Los problemas de los organismos públicos en la transición a la contratación pública electrónica.

Ya no podemos mirar para otro lado. Quedan menos de dos años y medio, según el plazo acordado por los Estados Miembros y refrendado por la Comisión Europea,  para que todos los organismos del sector público tengan lista y funcionando la contratación pública electrónica, al menos en estas fases:

• Publicación de anuncios y pliegos.
• Licitación electrónica.
• Notificación electrónica
• Facturación electrónica (con un plazo un poco mayor)

Además, está la ley de Procedimiento Administrativo Común que implica que todo expediente en la administración pública, como norma,  tiene que ser electrónico. Esta ley es de obligado cumplimiento a finales del año 2016.

El objetivo de la Comisión Europea es el mercado único de contratación pública electrónica. En el documento del mercado único digital para Europa de la Comisión aparece claramente. Al final del todo, en el punto 16, el último. Pero aparece.

Este es el panorama. Y ante este panorama, mi reflexión, es que los organismos públicos tienen algunos problemas que abordar de forma urgente:

Principales problemas

Son a mi entender los siguientes:

• Definición de objetivos de la transición.
• Genere la estrategia y el diseño de actuaciones.
• Cambio cultural, formación y capacitación de las personas.
• Elección y Diseño de la arquitectura de sistemas de información que respeten el objetivo de la Comisión Europea, y además cumplan con la ley de procedimiento administrativo común.
• Elección de herramientas que verifiquen o mejor encajen los objetivos propuestos y el diseño de actuaciones acordado con las personas del organismo (cambio cultural)
• Proceso de transición: uso, métricas y resultados.
• La transformación digital del servicio: La profesionalización y la mejora continua de los resultados, y sobre todo abrir el servicio a nuevos modelos de operación.

Buenas Prácticas.

Ante este aluvión de problemas, creo que todos ellos de calado, voy a tratar de ofrecer mis reflexiones sobre lo que podrían ser unas buenas prácticas. Por favor, tomen estas reflexiones como personales y no necesariamente transferibles a la situación real de cualquier organismo. Recuerden aquello de que “El mapa no es el territorio”.

• Hay conocimiento y experiencias en el mercado y en organismos. Escuche, aprenda y comparta.
• Defina los objetivos, pero no los enmarque. Tendrá que tener agilidad y capacidad de reacción.
• Para generar la estrategia cuente con un equipo suficiente y comprometido. El diseño de actuaciones tiene que ser refrendado y asumido por los agentes de la contratación. (también los proveedores)
• El problema general es un problema de innovación. No consiste en cambiar el formato. El formato digital o electrónico es el paso previo para la transformación digital de la contratación pública que consiste en pasar de un servicio instrumental (seguir el procedimiento con independencia del resultado) a un servicio estratégico (diseñar las actuaciones que alcancen resultados definidos siguiendo el procedimiento).  Esto representa un cambio cultural. Este cambio cultural no está basado en un cambio de procesos por otros procesos. Es un cambio en el modo de actuar de las personas. Y eso es mucho más complejo que cambiar solo los procesos.
• A la hora de definir las arquitecturas de negocio que va a implementar piense en el objetivo final que le demandan. Las organizaciones que perduran son las que piensan en los problemas de sus clientes y no en sus propios problemas. El problema de los clientes de las administraciones públicas (la sociedad) es que si no tienen un mercado único de contratación pública, por culpa de la segmentación (política, legal, administrativa, tecnológica), sus problemas de paro, desigualdad, medio ambiente, innovación, sostenibilidad se seguirán agravando. Por ello piense en que le van a pedir en el 2018 y no en que puede hacer ahora para salir del paso. Solo conseguirá agrandar el problema.
• Cuando defina las arquitecturas de sistemas que implementarán sus arquitecturas de negocio, sea coherente. Ejemplo: no haga un pliego de prescripciones técnicas súper personalizado y además pida que la solución sea en la nube. El software es una industria que tiene sus modelos y no los va cambiar la administración. Lo único que hará la administración será alejar o deteriorar la industria del software de su territorio. El modelo SAAS (software como servicio) es un modelo de adhesión (muy barato y asequible), y normalmente, con pocas posibilidades de hacer grandes cambios (los cambios siempre implican costes de desarrollo y sobre todo de mantenimiento posterior).
• Cuando elija herramientas contemple el ciclo de vida completo. No solo la compra.
• Vaya muy rápido, con resultados a corto plazo que permitan conseguir el compromiso de las personas, pero piense en plazos muy largos (3-5 años) para la transición total.

 

Los problemas más grandes.

Para sintetizar, y tratar de ser útil, creo que los grandes problemas de la transición al formato electrónico de la contratación pública son dos:

• El cambio cultural. Las personas. Hacer una transición al formato digital y posterior transformación digital del servicio de contratación sin contar con las personas, es cuando menos, una apuesta segura al caos organizativo.
• El mercado único digital. La interoperabilidad de las soluciones. No tener en cuenta cual es el objetivo de la sociedad (el mercado único) a la que sirven los organismos públicos, es apuntarse a una Master de Sísifo en esto de la transición al formato electrónico en la contratación pública.

MI Reflexión final (por el momento)

Vivimos en un entorno volátil, incierto, complejo y ambiguo (el famoso VUCA), pero nuestras organizaciones (todas, públicas y privadas) están instaladas en la complacencia, la incoherencia, el cortoplacismo y el marcar la tarea como realizada sin importar el resultado.  Y las personas dentro de nuestras organizaciones, estamos imbuidas de esa cultura. Todos somos un poco «casta». Y los tiempos indican que la protección de nuestros intereses no puede seguir realizándose por pertenencia a grupo sino por mérito. Individual y colectivo.  Y, si bien es cierto que necesito ciertas incoherencias para poder sobrevivir,  también es cierto que cuando esas incoherencias se llevan a límites insoportables, es muy difícil que las estructuras aguanten todo el peso de las consecuencias. Y así tenemos problemas como: la creciente desigualdad, el medio ambiente, la inclusión social, ….. y muchos más.

La Comisión Europea, y todas las instituciones que tienen la capacidad de fomentar la transición al formato electrónico, llevan 20 años de retraso y aunque finalmente han legislado en el sentido adecuado, no han puesto los medios para que todos los organismos públicos puedan cumplir con esta legislación. Y sin los medios adecuados, los objetivos son deseos.  Y querer conseguir la coordinación por ciencia infusa, se me antoja una forma con muy pocas probabilidades de ser efectiva.

Por otra parte a nivel nacional, las instituciones que deberían de coordinar todo el proceso de la transición en las dos direcciones: Europa y Estado,  están ocupadas haciendo software. Un software que el mercado lleva ofreciendo hace más de diez años.  Yo no le veo el sentido.

La contratación pública representa un gasto e inversión igual al 19 % del PIB europeo. Con esta cantidad de presupuesto gestionado y orientado  a las necesidades reales de la sociedad y fomentando el mérito y la competencia en el proceso de contratación (no es tan difícil), se pueden hacer muchísimas cosas. Y la pregunta es:  y entonces ¿por qué no se hacen?. Como siempre, podéis dejar vuestras respuestas y comentarios en el apartado de comentarios de esta entrada.