Como siempre que las grandes transformaciones en las organizaciones se van acercando, las personas tienden a pensar en sus nuevas funciones dentro de la organización. Y estos pensamientos suelen estar teñidos de las famosas siglas en inglés FUD (Fear, Uncertainity, Doubt: Miedo, Incertidumbre y Dudas)
En el caso de la transición a la contratación pública electrónica suele suceder también este proceso de adaptación, o de posible adaptación, de las personas a la nueva organización que surgirá una vez que se haya realizado la transición al formato electrónico.
Las diferencias
Las diferencias fundamentales que podemos pensar que se van a producir entre un departamento de contratación en formato electrónico y un departamento de contratación en formato papel actual son las siguientes: (en una situación ideal que no es fácil alcanzar rápidamente)
– Búsqueda de documentos. El tiempo medio de búsqueda de papeles en cualquier organización o servicio que se lleve a cabo mediante trabajadores del conocimiento es del 30 % del tiempo disponible.
– Reutilización de la información. La información en formato digital es muy fácil de reutilizar, no sólo porque se puede encontrar mejor sino porque se puede categorizar y organizar de forma mucho más lógica que los papeles. En formato electrónico un documento puede tener múltiples etiquetas por el que se puede buscar su información asociada en función de su nueva reutilización. Es la llamada folcsonomía.
– Pérdida de información: Es muy complicado en el formato electrónico perder documentos de un expediente. El caso suele ser el contrario, tener exceso de documentos o copias de los mismos.
– Consultas y preguntas de otros departamentos sobre el estado de la contratación. Gran parte del tiempo de las personas de contratación se pasa respondiendo a las preguntas de los departamentos interesados en la contratación.
– Planificación de tareas. El formato electrónico permite planificar las tareas de forma más proactiva, ya que permite de forma fácil generar mapas de actividad y observar como estos mapas van evolucionando y como se pueden mejorar las actividades y la productividad de las personas implicadas en el proceso. Esto puede evitar el típico desplazamiento de la actividad de los departamentos de contratación al final del ejercicio, con pérdida de efectividad por la urgencia que marca el final del periodo habilitado para ejecutar el presupuesto.
– Carga general de trabajo. El papel permite algunas cosas que el formato electrónico no permite, sobre todo alterar el tiempo en el que suceden las cosas y se firman. A cambio el formato electrónico si permite dotar de transparencia a todo el proceso de contratación pudiendo reflejar en cualquier momento la carga de trabajo actual y la carga de trabajo futura.
Los resultados:
Todas estas mejoras en la actividad normal de las personas cuando empiezan a utilizar el formato electrónico debería de redundar en una elevación del tipo de trabajo (menos mecánico y con mayor aporte de valor) que deben realizar estas personas. Es decir, si la productividad se mejora a través de las herramientas y lo que es más probable (aunque más lento) a través del proceso y las estructuras, eso significa que el número de personas para hacer lo mismo que se hacía antes será menor. Y este es, a menudo, el temor inicial de todos los agentes que intervienen en la contratación.
En mi opinión, la contratación pública tiene un recorrido muy grande de mejora, que solo puede realizarse utilizando de forma intensiva el formato electrónico y buscando la profesionalización continua del servicio de contratación, que deberá pasar de una mera formalización de un procedimiento, más o menos riguroso, basado en el derecho administrativo, a convertirse además en una palanca de productividad y competitividad de la sociedad a la que esta administración sirve. Y esto conlleva mayor utilización de personas, pero en actividades de alto valor, utilizando las herramientas de tecnología de la información que hacen aumentar la productividad y el rendimiento del servicio de contratación.
Las opciones
¿Cómo generar este cambio (el de la profesionalización), que va mucho más allá de la transición a la contratación pública electrónica?.
Este es el reto verdadero. La transición al formato electrónico solo es un paso previo sin el que no es posible la mejora descrita. Pero no es la meta. Solo un medio.
En mi opinión las opciones que se pueden buscar clasificadas por tipos de compras son las siguientes:
– Compras repetitivas o simples. Basadas en la utilización intensiva de sistemas dinámicos de adquisición propios o en centrales de compra y contratos menores licitados.
– Compras específicas de mi actividad administrativa. Abiertos y Diálogos competitivos electrónicos con una muy buena reutilización del a información y sobre todo con la utilización de los cuadros de mando, no solo como herramienta de estadística avanzada sino como herramienta de ejecución de estrategias de primer orden.
– Compras con una importancia estratégica o de un monto muy grande. Son las compras de las que todo el mundo está pendiente.
Las personas tienen que tener un nivel de profesionalización adecuado al tipo de compra, para conseguir el objetivo que busca la organización: obtener el máximo valor posible del presupuesto empleado.
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Hola Manuel desde el lado mi mesa, comparto todas tus reflexiones, sobre todo esa de que entre la tramitación electrónica y la tradicional hay una gran diferencia: «que el papel permite alterar el tiempo en el que suceden las cosas y se firman.»
Esto en entornos como el Público tan imprecisos, tan dados al error y tan exentos de exigencia de responsabilidades es un gran comodín y a nadie le gusta desprenderse de sus comodines.
Gracias por tus comentarios.
Estoy de acuerdo con la utilización de comodines. Pero los comodines están sujetos al entorno. Y si el entorno cambia los comodines también.
Si la esencia de la contratación es el procedimiento, hay una serie de comodines. Si la esencia de la contratación cambia al valor obtenido, los comodines no van a ser los mismos. Las personas que se den cuenta de esto, avanzarán y se adaptarán al nuevo entorno. Las que sigan tratando de obtener ventajas con los comodines antiguos serán poco a poco orilladas, perderán autonomía y competencia y no serán capaces de adaptarse al entorno digital. No podrán profesionalizarse en la nueva esencia del servicio de contratación. Creo.
Un saludo, Manuel
Yo también lo creo así.