La factura electrónica en la contratación pública electrónica.

 

 

La Comisión Europea lleva tiempo intentando, con más voluntad que acierto, implantar la contratación pública electrónica como vía para alcanzar el mercado único de contratación pública en la Unión Europea. De forma colateral hasta ahora, había realizado avances en la facturación electrónica. Pero en este último verano ha unido ambos aspectos, la facturación y la contratación electrónica,  en una estrategia que más o menos implica empezar por la facturación electrónica en la contratación pública electrónica como palanca para generar tracción, no solo para el ámbito del mercado único de contratación pública, sino también para  el mercado único general de la Unión Europea.

Los dos documentos más relevantes que pueden apoyar este punto de vista son los siguientes:

• La contratación pública electrónica de extremo a extremo para modernizar la administración electrónica
• La Propuesta de directiva del parlamento europeo y el consejo relativa a la facturación electrónica en la contratación pública

Pero no solo se mueve Europa, también se mueve España.

Se ha publicado en la web del Congreso de los Diputados el 16 de julio de 2013 el  Proyecto de Ley de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público (actualmente en periodo de enmiendas aunque no se esperan grandes cambios)

Con todos estos elementos voy a tratar de comentar en esta entrada cuales son los elementos de negocio fundamentales que se están proponiendo y como las administraciones públicas deberían tratar de resolverlos en sistemas de información que den la capacidad de gestión electrónica de estas funciones.

La norma jurídica

El citado proyecto de ley tiene los siguientes capítulos

1. El capítulo I concreta el objeto de la Ley y su ámbito de aplicación subjetivo
2. 2.     El capítulo II establece la obligación de presentación de las facturas en un registro administrativo
3. El capítulo III se refiere al uso de la factura electrónica en el sector público, estableciendo el formato que debe tener (facturae).
4. El capítulo IV regula la creación del registro contable de facturas, un nuevo procedimiento para la tramitación de facturas y las actuaciones correspondientes al órgano competente en materia de contabilidad
5. El capítulo V recoge los efectos de la recepción de la factura, las facultades y obligaciones de los órganos de control interno y la colaboración con la Agencia Estatal de Administración Tributaria

Las estructuras funcionales que se fomentan:

• Se generan puntos de entrada de facturas, en la Administración Central, en las Comunidades Autónomas y en las EELL (hay capacidad de adherirse a cualquier punto de entrada). El de la Administración General del Estado ya está funcionando.
• Se prevé la existencia de registros contables de facturas a partir de enero de 2014.
• Se quiere impulsar la facturación electrónica en el sector privado, no solo cuando se factura a la administración pública sino en la facturación en general.
• La interoperabilidad con Europa.  Hay que organizar este punto de forma coherente con lo que Europa lleva haciendo hace ya bastante tiempo (PEPPOL? OpenPEPPOL?)

Las arquitecturas de sistemas de información.

Una entidad  cualquiera puede tener un punto general de entrada de facturas electrónicas o adherirse a uno existente (será obligatorio presentar facturas electrónicas en importes superiores a 5.000 euros por factura a partir del 15 de Enero de 2015)

Necesita un registro contable de facturas. Es un repositorio o fichero donde están todas las facturas recibidas junto con sus estados, por ejemplo: (recibida, registrada, validada formalmente, validada contablemente, conformada, rechazada, anulada, con propuesta de pago, con obligación de pago emitida, pagada…).  Será obligatorio a partir de Enero de 2014.

Se puede utilizar este repositorio como archivo de facturas. Sobre este registro general el proveedor puede consultar el estado de su factura que previamente ha cargado o enviado.

Y después se necesitarán más herramientas que nos permitan establecer la relación electrónica, la tramitación electrónica, el archivo electrónico y la explotación electrónica de todos los datos.  Y además de las herramientas se necesita autonomía y competencias personales para manejar el formato electrónico. O lo que es lo mismo, saber utilizar adecuadamente las herramientas. Lo que venimos repitiendo habitualmente.

La interoperabilidad con Europa.

Europa ha decidido aparentemente utilizar la red PEPPOL y los estándares de CEN BII. En este enlace podéis ver el documento de la posición de PEPPOL sobre este asunto, cuyo resumen nos ha traducido Oriol Bausa en el blog de Invinet sistemes.

Entendemos que España unirá sus puntos generales de entrada de facturas electrónicas con la red de contratación pública electrónica europea Open Peppol, para que cualquier proveedor de Europa pueda presentar una factura a cualquier administración española, …. ¿y viceversa?. Esperemos que sí.  Habrá que hacer la transición del formato facturae 4.0 al formato CEN BII.

En la página web de SOCINFO tenéis las presentaciones del seminario de factura electrónica que se celebró el pasado 22 de octubre en donde se comentan de una forma mucho más detallada todos los puntos que hemos expuesto en esta entrada.

La arquitectura que se plantee en factura electrónica, previsiblemente se puede utilizar también en la licitación electrónica. Estaremos atentos y veremos si finalmente es así. Aunque la red PEPPOL aún no ha incorporado la licitación electrónica y si ha incorporado la facturación electrónica.

Mi reflexión.

Una factura tiene un origen y una función propia y otra añadida. El origen de la factura es establecer o materializar una relación contractual: el proveedor ha entregado un bien o servicio al comprador y le presenta un documento con el detalle, la deuda, el plazo de pago…

Pero el Estado, utiliza la factura como base de recaudación del impuesto del IVA, por lo que en la relación comprador vendedor, exige que se genere de una determinada forma y se incluya dicho impuesto. Esto servirá para hacer las declaraciones de IVA correspondiente a las empresas. Y las facturas para presentar (si nos las piden) evidencia documental de estas declaraciones.

Por tanto tenemos una factura que tiene dos funciones: una original(el cobro) y otra añadida(la recaudación). Últimamente se añaden también a las facturas elementos de marketing y comunicación, pero vamos a dejar esto de lado, porque se produce en el sector del consumo.

A partir de aquí parece que se trata de utilizar todas las sinergias posibles (acceder a los contratos, acceder a los pagos de forma rápida…) para generar tracción en la transición al formato electrónico de la contratación pública para generar el mercado único de contratación pública que a su vez, pueda ser el inicio del verdadero mercado único de la Unión Europea. Sin este mercado no podemos competir a nivel global. Ni siquiera los países más grandes.

Quiero recordar a los hipotéticos lectores del blog, que han empezado a definir a Europa con los números 7, 25 y 50. Que significan que Europa representa el 7% de la población mundial, el 25 % del PIB mundial y el 50 % del gasto social mundial.  Mantener estos números en un entorno globalizado y digital requiere productividad y competitividad sin barreras. El formato electrónico en la contratación pública es una herramienta clave, imprescindible para mantener estos números. No es la única herramienta, pero mueve muchos recursos como para tenerla segmentada en 28 trozos, y sometida a procesos lentos y en papel.

Independientemente de si la estrategia es buena o no, lo que echo en falta, conociendo lo que cuestan estas trasformaciones, es un buen plan de implantación con tiempos, presupuestos, resultados. En fin, lo de siempre. Sin estos elementos, en mi opinión,  seguiremos con mucha voluntad pero con poco acierto.

Y si me apuran, a lo de siempre añadiría: incentivos cuando se alcancen en tiempo y forma los resultados previstos, y sanciones cuando no se cumplan. Porque ya hemos demostrado en estos últimos quince años, al menos con estos temas de la contratación pública,  que el interés general es demasiado general para que la necesaria e imprescindible iniciativa personal, de las instituciones y de las empresas se mueva sola.