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Diseño del taller de intervenciones para la transición a la contratación electrónica

 

Para realizar la transición del servicio de contratación al formato electrónico y conseguir el objetivo de la contratación pública electrónica integral es necesario diseñar intervenciones con la participación genuina, honesta, y comprometida de las personas que gestionan este servicio.

Estamos ante un cambio cultural (de personas), motivado por un cambio legislativo (obligación), en medio de un cambio social (transformación digital de todo) y soportado por el buen uso de sistemas de información (tecnología).  Las personas y su participación son la clave del éxito.

Estas intervenciones tienen que producirse de forma coordinada en tres niveles diferentes: institucional, organizacional e individual.

El nivel institucional, en mi opinión, requiere como venimos comentando en repetidas ocasiones de un Plan Nacional de Implantación de la Contratación electrónica que permita la coordinación necesaria para que no se produzcan inversiones fallidas.

En los siguientes dos niveles, organismos e individuos, creo que hay herramientas que pueden ayudar a diseñar estas intervenciones para que sean adecuadas a la idiosincrasia y objetivos de cada organización. Este diseño, que podemos llamar hoja de ruta (hay una versión básica y genérica en esta pestaña del blog), representa el conjunto de intervenciones que las personas tienen que llevar a cabo para conseguir de forma óptima la transición al formato electrónico de su servicio de contratación.

Hay varios métodos para el diseño de intervenciones: Hemos hablado de Design thinking, hemos comentado las propuestas de la Teoría U, y hoy en esta entrada,  vamos a realizar una aproximación al método de la Participación Genuina de Eugenio Moliní.

En el libro de Eugenio, nos plantea dos grandes apartados:

  • Preparar la organización
  • Diseño de procesos participativos a medida (las intervenciones).

Vamos a resumir y a tratar de aplicar estos conceptos y métodos a la transición a la contratación electrónica. También considero que estas técnicas y métodos pueden ser utilizados, en la posterior transformación digital del servicio en aquellos organismos que quieran hacer de la contratación pública una auténtica palanca de productividad innovación y aprendizaje para apoyar y fomentar la sostenibilidad del territorio que articulan.

Preparar la organización:

La tarea: la transición al formato electrónico del servicio de contratación

Los actores del proceso participativo:

  • El Propietario de la tarea, en nuestro caso es el Órgano de contratación
  • El Promotor del cambio: En nuestro caso puede ser el Jefe de Contratación o el Jefe de Tecnología (o ambos)
  • El César, el máximo responsable del organismo, puede coincidier con el propietario de la tarea.
  • El Facilitador: el que hace que sucedan las cosas, en este caso el taller.
  • El Diseñador: el que diseña el taller,
  • El Logístico, el que prepara espacios, recursos, agendas, materiales..
  • Los Participantes: los invitados a participar en la tarea
  • Los expertos: juristas, técnicos, organizadores, invitados…

La iniciativa:

Las razones por las que se pone en marcha la tarea.

Los requisitos:

Los requisitos necesarios para la participación genuina son:

  1. Tarea compleja, sin solución conocida y potencialmente conflictiva.
  2. Voluntad del Propietario de ser transparente y de confiar en que los Participantes lo harán lo mejor posible.
  3. Voluntad de invitar a personas con perspectivas distintas.
  4. Posibilidad de nuevas interacciones.
  5. Entorno adecuado y seguro.           

Definir las condiciones de contorno:

Las condiciones de contorno que marcan el ‘terreno de juego’ participativo constan de seis aspectos:

  1. Tarea y resultados deseados.
  2. Margen de maniobra.
  3. Nivel de participación.
  4. Efectos deseados.
  5. Compromiso del Propietario con los Participantes.

El liderazgo genuinamente participativo:

En los procesos que conducen a la Participación Genuina todo el mundo es líder: el Propietario porque tiene que liderar sin ejercer su poder formal y

confiando en la responsabilidad de los Participantes, los Participantes  porque han de asumir un poder y un nivel de responsabilidad al que no están acostumbrados y el Facilitador porque ha de liderar sin saber nada de lo que se está hablando y sin tener ningún tipo de poder formal.

Diseño de procesos participativos a medida (las intervenciones)

Las condiciones de contorno y el diseño del proceso están íntimamente relacionados. El diseño debe supeditarse a las condiciones del contorno.

Fases del diseño a medida

Preparativos: Fundamentales.

La apertura: Lo podemos estropear todo.

El trabajo: emerger la sabiduría presente, divergir en diferentes perspectivas, converger en propuestas concretas, orgnaizar propuestas, priorizar propuestas, comprometerse con el siguiente paso, planificar la acción

La clausura: Tan importante o más que la apertura.

La post-reunión: El seguimiento para que haya tracción.

Elementos del diseño:

El tiempo: No nos podemos eternizar. Hay que imponer el sentido de la urgencia.

Las personas: Los invitados y los contratos entre ellos. Todo tiene que estar lo más claro posible.

El espacio: Un espacio mal organizado o mal escogido es uno de los factores más determinantes en el fracaso de este tipo de talleres.

Reflexiones finales.

La preparación y el diseño del taller es la clave de su éxito. Un taller exige la participación. No es un auditorio y, de hecho, hay que evitar que las personas se conviertan en auditorio durante la celebración del taller. La forma de evitarlo es tratar de dar las explicaciones necesarias para el desarrollo de forma rápida concisa y clara. Y generar el sentido de la participación activa de forma continua e intensa.

Preparar, diseñar y celebrar un taller para definir las intervenciones de la hoja de ruta de la transición a la contratación pública electrónica, es una actividad de riesgo. La ejecución de esa hoja de ruta es una actividad de un riesgo inversamente proporcional a la preparación y resultados obtenidos en el taller de diseño de la hoja de ruta. Es decir, si en el taller del diseño de intervenciones conseguimos el momento mágico de la participación genuina, y logramos sostener ese momento durante la ejecución de las intervenciones, hacer la transición será simple: solo será un problema tecnológico (problema convergente: aplicando esfuerzo y tiempo se soluciona)

Pero preparar, diseñar, facilitar y concluir un taller de Participación Genuina, no es una tarea simple ni rápida. Hay muchas cosas que preparar y muchos tipos de taller. Una gran ventaja sobre otros tipos de talleres más “enlatados” o estandarizados, es que estos talleres permiten adaptarse a la realidad de cada organismo y sus condiciones de contorno en la contratación pública. Y eso es un factor que influye mucho en la consecución de la tarea con éxito. Creo.

Las corrientes que, de momento, estoy considerando para ayudar a las personas y a las organizaciones a realizar la transición a la contratación pública electrónica, son complementarias: Teoría U, Design thinking,  Participación Genuina, y The Art of Hosting . Seguiremos explorando y utilizando las diferentes opciones de estas técnicas para facilitar esta transición.

 

Seguimos.

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