El viaje de la transición a la contratación pública electrónica utilizando el design thinking    

 

 

La semana pasada, invitados por Antonio Suarez-Chamorro de Isel de la Diputación de Málaga, Jaime Dominguez-Macaya, Guillermo Yañez y yo, Manuel Caño,  hemos facilitado un taller de Design Thinking para que los asistentes pudieran aprender y aplicar técnicas para diseñar las intervenciones óptimas, en la dimensión del cambio cultural, que se requieren en la transición al formato electrónico del servicio de contratación.

En este documento, tenéis una breve reseña del taller, y cómo se ha desarrollado.

Guillermo escribió la semana pasada una crónica del taller que podéis leer y ver aquí.

Y aquí tenéis un video como documento gráfico del taller.

Y en esta entrada quiero explicar cuál ha sido o ha pretendido ser la lógica que he tratado de llevar a cabo en este taller.

La dimensión del cambio cultural.

En una entrada anterior hablábamos de los silos que hay que tratar de coordinar para realizar la transición óptima a la contratación pública electrónica:

  • cambio cultural,
  • tecnología y
  • jurídico.

En estos silos hay una serie de intervenciones posibles  a tres niveles:

  • institucional,
  • organismo e
  • individual,

Para poder alcanzar los dos retos fundamentales del servicio de contratación:

  1. la transición al formato electrónico y
  2. la transformación digital del servicio.

En esta imagen se reflejan todas estas posibles intervenciones y se limitan las intervenciones que se han pretendido abordar en el taller. 

intervenciones transición a la contratación electrónica

El reto del taller.

Todo taller de design thinking tiene que plantear un reto, conciso y claro, que sea percibido por los asistentes como un desafío común en el que pueden intervenir y compartir conocimiento y experiencias.

El reto de este taller era diseñar las intervenciones a nivel organismo e individuos de la  dimensión cultural en la transición al formato electrónico del servicio de contratación.

La ruta que ha seguido este taller.

Antes de empezar el taller hicimos una serie de actividades para romper el hielo y poder compartir y cooperar entre todos y entre los grupos que se formaron (alrededor de 5 personas por grupo).

  • Presentarnos todos y presentar el reto del taller.
  • Explicar la metodología del design thinking y exponer la ruta y las técnicas visuales que se van a utilizar y su encadenamiento hasta llegar al resultado final: exponer las intervenciones que cada grupo ha encontrado como mejores para la transición.
  • Entender el diseño y la creatividad a través de ejercicios

La ruta que hicimos a continuación fue, más o menos la siguiente:

  1. Personas: hacer una pequeña reflexión para investigar los posibles arquetipos que intervienen en la contratación pública.
  2. Exponer en un mapa de empatía que es lo que esos interesados o intervinientes piensan, sienten, dicen y hacen.
  3. Reflexionar en grupos cuales son o pueden ser los principales problemas que pueden hacer fracasar la transición al formato electrónico (hay muchos datos de fracasos).
  4. Con los problemas en mente, definir las necesidades de cada arquetipo que intervienen, y los insights que cada asistente cree que puede aportar para buscar soluciones
  5. Con estos problemas en mente, tratar de expresar en frases que empiecen por ¿Cómo podríamos? que relaten de forma sencilla el problema real identificado en el grupo, y que nos permitan desarrollar ideas o soluciones para cada una de esas frases.
  6. En una tormenta de ideas (brainstorming) generar de forma ordenada todas las posibles ideas que se puedan ocurrir y que estén centradas en las frases “¿cómo podríamos?” anteriores.
  7. Clasificar, clarificar y seleccionar las ideas que al grupo les parezcan más interesantes,
  8. Definir y construir las intervenciones en base a las ideas escogidas, tratando de exponer tanto su coherencia, sus fines, sus riesgos, y sus restricciones de tiempo y presupuesto.
  9. Con estas definiciones prototipar en una comunicación la coreografía que permita explicar todas las intervenciones. La forma de prototipado escogida es la comunicación.  
  10. Hacer un relato con estas intervenciones (cuenta cuentos) que pueda llegar con facilidad a los interesados sobre la bondad de este diseño de intervenciones.
  11. Realizar una presentación (testeo) para convencer a un auditorio que suele ser bastante crítico (nuestro propio organismo) de cuales han sido las intervenciones escogidas y por qué, y como se pueden llevar a cabo.
  12. Clarificar en una ronda rápida de preguntas por parte del auditorio y hacer una valoración de las intervenciones de cada grupo.

Todas las fases que se han descrito están soportadas por sus correspondientes técnicas visuales que a su vez conforman la metodología del design thinking general:

  • empatía,
  • definición,
  • ideación,
  • prototipado y
  • testeo

MI reflexión final.

Si leéis el documento resumen del taller que hemos enlazado al principio de la entrada, veréis que la iniciativa ha sido bien acogida pero no ha estado exenta de críticas. Para mi, todas las críticas son constructivas y serán tenidas en cuenta en posible futuras ediciones del taller, pero creo que hay que remarcar de todas esas críticas, las siguientes:

  • Demasiadas restricciones de tiempo para ejecutar los ejercicios, (todos los ejercicios estaban acotados por un reloj con pocas holguras) y
  • Falta de explicaciones suficientes con ejemplos claros, para la realización de las técnicas.

Esto conlleva que los siguientes talleres, (si se llevan a cabo) requieran o más tiempo o menos extensión.

  • Si la decisión es más tiempo, el taller se puede hacer en dos jornadas, con un desarrollo similar (hay que refinar algunas técnicas visuales) y mayores explicaciones de cada técnica.
  • Si la decisión es menos alcance, hay que tratar de generar un taller que aunque pase por todas las fases (eso sí creo que es necesario para no perder la coherencia), no sea tan exigente a la hora de obtener resultados, sino solo que los asistentes aprendan las técnicas y las puedan repetir en sus organismos…

Una de las críticas que no han realizado los asistentes, pero que considero que es una mejora útil, es que la captura que se realiza en todas las fases (los post-its, los comentarios, las fotos… todo en general), y que se suceden en el taller, sean recopiladas con tiempo y expuestas a todos los asistentes en el tiempo del taller. Y puedan ser utilizadas en reflexiones posteriores por todos.

En cualquier caso, y en lo que a mí se refiere, creo que la experiencia ha sido muy satisfactoria a nivel personal, y creo que ha marcado una diferencia respecto de la formación habitual en estos temas porque ha supuesto una formación muy participativa, y espero que fructífera.

Próximos Pasos

Una vez que se ha concluido el taller, la pregunta recurrente es:  ¿y ahora qué?

En los párrafos siguientes se apuntan algunas opciones que deberán ser consideradas en cada organismo en función de sus características específicas.

  • Los asistentes al taller pueden intentar realizar un taller similar en su organismo con el reto de diseñar las intervenciones. Este taller debería de tener en cuenta las críticas a las restricciones de tiempo del taller que se ha celebrado en ISEL.
  • Tratar de aplicar, algunas de las intervenciones que se han identificado en el taller de ISEL, siguiendo la idea del prototipo y las pruebas.
  • Entender la metodología del Design thinking, según el documento de la Comisión Europea, y ver en qué aspectos o retos de cada organismos es directamente aplicable: diseño de servicios, adquisición de nuevas capacidades o diseño de políticas

En cualquiera de las opciones, y siempre que lo necesitéis, dejamos abierta la comunicación a consultas sobre iniciativas y problemas que podáis encontrar cuando apliquéis la metodología Design Thinking en el sector público.

Utilizad la pestaña “contactar” que aparece en el menú del blog, para hacernos llegar vuestras cuestiones.

 

About mcanno

Especialista en Tecnologías de la Información aplicadas a medios de pago, comercio electrónico y contratación pública
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