El diseño del proyecto de la transición a la contratación pública electrónica.

Con independencia del tipo de transición que cada organismo se haya propuesto, el nudo gordiano del proyecto de transición está en el diseño de las intervenciones que las personas que gestionan el servicio de contratación tienen que llevar a cabo.

Estas intervenciones suelen recibir el nombre de “hoja de ruta”, y la forma en la que se identifican, definen y diseñan, y sobre todo el grado de participación con la que se han diseñado,  tienen un gran impacto en el resultado final de la transición.

No estoy muy seguro de que es lo que pasa en los organismos antes de los pliegos, pero normalmente si estoy al tanto de lo que sucede a partir de la publicación de os pliegos, y cuando he sido adjudicatario que es lo que pasa en las tareas siguientes a la fase de adjudicación.

Y generalmente no hay muchas diferencias entre organismos y sin embargo si hay muchas diferencias en los resultados.

Hay organismos que consiguen resultados muy positivos en la transición y otros directamente abandonan, con la consiguiente pérdida de tiempo, presupuesto y esfuerzo.

Casi todos los proyectos de transición que conozco tienen la tónica en la implantación y formación de las personas a utilizar una herramienta que es la que resuelve la gestión sobre el nuevo formato.

Pero no se analizan ni se diseñan las intervenciones que permiten a las personas cambiar su cultura (del formato papel al formato electrónico) ni entender los cambios como un todo que va a afectar tanto a cada persona individual como a la organización en su conjunto.

Si no se genera un proceso participativo la transición no estará soportada por todas las visiones y soluciones útiles que aportan los distintos interesados.

Para tratar de paliar situaciones de riesgo de fracaso considero que las actuaciones para conseguir una participación a través de un proceso específico donde se fomente la participación. Este proceso podrían tener las siguientes fases donde se concreten los siguientes puntos:

• Verificar los Requisitos del proyecto de transición:
  • Se ha definido la Tarea de la transición a la contratación pública
  • Existe un Propietario Responsable que invita a los participantes de forma transparente
  • Se invita a los interesados a participar de forma clara y honesta
  • Se deja abierto el espacio a nuevas interacciones
  • Está disponible un espacio (sala) adecuado y seguro para la participación.
• Establecer Las condiciones de Contorno
  • La participación consiste en suspender la relación de poder existente para que los participantes puedan ejercer un poder temporal en el diseño de las intervenciones de la tarea a llevar a cabo: trasparencia y confianza.
  • Invitar a participantes con diversas perspectivas, especialidades e intereses.
  • Abrir la posibilidad de nuevas interacciones en el proceso por ejemplo los responsables de los sistemas de información y los servicios que se van a llevar a cabo en la transición.
  • Diseñar el espacio y las interacciones
  • Garantías de seguridad para poder expresarse de forma clara y con confianza.
  • Definir las condiciones de contorno:
    • Participantes
    • Tarea y resultados deseados
    • Margen de maniobra
    • Nivel de participación
    • Efectos deseados
    • Compromiso del Propietario con los participantes.
      • Criterios para invitar: conocimiento, interés, autonomía
• Diseñar las intervenciones del proceso colaborativo
• Facilitación del proceso colaborativo.
• Implementación y puesta en marcha del proyecto
• Seguimiento y Resultados: iterar o cerrar el proyecto de transición.

Es en la penúltima fase donde normalmente entrará en escena el adjudicatario en caso de que se haya decidido contratar la implantación de un producto y sus servicios asociados  o bien los servicios que el organismo haya decidido incorporar a sus procesos para cumplir con la ley o para innovar en el proceso de contratación.

Pero es en las fases previas, en mi opinión, donde se gesta el éxito o el fracaso de la transición. Y estas fases son las que creo que habría que cuidar de forma especial.

Hemos comentado que estas fases iniciales se pueden diseñar a través de un taller específico que permita establecer  un grado de comunicación  y participación  muy alto entre los participantes en la transición.

Independientemente de la opción que cada organismo siga, si creo que es muy importante, pasar por las fases que menciono u otras similares, que permitan la participación honesta y genuina de todos los interesados en la transición. Lo contrario puede significar elevar de forma peligrosa el porcentaje de riesgo de fracaso de la transición,

Si algún lector está interesado en profundizar sobre cómo generar un proceso participativo de los interesados en la transición a la contratación pública electrónica le recomiendo encarecidamente la lectura del libro de Eugenio Molini: Libro sobre la participación genuina, o el arte de pensar, decidir y trabajar juntos”