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“Encuentros en la tercera fase” en la transición a la contratación pública electrónica.

Casi todos los organismos del sector público se han puesto en marcha para realizar la transición a la contratación pública electrónica. Al menos en lo que podríamos denominar la primera fase de esta transición que comprende lo que las leyes marcan como obligatorio en el formato electrónico, y que hemos venido en llamar la digitalización del servicio de contratación.

Todas las organizaciones sufren cambios. Unos son adaptativos y naturales provocados por el contexto en el que estas organizaciones se desarrollan y otros son intencionales, que son aquellos provocados como anticipación o como respuesta a un futuro peligro o a la intención de buscar una situación de ventaja competitiva.

En el caso de la transición a la contratación pública electrónica, como en muchos otros casos de otras organizaciones publica y privadas, se mezclan estos dos tipos de  cambio: los adaptativos y los intencionales.

Pero como dice Eugenio Molini en su reciente entrada “La Falacia de la gestión del cambio” , nadie cambia si no quiere y sobre todo no se puede gestionar el cambio del mismo modo en el que se gestionan los proyectos. Cuando se obliga a alguien a cambiar se produce una situación de absentismo que suele provocar la ineficiencia deliberada de aquellas personas obligadas a cambiar.

Las dimensiones del cambio

Los cambios tienen dimensiones personales,  de espacio y de tiempo.

  • En la dimensión personal, hay que revisar la motivación interna y el propósito, sin apelar al grandioso futuro que nos espera, solo confiando en que las personas son capacesde entender y ofrecer lo mejor de sí mismos.
  • En la dimensión del espacio solemos utilizar la metáfora de la visión desde ras de suelo, la visión intermedia y la visión a gran altura y unirlo a las distintas y posibles visiones sistémicas del entorno: desde la globalidad universal, hasta la intima individualidad. Con todo ello tratamos de conformar las distintas, pero coherentes, visiones de partida para la operativa, la táctica y la estrategia.
  • En la dimensión del tiempo utilizamos el concepto de evolución (cambio adaptativo) o los más avanzados  conceptos de la innovación basada en la metáfora de los 3 horizontes.

En la transición a la contratación publica electrónica, y en lo que se refiere a la dimensión del tiempo la mayoría de los organismos, en mi opinión,  seguirán más o menos estas tres fases diferenciadas.

La primera fase.

Adaptación al formato electrónico de la licitación electrónica, las notificaciones electrónicas, el expediente electrónico y la factura electrónica ya iniciada. Algunos problemas muy notorios de las soluciones de esta fase es que en ningún ámbito se están teniendo en cuenta la necesaria interoperabilidad con el mercado único europeo y sus estándares, y esto tendrá consecuencias.

La segunda fase

Una vez realizada la primera fase, algunas organizaciones, sobre todos las medianas y grandes, verán en el formato electrónico posibilidades de profundizar en la eficiencia del proceso y tratarán de automatizar algunos procesos de contratación, con motores de reglas, herramientas de flujo  de trabajos, y generación de documentos semiautomatizada a través del uso de plantillas, distribución de trabajo con sistemas de trabajo colaborativo y algún tipo de herramietna de reporting y analítica.

La tercera fase

Es donde se produce la confluencia de la eficiencia y la estrategia que es el objetivo que persigue el espíritu de las directivas europeas de contratación. En esta tercera fase se produce la explotación de los datos que se han producido en las fases anteriores en formato estructurado y con una relativa limpieza de datos. Hay que recordar que los datos son el petróleo de la nueva economía pero que de la misma forma que el petróleo si no se depuran y se preparan adecuadamente para sus distintos posibles usos, los datos no sirven para nada.

Reflexión final.

Es bueno que estas tres fases, o las que se vayan a llevar a cabo, estén en la cabeza de las máximas autoridades de  los organismos públicos que van a realizar la digitalización del servicio de contratación. Así se podrían evitar o minimizar los efectos negativos para el servicio  de contratación que pued  suponer el incrementalismo tecnológico. Hay que evitar perder el norte y generar en las personas que gestionan el servicio falsas expectativas sobre el futuro del servicio y lo que les atañe en relación a su profesionalización

En la tercera fase se producirán los encuentros que van a permitir, en mi opinión, convertir al servicio de contratación publica, de cada organismo, en una palanca de progreso y en una herramienta de productividad, para el territorio  y para su competitividad social.

Pero hay que preparar adecuadamente estos “encuentros en la tercera fase”. No es automático, y además yo creo que no es fácil, porque requiere la intervención coordinada de muchos actores en distintos organismos e instituciones.

Seguimos.

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