LA CONTRATACIÓN PÚBLICA: Propuesta de solución

 

(Esta entrada es un poco larga)

En la entrada anterior hemos establecido una visión sobre las dimensiones de los problemas actuales de la contratación pública. En esta entrada voy a tratar de esbozar una propuesta de solución incremental iterativa que permita alcanzar los objetivos que se proponen en la Unión Europea a través del servicio de contratación pública.

Preliminares.

Antes de empezar a esbozar la solución recordamos las dimensiones del problema que se expusieron en la entrada anterior:

–        Dimensión Jurídica

–        Dimensión Económica

–        Dimensión Política

–        Dimensión Social

–        Dimensión Personal-profesional

–        Dimensión Técnico-Organizativa

Pero los problemas que encierran cada una de estas dimensiones, no son problemas “limpios”. Todos ellos arrastran “otras secuelas” que hay que considerar y contemplar en la propuesta de solución.

Voy a poner un ejemplo:  En la dimensión jurídica se podría  proponer una simplificación extrema: hacer una trasposición literal de la directiva que consista en la mera traducción de la misma a las lenguas oficiales del estado, derogándose  todas las demás normas y reglamentos (forma extrema y eficaz de simplificación).

No sé si sería lo más conveniente,  pero lo que me han comentado los juristas conocedores del asunto es que ahora mismo este tipo de simplificación sería imposible.  Hay una cultura jurídica y una tradición que impedirían una solución de este tipo.

En el resto de las dimensiones hay  «secuelas» parecidas. Por esta razón la solución propuesta va a tratar de generar evoluciones rápidas, acotadas y cortas que permitan la transformación continua del servicio de contratación y no una ruptura total con las formas anteriores.

La propuesta

La propuesta dicho de forma rápida es la transición al formato electrónico de la contratación pública.  Comento a continuación muy sucintamente como el formato electrónico puede aportar valor o vías de solución a los problemas y secuelas de cada una de las dimensiones:

–        Dimensión jurídica: la complejidad de las normas no puede ser abarcada de forma general y suficiente por los agentes que intervienen. Un procedimiento electrónico dirigido por motores de reglas y flujos de trabajo, que empiece de modo simple y sencillo, y que vaya perfeccionándose según se vayan conociendo mejor el formato electrónico, ayudaría a que los agentes se centren en conseguir el mejor valor posible en vez de estar preocupados por seguir un procedimiento muy complejo y pasen el 30 % de su tiempo buscando documentos, o poniendo el expediente  en la bandeja adecuada.

–        Dimensión económica: el formato electrónico puede aumentar la eficiencia, aumentar la concurrencia, aumentar la productividad, aumentar la competitividad aumentar la trasparencia, mejorar la rendición de cuentas, y sobre todo proporcionar información para diseñar, ejecutar y adaptar las políticas públicas en contratación.

–        Dimensión política: La información que me permite diseñar políticas públicas y medir los resultados de forma rápida y directa, es la que permite a la clase política desarrollar sus programas de gobierno y ofrecer resultados a los electores.

–        Dimensión Social: La forma de ayudar al interés general con la contratación pública es que el proceso de contratación sea capaz de incentivar en las ofertas presentadas, la respuesta privada con acciones que fomente la inclusión social, el medio ambiente, la innovación, la investigación básica … La información sobre los resultados obtenidos es la única guía eficiente para diseñar las medidas que mejoren estos resultados.

–        Dimensión Personal: el mundo es cada vez más digital. Conocer y manejar las herramientas de este nuevo entorno, nos permite la profesionalización que la sociedad demanda a los agentes que dirigen y gestionan este servicio.

–        Dimensión Técnico-Organizativa: La tecnología suele tener el efecto de hacer más accesibles y baratos los recursos escasos. La información agrupada es un recurso escaso en la contratación pública. Este recurso, la información y como obtenerlo solo puede ser mejorado a través de la tecnología de la información.  El valor de la información y la agilidad en el servicio,  es siempre inferior al precio de las herramientas de tecnología, que además bajaran su precio de forma significativa con el tiempo.

La propuesta, pues, consiste en aplicar tecnología de la información, en un proyecto trasformador que contemple el resto de los elementos de la organización: personas, procedimientos y estructuras.  Y hacerlo en dosis asimilables y en conjuntos manejables (por ejemplo órganos de contratación muy inclinados al formato electrónico).  Una vez obtenidos los resultados, sacar lecciones y aplicar las buenas prácticas en un proceso de expansión rápido y con costes perfectamente calculados.

Los elementos de la propuesta:

Los elementos que hay que considerar en esta propuesta son los siguientes:

–        Definición de objetivos (no son excluyentes, pero no pueden tener la misma prioridad):

• Ahorro y Eficiencia
• Pymes y productividad
• Políticas y Datos

–        Definición preliminar de Proyecto demostrador por objetivo.

–        Generación de grupos en comunidad de prácticas por proyecto de demostrador.

–        Pasos a realizar de forma general y en cada organización

–        Recomendaciones a las administraciones

–        Recomendaciones a los proveedores.

A continuación explicamos sucintamente  los pasos y las recomendaciones como parte fundamental de la propuesta

Pasos

La hoja de ruta que hemos expuesto en el blog, debería de ser conocida y discutida por los miembros de cualquier organización que vaya a realizar la transición. No tiene por qué seguirse pero sí poder discutir y reflexionar sobre ella.

Un buen proyecto no es solo unos buenos pliegos. El proyecto de transición alcanza muchas más actividades que los productos y servicios que tienen que ser entregados por los proveedores. De hecho, en los proyectos de transición, los pliegos técnicos no pueden ser cumplidos de ninguna manera, sin el apoyo y concurso de la organización contratante.

Cuando escribimos los pliegos técnicos de la transición estamos pensando solamente en tecnología, y esa es la forma más clara de equivocarnos. La tecnología es el habilitador pero el proyecto de transición tiene que tener tantas vertientes como dimensiones.  Y eso no es un pliego. Además hay que considerar desde el principio el resto de elementos de la organización porque se verán afectados: personas, procedimientos y estructura. Un repaso a la norma ISO 38500 sobre el uso presente y futuro de la tecnología en las corporaciones, y un repaso al modelo de gobernanza y sus principios, ayudarán a tomar decisiones coherentes en esta transición.

A veces dudo de si es bueno o no, pedir ayuda a personas que hayan hecho esta transición, consultoría,  para definir y controlar el proyecto. Hay muchas administraciones que cuentan con personas de suficiente capacitación para realizar este proyecto sin mayores dificultades.   El problema real es que probablemente es complicado que esta trasformación y su proyecto se asuma por toda la organización cuando ha sido realizado o liderado por uno de sus departamentos: Contratación, Tecnologías, Servicios Generales …..

PASOS PREVIOS GENERALES:

–        Un centro de coordinación nacional (de España) coordinado con la Comisión Europea.

–        Una hoja de ruta general para todas las administraciones y otra para los proveedores.

–        Un simulador accesible para comprobar y poner a punto todos los sistemas desde el punto de vista de la relación electrónica.

–        Formación y capacitación, abierta y accesible, en OPENPEPPOL y CEN BII,

–        Living labs donde se los proveedores y las administraciones puedan aprender a licitar, y a manejar el formato electrónico.

–        Facilidad para generar comunidades de práctica en cada organización que inicie la transición y en cada sector de los proveedores que quieran licitar en formato electrónico (En España y en Europa). Los comentarios y problemas de estas comunidades deben ser tenidos en cuenta por los órganos de coordinación.

PASOS PREVIOS DE CADA ORGANIZACIÓN (PRIMERO LAS ADMINSITRACIONES)

–        Definición de proyecto de transición

• Personas
• Objetivos
• Estrategias
• Planes
• Resultados
• Herramientas de aprendizaje, gestión, e información

–        Formato electrónico en Tramitación y Archivo

–        Formato electrónico en Anuncios, Registro y Notificaciones.

PASOS PREVIOS DE CADA PROVEEDOR

–        Aprender los fundamentos de la contratación pública

–        Entender el formato electrónico y sus características.

–        Adquirir los elementos necesarios: infraestructura y elementos de gestión de tecnología de la información como la identificación electrónica de representantes.

–        Realizar seminarios sencillos y experimentar en «living labs» de contratación electrónica: «learning by doing», que deberían de darles la capacitación de licitar en cualquier administración de Europa.

Recomendaciones.

RECOMENDACIONES PARA LA PUESTA EN MARCHA.

–        Las personas y la comunicación, primero

–        Los sistemas de información,  interoperables desde el principio.

–        Empiece por lo sencillo, genere resultados, fije la cultura electrónica y avance a un ritmo en el que pueda obtener y disfrutar de resultados.

–        Liderazgo compartido, a ser posible no único.

RECOMENDACIONES DE LA PLANIFICACIÓN

–        Autonomía y competencias en la parte jurídica(nuevas leyes), técnica (formato electrónico ) y organizativa (Trasformación)

–        Equipo multidisciplinar coordinado y dirigido por una autoridad superior y única dentro de la organización (responsable de rendir cuentas en las dimensiones de tiempo, presupuesto, alcance  y resultados), pero permitiendo liderazgos múltiples.

RECOMENDACIONES DE PLAZO.

El proyecto de transición puede durar entre  2 y 3 años.  Sin embardo, debe  tener hitos medibles con resultados tangibles y beneficios ciertos para la administración y los proveedores. Estos hitos no deben tener una plazo de más de 6 meses, preferiblemente el plazo debe ser de 3 meses. Los resultados deben ser tangibles y verificables, con una comunicación clara y concisa: lo hemos conseguido o no. Si no lo hemos conseguido porque hemos (todos) fallado.

RECOMENDACIONES DE ALCANCE .

Soy consciente de que hay otras opiniones, pero creo que la solución debe tener un balance específico por cada administración  que comprenda las cuatro grandes funciones que hemos definido con el acrónimo -A.R.T.E.- porque es la única opción para generar una solución que contemple todas las dimensiones expuestas, en mayor o menor grado, dependiendo de los objetivos. El contemplar este alcanza de forma global permitirá poder evolucionar al servicio de contratación de forma lógica en función de las necesidades cambiantes de la organización y el contexto:

 Archivo:  comprende la función de exportación y archivado de expedientes electrónicos de contratación, con el correspondiente foliado  y vigencia de archivo según las normas técnicas del Esquema Nacional de Interoperabilidad .

Relación:  comprende todas las relaciones electrónicas entre el proveedor, en su condición de licitador o contratista, y la administración pública en su condición de comprador. Esta relación tiene que estar homologada y verificada (¿certificada?) según los estándares CEN BII y la implementación que hace de ellos la red de contratación pública OpenPeppol. Esta es la única garantía real actual para generar el mercado único de contratación pública electrónica en Europa.

Tramitación: la gestión interna en todas las fases del expediente de contratación, y de sus relaciones con el resto de sistemas y agentes que intervienen en el servicio de contratación. En formato electrónico, que no tiene por qué estar completamente automatizado al principio con herramientas de flujo de tareas, o motores de reglas.

Explotación: de datos, análisis e informes, que permitan la utilización de toda la información que se genera en la gestión de la contratación pública para diseñar, ejecutar y adaptar las políticas públicas que se realicen a través del servicio de contratación.

Conclusión.

Sí se puede.