Los próximos días 19, 20 y 21 de Noviembre en Valladolid se celebra el congreso BIMVA, y me han invitado por gentileza de Jerónimo Alonso Martín, a dar una pequeña charla sobre la contratación pública electrónica.
Podéis tener más información e inscribiros en estos enlaces: www.bimvalladolid.com
BIM es Modelado de información de construcción (BIM, Building Information Modeling) y la relación con la contratación pública es directa en los contratos de obras. Ahora con la transición al formato electrónico, se puede conseguir que esta relación entre administración y empresas se realice en formato electrónico en todo su ciclo de vida, desde la identificación de la necesidad, pasando por la licitación y la adjudicación electrónica, y lo que es más importante la gestión del contrato en formato electrónico. Esto no es solo bueno para las administraciones sino también para las propias empresas porque les sirve de estímulo para incorporar técnicas y herramientas en su gestión diaria que les proporciona productividad interna, visibilidad externa y sobre todo productividad, y por lo tanto competitividad.
Muchas de nuestras empresas tienen un índice de competitividad por conocimiento y costes muy favorable en el mercado europeo. Si aprenden a utilizar los medios electrónicos para relacionarse con las administraciones públicas pueden acceder a oportunidades que de otra forma estarían cerradas.
La charla que me gustaría dar llevará el título de esta entrada: “El viaje de las administraciones y las empresas a la contratación pública electrónica”. Y en ella trataré de dar unas notas que considero importantes, acerca de cómo la administración sobre todo y las empresas deben de preparar el viaje de ida (no hay regreso) al formato electrónico en la contratación pública.
En la charla hablaré, aparte de la referencia obligada a los productos y servicios de mi empresa, de los asuntos que creo que pueden ser útiles a las personas que tienen que decidir y gestionar la transición a la contratación pública electrónica. Estos temas serán más o menos los siguientes:
- Razones para viajar: mercado único europeo. No solo son razones legales (la obligatoriedad) son razones de conveniencia (la productividad y la competitividad).
- Qué tipo de viaje es: único, solo de ida. Solo vamos a hacer este viaje una vez en la vida. Sin retorno. Pero tenemos que tratar de hacerlo bien para llegar al destino de forma adecuada y cuanto antes. Hay cambiar, en mi opinión, el estado de ánimo desde “tengo que hacerlo porque me obligan”, al sentimiento de “tengo que conseguir hacerlo lo mejor posible para mejorar mi maestría y para mi mejorar mi entorno: soy un administrador dentro de una administración que cuida de su territorio, de sus ciudadanos y de sus empresas”.
- Medios : sin mapas, sin carreteras. Cuando planificamos un viaje, solemos disponer de medios: mapas, carreteras, rutas, alternativas. En este viaje hay de todo eso pero no es un viaje que se haya hecho muchas veces y la ruta aún es una auténtica aventura. No obstante, si hay “buenas prácticas” que debemos tratar de seguir. No nos garantizan el resultado pero aumentan las probabilidades de hacerlo de una forma óptima. Hay que añadir que no todas las administraciones harán el viaje de la misma forma, ni querrán llegar al mismo destino. Pero todas deberían preparar el viaje.
- Preparativos : autonomía y competencia en formato electrónico. El viaje lo hacen las personas. Las organizaciones no son nada más que personas unidas para un fin común. Pero las personas necesitan adquirir autonomía y competencia en el formato electrónico y sobre todo cambiar su forma de hacer y de relacionarse a partir de este formato electrónico. Esto implica un cambio cultural que no es sencillo, ni fácil, ni estará exento de problemas y dificultades. Algunas de ellas muy grandes. Por eso hay que preparse, no es un viaje diario de ida y vuelta. Es un viaje único y muy complicado. Además del cambio cultural hay que introducir sistemas de información que nos permitan utilizar el formato electrónico de una forma amigable. Y eso es otro factor de riesgo para el que hay que prepararse también.
- Con quién viajo: Las empresas (todas). Además de todos estos cambios, hay que ayudar y dirigir el cambio en las empresas. Muchas de ellas serán autosuficientes, pero otras, sobre todo las pequeñas, requerirán ayuda y dirección para que puedan acceder en igualdad de condiciones a la oferta pública de contratación en formato electrónico. Pero también tengo que ser consciente que el viaje implica y afecta a toda mi organización. Y viajar requiere la voluntad de viajar. No podemos obligar a nadie. La motivación (autonomía, competencia y propósito) es un elemento imprescindible que hay que saber gestionar.
- Cuándo hay que viajar y cuánto dura: nos queda un año largo para la trasposición y el viaje dura entre 2 y 3 años. Es un viaje largo y complicado, no por la tecnología que ya está disponible y bastante probada (lo que no significa que podamos dejar de prestarle atención y medios), sino por las personas que no cambiamos radicalmente de un día para otro. La transición desde el momento de la decisión hasta que ya estamos en un ambiente plenamente electrónico puede ser cuestión de años. Y hay que tenerlo en cuenta para no producir expectativas que provoquen desilusión y frustración. Es un camino largo, pero puede ser muy bonito. Y sobre todo es necesario e inaplazable.
- Ventajas y Barreras: Las ventajas las estamos “cantando” todos los días: ahorro, eficiencia, trasparencia, acceso de las pymes, políticas públicas asociadas a la contratación. Lo que no decimos tan alto son las barreras, los obstáculos, las dificultades. La mayoría de ellos son internos. Cambiar la cultura, insisto, no es dar una orden, es otra cosa más profunda. El miedo al cambio y a lo desconocido es muy fuerte y es capaz de tirar por tierra cualquier estrategia de transición. La perseverancia es clave y la comunicación también. Y hay otra gran dificultad externa: la interoperabilidad: los sistemas de información tienen que ser interoperables en el apartado de relación electrónica entre administraciones y proveedores (publicación, licitación, notificaciones, contratación, orden, albarán, facturación, pago)
- El destino: el futuro no es un pasado mejor. Es otra cosa. Después de realizar el viaje no vamos a estar en el mismo sitio pero un poco más cómodos, con más automatismos. No. Estaremos en un destino totalmente diferente al origen del que venimos. El derecho administrativo no será el conocimiento más valioso. Será un conocimiento que estará “codificado” en las normas de contratación que mueven los sistemas de información. La actividad más importante no será buscar papeles y ordenarlos en un expediente de forma clara y coherente. La actividad más valiosa será la de buscar y ofrecer valor a la comunidad que administro a través de un servicio de contratación que me permite tomar decisiones que hacen más competitiva a los ciudadanos y a las empresas de mi territorio. Y lo hacen más competitivo no utilizando barreras de entrada y fronteras sino utilizando el conocimiento y la sabiduría para competir mejor, para tener mayores méritos para atraer talento e inversión a mi territorio.
- Lo imprescindible en la maleta para el viaje: Hay que tener claro que es lo que necesito llevar conmigo en este viaje para que tenga éxito:
- motivación (autonomía, competencia y propósito de todas las personas implicadas). Las personas son el principio y el fin de todo.
- la adopción de un sistema de información que habilite el formato electrónico. Es una herramienta que hay que saber gestionar y manejar. Hay muchas. Escoja la que mejor le parezca y si se equivoca, cámbiela.
- la comunicación, comunicación, comunicación ….. tantas como me quepan en la maleta. No deje de comunicar porque los que van detrás en el vagón, no ven lo que pasa delante y los de delante no entienden los miedos de los de detrás. Hay que comunicar de forma veraz, clara, constante, y hasta cansina.
Bueno de todo esto hablaré en el congreso del BIMVA. Será el Jueves 20 sobre las 12:00 y espero veros por allí. En cualquier caso en cuanto tenga lista la presentación la compartiré.
Cualquier recomendación para incluir en la charla, o indicación que hagáis en los comentarios del blogs es siempre bien recibida.
Seguimos.