Estrategia y ecosistema en la transición a la contratación pública electrónica

 

Como probablemente ya sabéis, recientemente la Comisión europea, lanzó un documento de estrategia para la transición a la contratación pública electrónica. Esta estrategia tenía 15 puntos fundamentales que enumero a continuación (la “T” quiere decir Trimestre: 1T 2013, significa el primer trimestre de 2013)

 

1.- Nuevo Marco Jurídico (4T- 2012).

2.- Armonización de los requisitos técnicos, a través de estándares y herramientas de interoperabilidad.

3.- Marco jurídico para la identificación electrónica (2T-2012).

4.- Recomendaciones Grupo Expertos de licitación electrónica (1T-2013).
5.- Informe sobre buenas prácticas “Golden Book”(2T-2013).

6.- Sostenibilidad de PEPPOL (2T-2012).
7.- Financiar las infraestructuras de contratación pública “Conectar Europa” (2014-2015).
8.- Fondos Estructurales para la difusión de la contratación pública (2014-2020),

9.- Estrategia de difusión de gran alcance.

10.-Conferencia anual sobre contratación electrónica (2T-2012).

11.- Sistemas electrónicos para el análisis del gasto (2T-2013).

12.- Publicación del informe anual sobre la contratación electrónica (2T-2013).

13.- La Comisión Europea implantará la contratación pública electrónica (2T-2015).

14.- Componentes de la solución de la Comisión Europea   en Open Source.

15.- Diálogos internacionales para la contratación pública universal.

Además en este contexto hay dos importantes reuniones auspiciadas por la Comisión:

 

–       La entrega de los estándares CEN BII para la contratación pública electrónica (el pasado 6 de diciembre de 2012)

–       La revisión de las acciones de la Comisión Europea (el Golden book, el informe de los expertos en licitación electrónica e-teg, y el informe de los indicadores clave de progreso de la contratación electrónica) que se verán en la reunión del próximo día 14 de diciembre de 2012.

 

No sé si es la mejor estrategia, creo que es la estrategia que puede pensarse desde la perspectiva de la Comisión Europea. Hay que recordar que no tiene la misma perspectiva que las administraciones públicas.

 

La Comisión aboga y quiere la relación electrónica en la contratación pública para conseguir el mercado único de contratación pública como palanca para alcanzar el mercado único europeo global de bienes y servicios (el único que ha funcionado hasta ahora ha sido el de capitales, y el de productos y servicios profesionales están muy lejos de alcanzarse).

 

Hay que recordar que los que tienen que llevar a cabo los planes (implementar la contratación pública electrónica) son las administraciones de cada estado miembro. Y los objetivos los pone la Comisión, pero sólo los objetivos que conciernen a la Comisión.

 

La visión general del problema puede ser esta:

 

  • Visión de alto nivel. 

La Comisión Europea establece una estrategia general de alto nivel con objetivos y herramientas de coordinación técnica y jurídica. Traducido son los 5 puntos primeros de la estrategia.

  • Visón de nivel medio.

Una administración tiene que comprender que su problema no es sólo la parte del mercado único sino que además tiene el problema del archivo y la tramitación electrónica. Sin los cuales no es posible hacer la contratación electrónica.

  • Visión de bajo nivel.

Cada administración tiene que tener un plan y una estrategia que en función de su situación pueda realizar la transición óptima al formato electrónico, cumpliendo no solo sus objetivos sino también (por ley y absoluta conveniencia, los que propone la Comisión Europea).

Cada estrategia requiere una estructura (o ecosistema)

¿Qué estructura (ecosistema) se necesitaría para conseguir esta transición realizada por cada administración, con las ayudas y coordinación necesarias, pero teniendo en cuenta todos los objetivos?

Antes de pensar en el ecosistema o estructura global vamos a repasar otra vez, las dimensiones del cambio, para fijar, posteriormente los elementos del ecosistema.

Las dimensiones del cambio (la trasformación al formato electrónico de la contratación pública):

–       Necesidad: Sin el formato electrónico no se pueden conseguir todos los resultados que se piden/exigen a la contratación pública.

–       Visión: Mercado Único interoperable, asequible, electrónico de contratación pública, con todas las sub-funciones del servicio: Archivo, Relación, Tramitación, Explotación en formato electrónico. La visión tiene que ser sistémica. Una visión parcial genera más problemas que soluciones

–       Plan: 

  • Archivo: sencillo y completo. Se perfecciona con el uso
  • Relación: Todas las fases definidas en el Pre y Post Awarding de los estándares CEN BII y la red de contratación pública PEPPOL.
  • Tramitación: Sencilla y dirigiendo la relación electrónica con todos los ingredientes necesarios: mesas, confidencialidad… Incluye el formato electrónico de los recursos especiales de contratación.
  • Explotación: De datos de contratación. Posteriormente se abordarán lo de gestión y profesionalización del servicio de contratación.

–       Medios:

  • Identificación Digital
  • Sistemas de Información para todas las funciones (visión sistémica)
  • Formación y Capacitación de todos los agentes
  • Gestión del Cambio (con elementos del ecosistema que permitan el cambio requerido en el momento requerido)
  • Gobierno y Gestión de Servicios de TI. (porque hemos introducido un elemento, la Tecnología de la Información) que hay que gobernar y gestionar y sin el cual no podemos obtener el valor requerido)

–       Capacitación

  • De las organizaciones y de las personas
  • Herramientas Web 2.0 para la difusión y conversación de la nueva cultura
  • Living labs de administraciones y de proveedores para fomentar el cambio.

Pero siguiendo las enseñanzas sobre organizaciones (las administraciones públicas lo son) vemos continuamente que toda estrategia requiere un cambio de estructuras, o al menos una estructura. Cuando la estrategia es contempla distintas organizaciones (con mayor o menor grado de independencia) a la estructura le llamamos ecosistema. Un ecosistema es la presencia de todos los elementos imprescindibles para que algo ocurra: La trasformación al formato electrónico de la contratación pública.

En esta entrada de Steve Blank podéis ver como las estructuras han cambiado a lo largo del tiempo en estos últimos años, y es porque tienen que adaptarse al entorno. Tanto las estructuras internas de una organización como las estructuras que se generan entre distintas organizaciones para ser capaces de dar una respuesta adecuada al entorno o a un problema concreto (ecosistema).

Una propuesta del ecosistema (estructura) necesario para la transición

Cualquier trasformación profunda de una organización provoca que los elementos que la forman se enfrenten a un tiempo de incertidumbre que dura lo que tardan en alcanzar autonomía y competencia en los nuevos requisitos-formatos que exige esa transformación profunda.

Por tanto ¿Cual sería este ecosistema o estructura organizativa que permitiría la transición óptima a la contratación pública electrónica, desde el punto de vista de las administraciones y las empresas? (Quizás la Comisión considera que esta parte de la estrategia debe ser implementada por cada estado miembro). Los objetivos de la Comisión y las estrategias de la Comisión no son plenamente coincidentes con los objetivos del sector público. Los objetivos del sector público contienen los objetivos de la Comisión (el mercado único) pero van más allá con requisitos como: el archivo electrónico, la tramitación electrónica, la explotación de datos (operacional y funcional). Pero la estrategia de la Comisión no abarca estos objetivos por tanto hay que tratar de que exista una estrategia (¿nacional?) que complete la estrategia de la Comisión

En mi opinión esta estrategia completa necesitaría un ecosistema con la presencia y plena operatividad de los siguientes grupos de elementos:

  1. Elementos de TI y Comunicaciones: (con gobierno y gestión de las TIC) 

–       Sistemas de Información y sistemas de identificación digital que contemplen todas las funciones del servicio de contratación, (utilizando estándares y garantizando la interoperabilidad). Redes de contratación (PEPPOL) y acceso a banda ancha de administraciones y empresas. Siguiendo las recomendaciones de e-Teg pero tratando el problema en toda su amplitud, con una visión sistémica. No solo la licitación electrónica. No es suficiente.

  1. Elementos de capacitación para organizaciones: (administraciones y empresas): (living labs para capacitar a  administraciones  y empresas, y que alcancen de forma rápida y sencilla la competencia y autonomías necesarias como organizaciones)

–       Explicarles la fase de la transición como algo distinto a la fase de contratación pública electrónica. Es una transición que habrá que hacer mientras no se realice la trasformación total al formato electrónico: Objetivos propios y de la Comisión, estrategias, planes. Entregas, y valor (resultados a obtener).

  1. Elementos de capacitación para personas: (herramientas web 2.0, para alcanzar compartiendo información útil y conversando con otras personas que tienen los mismos problemas o situaciones ante la transición. De esta forma las personas también alcanzan autonomía y competencia en el desempeño de su labor con el nuevo formato electrónico. )

–        Formación, Capacitación, Soporte, Conversación y debate, comunidades de práctica para administración y empresas. En definitiva herramientas Web 2.0

Que nos falta en los quince puntos de la Estrategia de la Comisión:

 La Comisión ha establecido su estrategia, pero tiene que ser complementada, o mejor dicho completada con la estrategia que cada administración y empresa debe diseñar para alcanzar no sólo los objetivos de la comisión, incluyendo también los de cada organización.

–       Tenemos la visión integradora (mercado único) y nos falta la visión de los resultados de cada organización. Donde estoy y donde quiero llegar. Para cada administración con su correspondiente estrategia local.

–       Echo de menos toda la parte que no es relación electrónica y que tiene que ver con el archivo y la tramitación electrónica de expedientes. Muy difícil será que tengamos una parte electrónica y la otra siga en papel. Es muy complicado.

–       Los ecosistemas que tienen que ver con alcanzar la competencia y la autonomía para organizaciones y personas. Fundamentales.

–       Fomentar la claridad de ideas y actividades en cuanto a las organizaciones (cada administración y cada empresa) y a las personas. Sin olvidar que no es lo mismo una visión clara que una distancia corta. El camino será largo, pero tiene que ser entendido por todos.

Reflexión final

–       Si finalmente la Comisión Europea establece algún nivel de obligatoriedad en la contratación pública electrónica la cuestión clave es:

  • Desde el punto de vista de las organizaciones que tienen que establecer los planes y realizar la entrega (productos y servicios) para obtener el valor (resultados), ¿están todos los elementos necesarios (ecosistema) para llevar a cabo la estrategia de ámbito global (la de la Comisión) y la estrategia de ámbito local (cada administración y cada empresa)?.

–       Si finalmente la Comisión Europea no establece ningún nivel de obligatoriedad en la contratación pública electrónica la cuestión clave es:

  • ¿para que han servido los trabajos de estandarización del  CEN BII y los componentes y las infraestructuras de PEPPOL, y los puntos de la estrategia de la Comisión que se están llevando a cabo?

Hay que pensar y trabajar para dotarnos del ecosistema (estructura organizativa de la transición) que nos permita llevar a cabo esta transición de forma óptima teniendo en cuenta los objetivos de la Comisión y los de cada administración y empresa.

 

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Especialista en Tecnologías de la Información aplicadas a medios de pago, comercio electrónico y contratación pública
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