Los productos y servicios en la transición a la contratación pública electrónica.

 

 

En los distintos proyectos de transición a la contratación pública electrónica en los que he tenido la oportunidad de intervenir, y en su caso influir, he podido observar como se suceden las distintas actividades incluidas en los pliegos de prescripciones técnicas, de forma casi perfecta y sin embargo no se consiguen los resultados esperados.

Esto se repite de forma insistente y no parece que seamos capaces de considerar otros escenarios. Es verdad, que siempre he oído que solo la obligatoriedad del formato electrónico puede hacer cambiar esta situación, pero lo cierto es que no me termino de creer que la obligatoriedad, el no tener otra opción, sea la única razón para hacer que el formato electrónico sea un éxito de publico y crítica.

Dicen que la cultura se desayuna todos los días con una estrategia. Y que por tanto, el comportamiento de las personas ante la transición al formato electrónico en la contratación, tienen mucho más que ver con la cultura que con diseñar una u otra estrategia.

Yo creo que el comportamiento tiene que ver con la motivación, cuyos elementos fundamentales son: autonomía competencia y propósito. Es decir si queremos que el formato electrónico sea algo incorporado a la cultura de cualquier organización tenemos que dotar de autonomía y competencia a las personas que gestionan, en este caso, la contratación y sobre todo darles un propósito claro y poderoso para que hagan el esfuerzo y cambien «su cultura».

Y esto no se hace con productos, mejor dicho, no solo se hace con productos. Necesitamos servicios que sean capaces de fomentar esa autonomía y competencia y explicar y comunicar un propósito claro a los agentes que intervienen en la contratación.

En algunas cosas, pero sobre todo en los servicios alrededor de la transición, creo que hay que mejorar.

Mis reflexiones de cosas a evitar en estos procesos de transición son las siguientes:  

  • Se considera que el producto o los productos son suficientes para realizar la transición. No es cierto en absoluto.
  • Las principales tareas que se diseñan y planifican son las relacionadas con la entrega de los elementos comprometidos: software, servicios de consultoría formación, mantenimiento y soporte, ….
  • No se diseñan ni cuidan los servicios asociados a la adquisición de autonomía y competencias de las personas involucradas, y mucho menos se consideran los propósitos que deben de encontrarse en esas personas, por tanto los tres elementos de la motivación (autonomía, competencia y propósito) están ausentes del diseño de los servicios de la transición.
  • En los principios de  Gobierno corporativo de las tecnologías de la información (responsabilidad, estrategia, compras, rendimiento, conformidad y factor humano) brillan por su ausencia casi total los de responsabilidad, estrategia, conformidad y factor humano.
  • Los proyectos se entregan pero la tecnología no se usa. Si no se usa no se perfeccionan los servicios y los productos asociados a la tecnología y esta se queda obsoleta rápidamente.

Mis aportaciones de cosas a incorporar en este proceso de transición son las siguientes: 

  • la transición debe regirse por los principios expuestos en el párrafo anterior y todos los implicados, en cualquier nivel de responsabilidad, tienen que ser conscientes de los niveles de motivación que les compete: autonomía competencias y propósito. Y buscarlos por sí mismos. Ya somos mayorcitos. Nos pueden ayudar y comunicar el nuevo contexto, pero hay que venir motivado de casa.
  • el diseño de los servicios de la transición debe de considerar los siguientes principios:
    • el viaje de la transición se debe realizar de forma completa: que nos va a pasar, cuando cómo, que alternativas vamos a considerar, y quién asumirá el cambio y sus consecuencias.
    • el diseño de los servicios de la transición debe ser realizado junto con los usuarios.
    • los servicios deben ser tangibles, se tienen que ver el resultado.
    • hay que tratar de que los servicios se puedan consumir aunque el proveedor no esté presente (herramientas de la web 2.0)
  • La trasformación tiene que tener en cuenta el servicio de contratación de forma completa. Aunque no se aborde todo a la vez, hay que contemplar las situaciones en los que tras la licitación, vendrá la tramitación, y la facturación, el archivo… y el proceso global será enteramente electrónico.
  • Hay que gestionar correctamente la resistencia al cambio, con mucha comunicación y apoyo sobre los por qués de la contratación pública electrónica. Sin entender los porqués, los cómos se vuelven insoportables y probablemente inasumibles.

En mi opinión lo importante es modificar el comportamiento de las personas, el factor humano, y considerar los elementos de motivación comentados como fundamentales en todo el proceso de transición. El proveedor tiene que ser capaz de adaptar sus servicios a la idiosincrasia de cada organización y fomentar esos elementos de motivación junto con el máximo responsable de la organización.

Una última reflexión

Creo que hay que pensar entre todos como conseguir un diseño de servicios asociados a la transición a la contratación pública electrónica, que ponga del lado del formato electrónico a todos los implicados. Ya vamos tarde, pero lo creo que no podemos permitirnos es ir mal.

 

 

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Categorizado como Transición

Por mcanno

Especialista en Tecnologías de la Información aplicadas a medios de pago, comercio electrónico y contratación pública

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