Agentes de cambio en la transición a la contratación pública electrónica.

No importa cual sea la situación actual en la que esté cualquier organismo del sector público, la  ley  va a empujar a todos a realizar la transición a la contratación pública electrónica en un plazo de un poco menos de 3 años, a partir de ahora.

En la anterior entrada hablábamos de que hay que enfrentarse a dos problemas fundamentales. El primer problema  es lo que tengo que conseguir internamente para poder alcanzar lo que me exige el segundo problema (no se puede leer de otro modo, no son problemas independientes, están fuertemente relacionados):

• el cambio cultural: las personas y
• el mercado único: la interoperabilidad de los sistemas de información

Y apuntábamos algunas buenas prácticas para enfrentarse a ellos.  Hoy voy a tratar de dar una aproximación de los primero pasos que todo organismos debería de dar: cómo empezar la transición.

Voy a intentar dividir los primeros pasos en actuaciones en cada uno de los dos problemas grandes relacionados. Pero en ningún modo, estas actuaciones pueden hacerse de modo aislado una de otra,  sino todo lo contrario. Hay que coordinarlas.

Y voy a introducir la figura que considero imprescindible y que menciono en el título de la entrada: El agente de cambio.  Puede ser interno o externo.  Ambas opciones tienen sus pros y sus contras.

• Un agente interno conoce la organización y la organización le conoce. Solo tendría que conocer las técnicas que hay que implementar para favorecer el cambio cultural y el cambio tecnológico.
• Un agente externo no conoce a la organización ni la organización le conoce. Y por el contrario si conoce las técnicas y herramientas del cambio cultural y tecnológico.

En mi opinión, las organizaciones deberían de apoyarse y aprender inicialmente con la ayuda  de un agente externo que inicie de forma correcta los primeros pasos, y a su vez, identifique, motive y aleccione  a agentes de cambio internos para que continúen la transformación digital de la contratación pública.

El agente de cambio:

Es la persona o personas que va organizar la transición. Va a asumir las tareas y la responsabilidad de gestionar el proceso. Tiene que ser conocedor de los principios de la gestión del cambio y la comunicación que se están utilizando en la actualidad para realizar la transformación digital de las organizaciones:

Para el cambio:

• «Teoría U» de Otto Scharmer»
• «Participación genuina» de Eugenio Moliní.
• Las 8 fases de la gestión de cambio de Kotter.
• «Design Thinking» for action HBR: diseño de actuaciones para el cambio.
• «Cómo liderar el cambio cultural en tu organización» David Criado.

Para el mercado único digital.

• Arquitectura de sistemas de información (TOGAF).
• Interoperabilidad y estándares
• ISO 38500 de Gobernanza corporativa de sistemas de información: Modelo y Principios
• Directivas de Contratación Pública

El cambio cultural

Las actuaciones sobre el cambio cultural son en mi opinión la parte más complicada. Y mi aproximación a estas actuaciones se basan en una combinación de las fuentes mencionadas anteriormente. Hay más técnicas y metodologías para la gestión del cambio y la comunicación. Pero considero que las comentadas pueden ser apropiadas.

Las actuaciones que propongo son las siguientes:

• Recogida de Datos y Situación del organismo que va a realizar la transición.
• Identificación de los máximos responsables y mensajes claros hacia la organización sobre la transición.
• Plan de comunicación en la organización y con la organización
• Taller de las 8 fases del cambio de Kotter,
• Organizaciones ambidiestras. (innovación y productividad)
• Identificación y preparación del equipo del cambio
• Taller de transformación organizacional con la teoría U.
• Taller de Desing Thinking sobre actuaciones de la transición
• Generación de prototipos (Teoría U): Intención, equipos, espacios, iteraciones, observar el universo.
• Generación de espacios físicos y virtuales donde se puedan sostener las actuaciones y sus derivados: conflictos, afectados, quejas, problemas, soluciones…
• Prueba y resultados de los prototipos diseñados.
• Aprendizaje validado.
• Anclaje a la cultura.
• Comunicación de resultados. 

El mercado único

• Propósito e intención de las instituciones.
• Sistemas de información. Arquitecturas y Funciones.
• Aproximación a los productos y servicios necesarios para la transición
• Los agentes del cambio organizacional interno.
• Los prototipos: alcance y resultados.
• La hoja de ruta para la transformación digital

Mis reflexiones

Todas estas actuaciones se basan en una premisa fundamental: El cambio al que hacemos frente no es un cambio de los procesos de la organización, es un cambio que tiene que estar centrado en las personas de la organización y su cultura (o forma de actuar ante los problemas cotidianos de la organización).

El cambio cultural  tiene que contar con las personas, porque de otro modo, no se producirá o no lo hará de forma óptima.  Y lo que los clientes del servicio de contratación necesitan (los departamentos que identifican y demandan los bienes y servicios necesarios para entregar a la sociedad lo que ésta espera del organismo en cuestión) no es solo seguir un procedimiento legal (servicio instrumental) sino conseguir el mejor valor en todas las dimensiones de la compra pública: presupuesto, gestión, resultado, proveedor (servicio estratégico).

Este cambio, la transformación digital de la contratación pública no es un proyecto. Es un proceso. Se empieza por la transición al formato electrónico y se prepara al organismo en cuestión para afrontar los verdaderos cambios que esta transición y el uso adecuado de las herramientas digitales tiene que capacitar en cada organismo.

Esta capacitación podemos pensarla con resultados como: gestión de proveedores, analítica de compras, automatización de procedimientos, diseño de estrategias públicas utilizando la contratación, profesionalización del servicio… y podríamos decir muchas cosas más.

Pero la realidad, en mi opinión, es que lo que hay que hacer es preparar a las personas del servicio de contratación para ser capaces de hacer frente y saber gestionar el  futuro que emergerá alrededor de la transición al formato electrónico, y que ya estamos empezando a presentir….