En esta entrada quiero aclarar lo que creo que puede constituir una concepción equivocada de las actividades que hay que realizar para conseguir la transición a la contratación pública electrónica. Antes de tratar de explicar cómo planificar la transición a la contratación pública electrónica quiero “aclarar” lo que se entiende por proyecto, programa y portfolio, en la industria de las tecnologías de la información. (traducción libre del libro “waltzing with the elephant” de Mark Toomey)
- Portfolio: La colección general de los proyectos actuales y futuros que la Organización pueda emprender. La visión del portfolio de proyectos es importante para priorizar las inversiones y la asignación de recursos.
- Programa: Un grupo de proyectos relacionados, cada uno de los cuales tiene una forma independiente y persigue un resultado medible. La visión del programa es útil cuando hay un cambio general muy amplio que se puede realizar en etapas organizadas donde cada etapa puede llevarse a cabo de forma independiente.
- Proyecto: Una iniciativa única y completa que logra un objetivo definido y medible. Un proyecto trata de personas, procesos y estructura, así como de tecnología.
La transición a la contratación pública electrónica debe ser un programa que debe incluir los proyectos para afectar a la función de la contratación pública en todos los elementos que comprende la organización: personas, procedimientos, estructuras, y tecnologías.
- Las personas: tiene que haber proyectos específicos que den a las personas la capacitación requerida para manejar el formato electrónico. Esta capacitación es independiente de la transición a la contratación pública electrónica. Esta capacitación es necesaria en las organizaciones actuales, e independiente del servicio de contratación.
- Los procedimientos: tiene que haber proyectos o partes de algún proyecto que incluya la modificación de los procedimientos, con los cambios necesarios para que dichos procedimientos sean los adecuados al formato electrónico (en contraste con los procedimientos en formato papel). Estos procedimientos pueden tener proyectos sucesivos asociados que vayan mejorando, refinando y en su caso automatizando las partes del procedimiento que convenga en cada organización. No es bueno que la reingeniería de proyectos se lleve a cabo sin entender el formato electrónico. Se necesita tiempo y capacitación en el formato electrónico por parte de las personas y las estructuras que van a utilizar estos procedimientos. La adecuación al formato electrónico de los procedimientos es (debe ser) independiente de la transición al formato electrónico (documento, firma, expediente, notificación, registro…. Electrónicos)
- Estructuras y reglas: Este es el nudo gordiano de la transición a la contratación pública electrónica. En el libro Why Nations Fail se comenta la idea de que las naciones (organizaciones) no progresan en todo su potencial porque no tienen las instituciones (estructuras) adecuadas que les hacen capaces de obtener el máximo provecho como organización en su conjunto. Es decir una estructura inadecuada impide que una organización obtenga todo su potencial. Un diseño institucional deficiente impide el progreso de las naciones.
- Las tecnologías. La materia prima con la que se gestionan y dirigen las organizaciones es la información, no la tecnología. Las tecnologías son el medio para obtener la información que cada elemento es capaz de utilizar para optimizar su rendimiento a favor del rendimiento total del sistema. Las tecnologías hasta ahora estaban enfocadas a producir y gestionar papel. Ahora estas tecnologías deben estar enfocadas a producir y gestionar información en formato electrónico. No es que el papel ofrezca una deficiente información, es que el formato electrónico mejora el rendimiento en la gestión de la información que se obtiene en formato papel, y por tanto puede mejorar el rendimiento de la organización al capacitar al resto de los elementos.
Por tanto, el programa que se diseñe para llevar a cabo la transición tiene que tener en cuenta todos los elementos que integran la organización porque la trasformación es integral. Este programa y sus proyectos asociados, deberá tratar de conseguir que la organización se capacite a través de productos y servicios en todos los ámbitos descritos. No hacerlo así y tratar hacer la transición sólo desde el ámbito de las tecnologías, generará grandes dificultades que normalmente acarrearán grandes fracasos.
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