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Los silos que hay que superar en el servicio de contratación pública.

 

Uno de los grandes males de todas las organizaciones, públicas y privadas, es que debido a la creciente complejidad del entorno, han tenido que dividirse en departamentos o en áreas de especialización que con el devenir del tiempo han trasformado esas áreas o departamentos en auténticos silos (casi siempre cerrados) de actividad y conocimiento (lo que llamamos coloquialmente reinos de Taifas).

El problema se agudiza en los tiempos actuales porque la complejidad es cada vez mayor  y la forma de actuar en silos no favorece la innovación (ni la incremental, ni la disruptiva), ni por supuesto favorece los cambios ni las trasformaciones digitales que se están mostrando tan necesarias.

Los grandes silos de la contratación pública

En el servicio de contratación pública también se sufre este síndrome del encapsulamiento en silos. De hecho, en mi opinión, se observan tres grandes áreas de actividad en forma de silo (en sentido amplio), que actúan intensamente, pero de forma descoordinada, en relación a los cambios que tienen que afrontar los servicios de contratación de los 21.000 organismos del sector público.

Estos tres silos los podemos representar en la siguiente figura:

Transición a la CPE silos implicados

  • El jurídico: representa el conocimiento profundo de las leyes y reglamentos que afectan a la contratación pública. Estos conocimientos tienen en los últimos tiempos un ritmo de cambios asociados que impide que los agentes implicados en el servicio de contratación tengan la maestría suficiente para aplicarla a los contratos en el día a día sin tropiezos. Este silo además tiene una profusión grande de emisores de “doctrina” y conocimientos, que con la nueva directiva comunitaria y las nuevas leyes de procedimiento administrativo común y del régimen jurídico del sector público, están llegando a generar inseguridad jurídica en los agentes que al final tienen que aplicar este profuso y confuso ordenamiento jurídico en cada caso concreto. Conocer y aplicar de  forma correcta  la norma adecuada y soportar los envites y litigios cuando esas decisiones no son conocidas y soportadas de modo amplio por el resto de los agentes que intervienen.  Aquí el problema no es solo que lo conozcas tú sino que lo conozcan los demás de forma indubitada para que no se produzca el temido estado continuo de litigio.
  • El tecnológico. Dado que las nuevas directivas y las nuevas leyes que hemos referido hacen obligatorio el formato electrónico, este “silo” que hasta ahora tenía una actividad residual dentro del sector público, se está dinamizando. Pero con el inconveniente que este nuevo ritmo carece de la necesaria coordinación que toda industria emergente debería de tener. Hemos escrito recientemente una entrada a este respecto: Las dificultades para hacer la transición a la contratación pública electrónica
  • El cultural. Este ámbito, ha sido tristemente ignorado hasta ahora, y la literatura de gestión está plagada de todos los males que sufren las organizaciones cuando ignoran la cultura en los procesos de cambio. El cambio cultural es el más complejo porque requiere de una coordinación exquisita de todos los elementos de la organización, requiere un liderazgo múltiple y de reiterado, y sobre todo requiere mucha comunicación. Todos estos requisitos no están habitualmente en un estado de abundancia en las organizaciones, en las del sector público, tampoco.

Una analogía.

Cuando un viandante decide utilizar un automóvil para sus desplazamientos, normalmente tiene que hacer tres grandes cambios coordinados:

  • Aprender y examinarse del código de circulación (JURIDICO). Este sería el apartado de entender las normas y técnicas aplicables al formato electrónico.
  • Tiene que aprender a conducir un coche (TECNICO). Todos los coches tienen una interfaz común, que facilita el manejo del automóvil, y suelen “ocultar” las especificaciones técnicas en la interfaz de usuario. Puede haber mucha tecnología, pero al final para el usuario, hay un volante, unas marchas, unos pedales y unos mandos de control bastante unificados y obvios. Por mucha tecnología diferente que empleen los fabricantes, y por muchos tipos de vehículos (camiones, motos, automóviles…) hay un conjunto de estándares en la industria y unas reglas que debe seguir el mercado (homologaciones… )
  • Cambiar sus costumbres. (CULTURAL). Entender la nueva forma de desplazarse, educar a los que viajan con él, seguir las normas viales y de seguridad, cambiar su cultura y la de otros que puedan ir con él.

Eso mismo debería de pasar en la transición óptima al formato electrónico del servicio de contratación pública: Estos tres silos deberían organizarse para ofrecer un conjunto de soluciones y actividades que los individuos y los organismos pudieran utilizar con garantías para hacer la transición.  Y esto no está sucediendo. Creo. En ninguno de los tres silos implicados.

Tres preguntas para pensar y responder si os apetece

Se me ocurren tres preguntas para las que a lo mejor tenéis respuesta o alguna opinión sobre ellas:

  • La primera, ¿como veis la idea de los agentes externos de cambio en la transición a la contratación pública electrónica?.
  • La segunda, derivada de la anterior. Dicho de otra forma, siguiendo con la analogía empleada anteriormente y enlazando con el aprendizaje mimético que nos cuenta Jesus Martínez ¿sería conveniente utilizar “profesores de autoescuela” (agentes externos) para ayudar a los agentes del servicio de contratación a realizar la transición (actividades en los tres silos) al formato electrónico? .
  • Y por último, si se utilizase está figura de agentes externos, ¿podríamos virtualizarla (hacerla en línea) para ser más efectivos y eficientes en la transición? 

Una reflexión final.

Todos los individuos y organismos que vayan a “sufrir” la transición al formato electrónico en la contratación pública deberían tener en cuenta actuaciones coordinadas en estos tres ámbitos (silos) descritos.

Además, y como intervención fundamental,  las instituciones deberían procurar la coordinación y el entendimiento de todos los silos y actores, protegiendo los intereses generales como forma de proteger los intereses particulares de todos los implicados.

Tal y como hemos indicado en el título de la entrada, superar estos silos no solo es necesario para la transición a la contratación pública electrónica, también lo será para realizar la transformación del servicio de contratación pública, y en general, creo que lo será de forma continuada, porque no tiene pinta de que el mundo vaya a cambiar y vaya a hacerse menos complejo.

Y toda complejidad requiere que las acciones estén, al menos, organizadas desde muchos puntos de vista y desde muchas áreas de especialización.

Estos conocimientos específicos tienen que coordinarse entre sí (conversar) para permitir ofrecer soluciones a los problemas a los que nos enfrentamos como individuos y como organismos dentro de un ecosistema cada vez más global. El premio de hacerlo bien es la transición OPTIMA a la contratación pública electrónica, y una transformación digital del servicio de contratación que nos convierta en una sociedad mejor. Los beneficios pueden ser enormes……

 

 

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