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Los medios sociales en la transición a la contratación pública electrónica. (parte 3)

 

En esta tercera y última parte vamos a tratar de entender para que podrían utilizarse los medios sociales y las redes sociales, aplicadas a la comunicación y diálogos necesarios en la contratación pública, a través de lo que hemos denominado  comunidades de práctica. Y trataremos de argumentar que estas comunidades requieren la mejor comunicación posible (tanto interna como externa) entre todos los interesados.  Y esa comunicación hoy la proporcionan las redes sociales y los medios sociales (blogs, foros, wikis, videos,  tweets, …).

Para ello creo que sería bueno leer previamente la entrada de Xavier Marcet en la que nos cuenta como se debería de producir la comunicación corporativa.  En ella se marcan los retos en la comunicación que, en mi opinión, son aplicables a todas las organizaciones de más de una persona.

Por otra parte en el blog de Harold Harche, se comentan las situaciones actuales y soluciones posibles al concepto de redes sociales corporativas que es el concepto que vamos a intentar aplicar a la contratación pública.

Los medios sociales en las relaciones PERSONALES tienen estas funciones principales.

  • Tener presencia
  • Compartir información
  • Fomentar la Conversación
  • Fijar la Identidad
  • Fomentar las Relaciones
  • Generar/pertenecer a grupos de interés
  • Aumentar la reputación personal

Los medios sociales en las relaciones CORPORATIVAS tienen funciones similares pero diferentes, pueden utilizar las mismas técnicas y herramientas pero con propósitos distintos.

  • Fomentar el compartir recursos
  • Capturar conocimiento de forma más fácil
  • Preparar para pasar a la acción
  • Capacitar a las personas.

Si nos fijamos en las funciones de los medios sociales en las relaciones corporativas, veremos que son las funciones necesarias para realizar la trasformación que supone la contratación pública electrónica en todos sus ámbitos: interno hacia la propia administración y externo hacia el mercado único.

Lo primero que tenemos que entender es que  en el caso de la contratación pública la comunicación corporativa se extiende más allá de mi propia administración, porque el servicio de contratación tiene que ser universal (acceso), pero la responsabilidad de su gestión es local (mi administración). Esto genera el contexto ideal para que surjan las denominadas comunidades de práctica. El caso ejemplar de este tipo de comunidades de práctica lo representa la comunidad de contratación pública gestionada por Guillermo Yañez.

Otro buen ejemplo de comunidades de práctica es la experiencia de la Generalitat Catalana con el programa “Compartim”.

Una comunidad de prácticas, es una comunidad (unión voluntaria de personas que tiene unos objetivos comunes que quieren alcanzar) cuyos objetivos son tratar de entender, conocer, mejorar, aplicar, buenas prácticas a un determinado proceso, servicio o producto. Por ejemplo en el caso de la contratación pública y su comunidad de prácticas:

  • aplicaciones concretas de la ley, y los reglamentos,
  • generación y uso de modelos de documentos,
  • dudas y preguntas de un determinado procedimiento
  • transición al formato electrónico.
  • Y muchas otras buenas prácticas

En este punto es bueno recordar que los sistemas complejos(como la contratación)  siempre se definen utilizando tres grandes variables: relaciones, procesos y contexto.

  • Las relaciones en el caso de la contratación pública son muy variadas: (pero siempre entre personas), entre departamentos, administraciones, grupos de influencia, empresas, licitadores,….
  • Los procesos, son aún más variados porque el ritmo de producción legal en contratación pública creo que no tiene parangón, más de cinco grandes cambios jurídicos en los últimos 12 años y se preveen todavía mas cambios. Pero no solo son procesos reglamentados, la propia vida, es un laboratorio que ofrece una cantidad infinita de situaciones no previstas que hay que incorporar a los procesos de contratación pública.
  • Y por último el contexto, quien tenía un móvil hace 10 años y quien utilizaba el correo electrónico hace 15?.  Quien utilizaba los servicios bancarios electrónicos (no vale el cajero automático) hace más de 15 años?. Y sin embargo para la contratación pública el contexto no ha cambiado mucho. Nos relacionamos con los proveedores más o menos igual.. Tenemos expedientes en papel,… Pero es cada vez más perentorio hacer el cambio en la contratación pública que se adapte al paso de la sociedad actual donde esa contratación se desarrolla.

Y para que utilizamos las redes sociales.

Para eso. Para comunicar mejor. Para generar y dinamizar comunidades de práctica que permitan a las personas, perfeccionar y adaptar las relaciones, los procesos y entender el contexto en el que se mueve la contratación pública. Ninguna de las tres variables(relaciones, proceso, contexto)  es obvia cuando se profundiza en cada una de ellas. Todas son complejas y cambiantes. Y no estoy hablando solo de la ley (el texto refundido de la ley de contratos del sector público), también hablo de la cantidad y diversidad de agentes e intereses que intervienen en el proceso, y de un contexto cambiante que impide asimilar los cambios vertiginosos que se producen en él.

Estas comunidades requieren para su eficiencia una excelente comunicación. Las redes sociales que trasmiten a través de los medios sociales (foros,blogs, wikis…) todo el conocimiento y las experiencias que nos hacen entender el sentido de nuestro entorno y dar sentido a nuestras relaciones y a nuestros procesos.

Además las comunidades de práctica nos permiten el aprendizaje y la formación directa sobre los problemas reales a los que nos enfrentamos día a día. Y sobre todo nos permiten comunicar y compartir experiencias e información para generar conocimiento y poder pasar a la acción.

Y la comunicación interna con redes sociales es la que nos va a permitir realizar la transición a la contratación pública electrónica de una forma óptima, con la participación de todos los agentes que intervienen. En la transición a la contratación pública es la organización la que se trasforma y esta trasformación requiere de un plan de comunicación integral que permita conocer las estrategias de la transición y los objetivos que se persiguen. Pero además esta red social interna nos va a permitir conocer la retroalimentación  (problemas y resultados, cambios y adaptaciones a la estrategia) que desde la parte operativa de la contratación se vaya necesitando realizar. Esta comunicación es vital (en los dos sentidos) para alcanzar la transición al formato electrónico.

El desperdicio de la productividad debido a una mala comunicación

En una reciente entrada de Harlod Harche, acerca de la creación de valor, aparecía el gráfico que adjunto más abajo en el que nos indica como los trabajadores del conocimiento son los responsables del 60 % de la creación del valor que luego se traduce en el Producto Mundial (EL PIB MUNDIAL). Pero sin embargo, más de la mitad del esfuerzo de estas personas se desperdicia.  Y este gráfico no incluye el tiempo que se emplea en las reuniones.

 Una de las razones de este desperdicio es la mala comunicación interna y externa con las distintas comunidades que integran en nuestro caso, el servicio de la contratación.

Reflexión final

Las redes sociales y los medios sociales sirven para

–          comunicar mejor y de forma más eficiente.

–          Compartir información útil

–          Ayudar a otros y a nosotros mismos a capturar el conocimiento de forma más fácil (comunicación, dialogo, serendipia..)

–          Prepararnos para la acción con una base de conocimiento suficiente

–          Capacitar a las personas, dotarles de autoafirmación basada en el conocimiento y el compartir una meta más allá de sus propios horizontes.

Esta comunicación óptima genera una disminución de los desperdicios de lo más valioso de cualquier organización: las personas. Ya sé que no se lo cree casi nadie. Pero por favor, creedme, lo más valioso de cualquier organización son las personas y el valor que ellas son capaces de crear. Ese valor que luego alguien traduce a dinero.

 

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