Archive | octubre, 2013

La factura electrónica en la contratación pública electrónica.

 

 

La Comisión Europea lleva tiempo intentando, con más voluntad que acierto, implantar la contratación pública electrónica como vía para alcanzar el mercado único de contratación pública en la Unión Europea. De forma colateral hasta ahora, había realizado avances en la facturación electrónica. Pero en este último verano ha unido ambos aspectos, la facturación y la contratación electrónica,  en una estrategia que más o menos implica empezar por la facturación electrónica en la contratación pública electrónica como palanca para generar tracción, no solo para el ámbito del mercado único de contratación pública, sino también para  el mercado único general de la Unión Europea.

Los dos documentos más relevantes que pueden apoyar este punto de vista son los siguientes:

Pero no solo se mueve Europa, también se mueve España.

Se ha publicado en la web del Congreso de los Diputados el 16 de julio de 2013 el  Proyecto de Ley de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público (actualmente en periodo de enmiendas aunque no se esperan grandes cambios)

Con todos estos elementos voy a tratar de comentar en esta entrada cuales son los elementos de negocio fundamentales que se están proponiendo y como las administraciones públicas deberían tratar de resolverlos en sistemas de información que den la capacidad de gestión electrónica de estas funciones.

La norma jurídica

El citado proyecto de ley tiene los siguientes capítulos

  1. El capítulo I concreta el objeto de la Ley y su ámbito de aplicación subjetivo
  2. 2.     El capítulo II establece la obligación de presentación de las facturas en un registro administrativo
  3. El capítulo III se refiere al uso de la factura electrónica en el sector público, estableciendo el formato que debe tener (facturae).
  4. El capítulo IV regula la creación del registro contable de facturas, un nuevo procedimiento para la tramitación de facturas y las actuaciones correspondientes al órgano competente en materia de contabilidad
  5. El capítulo V recoge los efectos de la recepción de la factura, las facultades y obligaciones de los órganos de control interno y la colaboración con la Agencia Estatal de Administración Tributaria

Las estructuras funcionales que se fomentan:

  • Se generan puntos de entrada de facturas, en la Administración Central, en las Comunidades Autónomas y en las EELL (hay capacidad de adherirse a cualquier punto de entrada). El de la Administración General del Estado ya está funcionando.
  • Se prevé la existencia de registros contables de facturas a partir de enero de 2014.
  • Se quiere impulsar la facturación electrónica en el sector privado, no solo cuando se factura a la administración pública sino en la facturación en general.
  • La interoperabilidad con Europa.  Hay que organizar este punto de forma coherente con lo que Europa lleva haciendo hace ya bastante tiempo (PEPPOL? OpenPEPPOL?)

Las arquitecturas de sistemas de información.

Una entidad  cualquiera puede tener un punto general de entrada de facturas electrónicas o adherirse a uno existente (será obligatorio presentar facturas electrónicas en importes superiores a 5.000 euros por factura a partir del 15 de Enero de 2015)

Necesita un registro contable de facturas. Es un repositorio o fichero donde están todas las facturas recibidas junto con sus estados, por ejemplo: (recibida, registrada, validada formalmente, validada contablemente, conformada, rechazada, anulada, con propuesta de pago, con obligación de pago emitida, pagada…).  Será obligatorio a partir de Enero de 2014.

Se puede utilizar este repositorio como archivo de facturas. Sobre este registro general el proveedor puede consultar el estado de su factura que previamente ha cargado o enviado.

Y después se necesitarán más herramientas que nos permitan establecer la relación electrónica, la tramitación electrónica, el archivo electrónico y la explotación electrónica de todos los datos.  Y además de las herramientas se necesita autonomía y competencias personales para manejar el formato electrónico. O lo que es lo mismo, saber utilizar adecuadamente las herramientas. Lo que venimos repitiendo habitualmente.

La interoperabilidad con Europa.

Europa ha decidido aparentemente utilizar la red PEPPOL y los estándares de CEN BII. En este enlace podéis ver el documento de la posición de PEPPOL sobre este asunto, cuyo resumen nos ha traducido Oriol Bausa en el blog de Invinet sistemes.

Entendemos que España unirá sus puntos generales de entrada de facturas electrónicas con la red de contratación pública electrónica europea Open Peppol, para que cualquier proveedor de Europa pueda presentar una factura a cualquier administración española, …. ¿y viceversa?. Esperemos que sí.  Habrá que hacer la transición del formato facturae 4.0 al formato CEN BII.

En la página web de SOCINFO tenéis las presentaciones del seminario de factura electrónica que se celebró el pasado 22 de octubre en donde se comentan de una forma mucho más detallada todos los puntos que hemos expuesto en esta entrada.

La arquitectura que se plantee en factura electrónica, previsiblemente se puede utilizar también en la licitación electrónica. Estaremos atentos y veremos si finalmente es así. Aunque la red PEPPOL aún no ha incorporado la licitación electrónica y si ha incorporado la facturación electrónica.

Mi reflexión.

Una factura tiene un origen y una función propia y otra añadida. El origen de la factura es establecer o materializar una relación contractual: el proveedor ha entregado un bien o servicio al comprador y le presenta un documento con el detalle, la deuda, el plazo de pago…

Pero el Estado, utiliza la factura como base de recaudación del impuesto del IVA, por lo que en la relación comprador vendedor, exige que se genere de una determinada forma y se incluya dicho impuesto. Esto servirá para hacer las declaraciones de IVA correspondiente a las empresas. Y las facturas para presentar (si nos las piden) evidencia documental de estas declaraciones.

Por tanto tenemos una factura que tiene dos funciones: una original(el cobro) y otra añadida(la recaudación). Últimamente se añaden también a las facturas elementos de marketing y comunicación, pero vamos a dejar esto de lado, porque se produce en el sector del consumo.

A partir de aquí parece que se trata de utilizar todas las sinergias posibles (acceder a los contratos, acceder a los pagos de forma rápida…) para generar tracción en la transición al formato electrónico de la contratación pública para generar el mercado único de contratación pública que a su vez, pueda ser el inicio del verdadero mercado único de la Unión Europea. Sin este mercado no podemos competir a nivel global. Ni siquiera los países más grandes.

Quiero recordar a los hipotéticos lectores del blog, que han empezado a definir a Europa con los números 7, 25 y 50. Que significan que Europa representa el 7% de la población mundial, el 25 % del PIB mundial y el 50 % del gasto social mundial.  Mantener estos números en un entorno globalizado y digital requiere productividad y competitividad sin barreras. El formato electrónico en la contratación pública es una herramienta clave, imprescindible para mantener estos números. No es la única herramienta, pero mueve muchos recursos como para tenerla segmentada en 28 trozos, y sometida a procesos lentos y en papel.

Independientemente de si la estrategia es buena o no, lo que echo en falta, conociendo lo que cuestan estas trasformaciones, es un buen plan de implantación con tiempos, presupuestos, resultados. En fin, lo de siempre. Sin estos elementos, en mi opinión,  seguiremos con mucha voluntad pero con poco acierto.

Y si me apuran, a lo de siempre añadiría: incentivos cuando se alcancen en tiempo y forma los resultados previstos, y sanciones cuando no se cumplan. Porque ya hemos demostrado en estos últimos quince años, al menos con estos temas de la contratación pública,  que el interés general es demasiado general para que la necesaria e imprescindible iniciativa personal, de las instituciones y de las empresas se mueva sola.

 

 

 

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¿Gasto o Inversión? Cuál debería ser la visión de la transición a la contratación pública electrónica.

 

En esta entrada no trato de identificar que aplicación presupuestaria del capítulo 2 (gastos) o del capítulo 6 (inversiones), hay que utilizar para dotar de presupuesto al proyecto de transición a la contratación pública electrónica. Se trata, más bien,  de qué visión queremos darle a la transición a la contratación pública electrónica: una visión de gasto o una visión de inversión, independientemente de cual sea la partida del presupuesto  a la que debamos asignar el coste del proyecto. (Probablemente en puridad debieran asignarse partidas de ambos capítulos).

La crónica de una obligatoriedad anunciada.

Todo anuncia a que va a ser obligatorio hacer la transición a la contratación pública electrónica. Esta obligatoriedad conlleva solo algunos de los elementos que serán necesarios si finalmente queremos hacer una contratación pública electrónica de extremo a extremo.

Los elementos que van a ser obligatorios se ha determinado que sean los siguientes:

–        Anuncios en portales: TED (DOUE), PLACE(BOE), Perfil de contratante..

–        Pliegos en formato electrónico y descargables

–        Envío electrónico de ofertas utilizando estándares interoperables

–        Facturación electrónica utilizando estándares interoperables

Por una parte, si tratamos de clasificar estos elementos en la clasificación de grandes áreas funcionales que solemos hacer en el blog: A.R.T.E. (Archivo, Relación, Tramitación y Explotación), todos estos elementos funcionales que quieren hacer obligatorios caen dentro del apartado Relación electrónica. La relación que se establece entre el sector público y los distintos operadores económicos (el mercado).

Pero por otra, si hacemos la clasificación tal y como la ha definido CEN BII, vemos que los tres primeros elementos son pre-adjudicación y el último es post-adjudicación. Esto quiere decir que desde la arquitectura de negocio no se deriva automáticamente la arquitectura de sistemas de información. Hay que pensar un poco.

Los objetivos no siempre coinciden.

La clave del éxito, (perdonad la obviedad) siempre consiste en alcanzar los objetivos definidos. ¿Cuales son estos objetivos?. Depende de quién sea el sujeto que los define.

  • La Comisión europea. Hay que entender que la Comisión no hace nada fuera de las directrices que haya marcado el Consejo (los estados miembros), y por tanto hay que  suponer que los Estados miembros están detrás de estas definiciones de objetivos. La Comisión tiene el objetivo del mercado único de contratación pública electrónica asequible  e interoperable. Desde ese punto de vista, los elementos obligatorios que hemos señalado parece que conducen a la consecución de dicho objetivo: el mercado único.  Falta el sentir y la visión del mercado: los operadores económicos. Hasta ahora han sido los “convidados de piedra” pero sin ellos, no se conseguirá nada. Y no es suficiente con presuponer el interés de una actividad muy apreciada (las ofertas, ya sabemos que no siempre concurren los mejores, ni siquiera todos los posibles), también hay que contar con alcanzar los requisitos sobre la disposición y el uso de la tecnología suficiente, y la autonomía y competencia de las personas que tienen que utilizarla (las PYMES también).
  • Si el sujeto que define los objetivos son las administraciones públicas, es claro que no pueden sustraerse de los objetivos de la Comisión, que por otra parte  no tienen la amplitud que deberían tener en relación a lo que se comenta en los documentos de la propia Comisión: “La contratación pública electrónica de extremo a extremo”.  Es decir, para hacer la transición óptima requerimos la relación electrónica pero los otros apartados que necesitamos para la parte de “extremo a extremo” no los mencionamos:
    • La tramitación electrónica, sin la que será muy difícil alcanzar autonomía y competencia en el formato electrónico que va a permitir que la relación electrónica no sea algo esotérico para los funcionarios.
    • El archivo electrónico que tiene que ser el pilar donde se basan todas las actuaciones para dotar de transparencia y rendición de cuentas a toda la contratación pública.
    • La explotación electrónica de datos, es  el elemento sin el que no se puede pensar en el proceso de profesionalización de las compras públicas. La eficiencia planificada y el diseño, planificación, ejecución y ajuste ágil  de políticas pública alrededor de la contratación.

Mi reflexión:

Si entendemos la transición como un gasto, trataremos de realizar los elementos obligatorios y pasaremos rápidamente a otra cosa. No conseguiremos que los agentes que intervienen alcancen la autonomía y competencia necesarias para manejar el formato electrónico en todo el ciclo de contratación: “de extremo a extremo”.  Muy probablemente estaremos haciendo transiciones continuas (como solemos hacer cuando queremos aprender un idioma muy rápido y para ir tirando… ¿les suena lo de aprender inglés… sin esfuerzo?)

Si entendemos la transición como una oportunidad real de generar una palanca productiva entonces deberíamos plantear los siguientes elementos:

  • el coste de inversión,
  • un plazo lógico en función de una valoración real de donde y como está mi administración y
  • un resultado (el retorno de la inversión) que hay que perseguir (la palanca productiva).

La visión depende de cada organización.  Una visión orientada a la inversión  o un gasto orientado a cubrir el expediente que marca la obligatoriedad.  Una forma rápida de identificar los tipos de proyectos y su visión, gasto o inversión,  correspondiente es ver si hay una estrategia clara para alcanzar la trasformación real que implica la transición al formato electrónico.  Hay que recordar que la estructura organizativa siempre sigue a la estrategia.

Si identificamos cambios organizativos en el horizonte como consecuencia de la trasformación, la visión tiene muchas probabilidades de tener un sesgo de inversión, no solo de presupuesto, sino de cambios organizativos profundos para dar cobertura a la ley que está a punto de aprobarse.

Sé que cubrir el expediente puede ser el objetivo fácil, el que no nos complica la vida, también puede ser el objetivo inicial. Pero creo sinceramente que sin la visión de utilizar la contratación pública electrónica como palanca productiva utilizada para favorecer el interés general de la sociedad, (una visión más en sintonía con la sociedad de la información y el conocimiento), la transición a la contratación pública electrónica se convertirá en algo parecido a los eternos estudiantes de idiomas, que consideran que sin un esfuerzo real se pueden conseguir resultados útiles.

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Noticias sobre licitación y contratación pública aparecidas en @econtratacion SEMANA 44 del 2013

 

 

Relación de las noticias que van apareciendo  en Twitter alrededor de la licitación y contratación públicas con el usuario de  @econtratacion. Semana 44 con noticias desde el 21 al 28 de octubre de 2013.

 

Tweets

 

 

  • DOS IDEAS DE MEJORA DE LA REGULACIÓN DE LA SUBASTA ELECTRONICA EN EL SECTOR PUBLICO | LinkedIn http://ow.ly/qdwob 
  • Sólo un 5% de los contratos públicos tramitados en la Unión Europea se realizan de forma electrónica | http://ow.ly/qcAgr 
  • » Cinco medidas para hacer realidad la licitación electrónica en España >> MKM Publicaciones http://ow.ly/qbe25 
  • La dématérialisation des marchés publics, un processus qui fait débat | The Public Procurement Portal http://ow.ly/qa8zO 
  • Los contratos menores y la publicidad y concurrencia de empresas – Por Guillermo Yañez – Google Drive http://ow.ly/qa2L2 
  • Redes sociales y atención al ciudadano en la Administración | trabajandomásporunpocomenos http://ow.ly/q9WFC 
  • El Comité Económico y Social de la UE da un espaldarazo a la contratación y a la facturación electrónica. | http://ow.ly/q9Wjv 
  • La administración electrónica ha muerto. Descanse en paz | Blog esPublico.es http://ow.ly/q7YSu 
  • UK: mas del 80% de las compañías imprimen documentos solo para que se puedan firmar | Electronic Signatures http://ow.ly/q7Nbn 
  • Purchasing and supply blog | Does action match rhetoric when supporting SMEs with public procurement? http://ow.ly/q7MFX 
  • Sun Tzu on why electronic bidding platforms for most vendors are a waste of time by Jon Hansen | Procurement Insights http://ow.ly/q7Mfl 
  • Desde el formato electrónico hasta la automatización en la contratación pública. | Contratación Pública Electrónica http://ow.ly/q7BxK 
  • OFT to scrutinise public sector IT procurement | The Public Procurement Portal http://ow.ly/q5nwx 
  • NOTICIAS. Orden HAP. índices de precios de la mano de obra y materiales | Contrato de obras http://ow.ly/q5j1V 
  • Algunas propuestas para prevenir y combatir la corrupción en la Contratación Pública – OBCP http://ow.ly/q3py3 
  • Contratación pública en España. Cuando el cliente es la administración | IDaccion Blog http://ow.ly/q2X72 
  • Los conceptos “lean” y “agile” en la transición a la contratación pública electrónica. | http://ow.ly/q2UqL 
  • Sensibilizando en comunidades de práctica…si es por arriba mejor. | Trabajo Colaborativo http://ow.ly/q1SHc 
  • How to Add Digital Signatures to Word Documents « The Digital Signature Blog http://ow.ly/q1Sug 
  • (y 2) conclusiones del libro “Derecho, Innovación y Administración electrónica” http://ow.ly/q1PIV 
  • NOTICIAS: 2º Aniversario OBCP.ES / Guia de Lectura TRLCSP | Contrato de obras http://ow.ly/q0TOF 
  • Licitación electrónica: una oportunidad para las pymes >> Economía con valores >> Blogs EL PAÍS http://ow.ly/q0T34 
  • Quelque 2 milliards d’euros de corruption lors de l’attribution de marchés publics dans l’UE | http://ow.ly/q0rjk 

 

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El Comité Económico y Social de la UE da un espaldarazo a la contratación y a la facturación electrónica.

 

 

En unas recientes sesiones el Comité Económico y Social de la Unión Europea ha emitido una opinión muy favorable sobre la necesidad de adoptar definitivamente la contratación electrónica y la facturación electrónica en toda la Unión Europea.

Las instituciones

Antes de invitaros a su lectura, quiero recordaros  las distintas instituciones de la Unión Europea para entender los posicionamientos de unos y otros:

  • el Consejo Europeo, que reúne a los líderes nacionales y europeos, establece las prioridades generales de la UE
  • los diputados al Parlamento Europeo, elegidos directamente, representan a los ciudadanos europeos
  • la Comisión Europea, cuyos miembros son nombrados por los gobiernos nacionales, promueve los intereses de la UE en su conjunto
  • los gobiernos defienden los intereses nacionales de sus propios países en el Consejo de la Unión Europea.
  • El  Comité Económico y Social Europeo representa a la sociedad civil, la patronal y los asalariados

Los informes del Comité

En ambos informes hay una llamada a la urgencia y a que la Comisión Europea, de el espaldarazo definitivo a ambas cuestiones, y pida de forma clara al Consejo que realice la transición al formato electrónico de la contratación y la facturación, utilizando los trabajos que tanto CEN BII como PEPPOL han realizado, evitando empezar de nuevo (el eterno retorno).  El uso adecuado es el único factor que puede verificar el retorno de la inversión en tecnologías de la información.

En los enlaces siguientes tenéis acceso a los informes emitidos, por el citado Comité. Los podéis leer en español. Son cortos y fáciles de leer. Y además dan un panorama general de la situación que os recomiendo.

Además se ha generado un debate en linkedin dentro del grupo de PEPPOL al que podéis acceder en este enlace.

 Mi reflexión

“Ni una mala palabra, ni una buena acción”. Si el Consejo Europeo no se decide a impulsar definitivamente la contratación pública electrónica no es por problemas tecnológicos u organizativos. Tampoco puede ser por problemas de costes (inversión), dado que en todas las experiencias en las que han logrado el uso adecuado, se han generado beneficios claros (a veces espectaculares). Es por alguna otra razón que no alcanzo a comprender, o de la que aún no soy consciente.

El mercado único de contratación pública solo es posible en formato electrónico y representa el 20 % del PIB, con una capacidad exponencial (palanca productiva) de generar actividad económica de alta productividad (uso intensivo de la tecnología de la información y por lo tanto capacitación de todos los agentes que intervienen en el proceso de compra pública).

Es posible que sea por ignorancia pero, hasta ahora, no he visto otro proyecto más claro que el de la transición a la contratación pública electrónica, para alcanzar los objetivos marcados en la Estrategia Europa 2020.

 

 

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Desde el formato electrónico hasta la automatización en la contratación pública.

 

A partir de lo expuesto en la anterior entrada, hoy quiero hacer un especial énfasis en las diferencias entre lo que entendemos como formato electrónico y la automatización. Sobre todo en la tramitación electrónica, porque en el resto de áreas funcionales (relación electrónica con el mercado, archivado de expedientes y explotación de datos), no influye tanto la autonomía y competencia de los usuarios del sector público.

El formato electrónico

El formato electrónico lleva mucho tiempo entre nosotros, le faltaba la prueba de verificación de la firma electrónica, la capacidad de notificarse de forma oficial y registrarse  y formar parte de un expediente y hacer copia auténtica. Y sobre todo el foco o mejor dicho la distinción de ser el documento oficial y único válido. Donde dice documento se puede decir, expediente, firma, notificación, registro….

Pero estaba entre nosotros.  Lo que hay que hacer es organizarlo. Cosa que no siempre es fácil. Y además hay que ser capaces de inter-operar con otras plataformas que utilizan formatos electrónicos para los que no tenemos aplicaciones… aún (CEN BII, PEPPOL…)

La automatización

Otra cosa distinta del formato electrónico es buscar el valor de la automatización, en sus diferentes grados. Para empezar a automatizar hay que adentrarse en tres grandes apartados:

–          La normalización del procedimiento de contratación: con un motor de reglas o con un motor de flujos de tareas.

–          La generación automática de documentos a partir de plantillas predefinidas y etiquetas que recogen los datos del expediente que deben figurar en el documento desde la base de datos donde se almacenan estos datos.

–          La integración automatizada con otros sistemas: el sistema contable, la publicación, las notificaciones…

Estos tres grandes apartados son elementos complejos cuya definición y diseño requieren un conocimiento profundo de las características, pros y contras, del formato electrónico y pensar en sus características para no ser contraproducente en los diseños de normalización y automatización de plantillas ni integraciones con otros sistemas.

 Lean y Agile

Y eso no es fácil. Sobre todo si no tenemos experiencias en normalizaciones previas en formato electrónico. Esta es la causa de muchos desperdicios (en nomenclatura “lean”) que se producen en los proyectos de transición. Hay que tratar de conocer el formato electrónico antes de generar automatismos. O dicho de otro modo, para hacer una reingeniera de procedimientos con un cambio de formato (del electrónico al papel) hay que conocer suficientemente el formato nuevo.

En la mayoría de las ocasiones los responsables de contratación lo quieren todo antes de empezar. Es decir, quieren el sistema completo, pero al no ser capaces de definir un procedimiento, o unas plantillas de forma óptima, o unas integraciones equilibradas entres sistemas heterogéneos y que no fueron diseñados para conectarse, el resultado es que el beneficio fundamental de la transición y sus primeros pasos (Aprender Haciendo) se retrasa, o directamente se pierde.  Y si no conseguimos autonomía y competencia en el formato electrónico por parte de las personas que intervienen en la contratación, la transición es una utopía.

Esta situación genera confusión, mucho hastío y sobre todo desanimo. En la entrada anterior hablábamos de conceptos “lean” para identificar el valor, y de “agile” para identificar las fases rápidas, cortas y seguras que podíamos utilizar para construir de forma consciente y verificable la transición que necesitamos (no coincide nunca con la transición que queremos en un principio, ni con la transición que nos han vendido, o con las expectativas que nos han creado). Reflexionar sobre esto podría evitarnos algún problema. No todos.

Un apunte final

Por este motivo es importante aplicar los conceptos de lean (identificar y obtener valor) y agile (de la forma más eficiente posible).  Tengamos la humildad suficiente para reconocer que no podemos ser expertos en el formato que no hemos utilizado nunca como único formato (el electrónico) porque no es lo mismo utilizar tecnología de la información para producir papel que utilizar tecnología de la información para producir documentos y expedientes electrónicos.

 

 

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Los conceptos “lean” y “agile” en la transición a la contratación pública electrónica.

 

 

Desde hace algún tiempo en este blog, hemos venido comentando la necesidad de establecer en la transición a la contratación pública electrónica, la preocupación por el uso adecuado y útil de la tecnología.

La tecnología no aporta valor por sí sola.

La tecnología que no se usa de forma adecuada, no sirve para nada, excepto para “quemar” presupuesto. Y no estamos para alegrías.

Dado que la contratación pública electrónica es la que utiliza el formato electrónico, y no el formato papel,  y eso requiere tecnologías de la información  (como diferente a la tecnología del papel), se requieren herramientas (aplicaciones) que sean capaces de manejar y gestionar los formatos electrónicos (documento, firma, expediente, notificación, registro, archivo, correo, imagen, audio, video…..).

La entrega de tecnología no es suficiente, se requiere el uso adecuado.

Pero estas herramientas, y los servicios que su implantación lleva asociados, han estado muchos años centrando su esfuerzo(en general toda la industria de tecnologías de la información)  en el proceso de la propia entrega de dichos productos y servicios de tecnología, pero desgraciadamente hemos ignorado o menospreciado el uso adecuado de estas tecnologías por parte de las organizaciones que las adquirían.  Y el uso adecuado es lo único que puede aportar valor al cliente. Por tanto no hemos generado todo el valor posible, en algunos casos solo hemos quemado presupuesto.

La industria es consciente y ha generado una norma ISO.

En este punto es donde, desde este blog, hemos recomendado utilizar, para paliar este problema, el modelo y los principios de la norma ISO 38500 sobre el gobierno corporativo de las tecnologías de la información, aplicados a la transición a la contratación pública. Aquí tenéis un enlace con una presentación sobre este asunto.

Pero hay más: Los principios de “lean” y “agile”.

Pero antes de hablar del uso tenemos que hablar de los objetivos y las estrategias, y ahí es donde entran los conceptos de “Agile” y “Lean”, en castellano los podemos traducir como ágil y ajustado.

“Lean” (ajustado), viene aplicándose en la industria del automóvil, y su principal promotor fue TOYOTA: Sus principios fundamentales son:

1. Especifique el valor desde el punto de vista del cliente final por familia de producto o servicio.

2. Identifique todos los pasos en la cadena de valor para cada familia de productos, o servicios y elimine en lo posible todos aquellos que no aportan valor.

3. Realice los pasos de creación de valor en una secuencia ajustada de forma que haga fluir el valor del producto o servicio de forma suave hacia el cliente.

4. A medida que se pone en marcha el flujo, deje que los clientes extraigan valor de las actividades de la cadena.

5. Si se ha especificado el valor, se identifican los flujos, y se eliminan los pasos innecesarios (desperdicios), y se ha introducido el flujo y la extracción de valor, empiece el proceso de nuevo y continúe hasta alcanzar la perfección en las que se entrega el valor de modo perfecto sin generar desperdicios.

En la imagen se muestran los principios de “lean“.

 lean principles

Por su parte, “Agile” -ágil-  viene del mundo del desarrollo de software y su principal promotor fue un grupo de desarrolladores hartos de ver como el mundo del desarrollo software no entregaba todo el valor posible.  Estos son sus principios

1. Nuestra mayor prioridad es satisfacer al cliente mediante la entrega temprana y continua de software con valor.

2. Aceptamos que los requisitos cambien, incluso en etapas tardías del desarrollo. Los procesos Ágiles aprovechan el cambio para proporcionar ventaja competitiva al cliente.

3. Entregamos software funcional frecuentemente, entre dos semanas y dos meses, con preferencia al periodo de tiempo más corto posible.

4. Los responsables de negocio y los desarrolladores trabajamos juntos de forma cotidiana durante todo el proyecto.

5. Los proyectos se desarrollan en torno a individuos motivados. Hay que darles el entorno y el apoyo que necesitan, y confiarles la ejecución del trabajo.

6. El método más eficiente y efectivo de comunicar información al equipo de desarrollo y entre sus miembros es la conversación cara a cara.

7. El software funcionando es la medida principal de progreso.

8. Los procesos Ágiles promueven el desarrollo sostenible. Los promotores, desarrolladores y usuarios debemos ser capaces de mantener un ritmo constante de forma indefinida.

9. La atención continua a la excelencia técnica y al buen diseño mejora la Agilidad.

10. La simplicidad, o el arte de maximizar la cantidad de trabajo no realizado, es esencial.

11. Las mejores arquitecturas, requisitos y diseños emergen de equipos auto-organizados.

12. A intervalos regulares el equipo reflexiona sobre cómo ser más efectivo para a continuación ajustar y perfeccionar su comportamiento en consecuencia.

Quien utiliza esto.

Actualmente, estos dos conceptos se emplean intensivamente  en el emprendimiento de nuevas empresas y probablemente se emplearan mucho en un futuro en la transición a la economía digital en todas las organizaciones (también las organizaciones del sector público).

En el área de emprendimiento se emplea “lean” fundamentalmente  para el desarrollo de clientes (identificar valor) y ágil para el desarrollo de productosy servicios (sobre todo los de tecnología).

Y para que sirve esto en la contratación pública.

En lo que se refiere a la cuestión de utilizar estos conceptos en la transición a la contratación pública hay que entender que “lean” – ajustado– nos debe llevar a buscar fundamentalmente el valor, sin desperdicios que no aportan nada al cliente: la contratación pública.

Por su parte,  ágil nos conduce a la búsqueda de soluciones que de forma iterativa e incremental y sobre todo muy rápida nos permitan adaptar y desarrollar las herramientas de tecnología que necesitamos en base a necesidades reales, no a expectativas o suposiciones que podamos tener para hacer la transición a la contratación pública electrónica.

Volveremos sobre estos principios para tratar de identificar en la hoja de ruta de la transición a la contratación pública electrónica,  en qué momento, cómo y qué responsable sería el más adecuado para tratar de diseñar la transición atendiendo a estos principios.

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Noticias sobre licitación y contratación pública aparecidas en @econtratacion SEMANA 43 del 2013

 

 

Relación de las noticias que van apareciendo  en Twitter alrededor de la licitación y contratación públicas con el usuario de  @econtratacion. Semana 43 con noticias desde el 14 al 21 de octubre de 2013.

 

Tweets

 

  • European Trade Chief Proposes Trans-Atlantic Working Group | The Public Procurement Portal http://ow.ly/pZE7u 
  • La corrupción no tiene fronteras | Antonio Arias Rodríguez es Fiscalización http://ow.ly/pZDlt 
  • La Ciudad asegura que cumple “a rajatabla” la ley de contratos públicos | The Public Procurement Portal http://ow.ly/pZCd2 
  • Analitica web publica Visto en la red: la administración electrónica de parranda. http://ow.ly/pW81P 
  • Peut-on écarter un candidat qualifié au vu de mauvaises expériences ? | The Public Procurement Portal http://ow.ly/pW6SX 
  • La seguridad y la confidencialidad en la contratación pública electrónica. | Contratación Pública Electrónica http://ow.ly/pW4TB 
  • El recurso especial en materia de contratación pública en el Contrato de Gestión de Servicios Públicos http://ow.ly/pUI2Y 
  • Without multilateral e-invocing models – paper will persist – Tradeshift Blog http://ow.ly/pTOv9 
  • Alastair Merrill speaks – Scotland take on England in the government procurement match « Spend Matters UK/Europe http://ow.ly/pTOaa 
  • Les nouveaux seuils européens 2014 pour la passation des marchés publics | The Public Procurement Portal http://ow.ly/pTNDT 
  • Segundo aniversario del Observatorio de Contratación pública – Observatorio de Contratación Pública http://ow.ly/pTHEe 
  • Local government innovation highlighted in new report – Government Opportunities
  • Rsc. maría garana asegura que la contratación pública sirve para hacer políticas sociales – EcoDiario.es http://ow.ly/pRRXD 
  • PAe – Factura Electrónica – Un paso más hacia la administración sin papeles. http://ow.ly/pRL6p 
  • Outsourced service contractors face blacklist | The Public Procurement Portal http://ow.ly/pRKOa 
  • Sólo un 5% de los contratos públicos tramitados en la Unión Europea se realizan de forma electrónica http://ow.ly/pRwae 
  • Invitación al Observatorio de Administración electrónica (Madrid, 22 de octubre de 2013) | nosoloaytos http://ow.ly/pPR78 
  • EUROPA – PRESS RELEASES – Press release – What does the Commission mean by secure Cloud computing services in Europe? http://ow.ly/pPQnS 
  • Aires no propicios para la firma electrónica ‘sencilla ’. El HSM está en propuesta normativa. | LinkedIn http://ow.ly/pPKAC 
  • Europa y la contratación pública electrónica. | Contratación Pública Electrónica http://ow.ly/pPz7p 
  • MODIFICACIONES AL TRLCSP INTRODUCIDAS POR LA LEY 14/2013, DE 27 DE SEPTIEMBRE | LinkedIn http://ow.ly/pP1uo 
  • Public versus private sector procurement – eWorld Survey (part 3) Spend Matters UK/Europe http://ow.ly/pMSvX 
  • Marchés publics : les éléments de détection de l’offre inacceptable | The Public Procurement Portal http://ow.ly/pMNUY 

 

 

 

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La seguridad y la confidencialidad en la contratación pública electrónica.

 

En la contratación pública hay que tener muy en cuenta y de forma prioritaria los aspectos de seguridad en relación a la autentificación y la firma electrónica,   y además la confidencialidad.

La transición al formato electrónico de la contratación pública, no solo no disminuye las exigencias de seguridad y confidencialidad sino que lo acrecienta.  Y lo acrecienta incluyendo normalmente complejidad y grandes dosis de incertidumbre ya que las herramientas y técnicas disponibles y dispuestas para garantizar esta seguridad y para verificar su correcto uso, no son conocidas ni están disponibles de forma generalizada por cualquier ciudadano o empresa.

Los principales requisitos de seguridad en relación a la autenticación y la firma son, a mi modo de ver los siguientes:

Para una administración:

– documento electrónico que forma parte del expediente y requiere la firma electrónica reconocida y el sellado de tiempo. Garantiza la expresión de voluntad del documento electrónico con la firma y el sellado de tiempo.

– en el perfil de contratante: publicación fehaciente de los anuncios. Garantiza el contenido y el tiempo en el que el anuncio se puso  a disposición del mercado.

– en las notificaciones: acuerdo de recepción y presentación de credenciales para identificación digital.  Garantiza que una comunicación hacia un administrado es recogida por la persona física o jurídica afectada sin posibilidad de repudio, y garantiza el plazo de su puesta a disposición.

Para un operador económico:

– en la preparación de ofertas: firma electrónica reconocida en la firma de la oferta y los documentos adjuntos. Garantiza la asunción de la responsabilidad asumida en la oferta por la persona con poder bastante para ello dentro de la organización.

– en la recepción del acuse de recibo, número y sello electrónico con sellado de tiempo de la entidad de registro con la fecha y hora exactas de la recepción de la oferta. Garantiza la correcta recepción desde el punto de vista físico y el momento de la recepción, pero no del contenido, por parte de la administración receptora.

Para garantizar la confidencialidad de las ofertas

Siguiendo el Anexo X de la directiva comunitaria estos son los requisitos:  (no aparecen cambios sustanciales en la propuesta de nuevas directivas).

REQUISITOS RELATIVOS A LOS DISPOSITIVOS DE RECEPCIÓN ELECTRÓNICA DE LAS OFERTAS, DE LAS SOLICITUDES DE PARTICIPACIÓN O DE LOS PLANOS Y PROYECTOS EN LOS CONCURSOS

Los dispositivos de recepción electrónica de las ofertas, de las solicitudes de participación y de los planos y proyectos deberán garantizar, como mínimo y por los medios técnicos y procedimientos adecuados, que

  1. las firmas electrónicas relativas a las ofertas, a las solicitudes de participación y a los envíos de planos y proyectos se ajusten a las disposiciones nacionales en aplicación de la Directiva 1999/93/CE;
  2. pueda determinarse con precisión la hora y la fecha exactas de la recepción de las ofertas, de las solicitudes de participación y de los planos y proyectos;
  3. pueda garantizarse razonablemente que nadie tenga acceso a los datos transmitidos a tenor de los presentes requisitos antes de que finalicen los plazos especificados;
  4. en caso de violación de esa prohibición de acceso, pueda garantizarse razonablemente que la violación pueda detectarse con claridad;
  5. únicamente las personas autorizadas puedan fijar o modificar las fechas de apertura de los datos recibidos;
  6. en las diferentes fases del procedimiento de licitación de contratos o del concurso, sólo la acción simultánea de las personas autorizadas pueda permitir el acceso a la totalidad o a parte de los datos presentados;
  7. la acción simultánea de las personas autorizadas sólo pueda dar acceso después de la fecha especificada a los datos transmitidos;
  8. los datos recibidos y abiertos en aplicación de los presentes requisitos sólo sean accesibles a las personas autorizadas a tener conocimiento de los mismos.

Para otros tramites donde se requiere autenticación.

Se pueden requerir la autenticación de muchas maneras:

– A través de certificados seguros

– A través de usuario y palabra de paso como lo hacen las redes sociales.

– A través de tokens (se envía un correo o un sms para verificar con el correo electrónico o con el móvil la autenticidad del usuario).

Por lo general en Europa hay una tendencia a relajar las exigencias en cuanto a la autenticación pero no en la firma, por ejemplo de un contrato. Es decir me puedo autenticar con usuario y password, o con un token recibido en el correo electrónico, pero la firma de los contratos tiene que ser una firma reconocida.

La cuestión aquí radica en mi opinión en la proporcionalidad de las herramientas y su utilización en función de la administración y los proveedores, y la simetría probatoria de ambas partes involucradas.

La forma más eficiente de autenticación y firma electrónica (son dos conceptos diferentes) son los certificados emitidos por una tercera parte de confianza (Autoridades de certificación) homologadas por alguno de los Estados miembros de la Unión y que figuran en las listas de la propia Unión correspondiente.

Por ejemplo nuestro DNI electrónico, que como sabéis tiene la capacidad de autenticación y firma. La cuestión es que debido a factores tecnológicos su uso es muy complicado y cuando lo utilizamos en los navegadores su uso no solo es complicado sino que además es distinto en cada uno de los navegadores que utilicemos. Por no hablar de la famosa máquina virtual cambiante de Java.

Pero desde la firma y autenticación con certificado homologado, firma reconocida, a las necesidades de autenticación y firma hay una gradación que se puede estudiar para considerar la proporcionalidad: utilizar el medio que mejor se adapte a las necesidades de la  función y que más fácil sea de utilizar por parte de los usuarios, y que genere un entorno de confianza suficiente. Teniendo en cuenta que suficiente es la ausencia continuada o baja probabilidad o escasos problemas en las incidencias de seguridad.

Y además hay que tener en cuenta también que en contratación pública sería muy conveniente introducir la simetría probatoria, tanto la administración como el proveedor tienen que tener la capacidad de probar que han utilizado (o no) determinadas herramientas para producir presentaciones, expresiones de voluntad, accesos, retiradas de información, notificaciones ….

Para entender las tendencias en seguridad, autenticación y firma, se ha producido el miércoles y jueves el II Encuentro Nacional sobre Firma y Administración Electrónica econ la participación de Atos, la Universidad Autónoma de Madrid, el Ministerio de Hacienda y Cenatic entre otros, y os animo a que echéis un vistazo al debate y los comentarios que se han suscitado por parte de los asistentes a este encuentro en el grupo de linkedin de Administración Electrónica y Función Pública 2.0

Mi conclusión.

La firma electrónica reconocida se debe utilizar en la presentación de ofertas y para la firma del contrato, y dentro de la administración para aquellos documentos que son fundamentales en el expediente de contratación, para otras funciones se pueden utilizar otros sistemas más sencillos de usar y que no tienen por que tener unos niveles de seguridad tan exigentes.

No obstante, en mi opinión, este asunto eminentemente técnico organizativo no puede ser óbice para retrasar la transición al formato electrónico de la contratación pública.

 

 

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Europa y la contratación pública electrónica.

 

 

Como digo a menudo una de las funciones principales del blog es generar y compartir conocimiento para que nos ayude y dirija hacía una transición óptima a la contratación pública electrónica cuando pasemos a la acción.

El conocimiento solo tiene sentido cuando se moviliza y usa en las acciones que se van a emprender, es decir, el conocimiento debe preceder a la acción. Siempre que sean posible y en la medida que sea posible.

El conocimiento tiene a su vez varios elementos, uno de los más importantes la información.

Alrededor de la contratación pública y su transición al formato electrónico, la Unión Europea es una de las grandes impulsoras y produce mucha información, que a veces nos cuesta encontrar, aunque casi siempre suele estar disponible.

Información util sobre contratación de la Unión Europea.

En general, creo que, aunque hay mucha información alrededor de este tema pero hay una dirección donde se aglutina parte de la que yo considero más importante:

http://ec.europa.eu/internal_market/publicprocurement/index_en.htm

En esta dirección se hablan de los siguientes elementos, que además se actualizan y nos permiten estar al tanto de las tendencias y directrices de la unión Europea alrededor de la contratación pública y su transición al formato electrónico.

(Me he permitido traducir los enlaces para que tengáis una visión general de todo el espacio de información que se recoge en esta página web)

  • Enlaces de interés

Yo añadiría los enlaces a los estándares que deberíamos de utilizar en los sistemas de información que van a permitir la relación electrónica de las autoridades contratantes con los operadores económicos:

http://www.cenbii.eu/

No esta toda la información que existe alrededor del tema, pero si que está información que es necesario conocer. Y es muy bueno visitar estos sitios frecuentemente.

Una reflexión reiterada.

Toda esta información nos da una idea de la complejidad de la contratación pública, y de la cantidad de elementos que hay que tener en cuenta para realizar la transición al formato electrónico. Y eso teniendo en cuenta que toda esta información está casi exclusivamente referida al área funcional de la relación electrónica del sector público con los operadores económicos, y no se abordan las áreas de archivo, tramitación y explotación electrónica.

El beneficio de la transición al formato electrónico es inmenso, y ya se han hecho aproximaciones al valor que representa en euros cada año. Además es claro que es una perentoria necesidad, para la transparencia y la rendición de cuentas,  pero no será fácil ni será rápido.

 

 

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Noticias sobre licitación y contratación pública aparecidas en @econtratacion SEMANA 42 del 2013

 

 

Relación de las noticias que van apareciendo  en Twitter alrededor de la licitación y contratación públicas con el usuario de  @econtratacion. Semana 42 con noticias desde el 7 al 14 de octubre de 2013.

 

Tweets

 

  • Nuestras organizaciones necesitan integrarse con las herramientas digitales y nuevos modelos organizatiovs http://ow.ly/pIdLP  
  • EcoProcura 2014 Conference on European Public Procurement. Sustainability, innovation and cost efficiency | LinkedIn http://ow.ly/pIbj5  
  • El autismo en las organizaciones y las comunidades de práctica en la transición a la contratación pública electrónica http://ow.ly/pIaEh  
  • Aumentar el uso de la TI en la gestión: el informe de McKinsey sobre la gestión de las ciudades | Innolandia.es, http://ow.ly/pGKmU  
  • IV Seminario contratación pública «Los retos inminentes de la contratación pública» – OBCP http://ow.ly/pGfiG  
  • El autismo en las organizaciones y las comunidades de práctica en la transición a la contratación pública electrónica http://ow.ly/pIbdi  
  • 2nd FAPPE Meeting: Experience Sharing on Public Procurement 8 Nov London | LinkedIn http://ow.ly/pFNX1  
  • RESOLUCIONES vs SENTENCIAS:Actualización / NOTICIAS: Normativa Europea | Contrato de obras http://ow.ly/pFM5C  
  • Derecho, tecnología y modernización administrativa: Sobre el libro Derecho, innovación y Administración electrónica http://ow.ly/pEGZK  
  • Purchasing and supply blog | Supply Management » E-procurement ‘fuels the engine’ to improve decision making http://ow.ly/pDyjv  
  • Public procurement corruption costs €2.2 billion | Official CIPS Magazine – Supply Management http://ow.ly/pDvIG  
  • La emergencia de las ciudades creativas,de Xavier Ferrás en Dinero de La Vanguardia | Caffe Reggio | http://ow.ly/pDrA7 
  • El segundo seminario virtual de la suite de PLYCA sobre la tramitación electrónica de expedientes. http://ow.ly/pDr5r  
  • Poland announces PEPPOL as the pillar of their national e-Invoicing strategy — PEPPOL | Pan-European Public Procurement Online… 
  • El proyecto de transición a la contratación pública electrónica. | Contratación Pública Electrónica http://ow.ly/pChaZ  
  • Connecting Europe Facility: committees approve infrastructure funding mechanism – Government Opportunities http://ow.ly/pCfdy  
  • El proyecto de transición a la contratación pública electrónica. | Contratación Pública Electrónica http://ow.ly/pDskG  
  • COSITAL -BURGOS: EL ITINERARIO DE LA CONTRATACIÓN PÚBLICA: DE CÁDIZ A NUESTROS DÍAS (PARTE II) http://ow.ly/pBygo  
  • Seminario Virtual (Webinar) 2. PLYCA Tramitación – 08-10-2013 – YouTube http://ow.ly/pBv2D  
  • Empresas Españolas en EUPLAT, la primera asociación europea de plataformas de Contratación Pública Electrónica – http://ow.ly/pBnWT  
  • Implicaciones para la competencia del uso de acuerdos marco en el ámbito de la contratación pública – OBCP http://ow.ly/pBm3k  
  • La contratación pública: problemas actuales – Observatorio de Contratación Pública http://ow.ly/pBlzc  
  • ¿Las Administraciones Públicas tienen líderes o jefes? | trabajandomásporunpocomenos http://ow.ly/pA4xZ  
  • Electronic Public Procurement in Rome (Part I – CEN BII) – Invinet Sistemes http://ow.ly/pzZW5  
  • European regions encouraged to offer SMEs vouchers of up to €10,000 to go digital http://ow.ly/pyZHT  
  • 75. Artículo PoliValencia: “El comercio electrónico puede ayudar a las PYMEs a abrirse a nuevos mercados” http://ow.ly/pyYJH  
  • Contratación pública electrónica: frenos y palancas | The Public Procurement Portal http://ow.ly/pyt2T  
  • Nuevo Apartado / Esquemas TRLCSP: nueva versión / Texto Anteproyecto Ley de desindexación | Contrato de obras http://ow.ly/pysKz  
  • ASTEL anima al gobierno a potenciar la competencia en la contratación pública – Opinión – Comunicaciones – Computing España… 
  • Astel anima al Gobierno a potenciar la contratación pública para ahorrar costos – Tecnología – Entorno Inteligente http://ow.ly/pyrfZ  

 

 

 

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