El buen uso de la tecnología en la nueva contratación pública

El contexto actual donde se mueve la contratación pública

El profesor Francisco Longo nos recuerda en un artículo publicado a raíz del reciente Foro económico Mundial (El elefante en la sabana digital. 4 razones por las que el sector público debe reinventarse), que el sector público no se transforma con la misma intensidad que el sector privado, y sin embargo debería. El hecho aparente de no tener, como las empresas, una cuenta de pérdidas y ganancias, pudiera parecer que pone al sector público al resguardo del proceso de destrucción creativa. Pero nada más lejos de la realidad. Las sociedades que triunfan suelen ser las que tienen mejores instituciones. No hay empresas de éxito en sociedades fracasadas.

El sector público es una necesidad

El sector público proporciona dos grandes beneficios irrenunciables: cohesionar el territorio (leyes), y procurar la sostenibilidad de la sociedad que ocupa dicho territorio (bienestar social).

Las leyes cohesionan el territorio utilizando cuando sea necesario la coercitividad (violencia o fuerza ejercida por el sector público). Para el segundo beneficio hay que utilizar la inteligencia y sobre todo los valores, porque no estamos aislados y el mundo se ha globalizado, o se está globalizando.

Pero la globalización (universal) es, de momento, lo contrario a la administración (local). Mientras que lo global trata de tener leyes y normas universales, la administración trata de vertebrar y sostener el territorio y la sociedad que lo ocupa.

Esta vertebración y el bienestar se puede hacer de dos formas: vía proteccionismo, o vía excelencia. El primer punto nos lleva a la autarquía y la subvención (que ya se ha demostrado como NO recomendable), y el segundo a la competencia y el comercio (que tiene la apariencia de ser menos malo).

La contratación es un servicio esencial del sector público no coercitivo pero potencialmente muy rentable para la sociedad.

La contratación pública juega un papel fundamental porque a través del comercio se pueden producir reequilibrios y un servicio de retorno real del que estamos tan necesitados. Debido a que emplea casi la mitad de los recursos recaudados por los impuestos, tiene una potencialidad muy grande para afectar a la economía del bien común. La forma en que se gasten e inviertan estos recursos tendrá mucho que ver en el éxito de la sociedad en el mundo global.

La tecnología en la nueva gestión de la contratación pública.

Pero los ingresos (impuestos) y los gastos (contratación) requieren una gestión y una dirección que están sujetas al entorno y a las tecnologías. Los impuestos disfrutan de una tecnología y atención que no tiene un paralelismo lógico en el mundo de la contratación. Y deberíamos solucionarlo.

Como nos recuerda Xavier Marcet en su entrada , los diez vectores del nuevo management: “La irrupción de las herramientas 4.0 ( Big Data, Inteligencia Artificial, Blockchain) afectará directamente al management, a la forma cómo diagnosticamos y tomamos decisiones en nuestras organizaciones. La Internet de las Cosas, la impresión 3D y la robótica afectarán directamente a la forma de producir. La Ciberseguridad será una nueva infraestructura. La gestión de la complejidad será el contexto normal de las organizaciones. Uno de los factores de la complejidad estriba no tanto en si estas tecnologías marcarán el futuro, ni tan sólo cómo lo harán, sino en ser capaces de decidir cuando es el momento de apostar por ellas sin tapujos”.

 Por tanto, la pregunta es:

 ¿Cuándo, cómo y quién debe apostar de forma clara en el servicio de contratación por las tres tecnologías que pueden beneficiar a este servicio: big data, inteligencia artificial y blockchain?

La complejidad de la contratación pública y el buen uso de la tecnología

En la contratación pública la complejidad es el estado natural. Pero además ahora hay que realizar una transición al formato electrónico que si lo hacemos bien favorecerá una nueva forma de gestionar con más estrategia, mucho más adaptable, ágil, centrada en el ciudadano y la sostenibilidad del territorio, fomentando el talento, con líderes que transformen la cultura y comuniquen sin aburrir, promuevan la autenticidad y realcen de nuevo el alma escondida del servicio público.   

Y el buen uso de la tecnología es lo que puede proporcionar al servicio de contratación púbica los elementos de eficiencia y agilidad que proponen las leyes para alcanzar los objetivos de la contratación.

Los objetivos de la contratación pública.

Antes de empezar a pensar en tecnologías hay que pensar en que queremos conseguir.

Y según los especialistas en adquisiciones y las ultimas directivas de contratación hay dos grandes metas:

  • Excelencia operativa (eficiencia). Transacciones automatizadas
  • Capacidad estratégica (estrategia). Decisiones basadas en datos

Las tecnologías de la digitalización.

Están asequibles y al alcance de cualquier organismo público.

Hay dos grandes opciones:

  • Las plataformas de contratación
  • Las redes de contratación.

La primera opción nos lleva a un mundo centralizado, donde la contratación pública puede convertirse en un elemento parecido al panorama de las plataformas privadas. Esta opción requiere menos dispersión del conocimiento. Pero deja los datos y las opciones de sostenibilidad en manos de otros. No es necesaria una profesionalización profunda.

La segunda opción nos lleva a un mundo en red, donde la contratación pública puede ayudar a vertebrar el comercio y el tejido productivo del territorio del organismo en cuestión. El conocimiento tiene que estar más disperso y al alcance de los individuos que gestionan el servicio. Es necesaria una profesionalización muy profunda.

En mi opinión, los beneficios serán mucho más inclusivos en las redes de contratación. Pero habrá más costes iniciales.

Las tecnologías para la transformación digital.

La transformación digital tiene mucho sentido en las redes de contratación, porque es en esta arquitectura donde tenemos opciones a través de la profesionalización de utilizar el servicio de contratación como herramienta productiva y de competitividad. Utilizando la inclusión social, la innovación, la protección del medio ambiente y sobre todo el fomento de las pymes para su crecimiento y capacitación.

Las transacciones muy automatizadas nos dan eficiencia y los datos nos dan estrategia.

El esquema del buen uso de la tecnología de datos y transacciones

En el artículo de Giles Breault Agilidad de compras en la era de la digitalización  . Expone una imagen que podemos retomar aquí porque puede permitir entender cómo se puede alcanzar la agilidad en la contratación utilizando tecnologías orientadas a la transacción y orientadas al dato.

agilidad en la contratación pública

En este esquema hay dos grandes objetivos: eficiencia y estrategia. Uno está basado en tecnología transaccional (ayuda a comprar eficientemente) y el otro en tecnología de datos (verifica que la compra obtiene los objetivos previamente definidos en la estrategia)

Los dos mundos se entrelazan e interactúan entre sí. Y requieren tanto del buen uso de la tecnología (transacciones y datos) como de una adecuada profesionalización de los agentes que la gestionan para entender la complejidad y actuar en consecuencia.

Reflexiones preliminares (esto cambia mucho)

Hay muchas opciones y muchas decisiones que tienen que tomar los responsables públicos y los políticos alrededor de la contratación. El profesor Francisco Longo comenta en su reflexión final que la complejidad no permite trabajar en solitario y que el sector público requiere más pensamiento que acción porque las tareas ya no están preestablecidas, ahora hay que digitalizar el servicio de contratación.

La digitalización y la transformación digital son procesos de innovación muy marcados que afectan a la cultura de las organizaciones. Y tienen tres elementos que deben ser identificados y muy pensados:

1.   los productos, no va a ser fácil definir las arquitecturas, ni la forma de los productos que habilitan el formato digital.

2.   la gestión de proyectos, hay que organizar, priorizar, y coordinar muchos sistemas y personas y no es algo natural, la complejidad es exponencial, y

3.   la gestión del cambio, es la gran olvidada, es la encargada de conducir a las personas (de forma amable y minimizando el daño) al mundo digital y a la transformación, de acompañarles, evitarles el dolor y la incertidumbre, de formarles, de potenciar su talento….

Los dos primeros elementos tienen un grado de predicibilidad muy alto, son difíciles, pero creo que estamos preparados, o podemos llegar a estarlo. En el último punto hay dos problemas en los que aún no se ha puesto el foco: el volumen de personas implicadas (formación y capacitación), y la falta de visión sobre la repercusión que tiene en el resultado final el no hacer una adecuada gestión del cambio (individual, organizacional, e individual).

Como colofón:

  • el buen uso de la tecnología solo se consigue con la participación genuina de las personas. 
  • la tecnología adecuada y las personas adecuadas harán que el servicio de contratación desarrolle toda su potencialidad.

 

 

Por mcanno

Especialista en Tecnologías de la Información aplicadas a medios de pago, comercio electrónico y contratación pública

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