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Innovación

El éxito de la contratación pública electrónica.

 

La contratación pública electrónica es una forma de innovación dentro del sector público que involucra nuevos productos de tecnología de la información y nuevas formas de gestión, para alcanzar un valor al que podemos llamar: profesionalización, por ejemplo.

El objetivo de esta innovación no es el formato electrónico. Es contratar mejor. Hacerlo de una forma más eficiente, acorde con el nuevo contexto en el que la sociedad se desenvuelve: digitalización y globalización.

¿Que es la innovación?

La innovación es una actividad necesaria pero bastante compleja en las organizaciones, y por tanto, es difícil de conseguir los resultados que la propia innovación anuncia. No sabría decir si en las organizaciones públicas, la innovación es más compleja aún.

¿Mi organización está preparada para innovar?

Para conocer nuestra capacidad o predisposición a innovar deberíamos formularnos de forma clara y sin trampas las siguientes 5 preguntas:

1 . ¿Cómo respondo yo a las ideas innovadoras de los demás?

2 . ¿Entiendo que agrega valor para los demás en mi organización?

3 . ¿Quién pertenece a mi tribu de innovación?

4 . ¿Qué opciones tengo de innovar en mi situación actual?

5 . ¿Qué puedo hacer yo ahora, ya?

La visión general que las respuestas de estas preguntas van a proporcionarnos es que la cultura imperante no va a ayudarte a innovar. Tienes que pelearte por la innovación. La cultura de una organización somos todos. El cambio cultural se puede proponer desde abajo (cambiando, y demostrando resultados) y se debe impone desde arriba (liderando).

Y ahora que es obligatorio, ¿será más fácil?

El hecho de que la contratación pública electrónica haya sido marcada como   obligatoria al aprobar las nuevas directivas de contratación y se haya hecho mandatorio el formato electrónico, en algunas fases,  solo significa que las organizaciones van a adquirir herramientas de tecnología de la información, pero no necesariamente significa que van a innovar. Ni que lo van a hacer de forma óptima.  La innovación siempre presupone un cambio de cultura y la cultura está en todas las personas que componen la organización.

El éxito de la contratación pública electrónica se producirá cuando seamos capaces de entender que las herramientas no son lo más importante, y por supuesto no son lo único. Lo más importante es que a través de las herramientas adecuadas la personas que gestionan la contratación puedan  realizar una contratación mucho más útil para la sociedad a la que la administración sirve (en teoría): Innovar.

El valor de la contratación es..la compra eficiente

El valor (el éxito) no estará solo en las herramientas y se materializará a través de lo que las personas pueden hacer con las herramientas, y que herramientas son más o menos adecuadas en función de lo que cada organización ponga como objetivo. No todo el sector público compra lo mismo ni de la misma forma.

Cuando dejemos de hablar de herramientas, y sepamos utilizarlas y sacarles el máximo rendimiento, habremos alcanzado el éxito en la contratación pública electrónica, y la organización se podrá centrar en el valor que puede aportar a la sociedad.

El valor de la tecnología siempre se entrega a través de las personas que la saben utilizar de forma adecuada para alcanzar los objetivos de la organización.

¿Que se necesita para conseguir una compra eficiente?.

Pero ¿cuál es el valor que se supone que persiguen las personas de la contratación?. La compra pública eficiente. La profesionalización del servicio de contratación pública.

¿Cuáles son los ingredientes de la compra pública eficiente, de la profesionalización?.  Comprar bien para beneficiar al comprador y al vendedor.

En esta entrada del blog Sourcing Innovation, recogen las fases esenciales del proceso de compra: la compra pública no difiere en sus objetivos ni técnicas de la compra privada, solo requiere un nivel de trazabilidad y que se sigan las leyes  que rigen este servicio (leyes les encantaría tener a muchos accionistas de compañías privadas – he dicho las leyes, no los procedimientos-). Pero su función es la misma: el beneficio (mídase como se quiera) a través del comercio de bienes y servicios necesarios para cumplir las funciones de la organización.

Los elementos de una compra eficiente:

  • Análisis de Gasto.        (todos los datos)
  • Selección de proyectos     (capacidad de seleccionar proyectos de inversión y gastos en base a resultados previstos)
  • Desarrollo de la estrategia, (cómo, cuándo y a quién comprar)
  • Identificación de Proveedores (los mejores los que más valor van a aportar en función de los criterios de selección que se definan)
  • Recolección de ofertas (de todos proveedores que más valor pueden aportar)
  • Análisis de ofertas y selección de proveedores. (según los criterios de adjudicación que se definan)
  • Negociación de contratos y adjudicación. (Mesas profesionales que buscan valor para el sector público cumpliendo las normas)
  • Gestión de la ejecución de los Contratos (cerrando el ciclo con todas las fases del proceso de ejecución: recepción, albarán, factura, pago, extinción, archivado)

Cuidado con las expectativas: las organizaciones son más lentas que los individuos, incorporando la tecnología

No se trata de buscar papeles, ni de volverse loco con  los procedimientos. Se trata de conseguir el valor a través de la mejor compra posible, la más justa y la mejor ejecutada.  Y en esto las herramientas son importantes, pero lo son para  aumentan la productividad de las personas y para que les permitan alcanzar sus objetivos, pero las herramientas no son nunca el objetivo, el fin. Son el medio. Eso si, hay que SABER usarlo. Y para saber usarlo hay que QUERER aprender.  Las organizaciones tienen un ratio de adopción de las nuevas tecnologías mucho más lento que los individuos.

Pero el medio no es neutral. Nunca lo es, Por eso hay que definir las reglas antes de definir el medio y explicar claramente cómo tiene que comportarse el medio y que tienen que conseguir. Como puede evolucionar y como puede ser reemplazado. Antes o después las herramientas serán sustituidas y el proceso de compra tendrá una vida mucho mayor que el ciclo de las herramientas que se utilizan para comprar. Es obvio. Por eso las herramientas, el medio, nunca deben condicionar el fin. Las compras.

Los motivos de peso de los profesionales.

Pero los profesionales del servicio de contratación no buscan tecnologías, las usan, para conseguir sus objetivos. Objetivos tales como

  • El entendimiento de los objetivos sociales, económicos y ambientales más amplios, y como cumplir el compromiso para la entrega de estos objetivos  a través de la contratación
  • Habilidad comercial y de gestión de riesgos con una inclinación por la innovación y la propuesta de soluciones – no de barreras
  • la capacidad de contribuir a los debates corporativos y la resolución de problemas, para poder ser reconocido como un integrante del equipo directivo de la organización pública
  • la capacidad de decir «no» y desafiar colegas de alto nivel, y a los políticos si es necesario (pero sólo cuando está en el interés social, porque lo que se está pidiendo no es posible o tendrían consecuencias no deseadas, y no por alguna mezquina excusa sobre «cumplimiento» excusa – que, en el largo plazo, corre el riesgo de suicidio profesional y fallo de entrega de valor al público), y la capacidad para proponer soluciones
  • un conocimiento completo de la red, y de todas las comunidades de proveedores tanto sociales como empresariales

Creo que debemos de aclarar en la contratación pública electrónica cuales son los fines y cuáles son los medios, porque las equivocaciones pueden tener consecuencias no deseadas.

En resumen

El panorama del éxito de la contratación pública electrónica,  pasa por;

  • la innovación (hay que organizarla)
  • las personas  (tienen que cambiar la cultura, su cultura)
  • el formato electrónico (las herramientas necesarias para gestionar en formato electrónico)
  • la formación, hay que saber y querer saber para sacar el máximo provecho a las herramientas.
  • el inicio de la profesionalización, el éxito en el horizonte.

 Y vosotros ¿Qué opináis?

 

3 respuestas a «El éxito de la contratación pública electrónica.»

Te contesto Manuel:
1 . ¿Cómo respondo yo a las ideas innovadoras de los demás?. Con mi actitud, haciéndome todos los días un poco más apto para afrontar el escenario que se avecina.

2 . ¿Entiendo qué agrega valor para los demás en mi organización?. Creo que sí, incluso les pregunte: comodidad en la tramitación, rapidez, información precisa, buena asistencia…

3 . ¿Quién pertenece a mi tribu de innovación?. Pues alguien hay, pero hablo mucho más de innovar por la red, que en mi organización. Quizá otras personas hablen de este asunto, pero lo desconozco.

4 . ¿Qué opciones tengo de innovar en mi situación actual?. Pocas, pero siempre hay pequeños márgenes de innovación que sólo dependen de uno mismo, así que no hay escusa.

5 . ¿Qué puedo hacer yo ahora, ya?. Volver al punto 1º. Trabajar todos los días en mejorar mis conocimientos, habilidades, experiencias,…, para cuando llegue el día del cambio, estar preparado.

Gracias por tus respuestas, Guillermo.

Mi posición es la siguiente (es personal y no significa que haya que coincidir con ella):
Pregunta 1: El conocimiento solo tiene sentido cuando se utiliza para pasar a la acción y generar nuevo conocimiento, basado en las experiencias. Las innovaciones grandes y pequeñas solo tienen sentido si se hacen, si se empiezan y se aprende de ellas. La cultura no va a darte permiso para nada. Pero como la cultura somos todos. Todos podemos cambiar la cultura. Prepararnos solo nos cambia a nosotros, pero no cambia a nuestras organizaciones. Ayudar la innovación de otros nos prepara y ayuda en nuestras innovaciones. Tenemos que tratar de aprovechar cualquier valentía que dentro de la organización quiera innovar. Con sentido común y con una gestión lógica de riesgos. Pero hay que ser valiente. Sin valentía no hay nada (Jose Antonio Marina nos lo recuerda en su último libro).
Pregunta 2. Yo creo que el valor tiene varias dimensiones. Una es el famoso Job-to-be-done (lo que tenemos que hacer) y otro es el para que lo hacemos. El valor de nuestra organización nos lo da el para que lo hacemos (la profesionalización) y lo que tenemos que hacer es en que tenemos que innovar para ser más productivos (herramientas, técnicas, gestión…). Es decir el valor tiene medios y tiene fines. Los medios son las innovaciones, y los fines los mejores resultados que conseguimos con estos medios. Soy un poco pesado pero no podemos perder de vista los fines (la profesionalización).
Pregunta 3. No podemos innovar solos, pero tampoco podemos esperar al consenso general para empezar. Hay que empezar con lo mínimo. Incluso solos. Es duro pero se puede, mejor dicho, se debe.
Pregunta 4. Yo creo que siempre hay alguna opción. Vemos un montón de blogs en la esfera pública que están innovando y llamando a la acción para innovar. Esta para mi es parte de la clave. Generar ruido y que las personas pierdan el miedo a la innovación. He dicho miedo. NO hay que perder el respeto a la innovación. Es compleja y no siempre alcanza los resultados que esperamos.
Pregunta 5. Just do it. Todo comunica. Si algunos perdemos el miedo, otros perderán el miedo. No podemos pretender ser profesionales con miedo. Y la forma de perder el miedo es haciendo y viendo que las equivocaciones (las habrá) nos ayudan a mejorar. Nos enseñan.

Las preguntas no son específicas para el sector pública, son para cualquier sector. Son personales, porque son las personas las que innovan.

Si tenéis más opiniones, exponerlas, porque decir lo que opinas es una forma de empezar a innovar. Creo.

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