La agilidad en la transición a la contratación pública electrónica.

La agilidad

En una reciente entrada en el blog de nodos en la red Mario López de Ávila nos habla de la agilidad y como podemos introducirla en nuestras organizaciones. Sobre todo nos dice que en los sistemas complejos o en circunstancias de elevada incertidumbre es conveniente aplicar los principios ágiles a la gestión.

Los principios ágiles.

Según se cita en la entrada referida, David Snowden nos aproxima a la complejidad a través de los siguientes principios.

Probar en circunstancias controladas y a prueba de errores.
Dar Sentido al resultado de la prueba.
Responder en consecuencia, adaptando nuestro comportamiento a la información obtenida en la prueba previa.

Estos principios se “parecen” mucho a los principios Ágiles que se pueden aplicar en la gestión de entornos complejos: Aplicar (hacer-probar), Inspeccionar (sobre el resultado), Adaptar (recoger la información y aplicarla al proceso gestionado).

La transición a la contratación pública electrónica

En mi opinión, la transición a la contratación pública electrónica se puede enmarcar en la gestión de procesos complejos, muy complejos y con un nivel de incertidumbre bastante elevado, entre otras cosas por el cambio cultural que representa el cambio de formato papel al formato electrónico y lo que dicho cambio lleva aparejado.

Es por esta razón que los proyectos de transición tienen un porcentaje muy alto de fracasos y abandonos.

A partir de esta situación conocida y aceptada, el método más adecuado para gestionar este entorno (no es eterno, es finito y dura lo que dura la transición), es el del aprendizaje. Donde la retroalimentación (feedback) de la prueba sirve como elemento de reflexión para realizar los cambios que mejorar la gestión y el contexto. Así hasta que el proceso de aprendizaje haya llegado a un nivel de madurez suficiente y no sea necesario seguir con los principios ágiles de gestión. Es decir se haya realizado la transición a la contratación pública electrónica.

Tal y como se señala en la entrada de nodos en la red, la clave operativa de la agilidad es la capacidad para diseñar, construir, implantar y mejorar constantemente mecanismos efectivos de feedback (retroalimentación) en aquellos ámbitos organizativos y/o de gestión en los que dominar la Complejidad y la Incertidumbre.

El proceso de aprendizaje basado en la recompensa.

Pero claro este proceso de aprendizaje requiere una motivación extra, para que el feedback obtenido permita a la organización (personas, estructuras, procesos y tecnologías) cambiar su conducta y su modo de operar.

Para conseguir que el feedback funcione se requieren un par de pre-requisitos y tres condiciones necesarias: (los adaptamos a la transición a la contratación pública electrónica.

Los prerrequisitos:

Una meta: La contratación pública electrónica y sus objetivos alcanzados.
Un conjunto de reglas de comportamiento: los 8 principios de la gestión del cambio

Las condiciones necesarias:

información relevante, en tiempo real, a disposición de todos los agentes implicados: Los sistemas de información que se utilicen tienen que tener esta característica y además se debe implementar herramientas y técnicas de comunicación y dialogo de toda la organización (comunidades de práctica, blogs, wikis, foros ..). Todo aquello que permita que la información fluya como estrategia de arriba hacia abajo y como feedback de abajo hacia arriba.
Autoridad que permita identificar a los responsables de la transición a todos los agentes implicados. Así como la parte alicuota de responsabilidad en la transición que cada agente tiene.
Un sentido de la urgencia para que todos los implicados puedan entender que hay que hacer la transición (plazos, presupuesto, alcance y sobre todo resultados), que hay una recompensa por hacerla y una penalidad por no hacerla. El incentivo de la Meta: los objetivos de la contratación pública electrónica.

Reflexión final.

Si no pensamos en el contexto en el que nos vamos a mover, y sus condicionantes y especiales características cuando iniciamos una trasformación tan grande como la transición a la contratación pública electrónica, el éxito (alcanzar los resultados previstos) tendrá solo una probabilidad muy pequeña. Sin embargo si entendemos el contexto, los agentes que intervienen y las características propias de la organización y las metas propuestas, esta probabilidad, nunca será 1, pero se podrá aproximar mucho.