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Una lista de comprobación para la transición a la contratación pública electrónica.

 

Los organismos del sector público ven como los plazos se van haciendo cada vez más cortos para hacer la transición a la contratación pública electrónica en sus dos vertientes: expediente electrónico de contratación y licitación electrónica.

Recordando una noticia de hace poco tiempo en la que se comentaba como una lista de comprobación (checklist) de los elementos indispensables para realizar una operación quirúrgica estaba dando  unos resultados impresionantes en términos de ahorros de vidas y presupuesto, me ha parecido que, aunque menos grave, esta técnica del checklist podría aplicarse al proyecto de la transición a la contratación pública electrónica.

El hecho de realizar una lista de comprobación por parte de los organismos que tienen que hacer esta transición, puede repercutir en el éxito de público y crítica de estos proyectos. Y no deberíamos olvidar que las estadísticas de este tipo de proyectos arrojan un 75 % de fracasos (fallos en alcanzar objetivos de presupuesto, plazo y resultados) y que un 25 %  de estos proyectos se abandona definitivamente. Por eso considero que todo lo que pueda ayudar a los responsables en la preparación y ejecución de estos proyectos puede ser de utilidad.

Con ese ánimo y sin intención de ser exhaustivo, ni en la relación ni en la definición de los elementos, quiero exponer la que yo creo que sería mi lista de comprobación de los elementos necesarios y su estado, antes de iniciar cualquier proyecto de transición a la contratación pública electrónica.

CHECKLIST

  • Objetivos: pueden estar relacionados con alguna de las tres dimensiones fundamentales siguientes y es necesario que estén muy bien definidos:
    • Expediente electrónico: Tramites y documentos
    • Licitación electrónica: Relación electrónica con el mercado en base a estándares y totalmente interopeorable.
    • Armonización de sistemas de información: con integraciones y automatizaciones.

Es conveniente que estos objetivos estén reflejados de forma clara y bien definida en el pliego de prescripciones técnicas, si el organismo opta por adquirir productos y servicios en el mercado para realizar la transición. Hay que intentar que los objetivos estén expuestos de forma descriptiva (qué es lo que quiero conseguir) y no de forma prescriptiva (cómo quiero conseguirlo).

  • Autoridad y compromiso. Vamos a darle la vuelta al servicio de contratación como si fuera un calcetín. Más vale que este liderado por el máximo responsable del organismo (liderando con el ejemplo) y tenga a toda la autoridad pendiente del éxito de esta transición. Verifique que Intervención, Servicios Jurídicos, tecnología y los promotores están alineados y entienden la necesidad del cambio. Verifique que tiene líderes naturales, en los puntos clave, que están comprometidos, entienden la necesidad del cambio, y pueden diseñar las actuaciones que el organismo necesita para alcanzar el éxito de la transición.
  • Identidad digital y Firma electrónica: En el formato electrónico es imprescindible manejar la identificación digital de todos los actores que intervienen, la autenticidad y completitud de los documentos y sus datos, junto con la certificación de la voluntad de los agentes que intervienen. Para esto último se requiere la firma electrónica. Verifique que su organismo está preparado para manejar las técnicas y herramientas de la identificación y firma digital.
  • Productos: El formato digital soporta toda la gestión y la organización de la actividad del servicio de contratación pública pero necesita productos que realicen y organicen toda la información en este formato. Compruebe que el producto elegido tiene margen suficiente para abarcar al menos 8 años de sus objetivos. Es una transición complicada para estar haciendo migraciones por culpa de productos mal escogidos.
  • Servicios.Los productos informáticos requieren de servicios de implantación y soporte. En una fase inicial muy intensamente, y de forma menos intensa a lo largo de todo su ciclo de vida. Asegúrese de que su proveedor de sistemas de información está en el mercado para quedarse. Y si puede establezca con el proveedor relaciones de socio tecnológico más que proveedor desechable. Sobre todo al principio. Ajustar el precio no es la mejor forma de innovar.
  • Comunicación. Esta es la piedra angular de toda la transición. Sin un buen plan de comunicación que abarque a todos los agentes implicados y que tenga una cadencia de comunicación lo suficientemente intensa y acertada no será posible que todos los agentes empujen en la dirección adecuada.
  • Gestión del cambio. Las personas están en el centro de todo (al menos de momento) piense en el cambio teniendo en cuenta cómo se van a sentir, que van a pensar…… todas. Y verifique que tiene una gestión de la atención de las personas y para las personas adecuada. No trate de imponer ni de convencer. Busque la cooperación y el compromiso.
  • Formación y aprendizaje continuo. Cambiar es aprender. Y aprender es cambiar. Si quiere cambiar tiene que desaprender (formato papel) y aprender (formato digital). Si no tiene elementos que permitan que las personas desaprendan y aprendan, tiene muchas probabilidades de fracasar en la transición. Verifique que existen medios de aprendizaje formales y naturales. Recuerde la regla 10-20-70. Si puede genere comunidades internas de aprendizaje, en un primer momento y comunidades de práctica a continuación y de forma continuada. Las comunidades de práctica trate de que sean externas.
  • Interoperabilidad y estándares. Todo lo que haga no lo hará para usted. La contratación es un servicio de comercio. Y los comercios tienden a ser abiertos. No es para su territorio, ni para su organización. Si utiliza comunicaciones, mensajes, lenguajes, formatos… que no sean estándares y se olvida de la interoperabilidad, su organismo será una isla en un mercado. Es decir no formará parte del mercado. Y la autarquía no suele dar buenos resultados en trasparencia, concurrencia e igualdad de trato.
  • Soporte. Todo este proceso aunque parece que está muy reglado y hay normas por todas partes, adolece justo de lo contrario. Está en un punto de cambio e innovación constante. El formato digital no es neutral y va a requerir de cambios y ajustes constantes. Esto nos lleva a tener que estar preparados para cambios jurídicos, tecnológicos y organizativos casi constantes. Esté preparado y no crea que después de la transición ya ha acabado. No ha hecho más que empezar.
  • Mantenimiento.Dicen que “El software se come el mundo”. Yo creo que el mundo se come a los que no utilizan el software adecuado. Y eso significa que hay que mantener el software, y mantener y soportar. El software sirve para proporcionarle la mejor información, de la mejor forma y en el mejor momento para su toma de decisiones. No piense en términos de software, piense en términos de información. La que usted necesite.
  • Evolución. La evolución va a ser una constante del formato digital. No solo en el formato sino también en el modelo de negocio que sustenta el servicio de contratación. No sabemos en un mundo completamente digital, cuáles van a ser las formas más adecuadas de entregar valor a través del servicio de contratación. Podemos tener alguna idea, pero hasta que no lleguemos allí (lo antes posible) no veremos y sentiremos todas las consecuencias (buenas y malas) del formato electrónico. Este preparado para evolucionar.

Como decía, no es una lista exhaustiva ni quiero aburrir con los detalles de cada elemento (ya no sería una lista, sería otra cosa). Pero si algún lector cree que falta o sobra algún elemento, siempre están los comentarios a su disposición para lo quieran corregir o comentar.

2 respuestas a «Una lista de comprobación para la transición a la contratación pública electrónica.»

Buenos días Manuel, he repasado la check list. Nuestra organización se está embarcando en un proyecto de transición a la administración electrónica mediante la contratación de productos del mercado.
A priori, echo en falta un liderazgo comprometido que haya sido capaz de alinear y unir a todos los que tienen que participar en el proyecto. Además de esto, no tenemos previsto y, lo que es peor, no se considera oportuno elaborar y diseñar un canal de comunicación interna (la piedra angular de la transición).
De los demás puntos de la check list…,
Voy a intentar, por enésima vez, intentar presentar todos estos aspectos antes de empezar,
Otro saludo.

Buenos Días Guillermo,

Te deseo mucha suerte y buenas decisiones a ti y a tu organización en el proyecto que vais a emprender.

Estoy de acuerdo con el tema del liderazgo comprometido y de alguna forma he querido reflejarlo (con más voluntad que acierto) en el punto de autoridad y compromiso. Estos cambios son muy profundos y no son neutrales. Sin la participación y el liderazgo a través del ejemplo de la máxima autoridad de los organismos, hay muchas probabilidades de fracasar. No porque sea difícil, sino porque es incierto. Y ante la incertidumbre hay que tomar decisiones arriesgadas que solo pueden tomarlas los líderes o máximos responsables. Si no lo hacen, todo se para. Y la energía se agota.

Sobre el canal de comunicación, es, para mí, otra de las piedras angulares. Las personas sentimos miedo, vergüenza, culpa… cuando no sabemos. Y va a ver un periodo en el que no vamos a saber. En esos momentos se necesita que haya canales de comunicación (un slack, una comunidad de aprendizaje… una máquina de café o muchas) que permita sofocar estos sentimientos mediante la conversación con otros….

En la parte de la contratación pública electrónica, mi recomendación es que trates de empezar con mucha comunicación y con una organización del servicio dual. Me explico. Hazlo de forma que haya un equipo muy comprometido y soportado que de forma concurrente sea capaz de llevar a cabo contratación electrónica. Cuando todo este afinado, o al menos funcionando y puedas sustituir el formato papel, entonces monta la transición general. Es decir, haz algo nuevo que pueda sustituir a lo viejo. Con mucho cuidado al principio y con mucha decisión después. No intentes modificar lo viejo… todo el mundo te pondrá pegas y tendrás mucha resistencia…. a veces Numantina.

Y lo dicho, espero que tengas mucha suerte y que seáis capaces de tomar buenas decisiones.

Un abrazo, Manuel
pd.: como ves no hemos comentado nada sobre tecnología….

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