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El sentido de la contratación pública electrónica: afilando el hacha

 

Creo que la mayoría de la gente, los ciudadanos, no alcanzamos a entender plenamente cuál es el verdadero sentido  de la contratación pública, y por tanto no somos conscientes de la necesidad de su trasformación digital. Vemos noticias sobre corrupción y despilfarro y en seguida relacionamos estos hechos con la contratación pública. Algunos incluso, consideran estos hechos como la consecuencia inevitable que se produce cuando se gestionan fondos públicos.  Pero en mi opinión la contratación pública tiene un sentido mucho más profundo.

La sociedad es una organización que como todas las organizaciones tienen un sentido y una razón de ser. Los costes de vertebrar y mantener una sociedad son, o deberían de ser siempre,  menores que los beneficios que esta sociedad aporta a sus individuos. Ahora, además las sociedades compiten entre sí, en un entorno globalizado para atraer el talento y las inversiones que capacitan a esas sociedades para mantener un estado de bienestar y progreso que las haga sostenibles.

Como todas las organizaciones, la sociedad tiene que generar una estructura y dotarse de técnicas y herramientas para que las personas encargadas, puedan proporcionar los servicios que se espera de esta organización, siguiendo los procedimientos (leyes y normas de la sociedad).

La contratación pública es una de las principales herramientas, que en mi opinión, tienen que utilizar las sociedades moderas, para alcanzar sus resultados, su razón de ser: vertebrar la sociedad. El ciclo de la contratación pública es el que ya hemos comentado en alguna ocasión: la actividad privada genera valor (diferencia entre costes e ingresos), parte de este valor se incorpora a través de los impuestos y genera el presupuesto de compras de las administraciones. Con este presupuesto las administraciones se dotan de los bienes y servicios necesarios para el funcionamiento de los servicios que la sociedad necesita (defensa, sanidad, educación, justicia, infraestructuras, servicios, ayudas….). De este modo la iniciativa privada pueda seguir generando valor, en un entorno propicio para ello (no hay empresas de éxito en sociedades fracasadas) y se alcanza un estado de equilibrio social donde se genera progreso y sostenibilidad .

La contratación pública es la herramienta que se usa para conseguir los bienes y servicios que las Administraciones Públicas necesitan para dotar de los servicios esenciales a la sociedad. Pero estos servicios y estas herramientas no se desarrollan en un entorno estático y previsible sino en un mundo cada vez más global, más digital, y cada vez más dinámico que requiere analizar el contexto de forma continua y responder con una mejora continua e innovación. 

En este punto deberíamos utilizar la analogía del hacha y el leñador.: El leñador necesita afilar el hacha de vez en cuando para seguir siendo eficiente en su labor.

La contratación pública como toda herramienta es perfectible: el hacha se puede afilar. De hecho si no afilamos el hacha, la sociedad  no obtiene el servicio de retorno que podría obtener, debido a la pérdida de eficiencia: los recursos empleados ofrecen resultados menores y perdemos competitividad como sociedad, lo que produce la pérdida paulatina de progreso sostenible.

La nueva directiva de contratación pública ha dado carta de naturaleza jurídica para que las administraciones afilen el hacha. Permite hacer una reforma profunda de la contratación pública dándole un sentido instrumental mucho mayor que el mero aprovisionamiento de bienes y servicios, y sobre todo obliga a la utilización del formato electrónico para manejar el volumen y la complejidad de la contratación pública: afilar el hacha. El mundo es global, digital, interconectado y altamente competitivo. Con una competitividad que precisa de nuevas competencias: las competencias digitales.

No se puede conseguir los resultados que se esperan de la contratación pública, ni por volumen ni por complejidad, si no se aplica de forma intensiva y eficiente el formato electrónico en todas sus fases. El uso eficiente, presente y futuro, de la tecnología de la información es imprescindible en el servicio de contratación pública para cualquier administración pública que quiera ser eficiente en el objetivo que da sentido a su razón de ser: vertebrar la sociedad.

No podemos seguir con un hacha roma en un mundo global en el que no son las empresas las que compiten, sino que son las sociedades las que atraen a las mejores empresas e individuos a su territorio. Y en ese territorio se generan impuestos que articulan la sociedad.

Todo suma o todo resta, cuando nos preguntemos por qué hay algunos leñadores más productivos, en seguida nos preguntamos si en algún momento de su actividad se dedican a afilar el hacha de forma regular.

La sociedad como jefe del leñador debe aconsejarle que afile el hacha. La nueva  Directiva de Contratación Pública nos permite afilar el hacha y nos da las recomendaciones de cómo hacerlo. Incluso nos dice que podemos afilarla de forma total. Es nuestra responsabilidad como ciudadanos en una sociedad moderna que obliguemos a nuestros dirigentes a mejorar la contratación pública. Y el primer paso es su digitalización: la transición al formato electrónico.

¿Qué significa, en la transición a la contratación pública electrónica, afilar el hacha?

Estar preparados para realizar esta actividad de forma óptima:  obtener los resultados propuestos, en el tiempo y con el presupuesto planificados.

Hay que tener  en cuenta que esta actividad (afilar el hacha) debe reunir las siguientes características:

  1. Innovación en función del contexto cambiante.
  2. Gestión del cambio para implantar de forma óptima (sin desperdicios) estas innovaciones constantes.
  3. Cambios de la normativa. Se requiere que la innovación y la gestión del cambio tengan carta jurídica para que la sociedad pueda innovar con el adecuado soporte jurídico de forma consciente y no de forma aleatoria
  4. Preparación y formación constante. Las personas tienen que estar preparadas para dar el sentido al servicio de contratación con las condiciones óptimas. 

Muy brevemente cada unto de estos puntos debería contemplar:

1.- La innovación requiere:  (evitar en lo posible la incertidumbre y la ambigüedad)

  • Objetivos a conseguir. Podrá ser incierto como conseguirlos pero no pueden ser ambigüos.
  • Estructura que nos permita alcanzar los objetivos
  • Gestión del riesgo, es inherente a la innovación.
  • Un Plan: personas, medios, conocimiento, tiempo, ….
  • Visión personal, donde está cada uno en el proceso de innovación y en sus resultados.

3.- La gestión del cambio requiere: (evitar el miedo y el despilfarro-tiempo, presupuesto y motivación-)

  • Una Visión compartida
  • Una Estrategia comunicada
  • Un Conocimiento generalizado
  • Unos Medios justos (ni más ni menos)
  • Un Plan que pueda ser supervisado por todos

3.- Los cambios normativos requieren (evitar la ignorancia y la pérdida de motivación)

  • Conocimiento del medio: autonomía y competencia
  • Compresión del papel que cada individuo juega
  • Adaptación a los cambios
  • Seguimiento de todo el proceso

4.- La formación constante requiere: motivación e incentivos que permitan obtener autonomía y competencia en un entorno cambiante, y cada vez más exigente. Los individuos de forma casi automática tienen que tener la capacidad de alternar sin problemas el pasar  del PDCA (Plan, Do, Check, Act) de Deming al OODA ( Observe, Orient, Decide, Act) de los procesos de innovación.  Y además tienen que, a su vez adquirir autonomía y competencia. En las nuevas competencias digitales que hemos señalado.

Reflexión final

Tenemos que “afilar el hacha”. Y esto es bastante más complejo que elegir e instalar un producto informático. Mucho más. Toda acción siempre es mucho más impura y compleja que el pensamiento que la guía. Pero hay que pensarla antes de hacerla. Y aprender de lo hecho con datos y sentido de la urgencia.

Es muy probable que la transición no salga como pensamos, ni sea como creemos, pero cuanto más la preparemos mejor saldrá. Prepararla en un entorno complejo  de forma ágil y ajustada (Agile y Lean). Hay que ponerse a afilar el hacha antes de empezar a soltar hachazos. Y acostumbrarse a afilar el hacha de forma regular: el trabajo del siglo XXI tiene que contemplar el aprendizaje continuo.

Además hay que saber que esta transición no solo consiste en afilar el hacha, sino que también comporta innovaciones que requieren nuevas preguntas y nuevas respuestas, nuevas formas, nuevos formatos, nuevos conocimientos. Y esto tiene que hacerse con ciclos mucho más cortos que nos permitan un ciclo diferente del ciclo de mejora continua PDCA, el ciclo de la innovación es OODA (observar, Orientar, Definir y Actuar).  Y entonces, yo creo que  podremos avanzar en la profesionalización del servicio de contratación pública.

2 respuestas a «El sentido de la contratación pública electrónica: afilando el hacha»

Hola Manuel, brillante análisis muy bien ilustrado, yo también creo que es un momento idóneo para empezar a afilar continuamente ese «hacha» que puede es la contratación pública como herramienta de hacer políticas públicas.

Gracias Guillermo.

Seguiremos tratando de exponer en el blog las ideas acerca de cómo se puede «afilar el hacha» en la contratación pública para conseguir una mejor sociedad (¿ciudad?) que pueda competir en este mundo global, digital e hiperconectado.

Seguimos.

Un saludo, Manuel

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