de la contratación pública electrónica y el comercio electrónico a través de soluciones para:

  • Proporcionar un foro de gobierno, gestión del ciclo de vida y evolución del CWA 16073:2010 (CEN BII 1),
  • Proporcionar soporte para los implantadores iniciales del CWA 16073:2010,
  • Contribuir a la armonización entre las iniciativas europeas de contratación pública
  • Asegurar que los requerimientos de los talleres son tenidos en cuentas en foros internacionales de desarrollo y continuar hacia la convergencia de CEN WS/BII con estándares relacionados.

En esta imagen se aprecian estos objetivos de forma gráfica

Bueno hasta aquí una descripción del contenido de los estándares CEN BII que hay que conocer a la hora de tomar decisiones sobre los proyectos de contratación pública electrónica.

Los estándares formar parte de la función de interoperabilidad (veremos este tema en otra entrada) sin la que formaríamos islas de proceso, introduciendo una segmentación del mercado que impediría conseguir ninguno de los objetivos propuestos.

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Un plan de difusión de la factura electrónica

A través de una entrada del blog de Procedimientos Telemáticos de Bartolomé Borrego Zabala, nos hacemos eco del nuevo Plan de Difusión de la Factura Electrónica que ha puesto en marcha el Ministerio de Industria Turismo y Comercio.  Este plan incluye un nuevo portal: www.lafacturalectronica.es que contiene información práctica y documentación sobre la factura online, aplicaciones, manuales, etc.

La factura electrónica tiene un importante papel en la contratación pública electrónica. Es una de las fases por las que muchos Estados Miembros como Dinamarca o Suecia han empezado la trasformación a la contratación pública electrónica.

La administración es principalmente  un receptor de facturas;  mientras que las empresas suelen ser emisores y receptores.

Dentro del grupo de estándares del CEN BII (interfaces interoperables de negocios), la factura ocupa un lugar predominante en esta estandarización. Aunque probablemente este grupo de estándares debería haber coordinado sus esfuerzos con el otro grupo de CEN de expertos en factura electrónica.

Se han comentado mucho las divergencias de formatos en la factura electrónica. También se ha discutido mucho que es lo se puede considerar como núcleo de la factura electrónica intersectorial y sobre todo si la factura debería de estar firmada, con firma electrónica o no.

En cuanto a los formatos, se ha llegado a la conclusión de que no son lo más importante. Las empresas y las administraciones pueden convivir con dos o tres formatos siempre que estos sean interoperables. Los formatos actuales según el grupo de expertos de la Unión Europea, dentro del grupo de Factura Electrónica de CEN, se decantan hacia el formato conocido como CII (Cross Industrie Invoice). CEN BII inicio sus primeros pasos partiendo de  la factura en el formato UBL de Oasis, y España utiliza un formato propio que es Facturae, cuyo mayor problema no es el formato en sí,  sino que no está basado en los estándares CCTS (Core Components Technical Specificatios de ISO 15000), aunque previsiblemente irá evolucionando para converger con el estándar internacional y europeo.

En relación a la firma electrónica, hay diversidad de opiniones entre los distintos expertos. Unos opinan que la factura electrónica podría ser una oportunidad para  introducir el uso masivo de la firma electrónica, y otros opininan que es mejor quitar una barrera para su adopción que no pertenece a la factura (en papel no se exige la firma).

Otro problema es la convivencia del formato papel y el formato electrónico. Se puede tener una convivencia de estos formatos a través de la digitalización (certificada o no) cuando se trata de hacer convivir un documento en papel con su representación electrónica. Y a través del código de verificación cuando se trata de hacer convivir un documento electrónico con su representación en papel.

La convivencia tendrá un plazo de tiempo mayor o menor en función de las decisiones y el empuje que se dé a la factura electrónica. En cualquier caso lo más importante es que haya decisiones que apunten a la trasformación al formato electrónico. Una trasformación que ya ha dado evidencias de que aumenta la productividad y la competitividad.   Estos argumentos a favor de la factura electrónica agrupados y  mejor expuestos, los encontráreis en la nueva edición (la versión 3)  del libro de Jualiá Inza y Fernando Pino : “ la factura electrónica” que publicado por Red.es dentro de la colección de Manuales del Plan Avanza, que podéis  descargar aquí.

En conclusión la factura electrónica, desde mi punto de vista, puede ser un proyecto independiente de la contratación pública cuando no se ha iniciado la TRASFORMACIÓN de la contratación al formato electrónico, pero si se inicia esta trasformación la facturación electrónica  debería formar parte de la contratación pública electrónica y sobrepasarla porque no todas las facturas son de contratación, pero toda la contratación tiene facturas. Además en el caso de iniciar la contratación pública electrónica antes de la facturación electrónica, las facturas electrónicas debería de ser uno de los primeros resultados a obtener de los proyectos de contratación pública electrónica.

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Preparándonos para la contratación pública electrónica paneuropea.

Recientemente ha tenido lugar la conferencia de PEPPOL en Troyes Francia. Aparte de (cómo ya hemos indicado en la entrada anterior) empezar a difundir en distintas entradas las iniciativas europeas que tienen que ver con la generación de un ecosistema de contratación pública electrónica,  voy a comentar algunas de estas iniciativas y presentaciones para generar generar reflexión alrededor de estos temas.

Esta presentación (puedes descargarla aquí en inglés) que ha realizado la Dirección General del Mercado Interior de  la Comisión creo que puede ser un buen comienzo, para difundir el estado del arte de la contratación pública electrónica en Europa.

Utilizamos la técnica habitual. Traducción libre de la presentación y comentarios en azul con mis opiniones y reflexiones.

Preparándonos para la contratación pública electrónica pan-europea.

  • Como ve la Comisión Europea el camino a seguir
  • Niall Bohan, Jefe de Unidad, DG Mercado Interior
  • Quinta Conferencia Internacional PEPPOL
  • Troyes, 08 de noviembre 2010

Razones para ser optimistas alrededor de la contratación pública electrónica.

  • “de la contratación al pago” existe la tecnología y está ampliamente disponible;
  • Casi todos los Estados Miembros tienen alguna actividad de contratación pública electrónica.
  • La tecnología no es exclusiva – las PYMEs puedan participar;
  • La experiencia confirma los beneficios esperados:
    • Aumento de la participación y la competencia;
    • Ahorros en los presupuestos;
    • Procedimientos más rápidos y eficientes

Hay razones para ser optimistas, pero llevo desde 1998 trabajando en contratación pública electrónica y no se ha cumplido ni uno solo de los objetivos que se han marcado por los estados miembros en el seno de la Unión Europea. Y además no se está armonizando los distintos proyectos, con el consiguiente peligro de segmentación real de mercados, tanto interiores como paneuropeos. Esto me da que pensar que la estrategia de dejar hacer puede resultar adecuado cuando se generan los canales de información y comunicación precisos para que se haga de forma coordinada.  Estos canales existen pero no son lo suficientemente conocidos por todos los decisores.

La experiencia de las PYMEs con la contratación pública electrónica

• Similar uso para todas las empresas (a nivel de la Unión  Europea)

• Mayor el uso de la contratación pública electrónica en las primeras etapas de los procedimientos

Es un cuadro que me ha costado entender. Quiero interpretar que no hay muchas diferencias entre micros y empresas grandes, por lo que la barrera de la alfabetización puede no existir en cuanto se pongan a disposición de todas ellas las herramientas que permitan la relación electrónica de las empresas con las administraciones.

La contratación pública electrónica ofrece ventajas:

  • Emilia-Romagna (IT): 90% de las agencias locales lo usan : ahorros de  67.5M € en un gasto de 419M €;
  • BBG (Austria): el ahorro de 178 millones de € en un  gasto de 830M € (18%).
  • Noruega: 20-40% de reducción en el tiempo de transacción, el ahorro de precio de 10,2%
  • DK la facturación electrónica en contratación pública: ahorro de 100 M €:
  • Portugal: toda la contratación pública ahora se hace en línea; reducción de los precios del 18% en un ejemplo de las compras de un  hospital;
  • Reino Unido: las subastas electrónicas arrojan ahorros de aproximadamente entre el 10% hasta 45%
  • Lituania: más del 65% de los procesos de contratación pública son electrónicos.

Habría que comentar aquí los resultados del País Vasco en España, que han sido recientemente publicados.

Motivos de preocupación:

  • Menos del 5% del total  las operaciones de compras se hacen en línea en los grandes Estados miembros;
    • Importante gestión del cambio para los compradores y proveedores;
    • La inercia por parte de los compradores: ven los ahorros pero tiene pocos incentivos
  • El proceso de implantación se hace  de abajo hacia arriba con muy poco apoyo estratégico  en muchos Estados Miembros;
    • Se reinventa la rueda;
    • Exceso de innovación y sistemas incompatibles.
  • Diversidad de modelos, procesos y sistemas:
    • Un paisaje de contratación pública electrónica fragmentada a nivel nacional y comunitario;
    • Costes ajustados para  los proveedores que trabajan con varios sistemas;
    • Nueva generación de barreras técnicas en la contratación trans-fronteriza.

Estos son los motivos claros de preocupación a los que yo añadiria como resolver los problemas de las distintas lenguas de la Unión Europea y la necesidad de que las ofertas, o al menos los catálogos pudieran tener una descripción suficiente y muy ortogonal en varios idiomas. El nativo de la administración usuario  y uno o dos de los idiomas más utilizados de la Unión.

Aspectos de menor preocupación por parte de la Unión Europea:

  • Maximizar el dividendo de la simplificación:
    • realizar la contratación electrónica lo más simple posible para los poderes adjudicadores y proveedores
    • Acelerar el ritmo de despegue a nivel regional y de Estados Miembros
      • Crear incentivos y medios para los Estados miembros y las regiones para fomentar o imponer la contratación electrónica;
    • Evitar las islas de proceso en  contratación pública electrónica
      • Promover la convergencia de modelos y facilitar el acceso de los proveedores a través de los diferentes sistemas.

La simplificación es difícil de conseguir con un procedimiento que es de por sí bastante complejo. En las actividades de post-adjudicación (ejecución del contrato)  puede conseguirse con la experiencia de la empresa privada pero en las actuaciones del pre-adjudicación es bastante complicado simplificar. La simplificación vendrá por la disposición de herramientas normalizadas que puedan ser entendidas por todos y sobre todo por la simplificación del procedimiento y requisitos para la presentación de ofertas (garantías provisionales, certificados que no aportan valor …)

¿Qué puede hacer la Unión Europea?

  • Simplificación
    • las directivas de la Unión Europea deberían apoyar soluciones sencillas de contratación pública electrónica y evitar requerimientos y procedimientos desproporcionados.
    • Acelerar el despegue:
      • Proporcionar incentivos regulatorios para los compradores públicos de los Estados Miembros  que utilicen la contratación pública electrónica
      • Permitir el uso exclusivo sin dobles circuitos :
      • Permitir el uso obligatorios de la contratación pública electrónica a nivel nacional y de los Estados Miembros?
    • Que sea fácil para los proveedores la utilización en cualquier sistema:
      • Fomentar la alineación de los modelos, procesos y herramientas;
      • Permitir que los proveedores de utilizar una firma electrónica única o una identificación única en toda la Unión Europea;
      • Normalizar las interfaces de usuario sobre una base amigable para las PYMEs
      • Apoyo a la interoperabilidad y construcción de sistemas puente;
      • Proporcionar por la Comisión herramientas de referencia open source (open e-PRIOR).

Bastante de acuerdo con todos los puntos pero como se pueden aplicar a nivel nacional, y como se pueden aplicar rápidamente.  Algunas se me antojan difíciles de promocionar. Pero como siempre es cuestión de volunta y de identificar la necesidad perentoria.

¿dónde encaja el proyecto PEPPOL ?

  • PEPPOL responde directamente al desafío cada vez mayor de la necesidad de interoperabilidad en los Estados miembros para la contratación pública transfronteriza
  • PEPPOL es políticamente realista:
    • No requiere la convergencia previa de los sistemas o modelos:
    • Permite a los compradores y proveedores  interactuar a través de las interfaces de los sistemas;
    • Reduce el volumen del desafío de la normalización.
    • PEPPOL es una campo de pruebas muy útil para soluciones concretas de contratación pública electrónica
      • Innovadoras  componentes extensibles clave para las fases de la pre-adjudicación em la contratación pública (VCD –virtual company dossier-, catálogo electrónico, validación de la firma);
      • Amplio conjunto de especificaciones y las soluciones de interoperabilidad para las fases posteriores a la adjudicación (la facturación electrónica, la infraestructura de comunicaciones de negocio).

Voy a publicar próximamente una entrada de PEPPOL donde intentaré resumir el contenido de este proyecto de la Unión Europea.

La prueba PEPPOL se demuestra andando

  • Algunas aplicaciones PEPPOL no están relacionadas sólo específicamente con la contratación específica, sino que tienen una relevancia especial por sí mismas:
    • Validación de la firma;
    • La facturación electrónica y la infraestructura de transmisión de documentos de negocio
    • Es necesario primero en demostrar su valía en el contexto de la contratación pública (dentro y fuera de los Estados Miembros).
    • Expectativas muy altas de la Comisión respecto a PEPPOL:
      • Los críticos  resultados de la pruebas para evaluar la relevacia del la política de mercado para PEPEPOL y su sostenibilidad

Consulta y próximos  pasos:

  • Consulta:
    • Libro Verde de la Comisión  («mejorando la utilización de la contratación pública electrónica»), publicado el 18.10.10.
    • El período de consulta termina 31/01/2011.
    • Abrir la audiencia sobre el Libro Verde en BXL, 25.11.10.
    • Post-consulta:
      • Road-map  de los próximos pasos y proyectos operacionales (mediados de 2011);
      • Necesidad de adaptar la legislación sobre contratación? En caso afirmativo, preparar propuestas de proyectos para el 2012.
  • http://ec.europa.eu/internal_market/publicprocurement/news_en.htm

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