Los elementos fundamentales para conseguir una transición óptima a la contratación pública electrónica.

Hemos venido publicando entradas alrededor de cómo debería ser y llevarse a cabo la transición óptima a la contratación pública electrónica.

Una transición tal y como muestra la figura, es el tramo de espacio y tiempo necesarios para pasar de una situación actual (contratación en papel) a una situación futura (contratación electrónica).

No todas las transiciones han de ser iguales. No todas las administraciones parten de la misma situación ni todas las administraciones quieren llegar al mismo sitio.

Pero creo que hay una serie de elementos que tenemos que considerar para realizar, en cualquier caso, una transición óptima a la contratación pública electrónica.

Los elementos fundamentales de una transición óptima.

Lo primero y más importantes saber, y explicar dónde estoy y dónde quiero llegar. Tener un objetivo y ser capaz de expresarlo.

Después, hay que ser capaces de analizar qué valor se quiere conseguir, qué riesgos tiene la transición y el estado futuro y con qué cómplices y recursos cuento  traducidos en personas, presupuesto, alcance y tiempo.

Por ultimo hay que tratar de buscar los elementos que pueden hacer que la transición sea óptima:

1. Hacer una transición ágil y ajustada. Eliminar todo lo que no sea necesario estrictamente y dar pasos rápidos, cortos y seguros.
2. Promover un sistema simple que funciona y que podemos comprobar fácilmente que es completo y no genera más problemas (ahora o en el futuro) cuando nos da una solución, y a partir del cual seremos capaces de evolucionar y crecer hasta alcanzar nuestro sistema futuro (que casi con total seguridad será mucho más complejo que el sistema inicial que hemos propuesto y que el sistema actual en papel que tenemos)
3. Promover como objetivo irrenunciable que las personas adquieran rápidamente autonomía y competencia en el nuevo formato. Podemos utilizar mecanismos de gamificación, sin olvidar incentivos positivos, reconocimiento, reputación y en su caso recompensas.
4. Diseñar y aplicar una gestión del cambio realista y definida. Yo he propuesto en algunos casos las 8 fases del cambio de John P. Kotter:
   1. Sentido de la urgencia
   2. Un equipo con autoridad
   3. Una visión y una estrategia
   4. Comunicar visión y estrategia para obtener apoyos y autoridad
   5. Tener autoridad para actuar
   6. Lograr resultados rápidos aunque sean pequeños
   7. Perseverar
   8. Fijar el cambio en la cultura de la organización
5. Dado que vamos a usar TI como elemento habilitador de la trasformación del servicio de contratación pública (digitalización del servicio) hay que utilizar y practicar el modelo (dirección, evaluación y supervisión ) y los principios (responsabilidad, estrategia, adquisición, rendimiento, conformidad y factor humano) del gobierno corporativo de la TI (la norma ISO 38500)

Reflexión final

Sé que en la mente de muchos decisores, el elemento fundamental es la herramienta que van a utilizar para poner en marcha la contratación pública electrónica. Y no quiero quitarle importancia a una buena elección sobre la herramienta. Pero junto con esta preocupación debe ir aparejada una preocupación igual o mayor por tener muy claras, organizadas y planificadas las actividades de la transición, sin olvidarnos de un mínimo plan de contingencia (porque los planes nunca se cumplen como habíamos pensado). Sin estas actividades y su correcta valoración y ejecución, yo creo que será muy difícil que se produzca la transición óptima a la contratación pública electrónica. Seguro.

¿Consideráis que hay otros elementos que habría que tener en cuenta para alcanzar una transición óptima a la contratación pública electrónica?

Apúntate       a los seminarios virtuales       de:

TRANS-FORM-E

para llevar a cabo una TRANSICIÓN A LA CONTRATACIÓN PÚBLICA ELECTRÓNICA con