La transformación digital de la contratación pública dirigida por personas

 

Las organizaciones privadas compran, transforman (añaden valor)  y venden.

Las administraciones públicas, compran y transforman pero no tienen que vender. Los clientes (ciudadanos y empresas) somos cautivos, no hay competencia.  Bueno si la hay pero no es tan obvia o tan directa como en las organizaciones privadas. La competencia consiste en  que determinados territorios (pongamos ciudades) tienen más capacidad de atraer inversión, talento, nuevas actividades, dar más y mejores servicios a sus “clientes cautivos”….

Es decir, las administraciones compran y transforman para dar servicios a ciudadanos y empresas (que ya están vendidos y cobrados a través de los impuestos).

El proceso de transformación y el proceso de compra son fundamentales.  En el proceso de transformación están las leyes e instituciones con los que cualquier sociedad se dota para prestar servicios a la sociedad que vertebran (ciudadanos y empresas).

En el proceso de compra, el sector público, compite con el resto de organizaciones para obtener los bienes y servicios de los proveedores a través de las ofertas económicamente más ventajosas.  Las ofertas económicamente más ventajosas son las que ofrecen más y mejor (bienes y servicios) a menor precio. Este es el equilibrio fundamental que los gestores y promotores de contratación tienen que conseguir.  Siempre siguiendo las normas establecidas.

Para conseguir este equilibrio utilizan un procedimiento y unas herramientas. El procedimiento es la ley de contratos del sector público y las herramientas los expedientes y trámites en papel, y las relaciones que les permiten cerrar los tratos con los proveedores y ejecutar los presupuestos.

Pero el contexto donde se produce la contratación ha cambiado y lo sigue haciendo. Ahora el formato papel se ha visto sobrepasado por el formato electrónico. Este formato permite registrar (tener datos) de todo el proceso de contratación. Y los datos permiten tomar decisiones basadas en datos (las decisiones basadas en datos son mucho más eficientes que las basadas en la intuición y la experiencia). Ya no se utiliza el formato papel. Todo se vuelve digital (documentos, trámites, relaciones, notificaciones, ….), y ahora la transformación digital (basar las decisiones en datos) está en todas las organizaciones, como algo ineludible. Y en el sector público?. También.

Pero esta trasformación digital se hace a través de un proceso de cambio  que cambia la forma de cambiar. Estos cambios no se están produciendo por la acción y dirección directa de la jerarquía. No es eficiente. No funciona. Son cambios muy rápidos y requieren la intervención (decisión) directa de las personas (de muchas). Son cambios que se producen fundamentalmente por la reacción de las personas a los elementos emergentes con los que tratan en el día a día. De forma ágil, iterativa, incremental, ….. No hay una “receta” para la digitalización. Hay personas adaptándose al cambio y sobre todo a su velocidad.  ¿Y en el sector público?. También. Aunque aún no lo han iniciado.  Y siempre van a requerir herramientas que permitan la gestión en formato electrónico y que sean muy bien utilizadas por las personas.

Hasta aquí la  parte instrumental de la contratación pública.

Pero las nuevas directivas marcan un cambio sustancial en la visión de la contratación. Además de ser un elemento instrumental pasa a ser un elemento estratégico. Y esto implica que sobre la parte instrumental se tienen que producir actividades que den a las administraciones capacidades extraordinarias a través del presupuesto de contratación pública. Fundamentalmente en las áreas de inclusión social, innovación, medio ambiente y soporte y ayuda a las pymes.

Una vez más esta potencia solo se puede desarrollar a través de las personas.  Que deben de ser empoderadas con herramientas y procedimientos, en formato electrónico (datos) que les permitan servir mejor a su “territorio” (ciudadanos y empresas).

Por tanto, y en mi opinión, tanto en la parte instrumental de la contratación pública, como en la parte estratégica, la transformación digital de la contratación pública (datos) solo puede basarse en las personas, con herramientas que les capaciten, y con una forma iterativa e incremental de acometer los cambios y enfrentarse a ellos, y sobre saber reaccionar a la velocidad a la que se producen los cambios.

Todo esto, produce vértigo. Mucho. La única recomendación que se me ocurre es que sigan un proceso iterativo que les permita, como personas primero y como organizaciones después, realizar la transformación de la contratación que la sociedad les demanda: tanto la instrumental como la estratégica.  Este proceso tiene un ciclo de cuatro tiempos:

• Conocimiento, saber, entender, conocer donde estoy donde tengo o quiero estar
• Tecnología y herramientas: uso, competencia, maestría, transición al formato electrónico, datos, información, conocimiento, ….
• Acción: probar, aprender, compartir, fallar, acertar, insistir…
• Fijar y avanzar: fijar los cambios de éxito a la cultura, ofrecer resultados, aprender haciendo, aprender enseñando….

Los intentos de cambios jerárquicos, impuestos y dirigidos por un conocimiento único sin experiencia de campo, sin contar con las personas, en mi opinión, tienen poco recorrido en la transformación digital.

Y tiene pinta de que este contexto no es coyuntural, es estructural. Es decir, es el contexto en el que nos vamos a mover todos a partir de ahora. Creo. ¿Y las administraciones?. También.

Pero no conviene olvidar que “una persona puede hacer cualquier cosa pero nunca puede hacerlo todo”.  Y en la transformación a la contratación pública electrónica hay que buscar “amigos”. Todos los que podáis.

CONFERENCIA SOBRE ESTÁNDARES E INTEROPERABILIDAD

El próximo 15 de septiembre se va a celebrar una Conferencia sobre estándares e interoperabilidad en la Universidad de Alcalá. En este enlace tienes los detalles para los que queráis inscribiros y decidir sobre qué temas querríais que se hablara  y a qué ponentes os gustaría escuchar.