No siempre podemos comprender las consecuencias de los cambios con claridad, desde el principio. A lo largo de mi vida he ido entendiendo y asumiendo conceptos que antes me parecían irrelevantes. También descubro que algunos de estos conceptos los había entendido de forma errónea, y que tenía una percepción equivocada de lo que algo o alguien significaba.
En la contratación pública electrónica hay algunos conceptos relacionados con el negocio (en otra entrada hablaremos de los relacionados con la TI y su gobernanza) que me han resultado erróneos, y los he percibido en mí o en otros. Aquí os dejo algunos de ellos que quiero compartirlos con vosotros.
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La contratación pública electrónica es un problema de tecnología.
Es el más habitual. Es el que más cuesta hacer entender. Es el más caro, porque nos lleva a equivocarnos una y otra vez. Muchos responsables de la contratación aún consideran que, hacer o comprar una aplicación informática les va a resolver la transición a la contratación pública electrónica. Esta percepción es probablemente el concepto erróneo más caro de todos. Porque incurre en costes sin resultados, una y otra vez. Una aplicación informática (y más elementos de tecnología) son necesarios, pero la transición a la contratación pública electrónica es una trasformación profunda de cualquier administración y empresa que implica un cambio cultural muy complicado.
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No es bueno que ponga la contratación pública electrónica en mi administración porque van a venir proveedores de fuera y les quitaran los contratos a los proveedores locales.
Voy a utilizar una analogía y una frase para tratar de argumentar lo erróneo de esta aptitud.
- La analogía: Es como impedir que se enseñe a leer y escribir a las personas porque van a venir de fuera a contarles cosas que no conviene conocer. Es necesario que las personas sepan para que puedan ser más personas. Es necesario dotar a las empresas de herramientas (competencias en la economía digital para poder competir)
- La frase: Si creen que el conocimiento y la formación es mala – (costosa), prueben con la ignorancia.
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Antes de cambiar la contratación pública hay que hacer una reingeniería de procesos.
El formato electrónico es un desconocido para la mayoría de nuestras administraciones y empresas. Mejor dicho, para la mayoría de las personas que trabajan en la administración y las empresas. El papel nos lleva 600 años de ventaja y el formato electrónico no puede hacer una reingeniería de procesos en un formato que desconoce. Es mi opinión. La forma de hacer la transición no es una reingeniería, es tratar de aprender rápido el formato electrónico. Cuando las personas implicadas en la contratación pública alcancen un grado de autonomía y competencia suficientes en el formato electrónico, entonces dejar que diseñen una reingeniería de los procesos de contratación, con conocimiento real y cierto de las características del nuevo formato electrónico.
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No hay que utilizar la firma electrónica en la contratación pública electrónica.
La firma electrónica es un proceso o técnica que no es excesivamente complejo desde el punto de vista del usuario. Ahorra tiempo, presupuesto y esfuerzo, y sobre todo dota de transparencia y seguridad jurídica a todo el procedimiento electrónico .La complejidad (mejor dicho el caos) viene de la falta de interoperabilidad de los distintos sistemas de firma electrónica que operan a nivel nacional (menos) y a nivel europeo (más), y también de un uso indiscriminado y mal entendido (no busca determinar la voluntad del responsable sino difuminar esta responsabilidad con muchas firmas). Lo que no termino de entender bien es porque nos empeñamos en atacar una buena herramienta mal gestionada, en vez de realizar una buena gestión de una buena herramienta.
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Mi administración o empresas no tienen un nivel de madurez tecnológica para implantar la contratación pública electrónica.
La administración sirve a la sociedad, la estructura y le da soporte. En muchas ocasiones tiene que ser motor y guía de esta sociedad. Nuestra sociedad ya está haciendo la transición a la economía digital, y si la administración no es capaz de seguir a la sociedad, de guiarla, y de soportarla, hay que cambiar a la administración porque el mundo no nos va a esperar. Como parece que viene verificándose continuadamente en estos últimos años.
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El flujo de trabajo de la tramitación debe ser exhaustivo.
En los flujos de trabajo el exceso es un defecto. La contratación pública es un procedimiento complejo, que no puede ser automatizado en su totalidad por que es imposible, y porque intentarlo genera una rigidez y una pesadez del procedimiento que no permite una buena productividad en las personas que se dedican. Por tanto, creo que tanto flujos de trabajo como reglas de procedimiento deben ser muy bien medidas y perfeccionarse con el uso, y una vez que se la regla o la automatización se han verificado en la vida real.
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La licitación electrónica y la contratación electrónica pueden ir por separado.
Este es un concepto muy controvertido. Pero os doy mi opinión. Es muy difícil que la administración pueda tener una relación electrónica con el mercado (publicación, oferta, contrato, factura, pago) y que los trámites y documentos que utiliza la administración (la que dirige el proceso) estén en formato papel. Otra cosa distinta es que cada administración tenga sus objetivos y prioridades (primero la licitación o primero la contratación), pero las soluciones deben ser sistémicas y equilibradas.
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El formato electrónico es lo mismo que la automatización de los trámites y los documentos.
No es lo mismo, y de hecho lo que hay que perseguir con ahinco es el formato electrónico y que las personas involucradas alcancen autonomía y competencia en este formato a través de un aprendizaje que debería ser lo más rápido y eficiente posible. Y sobre todo debería de ser un aprendizaje basado en procesos reales de contratación.
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Si pongo en marcha la licitación electrónica, las empresas no van a acudir a la contratación pública.
Suele ser todo lo contrario. Las empresas, si tienen herramientas, son las primeras interesadas en poder acudir a la licitación pública con costes mínimos y en igualdad real de trato.
Y vosotros, ¿creéis que algunos de estos conceptos son erróneos o no?. ¿Tenéis algunos conceptos erróneos alrededor de la contratación pública electrónica.?
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