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Transformación digital

Design Thinking aplicado a la transformación digital de la contratación pública.

“No se trata de hacer una contratación mejor desde el modelo existente, hay que reinventar el servicio de contratación pública desde cero utilizando las nuevas capacidades digitales”

Hacer la transformación digital del servicio de contratación no es algo sencillo. Hay muchos factores y muchas actividades que hay que coordinar y mucho que aprender. Mucho que cambiar y mucha gente que movilizar.

Para todo esto hay que utilizar técnicas y herramientas que ya se han demostrado como válidas, como Design Thinking, y aplicarlas en función del problema complejo que tenemos entre manos: la transformación digital del servicio de contratación pública

Pero no podemos trabajar en silos independientes como hasta ahora. Se necesita una coordinación y una colaboración especial.

Antes de empezar

Hay que comprender el ciclo completo del servicio de contratación y volver a diseñar todos y cada uno de los aspectos del servicio de forma sistémica, teniendo en cuenta el nuevo entorno digital y los tres aspectos fundamentales que intervienen (y que el Design Thinking contempla): personas, software y negocio (el servicio).

Hay que empezar, yo creo, por tener una visión completa y entender el servicio de contratación, cuáles son sus objetivos y qué elementos fundamentales intervienen:

El ciclo completo del servicio de contratación:

  • Se recaudan impuestos a ciudadanos y empresas.
  • Se analizan y priorizan las necesidades (política)
  • Se distribuye el presupuesto (administración).
  • Se generan y ejecutan los procesos de aprovisionamiento (proveedores).
  • Se miden y valoran los resultados (administración)
  • Se rinde cuentas (políticos)
  • Se ajusta el sistema (administración)

Los objetivos propuestos.

  • Dotar de bienes y servicios a los departamentos del sector público para que puedan ofrecer los servicios adecuados a ciudadanos y empresas.
  • Hacerlo de forma coherente con los principios y reglamentos que dictan las leyes de contratación del sector público.
  • Generar de forma justa y meritocrática ecosistemas que permitan obtener beneficios a la sociedad y al territorio donde opera el sector público. (la contratación pública como herramienta estratégica para la sostenibilidad del modelo de estado del bienestar).

Los elementos que intervienen:

  • Personas: Tienen que tener cabida todos los implicados: gestores, proveedores, y usuarios perceptores y contribuyentes.
  • Software: Es el entorno digital el que permite aplicar las técnicas y herramientas que habilitan la transformación digital al utilizar, de forma óptima, la información disponible y de la que dispone el sistema en su conjunto.
    • Front End,
    • Back End
    • Servidores
    • Hosting
    • Aplicaciones
  • Negocio (servicio).  Entendido de forma sistémica.
    • Necesidades y Prioridades
    • Presupuestos anuales
    • Distribución por departamentos
    • Planificación anual de la contratación
    • Gestión de contratos
    • Gestión de proveedores
    • Agregación de la demanda
    • Relaciones con el mercado
    • Políticas públicas: Innovación, medio ambiente, inclusión social, pymes
    • Métricas y Analítica
    • Diseño de políticas
    • Ajustes
    • Resultados
    • Ciclos combinados (estrategia en ciclos más largos)

El proceso general de utilización del design thinking

A partir de todos estos puntos y contando con los agentes involucrados, el  design thinking debe aplicarse como técnica que permita aflorar la verdadera transformación digital del servicio de contratación, aplicando las fases y herramientas más apropiadas a cada situación, objetivo  y elemento que interviene.

No podemos utilizar las mismas técnicas para construir herramientas nuevas que obedecen a entornos diferentes. Entornos complejos que requieren soluciones complejas con matices que solo pueden proporcionar los agentes que manejan estos entornos. Esa es una de las principales ventajas del design thinking.

Pero el design thinking no puede quedarse en esquemas teóricos y hay que pasar al terreno material. Hay que complementar el design thinking con otras técnicas y herramientas que habilitan la trasformación digital (el uso de la información precisa en todas y cada una de las actividades de nuestra cadena de valor, individual y sistémicamente contempladas). Unas buenas técnicas para complementar design thinking y genera resultados tangibles pueden ser: Agile Software Development, Lean Startup, Service Design, Systems Thinking, Customer Jurney Experience Map…

Si aplicamos estas u otras herramientas de forma parcial, sin una aproximación sistémica, y sin convertir el ejercicio en resultados tangibles,   no conseguiremos nada más que perder tiempo, presupuesto y motivación.

Hoy el mundo ya no utiliza la tecnología sino que está dirigido por la tecnología. Y la contratación pública también. Nos guste o no. Estemos preparados o no.

No hay opciones y por mucho empeño que pongamos en la defensa de la forma que tenemos de hacer las cosas (en papel), el entorno es inexorable. Y no nos va a esperar, ni a ser condescendiente con nadie. Ni los contribuyentes van a entender que no las instituciones no se adapten al entorno para servirles de forma óptima.

Lo único cierto y real es lo que se hace, y los resultados que se obtienen,  todo lo demás son opiniones.

La única forma de concretar es haciendo. A partir de las ideas iniciales propuestas por los talleres de design thinking sistémicos hay que hacer, probar y aprender.  Este aprendizaje validado es el punto de partida para las siguientes e iterativas fases del proceso. Un proceso que no tiene fin. Y que debe alimentar la adecuación legal en base a la experiencia y a las observaciones que se produzcan en el proceso global.

Flujo de trabajo sistémico global y multi función junto con Equipos Multidisciplinares

Los equipos se solapan en tres áreas

  • Estrategia: Gestión de producto junto con estrategas de negocio y estrategas de producto ( Agile / Scrum)
  • Diseño: diseño de producto, diseño de interacciones  y diseño de servicios junto con un diseño de sistemas (arquitectura de sistemas de información)
  • Tecnología: que comporta Ingeniería de Producto, Front y Back End y DevOps, Seguridad y Calidad.

Esta visión holística es probablemente la mejor visión que podemos utilizar para realizar la transformación digital del servicio de contratación.

Reflexiones personales

Ya hay sectores enteros en la sociedad que han hecho una metamorfosis total de sus modelos de negocio, de sus tecnologías y formas de operar. No hay ningún sector que vaya a quedar fuera de la transformación digital que están sufriendo todos los sectores de nuestra sociedad.

El Gobierno y sus servicios tampoco. Algunos gobiernos ya lo han entendido hace tiempo y están cosechando los resultados. Otros tardarán más. Pero los retrasos no son inocuos y producen diferencias en los territorios. Y esas diferencias producen desequilibrios de poder entre las sociedades. Estos desequilibrios pueden ir desde la supremacía hasta la irrelevancia. Y eso es algo que ya estamos viendo. La decisión de qué tipo de sociedad queremos es nuestra.  Y uno de los instrumentos más importantes para conseguirlo (no es el único) es utilizar el servicio de retorno de la contratación pública de forma óptima. Conseguir ese ciclo virtuoso solo depende de nosotros.

Soy consciente de que ahora, marzo de 2016, la prioridad nacional es la transición al formato electrónico y la coordinación de todos los esfuerzos públicos y privados para que el formato electrónico no genere la segmentación tecnológica que todos tememos.

Pero para que esta transición al formato electrónico tenga un propósito más allá del cambio de formato y para que la interoperabilidad sea algo que todos deseemos, creo que se necesita un objetivo más ambicioso que nos permita movilizar todas las energías que vamos a necesitar.

Y para mi este ambicioso propósito, que tantos bne capaz de concitar la energía necesaria, que tantos beneficios puede darnos,  es la transformación digital del servicio de contratación pública.

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