Estaba preparando una entrada que publicaré próximamente sobre tecnología y contratación pública, y al tratar de identificar las razones por las que un organismo público tiene que utilizar tecnología para su servicio de contratación y qué tecnología debería utilizar en función de su propósito, he sentido la necesidad de aclarar algunos conceptos previos sobre el contexto social en el que nos movemos y sobre la propia tecnología.
Estos conceptos previos al (buen) uso de la tecnología son los siguientes:
El contexto y la tecnología.
La sociedad, la humanidad, avanza. O al menos eso parece. Y lo hace con ayuda de la tecnología. Pero la tecnología no es neutral, o mejor dicho no puede ser neutral. Es buena o mala según para qué y cómo la utilicemos. También suele ser cara al principio, pero es terriblemente deflaccionaria si triunfa. Y si no triunfa, su precio deja de tener trascendencia.
Un ejemplo que puede ser paradigmático lo podemos ver en las redes sociales en Internet: Habíamos identificado una “primavera árabe” a través de las redes sociales y con el tiempo nos hemos encontrado con las “fake news”. ¿Esto significa que las redes sociales son malas?. No. Significa que hay que saber regularlas (no es fácil) y que las puedes usar bien o las puedes usar mal. Por cierto, para saber regularlas hay que tener una masa crítica de juristas que entiendan y apliquen la tecnología haciéndola converger hacia el bien común. Insisto, no es trivial.
El poder y los sistemas de información.
Todos los sistemas de información replican la estructura de poder del organismo que los crea.
Si tengo una arquitectura institucional con un poder distribuido y trato de poner sistemas centralizados, por algún sitio se van a producir grietas y fisuras que impedirán conseguir los resultados. Y viceversa. Si tengo un poder central y diseño sistemas de información distribuidos no van a funcionar bien.
El cambio, ese iceberg que nos engaña una y otra vez.
Introducir cambios en una organización tiene múltiples facetas y actividades (no siempre obvias –efecto iceberg-) que deben ser coordinadas:
- La gestión de proyecto, que representa la parte tecnológica y de gestión de recursos hasta terminar en la entrega del producto o servicio en cuestión. O ambos muchas veces.
- La gestión del cambio, que representa todos los cambios que la organización tiene que hacer para asimilar como la tecnología incide en su cultura, en sus relaciones, y en sus formas habituales de hacer. Esta gestión del cambio comprende temas tales como: la comunicación, gestión de los interesados, formación, cambios de estructuras, cambios de poder, cambios de procesos….
La profesionalización, o como aprender más rápido que lo hace el entorno.
Este es un tema sensible y difícil. Cuando el sector público compra lo hace siguiendo las leyes. Estas leyes tienen unos principios de trasparencia, concurrencia, igualdad de trato, integridad, eficiencica… que principalmente tratan de proteger el bueno uso de los recursos públicos. Pero esto, no tiene por qué estar reñido con el resultado que tenemos que obtener en el proceso de adquisición: Comprar de forma ágil y con el mejor resultado posible. Y esto, en algunos casos, no lo estamos consiguiendo.
Cuando analizamos a los profesionales de la contratación privada, vemos que tienen muchas más capacitaciones que las jurídicas. Por ejemplo:
- SRM (Supplier Relationship Mangement), Gestión de proveedores
- Sourcing, Gestión de fuentes de aprovisionamiento y estudios de mercado,
- Procurement, Gestión de adquisiciones.
- Gestión de Categorías de bienes, productos y servicios
- Gestión de Contratos
- Analítica de compras
- Cuadros de mando.
- Gestión de Riesgos
- Cuentas a pagar y gestión financiera de compras.
- Gestión de la reputación de proveedores
Y todas estas capacidades están habilitadas por herramientas que suelen tener en la tecnología de la información su piedra angular. Es decir, los gestores de compras privadas no suelen ser analfabetos digitales. Y usan la tecnología para amplificar los resultados de sus esfuerzos.
Aplicando esta información para reflexionar sobre la contratación pública electrónica.
A modo de comentarios:
- Cuando queremos introducir sistemas de información en algo tan voluminoso y complejo como la contratación pública, es conveniente que, de forma individual y organizativa, pensemos que es lo que queremos conseguir:
- generar una visión compartida y ser capaces de conceptualizarla,
- comunicarla con la mayor honestidad posible, y
- convencer a los interesados de cual es el mejor camino para conseguir esta visión
- Hay que tratar de ser coherente con el resto del contexto en el que nos movemos, institucional, colectiva e individualmente. Si el poder está distribuido, utilizar sistemas centralizados no va a generar los resultados previstos. La excusa de falta de conocimiento técnico (analfabetismo digital) o falta de presupuesto (para los sistemas de información pero sí para lo demás) no va a paliar la falta de resultados del servicio de contratación.
- No llevar a cabo una detallada y, a veces costosa, gestión del cambio hará que de forma cierta nuestro proyecto sea un fracaso: mayor plazo, mayor presupuesto, menor alcance. Esto está garantizado. La gestión del cambio hay que trabajarla mucho y con muchos.
- La tecnología que hoy parece cara, mañana será muy barata si se usa mucho y bien. En algún momento, surgirá una nueva tecnología que si triunfa y la usamos bien nos hará más capaces a un menor coste. Y así sucesivamente.
- La profesionalización del servicio de contratación debería dirigirse a tratar de paliar algunas de las carencias actuales identificadas en algunos servicios de contratación:
- Agilidad
- Integridad
- Eficiencia
- Innovación
- Inclusión social
- Medio Ambiente
- Fomento de la participación de pymes
Para ello habría que preparar la formación y capacitación adecuada para cada individuo agente del servicio de contratación en función del tamaño, el propósito y las expectativas de cada organismo.
Estas reflexiones, deben siempre estar personalizadas en función del propósito explícito que cada organismo persigue con su servicio de contratación y los individuos que lo gestionan.