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La facturación electrónica en el Ayuntamiento de Pamplona: una experiencia que puede extrapolarse a la transición a la contratación pública electrónica.

 

A continuación podéis ver y escuchar una entrevista con uno de los proyectos de éxito con los que me he encontrado recientemente de la mano de Javier Vázquez Matilla del Ayuntamiento de Pamplona

ENTREVISTA A JOSE VICENTE VALDENEBRO GARCIA, Gerente del Ayuntamiento de Pamplona

TRANSCRIPCIÓN (no literal) de la ENTREVISTA A JOSE VICENTE VALDENEBRO GARCIA, Gerente del Ayuntamiento de Pamplona.

Hola a todos,

Hoy estamos con D. José Vicente Valdenebro García, Gerente del Ayuntamiento de Pamplona.

Buenos Días José Vicente.

El ayuntamiento de Pamplona ha realizado recientemente la transición al formato electrónico de la facturación del Ayuntamiento y su Gerente nos acompaña para relatarnos la experiencia.

De forma breve y antes de empezar, queremos apuntar que el Ayuntamiento ha conseguido en realizar durante el año 2013  una media del 76 % de la facturación en formato electrónico, habiendo meses en los que se ha alcanzado el 88 % en este formato.

Los ahorros estimados que se han obtenidos están valorados en 1 millón de euros para las empresas  proveedoras y  en 700 mil euros para el consistorio.

Algo que choca a primera vista,  dado que la ley de factura electrónica que se ha aprobado recientemente y ha dado un plazo de 1 año (todo el 2014) para la transición y sin embargo vemos que el Ayuntamiento de Pamplona adelantándose a este plazo, ha conseguido por iniciativa propia que en el 2013 el porcentaje de factura electrónica haya sido del  82 % de media,

PREGUNTAS

¿Nos puede indicar como surgió esta iniciativa, y cuales fueron los motivos fundamentales para poner en marcha la facturación electrónica en el Ayuntamiento de Pamplona, sin que fuera obligatorio?

Dentro de la estrategia SmartCity Pamplona y, más en concreto, del plan de implantación de la administracíon electrónica del Ayuntamiento de Pamplona necesitábamos una tipología de expediente relativamente sencillo de tramitar de manera 100% electrónica y que involucrase a todos los servicios municipales junto con algunos agentes externos.

Los proveedores municipales representaban un grupo reducido de entidades que se relacionan habitualmetne con el Ayuntamiento y que además están habituados al manejo del certificado electrónico para dar cumplimiento a sus obligaciones tributarias.

El 76% de las facturas recibidas en el ejercicio 2013 lo fueron en formato electrónico. El 24% restante se convirtieron en el registro municipal en formato .xml, por lo que la tramitación del 100% fue en formato electrónico.

¿Cómo se ha gestionado el proyecto, quién lo ha liderado y que resistencias o dificultades tanto en la administración como en las empresas ha encontrado?

Para poner en marcha un proyecto de estas características es fundamental el liderazgo político en la isntitución. Que sus gobernantes sean conscientes de los beneficios que aporta la e-administración porque es algo, que al contrario de las grandes infraestructuras, pasa totalmente desapercibido.

A partir de ahí, el proyecto ha incorporado a un equipo multidisciplinar: asoría jurídica, archivo municipal, secretarías técnicas, infomáticos,… y la gerencia municipal como coordinadores del proyecto.

La principal resistencia ha sido la de las grandes empresas y las de algunas personas físicas. Curiosamente las PYMES son las entidades que mejor se han adaptado a la factura e.

¿En su opinión cuales han sido los principales beneficios que se han obtenido en esta iniciativa?

Además del beneficio que representa la propia factura electrónica en cuanto a todos los ahorros que reporta al eliminarse impresiones, ensobrados, desplazamientos, …. cuantificados en 1.700.000 euros al año, ha supuesto un cambio cultural tanto dentro como fuera de la administración.

La implantación de la facturae se ha convertido en una importante palanca en el impulso de las nuevas tecnologias y la e-administración. Dentro de la administración ha servido para que de algún modo la mayor parte de los empleado municipales participen en la tramitación de su expediente 100% electrónico y, por otro lado, en lo que respecta a nuestros proveedores significa una importante ventaja competitiva puesto que pierden el miedo a enfrentarse con la Sede Electrónica y no solo eso sino que éxito de la medida lo refleja el hecho de que más del 60% de la facturas electrónicas se resgistran fuera del horario de oficina.

Hoy en día, un año después, ya estamos tramitando todos los expedientes de un órgano colegiado como es la Junta de Gobierno de forma 100% electrónica.

Y los costes ¿Tiene alguna idea de los costes de establecimiento y mantenimiento de la factura electrónica, y cuál es su relación con los beneficios, tanto para las administraciones como para las empresas?
No es sencillo cuantificar y separar los costes de implementación de las herramientas para la tramitación de la factura electrónica puesto que forma parte del desarrollo del gestor de expedientes municipal, desarrollado por la empresa pública municipal ANIMSA.

Si que hemos constatado que con ella se pueden eliminar hasta seis desplazamientos, que en la mayor parte de las ocasiones eran necesrios, en la mano de los ordenanzas. Las empresas pueden emplear aplicaciones existentes en el mercado e incluso algunas gratuitas para enviarlas y como ya he comentado antes se eliminan: papel, impresiones, ensobrados, timbrados, desplazamientos, …

Además permite seguir su trazabilidad, es decir, conocer por parte del proveedor a través de “Mis Facturas” en la sede electrónica el estado de tramitación de las mismas. La facturae se ha convertido en un importante aliado para conseguir que los proveedores cobren en menos de 30 días. El periodo medio de pago durante los últimos meses de 2013 ha sido de 32 días. Estoy convencido que sin la faturae estaríamos muy lejos de esta cifra y consecuentemente muy lejos del objetivo de los 30 días.

¿Si tuviera que exponer sus experiencias en esta transición, que recomendaría a otras administraciones que ahora tienen que hacer de forma obligatoria esta transición?

Que si es posible se adelanten a las fechas marcadas por el Real Decreto, que adapten su ordenanzas y apuesten no solo por la recepción de factura electrónica en formato xml sino por tu tramitación 100% electrónica.

Y por supuesto, lo más importante es la formación: formación a trabajadores de la institución y formación a proveedores. Formación presencial, formación a través de la web y, en nuestro caso, formación a través del SAC 010.

¿Tiene usted alguna referencia sobre la opinión de las empresas y sus esfuerzos de adaptación?  ¿Qué tipo de soporte a empresas se ha utilizado?

La tramitación de la primera facturae siempre es costosa por lo que tiene de novedad. Esto, desde el primer mometno, nos lleva a ser reacios al cambio.

Sin embargo enseguida se aprecian las mejoras que ello supone. Como he comentado, una pieza clave a sido la formación tanto a trabajadores como a proveedores. Actualmente a través del servicio de atención ciudadana 010 es posible resolver gran cantidad de dudas y también hemos abierto un canal elecrtrónico de comunicación bidireccional a través del correo facturae@pamplona.es .

¿Qué opinión le merece la obligatoriedad de la factura electrónica? Cree usted que las administraciones y los proveedores estarán preparados para esta transición en el plazo de un año?

La obligatoriedad es fundamental. Si una entidad local como el ayuntamiento de Pamplona lo ha conseguido creo que cualquier otra puede conseguirlo. Es cuestión de liderazgo y rigor…

Recientemente se ha aprobado la directiva comunitaria de compras públicas que establece la obligatoriedad del formato electrónico en la contratación pública ¿Qué opinión le merece esta obligatoriedad? ¿Cree usted que seremos de los primeros en Europa en conseguir la transición a la contratación pública electrónica o seremos de los últimos.

Personalmente creo que para proceder a la contratación electrónica hay que tener una organización más madura. La contratación electrónica en sí es muy interesante pero creo, que al igual que hemos procedido con la factura electrónica, lo importante es que todo el ciclo de vida del expediente de contratación se tramite de manera 100% electrónica, desde la creación del expediente hasta la finalización del contrato, pasando por la licitación y adjudicación.

Muchas Gracias D. José Vicente, ha sido un placer poder escuchar de forma directa las experiencias de una transición a la factura electrónica con un éxito tan claro como el que nos ha mostrado el Ayuntamiento de Pamplona. Espero sinceramente que  esta experiencia sirva de ejemplo a seguir por otras organizaciones del sector público.   

 

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