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Transición

Los riesgos de la transición a la contratación pública electrónica

 

El proceso de transición desde el formato papel al formato electrónico es un proceso de innovación.

Se innova sobre el formato (cambio al electrónico) y esa innovación acarrea cambios (aprendizaje):

  • En la tecnología empleada (sistemas de información y comunicaciones en vez de impresoras papel y editores de texto)
  • En los procesos y sus herramientas que se emplean para tramitar y guardar los expedientes (documentos y trámites).
  • En las estructuras organizativas que fueron creadas para manejar un expediente en papel y que ahora tienen que manejar un expediente electrónico, en algunos casos con tramitación electrónica. Y eso no precisa las mismas estructuras. Para nada. Este es el mayor riesgo porque genera la mayor resistencia.
  • En las personas, tienen que desaprender hábitos y habilidades alrededor de la tecnología papel y aprender nuevas habilidades y capacidades sobre el formato electrónico. Mucho más productivas y mucho más creativas…

Si aceptamos cierta “verdad” en los argumentos expuestos en las líneas anteriores, aceptamos que estamos ante una innovación (interna y externa) del servicio de contratación, y por tanto tendremos que aceptar que existen riesgos en la transición al formato electrónico del servicio de contratación pública.

O de otra forma,  no sabremos donde encajar los múltiples fracasos que se producen en este tipo de transiciones.

LAS PREGUNTAS

Las preguntas que se nos viene a todos a la mente es:

¿Cuáles son los riesgos de esta transición? Y

¿Cómo puedo preparar una gestión de riesgos asociada para que esta transición sea lo mejor posible?

En la anterior entrada hablábamos de dos áreas de la transición:

  • Los sistemas de información
  • La gestión del cambio y la comunicación.

POR DONDE PUEDEN BUSCARSE LA POSIBLES RESPUESTAS.

Las respuestas son de cada organismo. No hay una respuesta única para todos. Algunas pistas a continuación.

Los riesgos de los sistemas de información, son fácilmente gestionables (ISO 38500 Gobierno de la Tecnología de la Información: modelo y principios). Y yo los reduciría a mucho sentido común:

  • no pretenda obtener duros a peseta.
  • Los sistemas de información tienen costes de adquisición y mantenimiento. Y además
  • el factor humano requiere de capacitación y formación sobre estos sistemas.
  • Si se equivoca en el objeto y alcance, tendrá que volver a generar una inversión en sistemas de información, pero sobre todo tendrá que realizar una nueva inversión en la capacitación de las personas.
  • El software se está comiendo el mundo, pero la cuenta nos la pueden presentar a los postres, o en el hospital al que hemos acudido por una indigestión (comer lo que no podemos).
  • En mi opinión, el error más habitual en los proyectos de innovación es dar al criterio precio un valor superior al 30 %. (hay algunos autores que hablan de un 10 % como valor máximo del criterio precio en los proyectos de innovación). Pero la innovación real no está en la adquisición de productos tecnológicos está en la implantación

Los riesgos de la gestión de cambio y la comunicación son mucho más difíciles de identificar y por tanto de preparar para que en caso de que estos riesgos se materialicen, el impacto sea el menor posible.

En este artículo sobre los errores en la transformación organizacional se exponen los siguientes (por si os resulta útil reflexionar sobre ellos):

1.- Dejar de lado la dimensión humana del cambio  

Ya lo hemos comentado: Las personas primero. Cualquier cambio requiere aprendizaje y mientras los ordenadores no sean capaces de aprender por si solos, las personas primero. 

2.- No manejar bien las expectativas en el «valle de la desesperación» 

Se producirá el valle de la desesperación en todo cambio. Será más o menos profundo y estaremos en él más o menos tiempo. Lo importante es ser capaces de manejar las expectativas de las personas y hacerles ver cuál es el resultado final esperado, cuál será el producto de su esfuerzo.

ruta del cambio

3.- La continuidad de las viejas métricas para definir el rendimiento no avisan de que el entorno ha cambiado hasta que suele ser demasiado tarde.

También hemos comentado el “momento kodak” de las organizaciones. Las sociedades también tienen su momento kodak, y normalmente tampoco se dan cuenta hasta que suele ser demasiado tarde….. porque siguen utilizando métricas de un entorno que ya no es en el que tienen que aportar nuevo valor…… valor que se mide de forma diferente…….

4.- Dependencia excesiva de una oficina centralizada de gestión de cambios para marcar el comienzo del cambio

Si esperamos a que vengan a decirnos como tiene que ser el cambio, ya podemos esperar sentados. El cambio es una actividad de riesgo que nadie que no esté interesado en el valor que entrega nuestra organización va a asumir por nosotros. También hemos comentado que nadie va a generar un plan de implantación nacional de contratación pública electrónica. Ese plan es imprescindible, pero tiene muchas probabilidades de ser un fracaso y a nadie le gusta liderar proyectos que van a fracasar……

5.- Centrarse en empujar el cambio, en lugar de generar atención sobre la necesidad del cambio

Es el error típico de las estructuras jerárquicas cuando intentan imponer cambios a los trabajadores del conocimiento. La comunicación y el liderar con el ejemplo son dos factores que puede paliar este riesgo.

6.- No detenerse a celebrar y a reflexionar a lo largo del viaje de transformación

Las prisas, sobre todo al principio, y la falta de celebración y clarificación según se producen los resultados, de forma que se anime a las personas a perseverar para salir del valle de la desesperación.

7.- Perder el foco en el cliente mientras se realiza la transformación     

No tener en cuenta que el valor que hay que aportar está muy por encima de nuestra organización. Es el valor que el servicio de contratación entrega a la sociedad a partir de los impuestos que el Estado recauda: para que siga funcionando un hospital, para que haya  puentes y carreteras, para que los alumnos tengan un pupitre y libros, para que los ancianos tengan cuidados…

COMENTARIO FINAL.

Hay riesgos en la transición al formato electrónico en la contratación pública. No tenerlos en cuenta nos deja a merced del azar y la providencia. Cuando estos riesgos se materializan el impacto  puede ir  desde la pérdida total del presupuesto empleado, a la ausencia de compromiso con los cambios por parte de los agentes que intervienen en la contratación, pasando por el no cumplimiento de las leyes por agotar los plazos previstos para poner en marcha los cambios al formato electrónico (en licitación –Directivas comunitarias-  y en contratación – La ley de Procedimiento Administrativo Común).

Por tanto hay riesgos, pero también hay forma de gestionarlos…

 

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