En la entrada anterior sobre este asunto, tratábamos el tema de la innovación que supone la transición a la contratación pública electrónica. Hay dificultades específicas en el proceso de transición, entendido como un elemento innovador que requiere el paso al formato electrónico en la contratación pública. Son dificultades que no pueden ser ignoradas y que deben ser encuadradas en el ámbito de la reforma profunda (y ciertamente difícil) que ha establecido la nueva directiva de compras públicas.
En el video que muestra este enlace, Malcolm HARBOUR (ECR, UK, Chair of the Committee on the Internal Market and Consumer Protection), el redactor jefe de esta directiva comunitaria define claramente la nueva directiva como una reforma profunda de la contratación pública. Y esta reforma lleva asociada la transición al formato electrónico de la contratación pública.
El proceso de innovación en las AAPP.
Pero la innovación en las administraciones públicas no está solo presente en el servicio de contratación. En el blog de administraciones en red Alberto Órtiz de Zárate nos dibuja una forma de abordar y organizar los primeros pasos de la innovación en las administraciones públicas de una forma general.
Yo voy a tratar el proceso de innovación desde un punto de vista más pragmático y enfocado exclusivamente a realizar la transición óptima a la contratación pública electrónica. Aunque al final, lo lógico será que los temas tratados y el proceso a grandes rasgos siga más o menos por los mismos derroteros, o muy parecidos.
Las preguntas antes que las respuestas.
Primero, antes de dar respuestas hay que hacerse las preguntas. Unas preguntas genéricas muy útiles son las que hace Eliyahu M. Goldratt en su famoso libro «La Meta»:
– ¿Por qué tengo que cambiar?.
– ¿ A qué tengo que cambiar?
– ¿ Como empiezo el cambio?.
Si profundizamos un poco más y buscamos aún mayor concreción en las preguntas, para que sean más útiles, creo conveniente bueno utilizar las que aparecen en la infografía de Thorben Rick sobre el programa de la gestión del cambio, que corresponden a las preguntas que preparan los primeros pasos de un proceso de innovación.
Estas preguntas, en mi opinión, deben ser escritas, respondidas, discutidas y compartidas, por un número suficiente de afectados: Contratación, Servicios Jurídicos, Intervención, Políticos….
- ¿Dónde estamos?. Que conocimientos y experiencias tenemos a nivel personal y como organización.
- ¿Dónde queremos estar?. Hay muchas opciones para hacer la transición, y la variable fundamental es definir los objetivos para la organización y ver si estamos en disposición de llegar a ellos en cuanto tiempo, con cuanto esfuerzo y con qué presupuesto. No hay atajos.
- ¿Estamos preparados para empezar? El problema de establecer expectativas muy ambiciosas con poca experiencia previa de cambios de esta naturaleza es que normalmente no se alcanzan estas expectativas y se produce el desánimo y la desmotivación. Cuando empecemos hay que empezar todo lo bien que podamos. Sin pensar que podemos hacerlo sin preparación. Hay que prepararse individual y organizativamente.
- ¿Cuáles son los pasos prácticos que tenemos que dar? En este punto habrá que identificar varios líderes porque las dimensiones de la contratación pública electrónica son múltiples y no habrá un liderazgo único. De hecho suele ser contraproducente porque inhibe el compromiso necesario de muchas más personas dentro de la organización. Unos tiran de otros sucesiva y alternativamente.
- ¿Cómo hay que gestionar el viaje? Lo primero es tratar de visualizarlo. Pintándolo en una pizarra y viendo las secuencias de cosas que le van a pasar a la organización. Es importante visualizar el viaje y la transición. A partir de ahí se pueden empezar a establecer tareas de gestión para alcanzar los distintos estados que hayamos representado en el viaje.
- ¿Cómo mantener el ritmo de la transición? Va a haber altibajos en la transición, momentos de caos y desesperanza y momentos de euforia incontenida. Hay que tratar de amortiguar ambas situaciones. Resiliencia y perseverancia en ausencia total de complacencia y con un sentido de la urgencia personal y organizativa exacerbada.
- ¿Cómo podemos evitar los riesgos de la transición? Conocimiento, Compartir experiencias, buscar asesorías (;-)). Copiar de otros…
Después de hacernos a nivel personal y organizativo estas preguntas hay que tratar de asumir algún método para el cambio.
Después de las preguntas y las respuestas, las fases del cambio.
Yo recomiendo las 8 fases del cambio de Kotter. Estas son las fases:
1) Sentido de la emergencia.
Poner una fecha con una meta posible y deseable para la organización. Por ejemplo hacer 3 contratos menores de ciclo electrónico completo.
2) Un equipo encargado de la transición
Nominar a los responsables de llevar a cabo el plan o las fases determinadas del plan.
3) Una visión y una estrategia, que estén soportados por un relato asequible para todos.
Tener una visión de como queremos ser en un futuro cercano y que estrategia (camino) vamos a seguir. Construir un relato de la visión y la estrategia que sea fácil de repetir y comunicar.
4) Comunicar la visión y la estrategia utilizando el relato.
Comunicar la visión y la estrategia a toda la organización y a todos los interesados en la contratación pública electrónica. A todos. Sin exclusión.
5) Dar autoridad y poder a las personas encargadas del cambio.
Las barreras y los obstáculos del inmovilismo son muy variados y hay que dar autoridad a las personas responsables de conseguir los resultados para poder alcanzar, al menos, lo que se han propuesto. Y después de reportar sobre los resultados, evaluar si se amplia o no la responsabilidad y la autoridad otorgada. La autoridad delegada debe ser otorgada por el máximo responsable de la organización. Con límites claro establecidos para alcanzar los objetivos definidos. Sin fomentar el caos o el desorden. Pero si la innovación y el cambio.
6) Generar beneficios rápidos y visibles…. Y comunicarlos.
Entre los objetivos tienen que figurar resultados rápidos que puedan ser evaluados y comprobados y que permitan animar a otros a unirse a la causa común de la transición al formato electrónico de la contratación pública.
7) Perseverar en los cambios y en la adquisición de las capacidades necesarias para asentar el cambio
Los cambios no se van a producir de forma rápida o sin esfuerzo. La perseverancia es una cualidad clave. Pero hay que vestirla de inteligencia. No de tozudez. Y para ello hay que procurar resultados en la línea general de los objetivos.
8) Difundir y expandir los cambios iniciales hasta conseguir la transición total al formato electrónico de la contratación pública electrónica.
Una vez alcanzada la primera meta, humilde, pequeña, concisa y sin riesgo, hay que tratar de dibujar rápidamente la siguiente meta. Siendo capaces en todo momento de producir la reevaluación de los objetivos parciales, y en su caso el cambio de estrategia. Un éxito inicial no asegura un éxito continuo.
Las intenciones y los resultados esperados hay que comunicarlos.
Con todo ello preparar una reunión para comunicar de forma efectiva y buscando la pro-actividad y compromiso una presentación a la organización con preguntas abiertas con el siguiente
– La contratación pública
– La transición
– Los problemas
– Los beneficios
– Los por qués
– Los cómos
– Los qués
– Nuestra organización
– Las preguntas iniciales
– Las fases de la gestión del cambio
– Próximo pasos
– Preguntas y Sugerencias.
Los primeros pasos deben ser muy cuidados.
Estas son las primeras actividades, que como todos los primeros pasos, tienen una importancia capital para el resto de la transición. Si no damos los primeros pasos de forma correcta, será muy complicado realizar la transición de forma óptima. Entre otras razones porque se requiere le implicación y el compromiso de muchas personas. Y suele ser más fácil desmotivar por falta de comunicación que comprometer a través de un proceso carismático.
La intención final
Todas estas actividades son las que quiero juntar de una forma lógica y coherente en una «Guía para la transición a la contratación pública electrónica», que ya he empezado a preparar.
Aprovecho esta entrada para dar las gracias a las personas que contestaron a la encuesta sobre productos y servicios en el blog alrededor de la transición a la contratación pública electrónica. Me pondré en contacto con ellas en el correo que me indicaron para informarles del resultado final de la encuesta, lo que he aprendido de la misma, y como me gustaría abordar la mencionada Guía para la transición a la contratación pública electrónica.
Esta Guía, quiere ser el complemento necesario de la Hoja de Ruta, que hemos utilizado en el blog, que permita entender las actividades y el proceso general de la transición para hacerlo de la mejor forma posible por cualquier administración pública.