Cuando diseñamos una estrategia para realizar la transición a la contratación pública electrónica en cualquier organización del sector público, una de las dudas más difíciles de resolver es como priorizar las distintas actividades que se requieren en la transición.
Por poner algunos ejemplos para entender esto, a continuación exponemos algunas de las posibles dudas a la hora de priorizar:
– Hacemos primero una simplificación de los procedimientos o tratamos primero de definir los modelos de procedimiento y documentos actuales.
– Hacemos primero la relación electrónica con el mercado, como quiere Europea o tratamos de hacer una aproximación más equilibrada, añadiendo tramitación y archivo electrónico.
– Tratamos de gestionar un cambio cultural general o empezamos de una forma muy ágil con un procedimiento como el contrato menor, por ejemplo, y luego reportamos los beneficios para conseguir masa crítica.
Podemos seguir identificando situaciones y actividades que finalmente tendremos que priorizar, para preparar una estrategia clara de la transición que sea abordable y asumible por la organización.
Para priorizar, una ayuda fundamental es tratar de poner los objetivos de la organización de forma clara, e identificar también las prioridades, porque en función de las prioridades de los objetivos, se podrán identificar más claramente las prioridades del diseño de la solución.
Los objetivos típicos de la transición a la contratación pública son en grandes líneas:
- Ahorro de costes de presupuesto. (hacer mejor)
- Transparencia del proceso de contratación. (hacer mejor)
- Ayuda a las pymes (hacer algo nuevo)
- Eficiencia del proceso de contratación. (Hacer mejor)
- Obligatoriedad del formato electrónico (requisito legal)
Cada uno de estos objetivos lleva aparejado un diseño y un mapa de objetivos parciales que permiten evaluar, dirigir y monitorizar (gobernar) la estrategia y el plan que se hayan definido.
No podemos poner todos los objetivos con el mismo peso y con el mismo plazo. Querer hacer todo a la vez es lo mismo que no hacer nada. Hay que priorizarlos y ponerlos en una secuencia que atienda los objetivos de la organización que los decisores hayan priorizado.
No se si puede ayudar, pero creo que a veces es bueno ver que hacen las compañías en el sector privado. Ellos también compran y tienen problemas similares aunque los resuelven de otra forma.
En este informe de la compañía PROXIMA se hace una reflexión de cómo el ahorro en los costes de compras (costes no-laborales) puede repercutir en la cuenta de resultados. (Vamos a suponer que la cuenta de resultados del sector público es la productividad y competitividad de la sociedad que articula para enfrentarse a un mundo globalizado). Los puntos clave del informe son los siguientes, por si en algún momento nos pueden servir como referencia a la hora de priorizar objetivos y diseñar la estrategia y tomar decisiones priorizando qué resultados queremos obtener antes.
El informe destaca los siguientes puntos:
– La naturaleza de los negocios ha cambiado: Las organizaciones utilizan 2/3 de sus presupuestos en el presupuesto de compras.
– Y es una tendencia que va incrementando en los últimos años según el 71 % de los directores financieros de estas organizaciones.
– El impacto producido por la mejora de los costes no-laborales tiene una mayor repercusión (el 3,6%) en la cuenta de resultados que el impacto de la mejora de los costes laborales (0,8 %)
– El informe cuantifica el posible ahorro en las principales compañías (de igual modo que la Comisión Europea cuantifica el ahorro que pude producirse cuando toda la contratación pública se realice en formato electrónico).
Y da tres recomendaciones a los directores financieros.
– Tomar la iniciativa de mostrar a los accionistas los beneficios de una mejora en la gestión de costes (las compras, la contratación)
– Demostrar a los ejecutivos como los beneficios se pueden incrementar con una buena optimización de costes (en este punto el entorno es idéntico para el sector público que para el sector privado: el mercado al que acuden a comprar).
– Poner la gestión de costes en el centro de la gestión de la compañía.
No vamos a realizar una similitud entre las compras de las compañías privadas y la contratación del sector público. Pero ambos tipos de organización persiguen siempre la oferta económicamente más ventajosa. A lo mejor se puede compartir alguna reflexión entre la gestión de compras privada y la gestión de compras pública a la hora de priorizar la transición a la contratación electrónica. El famoso B2B (Business to Business) que en el sector público es G2B (Government to Business).