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La agilidad en la transición a la contratación pública electrónica.

 

La agilidad

En una reciente entrada en el blog de nodos en la red Mario López de Ávila nos habla de la agilidad y como podemos introducirla en nuestras organizaciones. Sobre todo nos dice que en los sistemas complejos o en circunstancias de elevada incertidumbre es conveniente aplicar los principios ágiles a la gestión.

Los principios ágiles.

Según se cita en la entrada referida, David Snowden nos aproxima a la complejidad a través de los siguientes principios.

  • Probar en circunstancias controladas y a prueba de errores.
  • Dar Sentido al resultado de la prueba.
  • Responder en consecuencia, adaptando nuestro comportamiento a la información obtenida en la prueba previa.

Estos principios se “parecen” mucho a los principios Ágiles que se pueden aplicar en la gestión de entornos complejos: Aplicar (hacer-probar), Inspeccionar (sobre el resultado), Adaptar (recoger la información y aplicarla al proceso gestionado).

 La transición a la contratación pública electrónica

En mi opinión, la transición a la contratación pública electrónica se puede enmarcar en la gestión de procesos complejos, muy complejos y con un nivel de incertidumbre bastante elevado, entre otras cosas por el cambio cultural que representa el cambio de formato papel al formato electrónico y lo que dicho cambio lleva aparejado.

Es por esta razón que los proyectos de transición tienen un porcentaje muy alto de fracasos y abandonos.

A partir de esta situación conocida y aceptada, el método más adecuado para gestionar este entorno (no es eterno, es finito y dura lo que dura la transición), es el del aprendizaje. Donde la retroalimentación (feedback) de la prueba sirve como elemento de reflexión para realizar los cambios que mejorar la gestión y el contexto. Así hasta que  el proceso de aprendizaje haya llegado a un nivel de madurez suficiente y no sea necesario seguir con los principios ágiles de gestión. Es decir se haya realizado la transición a la contratación pública electrónica.

Tal y como se señala en la entrada de nodos en la red, la clave operativa de la agilidad es la capacidad para diseñar, construir, implantar y mejorar constantemente mecanismos efectivos de feedback (retroalimentación) en aquellos ámbitos organizativos y/o de gestión en los que dominar la Complejidad y la Incertidumbre.    

 El proceso de aprendizaje basado en la recompensa.

Pero claro este proceso de aprendizaje requiere una motivación extra, para que el feedback obtenido permita  a la organización (personas, estructuras, procesos y tecnologías) cambiar su conducta y su modo de operar.

Para conseguir que el feedback funcione se requieren un par de pre-requisitos y tres condiciones necesarias: (los adaptamos a la transición a la contratación pública electrónica.

Los prerrequisitos:

Las condiciones necesarias:

  • información relevante, en tiempo real, a disposición de todos los agentes implicados: Los sistemas de información que se utilicen tienen que tener esta característica y además se debe implementar herramientas y técnicas de comunicación y dialogo de toda la organización (comunidades de práctica, blogs, wikis, foros ..). Todo aquello que permita que la información fluya como estrategia de arriba hacia abajo y como feedback de abajo hacia arriba.
  • Autoridad que permita identificar a los responsables de  la transición a todos los agentes implicados. Así como la parte alicuota de responsabilidad en la transición que cada agente tiene.
  • Un sentido de la urgencia para que todos los implicados puedan entender que hay que hacer la transición (plazos, presupuesto, alcance y sobre todo resultados), que hay una recompensa por hacerla y una penalidad por no hacerla.  El incentivo de la Meta: los objetivos de la contratación pública electrónica.

 Reflexión final.

Si no pensamos en el contexto en el que nos vamos a mover, y sus condicionantes y especiales características cuando iniciamos una trasformación tan grande como la transición a la contratación pública electrónica, el éxito (alcanzar los resultados previstos) tendrá solo una probabilidad muy pequeña. Sin embargo si entendemos el contexto, los agentes que intervienen y las características propias de la organización y las metas propuestas, esta probabilidad, nunca será 1, pero se podrá aproximar mucho.

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