Cuando hablamos de contratación pública electronica, el adjetivo «electrónica», que ahora es muy revelador, y que tiene un alto contenido en el sentido de diferenciar la contratación pública electronica de la que se produce por medios no electrónicos, pronto este adjetivo dejará de tener sentido.

Pero ahora lo tiene, y vamos a detallar algunas de las áreas de las tecnologías de la información que deben ser utilizadas.

No vamos a exponer las tecnologías con su nombre comercial o conceptual, solo vamos a definir qué tienen que soportar estas tecnologías. Aunque las tecnologías nunca son neutrales, no creo que tenga sentido exponer aquí unas u otras. Lo importante es que sean tecnologías que soporten la interoperabilidad y a ser posible sean conformes con los esquemas de interoperabilidad y seguridad nacionales e internacionales que se hayan establecido.

Para poner un poco de orden antes de empezar y que no nos perdamos demasiado en toda la tecnología que puede rodear estas materias vamos a utilizar el primer desglose que comentábamos en la entrada en la que se comentaba el ARTE en la contratación. Siempre en los dos aspectos fundamentales de la contratación: administración y empresas.

En la administración ARTE significaba: Archivo, Relación Tramitación y Explotación

En las empresas ARTE significaba: Acceso, Red de Contratación, Tramitación electrónica y Eidentificación

Dado que la contratación pública es una función de comercio electrónico categorizada por ley como de comprador (buy side: es el comprador el que marca las reglas y la forma de llevar a cabo la función) vamos a centrarnos de momento, en las principales tecnologías que será utilizadas para las funciones que describe el acrónimio ARTE en la contratación pública por parte de las administraciones:

Archivo: Las tecnologías deben soportar las siguientes funciones:

– Generación de Expedientes Electrónicos, con capacidad de generar metadatos (datos sobre los datos) que puedan albergar por ejemplo el indice documental que permite garantizar (ley 11/2007) que el expediente es completo y que los documentos electrónicos (en los formatos que el propio gestor de expedientes soporte) son documentos que pueden ser validados, autentificados, y puestos a disposición de las personas o sistemas que con la autorización correspondiente los reclamen.

– Gestión documental, que debe ser capaz de

– Visor del documento, Una vez generado el expediente electrónico (con o sin ayuda de un gestor de expedientes) el propio expediente tiene que tener un elemento tecnológico independiente y a ser posible autocontenido (no precisa una aplicación extra para poder visualizar los datos).

– Capacidades de Firma Electrónica para poder no sólo verificar la integridad documental sino también para verificar los certificados que se han utilizado para firmar los documentos electrónicos administrativos. Esta capacidad de verificación debe tener la facultad de acudir a las autoridades de certificación o «brokers» de autoridades de certificación que puedan garantizar la vigencia de los certificados utilizados por las personas en el momento de la firma electrónica del documento. Estos

– Capacidades de «tickting» y sistemas de acceso a la información. Los expedientes pueden ser públicos o confidenciales o secretos en todas o en algunos de sus documentos. El sistema de ticketing y control de acceso debe ser capaz de asociar un certificado presentado por el usuario que quiere consultar un documento o parte de él (esto ya puede ser más complicado) en función del nivel de accesos que se le han otorgado.

Relación: Como conseguir invocar al mercado en dos formas: publicidad y transaccionalidad.

La relación de las administraciones con los proveedores tiene que estar en un entorno seguro y confiable. La legisltación española ha considerado y establecido este entorno confiable bajo el concepto de SEDE ELECTRÓNCA. Esta sede electrónica estará garantizada por un certificado emitido por una autoridad de certificación de los denominados como de «sede electrónica»

En la relación coexisten dos funciones: la publicidad y la transaccionalidad. La primera función solo requiere poder comunicar a los mercados (a quien quiera acceder) de forma pública y sin un control de accesos todas las publicaciones que la propia ley 30/2007 marca para el perfil de contratante.

La segunda función la de transaccionaldiad debe ser una función que habilita el dialogo, personalizado y totalmente confidencial de un proveedor con la adminsitración. Este dialogo tiene entre otros componentes los principales de envio y recpeción de ofertas, firmas de contratos, envío de facturas, envio de certificaciones, envio de pedidos, actualización de un catálogo, … . Todas estas comunicaciones están normalizadas en los estándares CEN BII. Y han sido utilizadas para comprobar su idoneidad por el proyecto PEPPOL.

La primera función la publicidad será cubierta por el perfil del contratante y requiere tecnología web, de gestión de contenidos, y capacidades de búsqueda y filtrado de información,ya que no todos los proveedores querran acceder a las mismas peticiones de envio de ofertas.

Además será bueno tener funciones que permitan las suscripicones y por supuesto tecnologías de RSS (lo vamos entender -tiene otras acepciiones- como Real Simple Syndication. Esta tecnología es la que permite que en vez de tener que acceder los proveedores a la información (tecnologías pull) vaya la información a los proveedores (tecnologías push).

Par la función de transaccionalidad, las tecnologías tendrán que habilitar elementos elementos de identificación de organizaciones y personas para poder realizar funciones como:

– acceso a los expedientes concretos de una administración con su proveedor ( a través de representantes definidos y autentificados – normalmente con certificados  y registrados en un registro de representantes).

-intercambio de documentos y mensajes via servicios web (las máquinas hablan entre sí), vía interfaz web (una persona interactua con la máquina a través de un navegador) , vía aplicaciones que son capaces de preparar o adjuntan los documentos y mensajes que una comunicación normalizada exige y hacerlos llegar a la dirección donde la administración los está esperando.

Especial consideración cabe destacar en lo relativo a la confidencialidad de las ofertas. Este aspecto ha sido tratado en la parte de herramientas de las especificaciones de CEN BII. No vamos a entrar en las distintas formas y tecnologías que pueden soportar esta confidencialidad y sus diferentes grados de seguridad y complejidad tecnológica. Pero si hay que comentar que tanto las Directivas Comunitarias de Compras en su Anexo X como las leyes nacionales de contratación, exigen que determinadas comunicaciones entre el proveedor y la amdinistración sean confidenciales. Y la tecnología debe soportar esta función.

Tramitación de los expedientes

Esta es la función interna de las administraciones como las administraciones son capaces de hacer que el expediente se vaya generando en formato electrónico. Para ello los grados de sofisticación de los distintos componentes de tencologías varían mucho. En principio debe exitir los siguientes compoentes:

– organización. Ser capaces de definir la organización (departamentos, jerarquías, roles, personas ..) que componen la organización. Esta tecnología debe a ser posible poder atender a los cambios de organización que suelen haber en las administraciones públicas (normalmente cada periodo electoral, y normalmente las administraciones grandes pueden cambiar mucho mientras que las corporaciones locales tienden a ser más estables.

– documentos. Es la parte de gestión de expedientes y gestión documental (no son lo mismo ni mucho menos) y sus ciclos de vida que hemos comentado en la parte del archivo, pero ahora como un elemento vivo y dinámico que debe soportar la interactividad entre todos los componentes del sistema.

– procedimientos: que pueden ser libres (son los gestoes los que deciden que tareas son las que se realizan en qué secuencia, regulados por reglas de procedimiento con distinto grado de granularidad en las reglas, o a través de flujos de trabajo.

Todos estos elementos suelen o mejor dicho pueden estar incorporados en un Manual de Calidad de contrataación pública específico de cada administración, que puede ser confeccionado y cambiado en función de las leyes, y también como no de las tecnologías que implementan la generación de los expedientes electrónicos de contratación.

Un elemento fundamental (hay más) es el del modulo de firma. Recordar que según la ley 11/2007 un documento electrónico administrativo requiere de una firma reconocida (esta firma requiere de un certificado electrónico emitido por una autoridad de certificación homologada, y un dispositivo seguro de generación de firmas) para tener validez probatoria.

Explotación de la información

Esta última  función y sus tecnologías asociadas consisten en generar un entorno donde la información relacionada con la contratación pueda ser explotada de forma sencilla y con múltiples vías de acceso y formulación. Las tecnologías normales que deben utilizarse van aquí desde la simple generación de informes, hasta la extración, trasformación y carga de datos de la operativa en una estructura de datawarehouse y su explotación a traves de herramientas de Business Intelligence. Esta ultima parte de la tecnología son proyecto que pueden habilitar desde informes de todo tipo y condición, a estadísticas y series que permiten la compra predictiva y los famosos cuadros de mando de contratatación, que van indicando si la estrategia definida se va cumpliendo en función de los indicadores de la contratación que se quieren controlar.

Este es un proceso de mejora continua y permanente trabajo de minería de datos. Pero sus resultados son los que pueden realmente mejorar la función de compras.