La definición del problema en la transición a la Contratación Pública Electrónica

Decía Albert Einstein que cuando quería resolver un problema y le daban 20 horas, dedicaba 19 de ellas a entender el enunciado y 1 hora a la resolución del problema propiamente dicha.

No quiero, mejor dicho, no puedo ser como Einstein, pero si puedo tratar de aprender y aplicar que una de las actividades más difíciles a las que nos solemos enfrentar es saber definir y comunicar los enunciados de un problema correctasmente. Saber hacer las preguntas adecuadas del modo adecuado. También es bueno entender que un problema suele representar la transición entre dos estados, el estado previo(donde existe el problema) y el estado posterior (donde ya se ha resuelto el problema).

Con estas dos premisas en la cabeza, podemos entender que hay que tratar de dedicar esfuerzo en la definición del enunciado del problema y los resultados que quiero conseguir y que hay una situación de transición (tiempo) pasado el cual y si he entendido bien el problema y aplicado una solución valida, el problema deja de existir tal y como estaba planteado. Habrá otros problemas.

La definción del problema: el pliego de prescripciones técnicas.

Para realizar la trasformación de la contratación pública al formato electronico hay que saber que hay que definir bien el problema y aplicar la solución durante un periodo más o menos corto o largo que denominamos transición.

En la transición a la contratación pública electrónica, y dado que estamos hablando de un transformación que utiliza tecnologías de la información deberíamos aplicar el modelo de gobierno de la tecnología de la información y los principios que marca la ISO 38500 sobre el Gobierno corporativo de la TI . Los principios que marca la norma para el gobierno de la tecnología de la información son los siguientes: Responsabilidad, Estrategia, Adquisición, Rendimiento, Conformidad y Factor Humano.

De todo esto vamos a hablar en el próximo seminario de TRANS-FORM-E. Pero ahora quiero centrarme en el principio de Adquisición (la contratación).

Una de las primeras actividades de la adquisicón es definir el problema y los resultados que queremos obtener. Efectivamente, en contratación pública esa actividad de definición del problema es el pliego de prescripciones técnicas. La respuesta del licitador será cómo, a partir de la definición del problema, va a conseguir el estado posterior (el resultado de la contratación pública en formato electrónico) con qué recursos y en cuanto tiempo.

La oferta (la solución) estará mediatizada por la definición (pliegos). Por eso es muy importante definir bien lo que queremos conseguir y cómo. Otro elemento a considera es que el esfuerzo de transición requiere esfuerzos por parte de la propia administración para recibir o ser capaz de recibir los bienes y servicios que se proponen en la solución (oferta).

Comentarios sobre los pliegos de prescripciones técnicas.

He visto muchos pliegos de prescripciones técnicas por mi profesión( ahora veo menos) pero me gustaría hacer comentarios sobre los he visto a modo de opiniones y reflexiones que no tienen por qué tener nada de científico, solo son comentarios de buena fe, por si pueden servirle a alguien:

• Lo primero que hay que entender es que el problema tiene requisitos de la Adminsitración electrónica con dos grandes áreas : La ley de Administración electrónica ley 11/2007 y la ley de Contratos del Sector público ley 30/2007. Y además y entroncando con estas leyes tenemos que entender que la ley 11/2007 entronca con el Esquema de Interoperablidad europeo y la ley de contratos del Sector Público son una trasposicón de las Directivas de Compras Europeas. Hay que entender las servidumbres y conexiones legales de nuestras leyes porque probablemente los requisitos vayan más allá de lo que pudieramos pensar en un primer momento.

• Los pliegos suelen describir los síntomas pero no el problema que quieren resolver. Tienden a poner el énfasis en la tecnología (la herramienta) en vez de en el negocio (la contratación). Hay que exponer claramente que se quiere conseguir y como se van a medir los resultados. Los objetivos de la transición a la contratación pública electrónica se pueden dividir en dos: los que marca la Comisión Europea y los propios de cada Administración pública:

  • Los objetivos de la Comisión Europea son: mercado único de contratación pública electrónica paneuropeo interoperable y asequible (empezando por la licitación electrónica y la facturación electrónica).

  • Los de cada administración pública son más variados y suelen estar entre los siguientes: la eficiencia, eficacia, concurrencia, ahorro, transparencia, igualdad de trato, ejecución de políticas públicas, productividad competitividad, ayuda al tejido productivo, ….0

• No exponen de una forma clara la arquitectura de negocio de la contratación pública o lo hacen de forma parcial. Esta arqitectura no es de mi administración con mis proveedores. Es de mi administración con todos los proveedores de la Unión Europea. Ya se que a algunos les da miedo, pero creo que deberían de ver la oportunidad que puede significar para las empresas españolas aprender a licitar en formato electrónico en las ofertas de contratación pública en Europa.

• Tratan de integrar todo con todo sin tener en cuenta que los sistemas (los que yo conozco) no están pensado para integrarse unos con otros. De hecho normalmente, hacen todo lo contrario.

• No se persigue a través de la tecnología el resto de los principios que hemos comentado de las ISO38500, y deberían. Sobre todo, en mi opinión, el factor humano.

• No se pone énfasis en diseñar medidas de contingencia, porque los proyecto no suelen funcionar como uno los ha pensado. De hecho, nunca funcionan así.

• También pequan de centrar excesivamente el problema en los requisitos que tienen que cumplir el proveedor y los sistemas de información pero no prevén los requisitos que tienen que cumplir las organizaciones propias (procedimientos, personas, estructuras y tecnologías) y si estamos ante una transformación organizativa de un calado muy importante, (esto no es una opinión, es un hecho ) la propia organización tiene que trabajar y hacer mucho más que el proveedor y los sistemas de información que se adquieren.

• Otro hecho importante es afrontar la diferencia entre lo que quiero y lo que necesito. En la definición del problema, tendemos a poner lo que queremos pero no lo que necesitamos. Ambas cosas casi nunca coinciden.

Reflexión final.

No he pretendido hacer una lista exhaustiva solo una lista que nos ayude a pensar en como mejorar la definición del problema y los resultados. Porque no todas las administraciones contratan lo mismo ni necesitan iguales herramientas para alcanzar la contratación pública electrónica.

En la definición del problema y su correcta comunicación al mercado probablemente está gran parte del éxito de la transición a la contratación pública electrónica. Es conveniente que además de los aspectos tecnológicos entendamos y cubramos (preferentemente) los del negocio. Y los de negocio no son aspectos operativos o transaccionales. Son de un calado que implica la transformación general del servicio de contratación, la forma de hacerlo y sobre todo los resultados que se quieren obtener: pasar de una función administrativa a una palanca económica de productividad y competitividad que requieren una profesionalización y herramientas que capaciten a las personas para conseguir los objetivos dobles de la Comisión europea y de la propia Adminsitración.

 

Apúntate a los seminarios virtuales de:

 TRANS-FORM-E 

para llevar a cabo una TRANSICIÓN A LA CONTRATACIÓN PÚBLICA ELECTRÓNICA con éxito