La gestión del cambio en la transición a la contratación pública electrónica.

 

 

La aprobación de las nuevas directivas de contratación ha generado una gran oportunidad, un gran reto y una gran obligación. Todo a la vez. La gran oportunidad para los trabajadores públicos de poner al día el servicio de contratación para servir mejor a la sociedad. El gran reto de hacer una transición óptima a la contratación pública electrónica en un entorno nada favorable. Y la gran obligación de incorporar el formato electrónico al normal funcionamiento de la relación de la administración con sus proveedores.

En esta entrada voy a tratar de ayudar a entender los obstáculos y factores críticos de éxito alrededor del gran reto. Utilizaré conceptos que ya hemos comentado alguna vez en el blog junto con un conjunto de buenas prácticas en la gestión del cambio que aparecen en el libro Accelerate de John Kotter.

La gran a oportunidad pasa por realizar una transformación que no es fácil ni es automática: el gran reto. La gestión del cambio y la innovación que se requiere para realizar la transición a la contratación pública electrónica introduce tensiones en todos los elementos que gestionan la contratación pública. Estas tensiones pueden tener varias formas , que pueden manifestarse  o permanecer ocultas, y que no siempre son fáciles de  resolver.  Prepararnos para hacer frente a las distintas situaciones que se van a dar en la transición es una de las tareas más necesarias que cualquier organización pública tiene que llevar a cabo para aprovechar esta oportunidad.

La realidad  actual.

La organizaciones públicas suelen ser organizaciones muy jerarquizadas, más o menos productivas donde los cambios son muy difíciles de introducir.  Las jerarquías son, por lo general, reacias al cambio y cuando el cambio es profundo suelen generar una mayor burocracia (reuniones, comités, expertos….) que entorpece aún más la necesaria agilidad del cambio propuesto.  Además se han producido cambios significativos en la configuración de los máximos responsables que dirigen las administraciones.

La preparación .

Para un cambio tan grande como la transición a la contratación pública electrónica, hay que preparar al menos los siguientes elementos:

–          Una iniciativa de cambio liderada por los máximos responsables, políticos y administrativos, que permitan dotar de autoridad a los líderes que impulsen el cambio.

–          Una comunicación que sea capaz de identificar los por qués, los cómos y los qués en los que se asienta el cambio.

–          Una venta interna de que el cambio es posible y es bueno, con las implicaciones personales para cada agente que interviene.

–          Un dialogo abierto y sincero que permita la colaboración de los principales agentes que van a tener que gestionar y liderar el cambio.

Los elementos personales y organizativos del cambio  (opciones)

Este cambio es muy difícil llevarlo a cabo con una organización jerárquica, porque conlleva riesgos que tienen que ser  gestionados.  Por ello, y siguiendo a Kotter, hay que tratar de generar una organización dual temporal que permita establecer junto a la organización jerárquica una organización en red (comunidad de práctica). Esta organización en red debe ser capaz de integrar a agentes de la organización y proporcionarles autoridad y medios para verificar el cambio.

Los elementos de tecnología y servicios asociados.

El cambio requiere de tecnología en forma de productos y de servicios asociados de formación y capacitación.  No hay mucho que añadir en este aspecto. Solo hay que tener en cuenta que los productos ni los servicios generan  la transición de modo automático. Los productos y servicios se incorporan a un sistema general  junto con las personas que lideran y gestionan el servicio de contratación. Si las personas no quieren, o no saben, o no pueden hacer la transición no hay producto o servicio que la haga por sí solo.

Es muy importante que los servicios asociados conlleven la obtención de autonomía y competencia en el formato electrónico de todos los agentes que intervienen en el servicio de contratación.  El formato electrónico es el nuevo formato y las personas tienen que ser capaces de gestionarlo en todas sus manifestaciones: documento, firma, expedientes, registro, notificación….

El proceso.

Para llevar a cabo el proceso, una vez generadas las tareas preliminares, en mi opinión, sería útil adaptar el procedimiento que ya ha sido probado en organizaciones públicas y privadas. Es el que nos propone Kotter en su último libro  Accelerate.

El proceso consiste en una serie de principios y unos aceleradores que son los ocho pasos que el autor nos proponía pero con estos tres cambio fundamentales, desde las fases o pasos que se propusieron inicialmente al concepto de aceleradores que se proponen ahora:

(1) Los pasos se utilizan a menudo en formas rígidas, finitas y secuenciales, para efectuar o responder a los cambios esporádicos, mientras que los aceleradores son concurrentes y están siempre funcionando.

(2) Los pasos son generalmente impulsados ​​por un grupo pequeño, de gran alcance, mientras que los aceleradores tratan de tirar del mayor número posible de personas de toda la organización para formar un «ejército voluntario».

(3) Los pasos están diseñados para funcionar dentro de una jerarquía tradicional, mientras que los aceleradores requieren la flexibilidad y agilidad de una red.

Los principios son los siguientes.

–          Muchos agentes de cambio, no sólo  unas pocas personas designadas como habituales.

–          Una mentalidad de “querer y conseguir”, no solo de “tener que”.

–          La cabeza y el corazón, y no sólo la cabeza.

–          Mucho más liderazgo, no sólo más gestión.

–          Dos sistemas (jerárquico y en red), conviviendo en una única organización.

 

Y los aceleradores son los siguientes.

  1. Crear un sentido de urgencia en torno a una única gran oportunidad
  2. Construir y mantener una coalición capaz de conducir el cambio
  3. Formular una visión estratégica y el desarrollo de las iniciativas de cambio diseñados para aprovechar la gran oportunidad
  4. Comunicar la visión y la estrategia de creación de una comunicación eficiente de venta interna, atrayendo a unejércitode voluntarios para hacer crecer el cambio
  5. Acelerar el movimiento hacia la visión y la oportunidad asegurándonos de que la red es capaz de elimina barreras
  6. Celebrar y recompensar  las victorias a corto plazo de forma significativa y  visible
  7. Perseverar. Seguir aprendiendo de la experiencia. No cantar victoria antes de tiempo. Hará falta mucho tiempo. La cultura imperante es muy resistente y requiere atención y constancia.
  8. Institucionalizar los cambios estratégicos en la nueva cultura.

Conclusión.

Sé que puede ser complicado y hacerse un poco cuesta arriba. Pero creo que si se siguen estos pasos se puede hacer la transición al formato electrónico en la contratación pública muy cerca del óptimo posible.  Estos son los pasos:

–          Tareas preliminares.  No empezar sin haberlas hecho y haber tomado el pulso y el sentir de la organización.

–          Personas y organización. Tener seguro que se requerirá un liderazgo fuerte del máximo responsable y muchos liderazgos concurrentes de los agentes que intervienen.

–          Productos y Servicios. Son necesarios pero no suficientes. Hay que elegir con conocimiento de causa y sabiendo que queremos conseguir.  Una visión clara.

–          Principios y Aceleradores.  Poner en marcha el procedimiento teniendo presentes y activos estos principios y utilizando los aceleradores.

–          Organización Dual en un sistema único. Jerarquía y comunidad de prácticas en red para ser capaces de introducir cambios en la cultura y fijarlos cuando se alcancen los nuevos óptimos en el formato electrónico.

Si somos capaces de generar una visión clara y de comunicarla a la organización y de que los máximos responsables asuman su rol en la trasformación, creo que la transición es un proceso positivo que además puede resultar de interés para realizar otro tipo de trasformaciones. Casi con toda probabilidad estas trasformaciones van a ser algo que van a ser muy frecuentes en los tiempos venideros.

 

 

About mcanno

Especialista en Tecnologías de la Información aplicadas a medios de pago, comercio electrónico y contratación pública

2 Respuestas a La gestión del cambio en la transición a la contratación pública electrónica.

  1. guillermoyane 31 agosto, 2015 at 8:34 #

    Hola Manuel estoy releyendo este post. Veo muy sensato construir una organización dual en red, una comunidad de práctica, que supere los inconvenientes y obstáculos que conlleva la estructura jerárquica de las organizaciones públicas. Eso significa que van a coexistir dos organizaciones y me pregunto qué pasa cuando lo que diga la comunidad de práctica sea contrario a lo que piense la estructura jerárquica. Supongo que será lógico que exista conflicto entre los dos ámbitos, ¿no?-

  2. mcanno 31 agosto, 2015 at 8:49 #

    La intención de la estructura dual es evitar que la estructura jerárquica impida la innovación. En nuestro caso, la contratación pública, se trata de crear una estructura paralela, pero pequeña, que realice contratos en formato electrónico. Evitando el conflicto y sobre todo evitando los bloqueos de la estructura (resistencia al cambio). Entiendo que el conflicto llega no por hacer contratación electrónica, sino cuando se demuestra la eficiencia del formato electrónico, y la autoridad tiene que decidir que todo se haga en electrónico.

    Es importante evitar los conflictos en los inicios (para eso esta la organización dual). Es como si pones a discutir a un niño de 3 años con un señor de 45 años. Hay que dejar que el niño crezca y se fortalezca para que sea capaz de asumir el cambio con energía. Pero después de haberse fortalecido con la experiencia y el apoyo puntual de la tribu: el aprendizaje de lo nuevo, y el desaprender lo antiguo.

    Esta es la teoría, pero en la realidad del día a día, habrá conflictos, seguro. Además hay organizaciones pequeñas, que la organización dual, tendrían que hacerlo las mismas personas: trabaja en papel y trabajar en electrónico. Y eso es muy complicado. Pero no es imposible.

    Seguimos.

    Un abrazo, Manuel

Deja un comentario

Este sitio usa Akismet para reducir el spam. Aprende cómo se procesan los datos de tus comentarios.