Archive | mayo, 2013

El factor humano en la transición a la contratación pública electrónica.

 

 

Cuando empecé a trabajar en la administración pública, hacía finales de 1979, había una máquina de escribir en todos los puestos (bueno en casi todos).  Había secretarias que se dedicaban a pasar escritos a máquina, desde un borrador a mano o al dictado, y luego estábamos los administrativos y auxiliares que teníamos que usar máquinas de escribir en nuestro trabajo habitual.

Por aquel tiempo había personas que se negaban a escribir a máquina, era algo que quitaba prestigio, o por alguna otra razón.  Estas personas que no quisieron escribir a máquina, las de nivel administrativo y auxiliar, fueron poco a poco apartadas.

Después vinieron los ordenadores, que se utilizaban como máquinas de escribir más avanzadas, para producir papel, y pasó algo similar.

Ahora viene el formato electrónico, con un cambio disruptivo. Ya no se produce papel, ahora se producen expedientes, documentos, firmas electrónicas, notificaciones y registros electrónicos. Y hay que alcanzar rápidamente autonomía y competencia en el formato electrónico. Pero habrá personas que no querrán o que no sabremos atraer para que lo hagan.

Pero además, esta cambio no va a permitir que sigamos haciendo lo mismo pero en formato electrónico. Se producirá un desplazamiento hacia el tipo de trabajo que se va a pedir a las personas que intervienen en la contratación. El trabajo repetitivo y de control del procedimiento lo harán las máquinas. Buscar papeles o información (ahora se lleva más de 30 % de nuestro tiempo) lo harán las máquinas. Para aportar valor a la organización tendremos que aprender a utilizar las máquinas de forma tal que seamos capaces de aportar mucho más que las máquinas solas. Y este es un cambio que no es menor.

Para remarcar esta tendencia, echadle un vistazo a esta entrada de Enrique Dans, sobre la era de las máquinas.

Hay cambios que son opcionales o menores, pero estamos en medio de una transformación radical que ni es menor (no produce papel) ni es opcional (el entorno no me va a dejar que siga produciendo papel, o haciendo lo mismo pero en formato electrónico).

Esta es la parte más importante que hay que considerar cuando atendamos y tratemos el factor humano en la transición a la contratación pública electrónica. Es la parte en la que tenemos que entender la profesionalización del servicio de contratación como el esfuerzo, bastante general, pero muy bien gestionado y dirigido, para que las personas puedan utilizar las máquinas para aportar valor a la organización. El valor que la organización precisa. Que no es el mismo que estamos produciendo ahora.

Os dejo esta presentación sobre el tema de “aprender a aprender” que me ha parecido muy interesante para este asunto. Asunto en el que el formato electrónico solo es el punto de partida y no la meta.

Como siempre los comentarios, tienen un valor incalculable para aprender.

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El formulario para aportar, quitar o mejorar pasos en la hoja de ruta a la contratación pública electrónica.

 

Ayer publicamos una entrada con una hoja de ruta sencilla a la contratación pública electrónica.

He puesto esta HOJA DE RUTA en una página de la pestaña TRANS-FORM-E, para que los interesados puedas proponer quitar, modificar o añadir pasos en esta hoja de ruta.

A ver si entre todos, por aquello de la inteligencia colectiva, conseguimos generar una hoja simple y asequible que puedan utilizar todos.

 

 

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Una hoja de ruta sencilla para la transición a la contratación pública electrónica.

  

He estado repasando los seminarios virtuales de TRANS-FORM-E, sobre la transición al formato electrónico de la contratación pública, y he renovado el compromiso personal que había adquirido con las personas que han seguido los seminarios para generar una hoja de ruta muy sencilla que ayuda a realizar la transición al formato electrónico.

En esta entrada voy a tratar de generar una hoja de ruta simple que pueda ser seguida por cualquier organismo que quiera realizar la transición a la contratación pública electrónica de una forma óptima.

Aunque no todas las administraciones públicas quieren lo mismo ni tienen el mismo objetivo alrededor de la contratación pública, y por tanto esta hoja de ruta deberá contemplar los pasos fundamentales y, desde mi punto de vista, esenciales, para que todas ellas puedan utilizar esta hoja de ruta como una referencia en un mapa de la transición que contendrá  en cada caso distintos relieves y situaciones.

El contexto y sus tensiones.

Al pensar en la hoja de ruta y antes de empezar a establecer los pasos esenciales, creo que es necesario hacer una síntesis del contexto en el que nos vamos a tener que mover en un futuro cercano.

– La Comisión Europea va a establecer la obligatoriedad de la licitación y la facturación electrónica. Lo hace buscando el mercado único de contratación pública electrónica interoperable y asequible. Es un hecho que condiciona y potencia todas las actuaciones que se van a realizar en el corto y medio  plazo alrededor  de la contratación pública.

– Las administraciones públicas tendrán que soportar y dar respuesta a unas exigencias cada vez mayores de productividad, eficacia, eficiencia, trasparencia, y rendición de cuentas.

Los elementos afectados dentro de la organización. Todos.

Además y antes de establecer la hoja de ruta sería conveniente que hiciéramos algunas apreciaciones generales a tener en cuenta.

–       La tecnología no es el único problema. Hay que escoger herramientas adecuadas y probadas pero no esto no es suficiente. La trasformación está habilitada por la tecnología pero es global y afectará a todos los elementos de la organización.

–       Las personas involucradas tienen que tener incentivos para realizar el esfuerzo del cambio. Porque no es automático. Ni inmediato.

–       Las estructuras van a tener que apoyar un cambio que en algún momento les puede perjudicar alterando los equilibrios de poder dentro de las organizaciones.

–       El procedimiento tiene que cambiar también,  no podemos pretender seguir haciendo lo mismo con un formato diferente y para obtener mejores resultados. Hay que cambiar el procedimiento para adaptarlo al formato electrónico. Y por tanto hay que conocer y sobre todo entender el formato electrónico.

–       Las administraciones son solo la mitad del cielo. La otra mitad, los proveedores, van a necesitar soporte y empuje para alcanzar el nivel en el que se les aguarda.

Los principales objetivos de las administraciones en el servicio de contratación.

A parte del objetivo de cada expediente de contratación para adquirir o realizar obras, suministros y servicios consiguiendo la oferta económicamente más ventajosa, los objetivos globales que persiguen las administraciones suelen ser:

–       Transparencia

–       Eficiencia y eficacia

–       Ayuda a las pymes.

–       Ahorros

–       Cumplir con las leyes. (obligatoriedad de la Comisión europea)

Estos objetivos pueden variar la cantidad o calidad de algunos elementos o las decisiones sobre las necesarias compras de tecnología y servicios. Pero no tienen porque cambiar los pasos esenciales de la hoja de ruta, y la forma en la que hay que llevar a cabo la transición.

Teniendo en cuenta todas estas condiciones previas, voy a relacionar  la siguiente hoja de ruta que pondré en una página del blog en la pestaña de TRANS-FORM-E e que trataré de ir evolucionando a medida que descubra o vea nuevos posibles pasos generales.

HOJA DE RUTA. 

  1. Definir y comunicar desde la alta dirección por qué se necesita la transición al formato electrónico en el servicio de contratación pública.
  1. Buscar información, conocimiento y experiencias. Ya las hay.
  1. Establecer una visión clara de qué queremos conseguir
  1. Definir y diseñar una estrategia de cómo lo vamos a conseguir
  1. Comunicar la visión y la estrategia y obtener retroalimentación y compromisos.
  1. Discutir de forma abierta los por qués(necesidad) qués(visión) y cómos (estrategia) e identificar los intereses (tácitos y explícitos) de todos los involucrados.
  1. Generar una comunidad de prácticas interna donde se pueda aprender, compartir, enseñar y discutir (siempre con el afán inicial en la  mente de “dar antes de recibir”).
  1. Diseñar una planificación general y un proyecto inicial “posible” que obtenga resultados rápidos y permita cambiar el rumbo para alcanzar cuanto antes los objetivos propuestos (los objetivos iniciales de alto nivel no deben cambiarse, solo hay que cambiar cómo se alcanzan).
  1. Generar y comunicar incentivos (positivos y negativos) en todas las personas que vayan a soportar el esfuerzo inicial de la transición
  1. Poner un plazo y un resultado (varios). Y medirlo con métricas sencillas y posibles.
  1. Determinar un proyecto inicial con  equipo, un presupuesto, un plazo y un alcance, fomentando al tiempo el apoyo de toda la organización para conseguir los resultados esperados.
  1. Buscar herramientas y servicios que permitan alcanzar este plazo y los resultados previstos y sobre todo que nos permita evolucionar.  No hacerlo todo a la vez. El primer objetivo es aprender (autonomía y competencia), desde un sistema simple.
  1. Desarrollar  y finalizar el primer proyecto inicial aplicando los principios de la transición:
    1. Transición ágil y ajustada
    2. Desde un sistema simple que funciona con capacidad de evolucionar
    3. La prioridad es conseguir autonomía y competencia en el formato digital
    4. Usando la referencia del modelo y los principios de la ISO 38500
    5. Gestionando la resistencia al cambio de forma proactiva
  1. Evaluar los resultados y buscar la zona óptima donde aplicar la perseverancia.
  1. Premiar los esfuerzos y recompensar a los participantes, identificar los obstáculos y hacer una retrospectiva con los tres elementos: qué hay que mantener, qué hay que mejorar, y qué cosas nuevas se pueden intentar.
  1. Aplicar las experiencias obtenidas a la planificación general, para en su caso,modificar los cómos y los cuándos(la estrategia) pero no los qués (la visión).
  1. Cambiar la cultura. Anclar la experiencia a la cultura de forma que se vaya generando un nuevo modo de hacer las cosas: el formato electrónico.

Es posible que vayamos alterando esta hoja de ruta según vayamos aprendiendo cosas nuevas. En cualquier caso, y como siempre, os invito a dejar vuestras reflexiones en los comentarios del blog.

 

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La arquitectura de sistemas de información en la contratación pública electrónica

 

 

La transición a la contratación pública electrónica está viviendo el momento de calma que precede a la tormenta. Todos los sectores de la economía se están digitalizando a un ritmo rápido. Las leyes y las sociedades han asumido que tienen que “ocuparse” de conseguir resultados de los presupuestos públicos. Y además, el contexto que nos rodea, nos empuja individualmente a adquirir habilidades digitales, que por proximidad tendemos a utilizar en nuestro entorno laboral: los gestores de la contratación pública también.

A partir de ahora y en un plazo de entre 2 y 3 años (suelo tender a elevar de forma optimista las expectativas), las administraciones públicas se plantearan, de forma seria y planificada la transición a la contratación pública electrónica.

Los avances serán dispares. Habrá administraciones que  hagan una transición perfecta y otras trataran de hacerlo como puedan en función de sus  limitaciones de presupuesto, plazo y madurez organizativa y tecnológica.

Pero sin duda lo que tendrán que hacer todas las administraciones es “dibujar” o “plantear” el problema de la contratación pública de forma general, en el contexto al que nos estamos dirigiendo.

 

Y esta entrada quiere ayudar a los que estén pensando en hacer la transición a generar una visión global para que luego se puedan construir los proyectos locales, cuyo resultado final encaje de forma natural en el escenario general final.

Para esto lo primero que hay que definir es el problema de la transición a la contratación pública electrónica. Y el problema tiene dos grandes apartados.

  • El primer apartado es la generación de un mercado único panueropeo de contratación pública electrónica interoperable y asequible, donde proveedores y compradores (todas las administraciones y todos los proveedores) puedan conocer la oferta de compra pública y presentar ofertas a cualquiera de estas ofertas en formato electrónico, siempre que cumplan los criterios de selección que la ley y los compradores exigen.
  • El segundo apartado es hacer que todas las actuaciones previas y posteriores tengan el formato electrónico y puedan ser objeto de los requerimientos legales y organizativos que las propias sociedades requieren a sus administraciones, en el caso de la contratación pública: concurrencia, transparencia, igualdad de trato, …

Estos dos apartados del problema nos deben dar una arquitectura de sistemas de información que admita y permita el encaje de las soluciones sobre el problema planteado.

Dado que existen más de 300 plataformas de contratación y licitación pública, hay que tener en cuenta que la arquitectura deberá pensar en cómo armonizar todas estas iniciativas en una arquitectura general de sistemas de información. El proyecto PEPPOL y su derivado Open Peppol nos pueden dar una visión de cómo solucionar este problema.

Ya hay respuestas para todas estas preguntas. Pero antes de iniciar los trabajos de la transición a la contratación pública electrónica conviene hacerse las preguntas adecuadas y buscar las respuestas que ya se están dando como las adecuadas. No podemos actuar con ignorancia cuando ya hay tanta información y experiencias disponibles.

Como siempre, podéis utilizar los comentarios para dejar vuestras impresiones.

 

 

 

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Noticias sobre licitación y contratación pública aparecidas en @econtratacion SEMANA 21 del 2013

 

 

Relación de las noticias que van apareciendo  en Twitter alrededor de la licitación y contratación públicas con el usuario de  @econtratacion. Semana 21 del 20 al 27 de mayo de 2013.

 

Tweets

 

  • Información Práctica – Resoluciones del Tribunal de Contratación Pública de la Comunidad de Madrid (2013) –  http://ow.ly/lq3th 
  • Eliminación de obstáculos al acceso de los emprendedores a la contratación pública : Detalle: Pymes Online http://ow.ly/lq35v 
  • Un abulense muestra cómo superar las trabas administrativas – La Razón digital http://ow.ly/lq2tN
  • Navarra quiere crear empleo desdoblando los nuevos contratos públicos | The Public Procurement Portal http://ow.ly/lo52O  
  • ¿Es necesario llegar al mercado de masas? ¿Y si no saltas el abismo? | Estrategia, Startups y Modelos de negocio http://ow.ly/llLWf  
  • Sessió informativa sobre Factura Electrònica a la Masia d’en Cabanyes – Invinet Sistemes http://ow.ly/llLOv  
  • Cláusulas Sociales – La UE avanza hacia la Contratación Pública Responsable http://ow.ly/llGNe  
  • eSignature – Study on the supply side of EU e-signature market – Final Study Report by Formit Digital Agenda – http://ow.ly/lhLZG  
  • Preguntas y respuestas en la adjudicación de contratos de concesión en la UE | The Public Procurement Portal http://ow.ly/lh1fx 
  • UE: Conferencia en la UE sobre contratación y facturación electrónica – European Commission http://ow.ly/lfApg  
  • La contratación pública (electrónica) en el contexto de la sociedad digital | Contratación Pública Electrónica http://ow.ly/lcIPd  
  • El Institut Català de la Salut publica su primera licitación electrónica :: Salud :: Farmacia :: Periodista Digital http://ow.ly/lc5gp  
  • Grandes beneficios genera la facturación electrónica; presentan el caso de España | CODA Group http://ow.ly/lbW6a  

 

 

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La contratación pública (electrónica) en el contexto de la sociedad digital

 

He vuelto a ver este vídeo de Genis Roca, que la mayoría de los hipotéticos lectores habrá visto ya, pero no he querido dejar pasar la oportunidad de utilizar el relato sobre los cambios que estamos viviendo y las tendencias que previsiblemente vamos a ver en un futuro muy cercano.

En el video se nos ofrece, en primer lugar,  el relato sobre los cambios disruptivos que ha habido en la historia de la humanidad, para continuar con el relato de la situación actual y finalizar con las tendencias cada vez más claras y cercanas: La sociedad digital.

La sociedad digital es una trasformación histórica disruptiva que modifica la trasmisión del conocimiento, el sistema productivo  y la sociedad en su conjunto (las relaciones, y el  espacio y tiempo donde estas relaciones tienen lugar).

Además el vídeo, me ha evocado los datos y las enseñanzas del libro “Race against the machine”, en el que los autores comentan los efectos de estos cambios disruptivos (crecimiento sin empleo) y cómo se tienen que evitar estos efectos (trabajar con las máquinas y no contra ellas). Europa necesita, en los próximos 10 años, más de 1 millón de personas que tengan autonomía y competencia en las “nuevas” habilidades que precisa la sociedad digital.

A partir del relato de Genis Roca, saco dos grandes conclusiones:

  • Los espacios virtuales nos hacen muchísimo más productivos (en potencia), al eliminar la restricción espacio y tiempo para  dejar solo el tiempo porque el espacio donde materializar las relaciones  se hace común y persistente a través de la virtualización.
  • Requerimos nuevas competencias que nos hagan más competitivos individualmente en la nueva sociedad digital: No es suficiente el acceso, que ya está garantizado tenemos, que ser autónomos y competentes en este nuevo entorno. Y para ello tenemos que adquirir nuevas habilidades digitales.

El relato nos prepara y nos anticipa un cambio radical y disruptivo, en la manera de producir, en la manera de conocer, y en la manera de relacionarnos.

El espacio virtual y el tiempo compartido en la sociedad digital. 

Hasta ahora, siempre hemos necesitado un espacio y un tiempo, donde se producían las relaciones. Somos relaciones. Y hasta ahora hemos necesitado un espacio (mercado, escuela, plaza, iglesia….) y un tiempo específico en el que acudir a este espacio y establecer relaciones . Para comerciar, para gobernar, para aprender … Ahora el espacio es virtual y nos permite que las relaciones se produzcan sin las restricciones de tener que compartir en un tiempo determinado un espacio físico. El espacio virtual nos permite elevarnos por encima de esta restricción. Y además la persistencia de las comunicaciones,  y su trazabilidad, nos permiten elevarnos por encima de la restricción de la sincronización del tiempo en las relaciones.

La autonomía y competencia en la sociedad digital.

No se trata de tener máquinas y conexiones, se trata de saber utilizarlas de la forma más adecuada posible. La sociedad digital no solo nos conecta, también nos da capacidades de relación exponencial a partir del tratamiento de la información. De cantidades ingentes de información. La información ya no es poder, el poder ahora reside en el conocimiento que puedo extraer de estas ingentes cantidades de información que están a mi (¿de todos?) disposición.

El analfabetismo digital ya no es no tener acceso, o no utilizar las herramientas digitales que nos permiten operar. Ahora hay que saber destilar la información que necesito para tomar las decisiones que cada vez son más difíciles en un mundo con complejidad exponencial y globalizado.

Pero esta autonomía y competencia puedo conseguirla a través de relaciones entre pares. Las comunidades de práctica, que además de relaciones me dan espacio virtual y me permiten la persistencia del tiempo.

Y que tiene esto que ver con la contratación pública.

En mi opinión, este contexto provoca dos consecuencias directas sobre la contratación pública:

  • La primera los espacios virtuales, el mercado virtual en el que mi administración debe entrar y ayudar a entrar al tejido productivo de mi área geográfica (el que paga impuestos para que exista la administración).
  • La segunda entender que las habilidades que preciso ahora para alcanzar autonomía y competencia no son las de conocer un procedimiento y repetirlo de forma machacona. Las máquinas ya hacen esto. Y las máquinas me van a decir cuáles son los pasos del procedimiento. Ahora lo que tengo que hacer es decirles a las máquinas que es lo que tienen que hacer, que datos tienen que proporcionarme y de qué forma. Es decir tengo que ser capaz de destilar información que está a mi alcance, para que mi sociedad digital (administración, ciudadanos y empresas) sea capaz de competir en un mundo cada vez más globalizado.  Para ello no me tengo que pelear con las máquinas, tengo que aliarme con ellas. Esta es la clave. Mis capacidades se convierten en exponenciales cuando soy capaz de trabajar con las máquinas y no contra ellas. Trabajar contra las máquinas es perder, trabajar con las máquinas es ser más competitivo.

En una síntesis final.

El mercado utilizará todos los espacios virtuales posibles, de forma asíncrona, y por lo tanto habilitará una cantidad de relaciones infinita. A un ritmo que para la capacidad humana de cambio será vertiginoso. Y tendré que preparar a mi organización para ello. Y ayudar a los contribuyentes a que sean capaces de acudir a esos mercados (espacios) virtuales y tener relaciones satisfactorias (ganar concursos), compitiendo en las mejores condiciones posibles. Esto significa traspasar los límites de organización pública, organización privada y ciudadanos, preservando la posición específica de cada actor, para conseguir una competitividad total que será  la suma de las competitividades unitarias de todos esos actores.

Ni la información, ni el conocimiento sobre el procedimiento serán la clave del éxito. La clave del éxito serán las personas que sepan trabajar con las máquinas para destilar el conocimiento útil oculto en las ingentes cantidades de información disponible para tomar las mejores decisiones (de compra), y establecer las mejores relaciones de entre las posibles,  en un mundo cada vez más complejo. Esto significa que la autonomía y competencia en el formato digital solo es el punto de partida, y que el reto está en que a través de esta autonomía y competencia de todos los actores implicados se formen grupos competitivos en la sociedad digital para poder competir en un mundo globalizado de sociedades digitales.

En mi opinión estos dos objetivos, son los que deberían perseguir las organizaciones que quieran ser capaces de tener un buen servicio de contratación pública en las sociedades digitales de un mundo globalizado que está formando el contexto actual.

Como siempre, podéis utilizar los comentarios para dejar vuestras impresiones.

 

 

 

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Noticias sobre licitación y contratación pública aparecidas en @econtratacion SEMANA 20 del 2013

 

 

Relación de las noticias que van apareciendo  en Twitter alrededor de la licitación y contratación públicas con el usuario de  @econtratacion. Semana 20 del 13 al 20 de mayo de 2013.

 

Tweets

 

  • New: Digitally sign your documents from within Box and Google Drive « The Digital Signature Blog http://ow.ly/lbfXo  
  • Sustitución de firma manuscrita + sello por firma digital en decretos | LinkedIn http://ow.ly/lahxH  
  • NOTICIAS: Fomento elimina la revisión de precios en sus contratos | Contrato de obras http://ow.ly/l9Nhs  
  • Alineamiento de España con el Marco Europeo de Interoperabilidad. – Portal de Administración electrónica http://ow.ly/l9MXN  
  • Expedientes sobre contratos públicos y convenios del Ayuntamiento de Pamplona ya se pueden consultar “Open Data” | http://ow.ly/l9MLA  
  • Resumen de la doctrina jurisprudencial sobre la Contratación Administrativa – Observatorio de Contratación Pública http://ow.ly/l7Bdg  
  • Nuevas normas de la UE relativas a la adjudicación de contratos de concesión – Preguntas y respuestas | http://ow.ly/l6fNk  
  • 4 horas de formación sobre contratación pública electrónica. http://ow.ly/l6eRt 
  •  
  • Los contratos menores en la transición a la contratación pública | Contratación Pública Electrónica http://ow.ly/l5Nxw  
  • Cabildo de Tenerife muestra a los 31 ayuntamientos de la isla las ventajas de la administración electrónica http://ow.ly/l0p32  
  • La transición a la contratación pública electrónica y las comunidades de práctica | Contratación Pública Electrónica http://ow.ly/l0fq7  
  • El verdadero significado de “administración electrónica” | nosoloaytos http://ow.ly/kXVxc  
  • Acciones de la Dirección General de Modernización Administrativa, con motivo de Día de Internet 2013. – PAE http://ow.ly/kXDJg  
  • El Consell reduce un 30% el coste de sus compras con la subasta electrónica – ABC.es http://ow.ly/kXCdE  El criterio del precio mas bajo debería ser la excepción y no la norma en la adjudicación de contratos públicos :: Salud :: Farmacia ::… 
  • Internet como motor del crecimiento económico y del empleo (I) | Sociedad de la Información http://ow.ly/kXBpH  
  • La inversión pública TIC se pierde en el OPEX – Noticias – e-Administración – Computing España http://ow.ly/kWVpq  
  • Los contratos y los salarios públicos dejarán de indexarse al IPC | The Public Procurement Portal http://ow.ly/kWVnN 

 

 

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Los contratos menores en la transición a la contratación pública

 

 

En muchos de los proyectos de transición a la contratación pública al formato electrónico, se apartan del objetivo de la transición, de forma deliberada, los contratos menores. O bien no se les da la importancia que realmente tienen por parte de los decisores o bien hay otros motivos que no se aclaran.

Lo cierto es que los contratos menores, en mi opinión, deberían ser los protagonistas indiscutibles de la transición a la contratación pública electrónica por las siguientes razones:

–          Representan un volumen considerable del presupuesto de licitación de cualquier administración (puede variar entre el 40 y el 80%)

–          Representan el mayor volumen de expedientes, es decir hay muchas opciones para aprender y mejorar con un coste reducido y sin grandes agobios.

–          Permiten que muchas personas involucradas alcancen autonomía y competencia sin un riesgo elevado.

–          Mueven al tejido productivo local (el que más interesa a la administración) hacia la digitalización y por tanto hacia la competitividad exterior (fuera del área geográfica donde reside la administración).

–          Permiten la licitación electrónica  y con ello el cambio cultural desde el formato papel al formato electrónico sin grandes riesgos.

Tal y como venimos comentando en el blog, los principios de la transición pueden ser seguidos de una manera muy fiel con los contratos menores:

1)      Una transición ágil y ajustada: con los contratos menores es muy sencillo decidir en todo momento en la agilidad y los ajustes, dado que no tienen una complejidad jurídica ni organizativa que los hagan especialmente rígidos.

2)      Desde un sistema simple que funcione. Los contratos menores pueden ser los expedientes más sencillos del conjunto de los tipos de expedientes de contratación. Esta sencillez les permite que los sistemas de contratación y licitación puedan ser a su vez también más simples que en el resto de los contratos. A partir del funcionamiento de los contratos menores de ciclo electrónico completo los proveedores y las administraciones se capacitan fácilmente en este nuevo formato.

3)      Se consigue dotar de autonomía y competencia a muchas personas dentro de las organizaciones que intervienen en la contratación, de forma no traumática.

4)      La resistencia al cambio es menor,  y más fácil de gestionar, porque los contratos menores no están sometidos a una rigidez procedimental tan grande como el resto de los contratos.

5)      Aplicar el modelo y los principios del gobierno corporativo de la tecnología de la información es relativamente más sencillo porque los responsables son más fáciles de identificar, la estrategia es más ligera, las compras no son tan grandes, el rendimiento se puede ir adaptando a las necesidades crecientes y siempre manejadas desde la flexibilidad, la conformidad con las leyes es menos rígida, y por último el factor humano, desde un punto de vista operativo y organizativo puede tener una mayor predisposición o compromiso, o se puede manejar mejor su resistencia.

En resumen, en mi opinión, los contratos menores, deberían de ser los primeros candidatos considerados para realizar la transición al formato electrónico en cualquier organización del sector público.

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La transición a la contratación pública electrónica y las comunidades de práctica

 

Creo que la transición a la contratación pública electrónica tiene que ser un movimiento iniciado de forma coordinada por bastantes  personas desde dentro de la organización para tratar de cambiar la cultura dominante del papel.  Si esas personas no se coordinan y comparten experiencias, formación , información, dudas, descubrimientos, trucos ….será más difícil hacer la transición. Se puede imponer, pero entonces no se hará de forma óptima.

El formato electrónico, es el punto de partida de lo que realmente hay detrás y que es mucho más importante: la profesionalización de la contratación pública,  que consiste en intentar que los funcionarios encargados de la contratación pública saquen el mejor rendimiento posible del  20 % de los recursos del país que se dedican a este servicio.

Ese es el reto, ese es el problema real y no podemos confundirlo con el paso previo y necesario:  la transición al formato electrónico. Pero este reto es algo que no puede hacerse desde la soledad del explorador, hay que hacerlo desde la predicibilidad y los cuidados del granjero y  de las organizaciones inclusivas. De las organizaciones del siglo XXI.

Para llegar a este punto de partida, el formato electrónico, y estar preparados para la carrera que viene a continuación, en mi opinión, las comunidades de práctica son elementos bastante útiles. Nos ayudan a colaborar, a aprender unos de otros al ritmo del cambio vertiginoso que nos rodea, y esa es probablemente nuestra mayor necesidad y nuestra mayor carencia en el servicio de contratación pública.

En esta entrada  vamos a tratar de dar respuesta a las preguntas siguientes:

  • ¿Qué es una comunidad de prácticas?
  • ¿Cómo puede ayudar una comunidad de prácticas a que la transición al formato electrónico sea óptima?
  • ¿existe un modelo de negocio posible alrededor de las comunidades de práctica. 
  • ¿por qué necesito una comunidad de prácticas?
  • ¿Cómo utilizar las comunidades en la transición a la contratación pública electrónica.
  • ¿Para qué puede servir una comunidad de prácticas después de la transición a la contratación pública electrónica?
  • ¿Cuándo se finaliza una comunidad  de prácticas?

Para finalizar con un ejemplo de comunidad de prácticas de contratación pública.

1. -¿Qué es una comunidad de práctica?

Una comunidad de prácticas es un conjunto de personas que se unen libremente para alcanzar un resultado o conseguir un fin en el que tienen un mutuo y legítimo interés.

Consiste en general un espacio (virtual y físico) donde la comunicación pueda ser de todos con todos permitiendo que la relación entre pares pueda desarrollarse libre y eficazmente, para resolver problemas cotidianos y que los miembros dela comunidad alcancen autonomía y competencia sobre un vertiginoso entorno cambiante, con apoyo de sus pares.

Con las herramientas de la Web Social estas comunidades se han hecho mucho más accesibles, eficientes y fáciles de dinamizar.

En un entorno de trasformación con la transición a la contratación pública electrónica estas comunidades formadas por un número suficiente de personas pero no excesivo,  puedan generar una tracción suficiente para que la transición sea óptima.

Las funciones de una comunidad de prácticas son las siguientes:

  • Transmitir y acceder al conocimiento: enseñar y aprender a la vez, en la materia de interés común: contratación pública y su transición al formato electrónica.
  • Compartir experiencias: que permitan sacar conclusiones y aprender de la experiencia propia y la de otros (potenciar el uso del nuevo formato a través de adquirir de forma rápida  autonomía y competencia)
  • Identificar obstáculos y gestionar la resistencia al cambio.
  • Publicar los resultados que se van obteniendo
  • Perseverar con el apoyo de los componentes de la comunidad
  • Generar reputación y recompensas en aquellos miembros que ayudan y sobresalen en su servicio a la comunidad de prácticas.

Tienen que

  • Ser dinamizadas por una o varias personas.
  • Tener herramientas colaborativas: foros, blogs, wikis..
  • Tener un sistema reputacional claro y adecuado.

2.       ¿Cómo puede ayudar una comunidad de prácticas a que la transición al formato electrónico sea óptima?

 Para contestar a esta pregunta vamos a trazar el circuito problema-solución-mercado: existe un problema y lo podemos definir y delimitar, existe una solución posible, y hay un grupo de personas que pueden estar interesados en utilizar y poner en marcha esta solución.

Existe un problema?.  Aparentemente si. Hay que dotar a las personas de contratación pública de autonomía y competencia, para adaptarse a los cambios profundos y rápidos: la digitalización y la profesionalización (en este orden). Esto no se puede hacer solo con formación oficial y reglada porque la trasformación es de un calado tal que implica un cambio de cultura. Y ahí se precisan además otras opciones, formación no reglada, conocimiento tácito, (el conocimiento explícito es el que poseen las organizaciones y las personas, el tácito es el que solo tienen las personas y lo pueden comunicar –o no-). 

Existe una solución: la comunicación, pero no de uno a uno porque se generan ineficiencas. De muchos a muchos, a modo de espacio general donde se puede compartir, aprender y enseñar de forma óptima y al mismo tiempo.  La tecnología nos permite generar estos espacios donde la relación y la comunicación es más fácil, asequible, cómoda y eficaz: las comunidades de práctica.

 Mercado: Todas las administraciones van a pasar por estas dos mutaciones: digitalización y profesionalización. Si se verifica la utilidad de las comunidades de práctica es posible que la transición al formato electrónico y la posterior profesionalización sean algo que permita a la sociedad avanzar con menos costes.

 3.       ¿ existe un modelo de negocio posible alrededor de las comunidades de práctica. 

Hay que entender el  negocio como un intercambio justo de valor. Y desde ese punto de vista una comunidad de prácticas también puede servir para intercambiar valor. Es decir, si el hecho de formar parte de una comunidad de prácticas me proporciona mayor valor que el esfuerzo que dedico a pertenecer a esa comunidad, entonces estaré dispuesto a gastar mi tiempo o mis recursos en fomentar esta comunidad, mientras la relación coste valor sea positiva para todos los que forman parte de la comunidad.

Una comunidad de prácticas necesita fundamentalmente hacer los siguientes trabajos:

  • Dinamización: promocionar el compartir y el generar contenidos útiles para otros.
  • Contenidos: en forma de conocimiento y experiencias aportadas.
  • Reputación: el mérito recompensado justamente de quien más contribuye al éxito del resto.
  • Gestión: de tecnología, de la organización de la comunidad, de los elementos que permiten su continuidad y finalmente de su cierre ordenado.

 4.       ¿por qué necesito una comunidad de prácticas?

En general deberíamos de identificar claramente cinco elementos alrededor de cualquier transformación (aquí tenemos dos muy grandes: digitalización y profesionalización) :

  • Una estrategia: por qué vamos a hacer la transición, a qué , de qué forma, con quién
  • Una organización: que organización va a hacerse cargo de la transición. Y esto provoca que los equilibrios de poder internos, se alteren. Produciendo una resistencia al cambio que habrá que gestionar.
  • Una cultura: qué cultura tenemos que modificar. Si entendemos cultura como la forma habitual de resolver problemas cotidianos, cuando cambiamos al formato electrónico,  o cuando profesionalizamos el servicio, hay que cambiar la cultura.
  • Unas herramientas : que van a permitir dos objetivos fundamentales: llevar a cabo la transición y adquirir autonomía y competencia en el formato electrónico y posteriormente en la profesionalización.
  • Un liderazgo: que va a tratar de llevar adelante los cambios y transformaciones que se van a producir como consecuencia de introducir el formato electrónico en la contratación pública, y añadir al derecho administrativo la gestión económica y social del servicio de contratación.

En todos estos elementos requiero de una comunicación entre los interesados que sea casi perfecta, y que permita la retroalimentación que se producirá al compartir experiencias, información, conocimiento. Estas funciones las realiza una comunidad de prácticas a la perfección. Dota a las organizaciones de un espacio virtual o real donde las personas pueden relacionarse en el tiempo adecuado para intercambiar información, formación y experiencias.

5.       ¿Cómo utilizar las comunidades en la transición a la contratación pública electrónica.

En mi opinión todo empieza por la comunicación interna. Una vez tomada la decisión hay que tratar de informar y formar todo lo que se pueda a las personas interesadas: la comunidad de prácticas.

Después habrá que identificar un liderazgo (lo ideal es que sea un liderazgo compartido por varias personas para evitar desgastes y agotamientos).

A partir de ahí si se implanta una herramienta que garantice las funciones de la comunidad de prácticas podemos tratar de coordinar y dirigir todo el proceso de la transición. No será fácil.

 6.       ¿Para que me puede servir una comunidad de prácticas  después de la transición al formato electrónico?

Si entendemos la esencia de la comunidad de prácticas vemos que su función más importante es aprender más rápido y mejor en la comunidad de prácticas de lo que sería capaz de hacerlo en soledad.  De utilizar el dinamismo de los pares para adaptar mi conocimiento explícito y tácito a los conocimientos que me demanda el entorno en el que me muevo y que cambia constantemente.

Si vamos a pasar de un proceso cuyo valor es el conocimiento del derecho administrativo a un proceso cuyo valor es el beneficio que la sociedad recibe por reutilizar sus recursos para generar organizaciones más inclusivas, entonces entenderemos que hay elementos que son necesarios en la contratación pública y que el formato electrónico solo es el punto de partida, para posteriormente permitir y fomentar la profesionalización.  A continuación algunos de los posibles aspectos de esta profesionalización:

  • Open Data. Desde los datos estructurados de la contratación
  • Big Data. Series y estadística avanzada que destila información.
  • Agregación de la demanda
  • Análisis de compras.
  • Gestión de proveedores.
  • Ejecución y seguimiento de políticas públicas basadas en la contratación.

¿Que mejor forma de aprender y entender esta evolución rápida que apoyándonos en nuestros pares?

 7.       ¿Cuándo se finaliza una comunidad  de prácticas?

Cuando ya no tienen nada que compartir y no existe un interés general que es mejor defendido y alcanzado en la comunidad que de forma aislada.

Muchas comunidades de práctica pueden sentir la tentación de permanecer más allá de su ciclo natural. No tiene sentido. Si la práctica se ha alcanzado: el formato electrónico y la posterior profesionalización de las compras públicas, continuar la comunidad de prácticas es entrar en la vía de buscar intereses distintos que no tienen nada que ver con el genuino interés inicial de la comunidad.

Un ejemplo de estas comunidades es la comunidad de prácticas de la contratación publica, que aglutina de forma general los intereses de las personas que sienten que tienen que hacer las dos grandes trasformaciones que hemos comentado: la digitalización y la profesionalización.

Esta comunidad extensa tiene la posibilidad de generar grupos de interés más pequeños que puedan generar espacios altamente productivos donde el aprendizaje y la enseñanza tengan el espacio reducido para generar confianza (grupos privados) y el espacio general para compartir experiencias maduras(la comunidad general).

Los grupos típicos pueden ser los siguientes.

  • Grupos de implantación del formato electrónico de cada organización que implanta
  • Grupos de profesionalización que permite avanzar, a partir de datos estructurados en los elementos típicos objeto de su atención
  • Grupos de proveedores sectorialmente considerados que consiguen entender mejor los requisitos de acceso a la contratación pública.
  • Grupos de proveedores de soluciones que explican y renuevan sus sistemas.
  • Grupos  de juristas que comparten documentos y procedimientos comunes para sistematizar las leyes y permitir así liberar recursos hacia la profesionalización.

 

Como siempre, (si habéis llegado hasta aquí y no habéis terminado extenuados) os animo a utilizar los comentarios del blog para conocer vuestras opiniones.

 

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Noticias sobre licitación y contratación pública aparecidas en @econtratacion SEMANA 19 del 2013

 

 

Relación de las noticias que van apareciendo  en Twitter alrededor de la licitación y contratación públicas con el usuario de  @econtratacion. Semana 19 del 5 al 12 de mayo de 2013.

 

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