¿Existe una entorno V.U.C.A. en la transición a la contratación pública electrónica?

 

El acrónimo V.U.C.A., se forma con las iniciales en inglés de los términos Volatilidad, Incertidumbre, Complejidad y Ambigüedad, y en esta entrada quiero analizar si la transición a la contratación pública electrónica provoca o puede provocar este entorno.

Partimos de la base de que los cambios propuestos por la nueva directiva, son cambios que hay que aplicarlos con el nuevo formato electrónico. En mi opinión, el cambio obligatorio al formato electrónico y sus consecuencias es lo que hace que la aplicación de las nuevas directivas sea un cambio profundo. Una transformación de un calado mucho mayor que los cambios, ya habituales y grandes pero de naturaleza distinta, que hemos venido teniendo en la norma de contratación pública en los últimos 20 años.

Explicamos los elementos del entorno que describe el Acrónimo V.U.C.A.

En esta entrada de la revista Harvard Business Review explican este “entorno” que puede tener diferentes consideraciones para cada observador.

En esta imagen podéis contemplar cómo se pueden situar estas distintas características y después explicamos un poco cada una de ellas.

En eje de las abcisas se representa el grado (mayor o menor) de conocimiento real que puedo tener sobre la situación actual y la nueva situación a la que se enfrenta mi organización y los individuos que la componen.

En el eje de ordenadas se representa el grado (mayor o menor) con el que soy capaz de predecir los resultados de las acciones que tengo que tomar para alcanzar un objetivo dado.

Y tratamos de aplicarlos a la transición a la contratación pública electrónica

 

Complejidad:  (se puede contrarrestar con Claridad)

• Características: La situación tiene muchas partes interconectadas y variables. Alguna información está disponible o puede ser inferida. Pero su volumen y naturaleza pueden hacer que el proceso de búsqueda, clasificación y filtrado de toda la información sea abrumador.
• En Contratación Pública Electrónica: El cambio de formato y la introducción de nuevas herramientas genera de por sí cambios en el servicio de contratación, que además se unen a otros cambios legislativos y nuevas funciones como la explotación de datos y el análisis de compras.
• Aproximación: Generar un plan a partir de la estrategia que verifica la visión inicial. Este plan debe servir para delimitar los pasos que deben ser abordados con el ritmo y la velocidad que cada organización soporte.  La priorización de los cambios y sus actividades es una actividad fundamental.

Volatilidad:  (se puede contrarrestar con Visión)

• Características: El reto es mayor de lo esperado o inestable y puede tener una duración desconocida, pero no necesariamente es difícil de entender, el conocimiento está disponible.
• En Contratación Pública electrónica: Es difícil elaborar una visión global de lo que cada organización requiere del servicio de contratación pública. Más allá de la eficiencia hay que ser capaz de generar una visión motivadora, que permita a las personas avanzar hacia el mismo objetivo aunque a veces no todos lleven la misma dirección en un momento dado.
• Aproximación: Generar y comunicar una visión clara y motivadora. En las nuevas directivas de contratación, los considerandos pueden ayudar muchos a construir esta visión y comunicarla de forma eficiente a toda la organización.

Ambigüedad: (se puede contrarrestar con Agilidad)

• Características: Las relaciones causa efecto no están claras en absoluto. No existen precedentes, te enfrentas al “desconocimiento de lo que no conoces: no sabes lo que no sabes.
• En contratación pública electrónica: Hay actividades contraproducentes y hay efectos contraintuitivos. No hay que perder la constante revisión de los resultados que vamos obteniendo porque probablemente hagamos cosas que haya que deshacer. No en la parte jurídica, sino en la parte operativa. El ejemplo típico de tratar de procedimentar en flujos automáticos la contratación pública. En este caso menos automatismo inicial es siempre mayor productividad.
• Aproximación: Conocer las causas y efectos requiere generar hipótesis y probarlas. Diseña tus experimentos de forma que las lecciones aprendidas puedan ser ampliamente aplicadas, y compártelas. El nuevo formato electrónico tiene características diferentes del formato papel que pueden ser contraintuitivas.

Incertidumbre: (se puede contrarrestar con Comprensión)

• Características: A pesar de la falta de otras informaciones, la causa básica del suceso y su efecto son conocidos. El cambio es posible, pero no es un hecho
• En contratación pública electrónica: Hay efectos que serán nuevos con el tratamiento masivo de datos, o con el tratamiento electrónico de las relaciones con el mercado.  Hay que estudiar y conocer las experiencias y tratar de aplicarlas de forma coherente a la realidad y madurez de nuestra organización.
• Aproximación: Invierte en Información y conocimiento, colecciona e interpreta experiencias y compártelas. Esto funciona mejor con cambios en procesos y estructuras pero no tienen que ser cambios coincidentes, hay que analizar los resultados y compartirlos en redes sociales, para reducir la incertidumbre.

Mis reflexiones.

Reflexiones de “Perogrullo” pero a veces las echo de menos: Hay que tratar de pensar y estudiar sobre lo que tenemos que hacer antes de ponernos a hacerlo. Cuando lo estemos haciendo, hay que seguir pensando y observando si conseguimos los resultados esperados.  Y ser capaces de reaccionar y reajustar lo que consideremos necesario para alcanzar nuestros objetivos. Sobre todo en entornos donde la Volatilidad, la Ambigüedad, la Incertidumbre y la Complejidad, están, de algún modo u otro, presentes.