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Transición

El despliegue y la adopción de la contratación pública electrónica.

 

Hacer que las personas utilicen la tecnología de forma adecuada para conseguir los resultados esperados  por la implantación de esa tecnología no es nada fácil. Si además, no somos capaces de medir el valor real que aporta la tecnología de la información a las organizaciones, el problema se agudiza bastante.

Pero si encima hay restricciones de presupuesto, lo que suele pasar es que hacemos lo fácil y dejamos lo difícil para más adelante. O no lo hacemos.

Lo fácil es el despliegue de la tecnología, es decir, la entrega de productos y servicios de forma que la organización esté en disposición de poder pasar a realizar, en el caso que nos ocupa, la transición al formato electrónico de la contratación pública. Este aspecto no aporta valor, solo es el paso previo, sin el que no se puede conseguir el valor esperado. El que no sabemos medir.

Y entonces llega la adopción. La adopción es lo más complejo porque trata con personas, no con máquinas, y las personas son lo más complejo. Hay que convencer a las personas para que utilicen la tecnología. Y como es lo más complejo se hace lo más difícil,  y como además hay  restricciones presupuestarias se deja para luego, para más adelante. Y ese más adelante suele pasar que nunca llega.

Sin la adopción la contratación pública electrónica es solo un gasto. Solo la adopción, puede generar los resultados, el valor que nos cuentan los dirigentes en las distintas áreas de interés:

  • ahorros de entre el 5 y el 15 % del presupuesto,
  • mejoras en el análisis de las compras,
  • mejoras en el medio ambiente,
  • capacidad de comprar innovación
  • conseguir la inclusión social,
  • profesionalización del servicio de contratación,
  • diseño de políticas sociales y económicas basadas en la contratación pública.

Sin la adopción de la contratación pública electrónica nada de esto sucede. Aunque hayamos hecho el despliegue de forma impecable.  Todo esto se queda en un montón de presupuesto gastado que no retorna ningún beneficio.

Para la adopción, como ya hemos comentado antes, hay que contar con las personas. Para el despliegue o la entrega, no es necesario. El coste externo de la entrega es grande pero el coste interno es prácticamente nulo. El coste externo de la adopción es muy pequeño, pero el coste interno es muy grande, en tiempo, presupuesto, y sobre todo motivación y ejemplo.   No hay que confundir costes de despliegue (lo que cuesta adquirir productos y servicios) con el coste interno de la adopción (el uso adecuado)  de la contratación pública electrónica. En esta entrada se explican mejor estos conceptos que normalmente utilizamos y comprendemos mal.

“El coste de un producto(o servicio) no es su precio de compra, sino su precio de uso” Richard Deming

Muchos de estos costes internos tienen que ver con el propósito y la motivación. La motivación es interna de cada uno pero el propósito se marca de forma inequívoca con el ejemplo y el  ejemplo tiene que venir desde los líderes. Si no se lidera con el ejemplo, es muy complicado que la adopción se realice de forma óptima.

Y así llega la espiral de la muerte. La organización se gasta un presupuesto escaso en algo que no es capaz de hacer funcionar.  No se obtienen los resultados, el valor,  porque no se adopta el cambio y la utilización de las nuevas herramientas. Todo se ralentiza. Nadie asume el liderazgo: sigo como hasta ahora, espero que pase algo que mueva a la organización, coloco el programa de la transición a la contratación pública electrónica en los proyectos fracasados. Y así se va generando un clima de “cinismo” alrededor de la contratación pública en formato electrónico.  Tengo los mismos problemas que tenía antes y las mismas deficiencias, pero la organización ha entonado una vez más el “virgencita que me quede como estoy”.

Por otra parte las organizaciones que consiguen la adopción, no tienen muy claro cuáles son las métricas que demuestran el valor: ¿se equivocan menos?, ¿tienen más ofertas?, ¿mejores precios? ¿Son más transparentes? …. No medimos adecuadamente el beneficio. Y eso también desmotiva.

Cuando una organización del sector público vaya a iniciar un programa para hacer la transición a la contratación pública electrónica, en mi opinión, creo que  hay que tratar de identificar la presencia, en el programa de transición, de al menos los siguientes elementos:

  • Hay un sistema que se implanta, que habilita, el formato electrónico. (despliegue)
  • Hay una forma escalonada de conseguir la transición al formato electrónico.
  • Hay un plan de incentivos para que las personas se doten de las necesarias autonomía y competencia en el formato electrónico.
  • Hay un plan de comunicación para identificar resultados y motivación individual. Y métricas que lo verifican.
  • Hay ejemplos en los líderes de la institución que marcan la pauta y la velocidad de la adopción.

Cuando hablamos de la transición a la contratación pública electrónica no nos referimos a implantar un software, sino a dotar a una organización de una nueva forma de trabajo (¿profesionalización?) que permita obtener el máximo rendimiento de los recursos empleados (presupuesto, tiempo, oportunidad…) y ese es el valor real del servicio de contratación. El formato electrónico solo es un medio, el fin es el valor que el servicio de contratación puede entregar a la sociedad.

Todo lo demás es seguir dando la matraca. Sin motivación y ejemplo no hay adopción. Creo. Y sin adopción el despliegue solo es un gasto más sin ningún beneficio o valor asociado.

Y en los próximos dos años aproximadamente 20.000 órganos de contratación van a tener que realizar un despliegue de sistemas de contratación electrónica. ¿Conseguiremos que todos estos órganos de contratación realicen la adopción de la contratación pública electrónica?

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