Las claves para la transición a la contratación pública electrónica.

 

Se aproxima una ola de proyectos para realizar la transición a la contratación pública electrónica en todo el sector público. En cuanto se apruebe el nuevo anteproyecto de ley de contratos del sector público que traspone las directivas europeas de contratación pública, empezarán a iniciarse los proyectos y a redactarse los pliegos de prescripciones técnicas para esta transición.

En este punto, creo que es conveniente recordar lo que se resumía en un estudio de los Estados Unidos acerca de los proyectos que implican tecnología en las administraciones públicas:  Billions in the balance

Porque muchas administraciones van a redactar pliegos de prescripciones técnicas y de cláusulas administrativas, y es bueno conocer porque fallan (más del 90 %) los proyectos de tecnología de la información en las administraciones públicas de los Estados Unidos.

  • Problemas de los pliegos técnicos en la compra de Tecnología
    • No existe alineamiento con el problema o los resultados esperados.
    • Una gobernanza y un liderazgo débil
    • La cultura de la lista de comprobación
    • Requisitos demasiado prescriptivos
    • Un proceso de compra lento y mercados cerrados
  • Soluciones (Recomendaciones del Gobierno Federal de los EEUU)
    • Establecer líneas claras de autoridad y responsabilidad
    • Desarrollar una lista sencilla de necesidades y resultados, en vez de un voluminoso pliego de prescripciones técnicas.
    • Comprometer y consultar al mercado desde el principio.
    • Desarrollar una estrategia de coste – beneficio con métricas claras.
    • Asumir una toma de riesgos inteligente.
    • Reducir las cargas administrativas y acelerar el procedimiento de contratación

En el caso que nos ocupa, la transición al formato electrónico de extremo a extremo en la contratación pública,  en mi opinión, el proyecto de cambio o de innovación es aún mayor y más complejo. Se requiere la colaboración activa de muchas personas. Tal y como Kotter, el experto en gestión del cambio nos comenta:

“Real collaboration is about stepping outside of traditional institutional structures to focus on results. In fact, there is an 81% correlation betweencollaboration and innovation” 

“La verdadera colaboración es acerca de salirse de las estructuras institucionales tradicionales para centrarse en los resultados. De hecho, existe una correlación entre el 81% de la colaboración y la innovación”

Y el proyecto de la transición es un proyecto de innovación que va a requerir mucha colaboración de los agentes que gestionan el servicio. No se trata de conseguir el “tengo que hacerlo”. Se trata de conseguir el “quiero hacerlo porque es bueno para mí y para mi organización”.

En resumen: nos enfrentamos a un tipo de proyectos que:

  • Involucran sistemas de información y sus riesgos asociados en la gestión de este tipo de proyectos,
  • Incorporan además mucha innovación, prácticamente hacer nuevo el servicio de contratación, y
  • con una restricción de tiempo importante (plazos),
  • que requieren nuevas habilidades y competencias en las personas que gestionan el servicio (promotores, gestores, interventores, políticos….) y
  • que además afecta de lleno a los licitadores

Con todo esto la visión de conjunto no tiene pinta de que sean proyectos fáciles, de los de ir marcando el “recibido”.  Y no es solo por culpa o a causa de la tecnología.

Las claves del proyecto de transición

Por tanto, creo que las claves fundamentales de los proyectos de transición a la contratación pública electrónica, que además deberían de cuidarse en los pliegos de prescripciones técnicas son los siguientes:

  • Hacer proyectos de gestión del cambio y la comunicación donde se tengan en cuenta las personas que debe utilizar tecnología, no la tecnología solo. Involucrar y dar incentivos para la colaboración honesta y sincera.
  • Considerar dentro de la gestión del cambio el capítulo de formación y capacitación como el fundamental: las personas primero.
  • No olvidar la gestión de los afectados por la transición al formato electrónico, que los habrá, y hay que darles una solución adecuada
  • Aplicar las recomendaciones para los proyectos tecnológicos que nos ofrece el Gobierno Federal de los Estados Unidos, y hemos resumido al principio de la entrada. O al menos reflexionar sobre ellas.

Espero que estas reflexiones os sean de alguna forma útiles.

CONFERENCIA SOBRE INTEROPERABILIDAD EN LA CONTRATACIÓN PÚBLICA ELECTRONICA

Quiero recordaros que el próximo día 15 de septiembre en la Universidad de Alcalá se celebra una “conferencia sobre la Interoperabilidad en la contratación pública electrónica” y un seminario sobre los estándares CEN BII, OpenPeppol y el estado del arte en otros países europeos.

En este enlace podéis ver la agenda de mañana y tarde de ese día y además podéis apuntaros a la conferencia y al seminario. La entrada en gratis pero se requiere inscripción previa.

About mcanno

Especialista en Tecnologías de la Información aplicadas a medios de pago, comercio electrónico y contratación pública

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