La tecnología en la transición a la contratación pública electrónica.

 

Suelo utilizar a veces la conocida frase de que “a quien no tiene más que un martillo todo se le parecen clavos”.  Es probable que en la transición a la contratación pública electrónica me pase algo parecido, aunque en este caso, y después de meditarlo mucho, creo que desgraciadamente,  casi todas las transiciones que he vivido a la contratación pública electrónica adolecen de una serie de problemas que se traducen en fracasos que son muy similares y se pueden reducir en una frase: la transición tiene que utilizar la tecnología pero no se trata sólo de tecnología.

En esta reciente entrada de John Thorp,  se habla de la necesaria trasformación del gobierno y el liderazgo en las organizaciones para hacer la transición a la economía digital. Apoyándome en sus reflexiones he querido hacer una analogía con el  caso que nos ocupa de la transición al la contratación pública electrónica. Entendiendo esta transición como un caso concreto de trasformación organizativa, para adecuar nuestra organización (el servicio de contratación pública) a la economía digital.

En la citada entrada, John Thorp señala que la tecnología sigue sin entregar el valor que las organizaciones esperan y apunta a varios factores causantes de este hecho, que pueden reconocerse de forma general en casi todas las organizaciones que están tratando de realizar la transición a la economía digital:

  • Una visión a menudo totalmente cegada por la tecnología mucho más que por la necesidad del cambio organizacional. Un cambio cada vez mayor y mas complejo que la tecnología habilita y forma pero que no entrega de forma automática. El valor siempre lo entregan las personas que saben utilizar la tecnología.
  • La falta de voluntad de los máximos dirigentes para adquirir y asumir la propiedad del cambio, en todas las dimensiones y con todas las consecuencias. Muchas veces los máximos dirigentes abdican, por razones diversas, de la responsabilidad de hacer que todas la organización haga un uso adecuado de la tecnología de la información.
  • Se incurre una y otra vez en fallos generalizados en la inclusión en el cambio organizativo, de los agentes que intervienen y son afectados por el cambio sin cuyo conocimiento y empuje, el resultado es un fracaso asegurado.
  • Una falta de rigor en la comunicación de las decisiones de inversión, incluyendo casi de forma generalizada, la falta de comunicación y explicación de las razones del negocio que empujan a dichos cambios.
  • No gestionar por valor sino por entregas. Si entregamos un producto o servicio hemos alcanzado el objetivo, independientemente de si esta entrega genera valor en el objetivo de la organización. Es recomendable echar un vistazo a esta ecuación de la innovación por si podemos utilizarla defender la innovación y el cambio.
  • No gestionar el viaje de la trasformación y el cambio más allá de las decisiones de inversión. Es habitual pensar que con la compra o adquisición de productos y servicios de tecnología se produce el necesario cambio organizativo que nos introduce en la economía digital de forma directa.

Todos estos aspectos de la transición al formato electrónico, como paso previo a la transición a la economía digital, se dan, de forma individual y a veces de forma colectiva. En casi todas las transiciones a la contratación pública electrónica que he vivido he podido identificar una o varias de ellas.

La industria de la tecnología ha venido tratando el problema de la Gobernanza de la propia tecnología como algo propio e inherente, pero afortunadamente, ya se están cambiando las tendencias y se ve que la gobernanza de la tecnología es un aspecto más, o si quieren un aspecto clave de la gobernanza general de las organizaciones.  Con el agravante de que la tecnología, de momento, es mucho más cara y aún no es una competencia que esté ampliamente extendida entre todos los agentes que intervienen en los procesos de una organización. Por decirlo de una forma más directa: la cultura aún no es digital, aunque todos los sectores de la economía y la sociedad se están digitalizando.

John Thorp en colaboración con Joe Peppard de la Escuela Europea de Administración y Tecnología de Berlín, han identificado ocho cosas que los lideres deben de hacer  para realizar  la transición a la economía digital. Voy tratar de aplicar estos principios a la transición a la contratación pública electrónica, dado que es una transición que utilizar la tecnología de la información y requiere un cambio organizativo profundo para obtener el valor que se espera de este servicio de contratación publica:

1)     No ver el uso de la TI como algo separado del negocio principal. Todos los sectores y todos los procesos se digitalizan, pero han de hacerlo integrando la tecnología en el negocio. No utilizando la tecnología como un departamento aparte o un silo de conocimiento ajeno a la organización.

2)     No enfocarse en la tecnología por si sola, sino como algo que habilita y trasforma el propio negocio. La tecnología nunca es neutral, y requerirá cambios en los procedimientos en las estructuras de poder y en las personas.

3)     Admitir la responsabilidad de la alta dirección en todo el proceso.  El valor entregado por toda la organización. Se puede delegar pero la responsabilidad del buen uso presente y futuro de la tecnología siempre es de la alta dirección de cada organización.

4)     No hacer inversiones sin exigir un análisis riguroso de como cada inversión contribuye a la generación de valor por parte de la organización. La adquisición de bienes y servicios de tecnología no determina de forma automática la transición a la contratación publica electrónica.

5)     Reconocer que el modelo de negocio (el procedimiento, cómo se entrega valor) puede ser una herramienta más poderosa que la propia tecnología. En este aspecto es en el que hay que incidir en la fase actual de la transposición de las directivas. Hay objetivos (transparencia, eficiencia, concurrencia….) que se alcanzan con el uso de tecnología de forma diferente a como   se alcanzaban con el formato papel.

6)     Reconocer que los beneficios que la tecnología proporciona a la organización lo hace a través de la coordinación de todos los elementos de la organización. No surge de la nada. Por tanto es consecuencia de todos los elementos que intervienen en la organización, que no puede ser tratados en modo de silos aislados sino de forma coordinada y colaborativa entre todos estos elementos: Personas que gestionan la contratación, procedimientos de contratación, estructuras de poder que habilitan la contratación.

7)     No tirar el dinero en elementos que no aporta valor o no aportan el suficiente valor o pueden ser sustituidos por otros. Este aspecto debe de ser muy cuidado para generar inversiones no desde las expectativas sino desde las necesidades reales de introducir tecnología una vez que se hayan realizado los primeros cambios organizativos.

8)     Si el responsable de tecnología no habla con el máximo dirigente en estos términos busque a alguien que si lo haga. La tecnología y sus máximos responsables tienen que entender el negocio e integrarse con él. Ayudar a la adquisición de autonomía y competencia en el formato electrónico de la personas que gestionan la contratación y opinar y proponer los cambios en las estructuras y procedimientos a la luz del nuevo formato electrónico.

 

Además del la gobernanza se requiere liderazgo, pero no el liderazgo de comando y control sino el liderazgo que genera compromiso, un propósito común  y sentido de pertenencia para sacar de cada individuo lo mejor de sí mismo, a través de la adquisición de la necesaria autonomía y competencia en la labor individual de cada agente que interviene en el proceso.

Reflexiones

Aplicando todo esto a la contratación pública electrónica, me gustaría resaltar a modo de resumen.

–        La tecnología es necesaria, pero tiene que ser gobernada y gestionada de forma correcta.

–        No puede haber silos de actividad: contratación, intervención, tecnología, políticos. Hay que entender el propósito común.  En caso contrario las inversiones solo conseguirán tirar el presupuesto, malgastar el tiempo y dilapidar el compromiso individual.

–        La gobernanza no es de la tecnología es de la organización y la tecnología es una parte de ella.  El cambio es organizativo, y la tecnología habilita, y da forma al cambio, pero nunca garantiza el cambio de forma automática.

–        El propósito común debe ser comunicado a todos los agentes que intervienen a través de un liderazgo que muestre la contratación pública como una herramienta que permite alcanzar objetivos económicos y sociales más allá de lo que el derecho administrativo alcanza.

En las grandes fases que previsiblemente vamos a vivir en los próximos cuatro años para hacer la transición al formato electrónico de la contratación pública, sería en mi opinión muy útil, que estas reflexiones, llegaran a los máximos responsables de las administraciones.

En estas fases: transposición, visión general, implantación, formación y evolución de la contratación pública electrónica, se tiene que utilizar la tecnología de forma integral con el negocio. No como un problema tecnológico sino como un cambio organizativo necesario para adaptarse a la economía y a la administración digital.

Estos cambios son moldeados y habilitados por la tecnología, pero la responsabilidad y el gobierno tienen que ser asumidos por la máxima autoridad dentro de las organizaciones.

 

 

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Especialista en Tecnologías de la Información aplicadas a medios de pago, comercio electrónico y contratación pública

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  1. La tecnología en la transición a ... - 8 mayo, 2014

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