Las actividades principales en la implantación de la contratación pública electrónica

Cuando ya hemos decidido como organización  del sector público,  que necesitamos llevar a cabo la TRASFORMACIÓN al formato electrónico de la contratación pública , y ya hemos obtenido información y conocimientos suficientes, probablemente se nos empiecen a agolpar hechos y situaciones que deberíamos contemplar en esa TRASFORMACIÓN al formato electrónico que nos puede dejar algo paralizados.

Para intentar paliar esta situación (si ello fuera posible), vamos a iniciar una serie de entradas alrededor de las grandes actividades de la implantación de la contratación pública electrónica. Estas entradas tienen la categoría de los qués y los cómos. Los por qués ya los hemos estado viendo en las entradas anteriores. Volvemos a repetir que son estas razones (los por qués) las que serán el motor fundamental del cambio, en cuanto arrecien las dificultades.

Las actividades fundamentales que hemos descrito las vamos a agrupar en algo que vamos a llamar Plan de Acción para la implantación de la contratación pública electrónica. Este plan  puede ser más o menos ambicioso en función de los objetivos que hayamos marcado y las expectativas que hayamos generado en los decisores.

Pero aunque sea de composición variable en su volumen vamos a establecer este Plan de Acción como referencia fundamental porque tendrá una serie de actividades “troncales” que son las que queremos destacar a continuación:

1.- Identificación Digital. El formato electrónico necesita, igual que el formato papel, una seguridad jurídica, basada en elementos contrastables,  para poder dar validez a los sistemas que realicen transacciones (intercambien valor) . Esta identificación en el mundo electrónico viene de la mano de la firma digital. La firma digital (o electrónica) tiene varios elementos que debemos de considerar (sin ser exhaustivos) y organizar y son los siguientes:

  • Certificados de Firma emitidos por una Autoridad de Certificación (Tercera parte confiable) que además nos proporcionar las Listas de Revocación (aquellos certificados que han dejado de estar vigentes – como las listas negas de las tarjetas de crédito)
  • Dispositivos de Generación de Firma (tarjetas chip o navegadores)
  • Política de firmas (como y para qué voy a utilizar estos mecanismos, con qué medios y herramientas.

2.- Sistemas de Información: Son los sistemas que van a permitir la TRASFORMACIÓN al formato electrónico. Y estarán en mayor o menor medida enfocados de forma conjunta o separadamente cada sistema a las funciones básicas que hemos venido comentado: Archivo, Relación, Tramitación y Explotación.

3.- Formación y Capacitación de los agentes que intervienen. Sin formación no hay posibilidad de hacer que esta innovación tenga éxito. Las personas siempre son la clave de todo, si les dotamos de buenas herramientas pero no formamos (y motivamos) a las personas en su uso, no se producirá la trasformación. Dado que las herramientas no serán perfectas, sobre todo al principio, una formación adecuada paliará los riesgos de que estas herramientas no cumplan el objetivo previsto en su totalidad.

4.- Cambio Cultural y Comunicación. La contratación pública como cualquier otro servicio o procedimiento que las personas implementen generar unos equilibrios de poder que al cambiar al formato electrónico pueden ser alterados. Estas alteraciones no son pequeñas o grandes. Son y existen. Y por tanto hay que saber tratarlas. La forma más adecuada es a través de planes de comunicación que ofrezcan los porqués de forma clara y se vean los beneficios, como algo muy superior a las posibles pérdidas personales que pueda traer la TRASFORMACIÓN al formato electrónico.

5.- Gestión de Servicios de Tecnologías de la Información. Hemos introducido aplicaciones y datos (Sistemas de Información) para realizar este servicio , y lo hemos hecho  a través de herramientas y sistemas que requiren una gestión y unos mantenimientos que la industria ha colocado bajo el epigrafe de gestión de servicios de Tecnologías de la Información. A partir de ahí,  hay que ser conscientes que sin esa gestión de las herramientas que el servicio de contratación necesita, este no será posible. Por tanto hay que dotar, a los elementos de tecnologías que habilitan la contratación, de los cuidados y mantenimientos necesarios para ofrecer el nivel de servicio adecuado en cada momento. El que corresponda.

Los decisores, normalmente, solo se fijan en los Sistemas de Información. Pero alrededor de estos sistemas de información están el resto de actividades, cuyo conjunto forman el concepto de implantación, soporte y mantenimiento. Casi siempre los costes de soporte, mantenimiento y evolución serán bastante más altos que los presupuestados inicialmente. Porque normalmente no se consideran. Es como cuando nos compramos el coche pero no tenemos en cuenta los seguros y los talleres necesarios a lo largo de la vida útil del automóvil.

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