La transición a la contratación pública electrónica y las comunidades de práctica

 

Creo que la transición a la contratación pública electrónica tiene que ser un movimiento iniciado de forma coordinada por bastantes  personas desde dentro de la organización para tratar de cambiar la cultura dominante del papel.  Si esas personas no se coordinan y comparten experiencias, formación , información, dudas, descubrimientos, trucos ….será más difícil hacer la transición. Se puede imponer, pero entonces no se hará de forma óptima.

El formato electrónico, es el punto de partida de lo que realmente hay detrás y que es mucho más importante: la profesionalización de la contratación pública,  que consiste en intentar que los funcionarios encargados de la contratación pública saquen el mejor rendimiento posible del  20 % de los recursos del país que se dedican a este servicio.

Ese es el reto, ese es el problema real y no podemos confundirlo con el paso previo y necesario:  la transición al formato electrónico. Pero este reto es algo que no puede hacerse desde la soledad del explorador, hay que hacerlo desde la predicibilidad y los cuidados del granjero y  de las organizaciones inclusivas. De las organizaciones del siglo XXI.

Para llegar a este punto de partida, el formato electrónico, y estar preparados para la carrera que viene a continuación, en mi opinión, las comunidades de práctica son elementos bastante útiles. Nos ayudan a colaborar, a aprender unos de otros al ritmo del cambio vertiginoso que nos rodea, y esa es probablemente nuestra mayor necesidad y nuestra mayor carencia en el servicio de contratación pública.

En esta entrada  vamos a tratar de dar respuesta a las preguntas siguientes:

• ¿Qué es una comunidad de prácticas?
• ¿Cómo puede ayudar una comunidad de prácticas a que la transición al formato electrónico sea óptima?
• ¿existe un modelo de negocio posible alrededor de las comunidades de práctica. 
• ¿por qué necesito una comunidad de prácticas?
• ¿Cómo utilizar las comunidades en la transición a la contratación pública electrónica.
• ¿Para qué puede servir una comunidad de prácticas después de la transición a la contratación pública electrónica?
• ¿Cuándo se finaliza una comunidad  de prácticas?

Para finalizar con un ejemplo de comunidad de prácticas de contratación pública.

1. -¿Qué es una comunidad de práctica?

Una comunidad de prácticas es un conjunto de personas que se unen libremente para alcanzar un resultado o conseguir un fin en el que tienen un mutuo y legítimo interés.

Consiste en general un espacio (virtual y físico) donde la comunicación pueda ser de todos con todos permitiendo que la relación entre pares pueda desarrollarse libre y eficazmente, para resolver problemas cotidianos y que los miembros dela comunidad alcancen autonomía y competencia sobre un vertiginoso entorno cambiante, con apoyo de sus pares.

Con las herramientas de la Web Social estas comunidades se han hecho mucho más accesibles, eficientes y fáciles de dinamizar.

En un entorno de trasformación con la transición a la contratación pública electrónica estas comunidades formadas por un número suficiente de personas pero no excesivo,  puedan generar una tracción suficiente para que la transición sea óptima.

Las funciones de una comunidad de prácticas son las siguientes:

• Transmitir y acceder al conocimiento: enseñar y aprender a la vez, en la materia de interés común: contratación pública y su transición al formato electrónica.
• Compartir experiencias: que permitan sacar conclusiones y aprender de la experiencia propia y la de otros (potenciar el uso del nuevo formato a través de adquirir de forma rápida  autonomía y competencia)
• Identificar obstáculos y gestionar la resistencia al cambio.
• Publicar los resultados que se van obteniendo
• Perseverar con el apoyo de los componentes de la comunidad
• Generar reputación y recompensas en aquellos miembros que ayudan y sobresalen en su servicio a la comunidad de prácticas.

Tienen que

• Ser dinamizadas por una o varias personas.
• Tener herramientas colaborativas: foros, blogs, wikis..
• Tener un sistema reputacional claro y adecuado.

2.       ¿Cómo puede ayudar una comunidad de prácticas a que la transición al formato electrónico sea óptima?

 Para contestar a esta pregunta vamos a trazar el circuito problema-solución-mercado: existe un problema y lo podemos definir y delimitar, existe una solución posible, y hay un grupo de personas que pueden estar interesados en utilizar y poner en marcha esta solución.

Existe un problema?.  Aparentemente si. Hay que dotar a las personas de contratación pública de autonomía y competencia, para adaptarse a los cambios profundos y rápidos: la digitalización y la profesionalización (en este orden). Esto no se puede hacer solo con formación oficial y reglada porque la trasformación es de un calado tal que implica un cambio de cultura. Y ahí se precisan además otras opciones, formación no reglada, conocimiento tácito, (el conocimiento explícito es el que poseen las organizaciones y las personas, el tácito es el que solo tienen las personas y lo pueden comunicar –o no-). 

Existe una solución: la comunicación, pero no de uno a uno porque se generan ineficiencas. De muchos a muchos, a modo de espacio general donde se puede compartir, aprender y enseñar de forma óptima y al mismo tiempo.  La tecnología nos permite generar estos espacios donde la relación y la comunicación es más fácil, asequible, cómoda y eficaz: las comunidades de práctica.

 Mercado: Todas las administraciones van a pasar por estas dos mutaciones: digitalización y profesionalización. Si se verifica la utilidad de las comunidades de práctica es posible que la transición al formato electrónico y la posterior profesionalización sean algo que permita a la sociedad avanzar con menos costes.

 3.       ¿ existe un modelo de negocio posible alrededor de las comunidades de práctica. 

Hay que entender el  negocio como un intercambio justo de valor. Y desde ese punto de vista una comunidad de prácticas también puede servir para intercambiar valor. Es decir, si el hecho de formar parte de una comunidad de prácticas me proporciona mayor valor que el esfuerzo que dedico a pertenecer a esa comunidad, entonces estaré dispuesto a gastar mi tiempo o mis recursos en fomentar esta comunidad, mientras la relación coste valor sea positiva para todos los que forman parte de la comunidad.

Una comunidad de prácticas necesita fundamentalmente hacer los siguientes trabajos:

• Dinamización: promocionar el compartir y el generar contenidos útiles para otros.
• Contenidos: en forma de conocimiento y experiencias aportadas.
• Reputación: el mérito recompensado justamente de quien más contribuye al éxito del resto.
• Gestión: de tecnología, de la organización de la comunidad, de los elementos que permiten su continuidad y finalmente de su cierre ordenado.

 4.       ¿por qué necesito una comunidad de prácticas?

En general deberíamos de identificar claramente cinco elementos alrededor de cualquier transformación (aquí tenemos dos muy grandes: digitalización y profesionalización) :

• Una estrategia: por qué vamos a hacer la transición, a qué , de qué forma, con quién
• Una organización: que organización va a hacerse cargo de la transición. Y esto provoca que los equilibrios de poder internos, se alteren. Produciendo una resistencia al cambio que habrá que gestionar.
• Una cultura: qué cultura tenemos que modificar. Si entendemos cultura como la forma habitual de resolver problemas cotidianos, cuando cambiamos al formato electrónico,  o cuando profesionalizamos el servicio, hay que cambiar la cultura.
• Unas herramientas : que van a permitir dos objetivos fundamentales: llevar a cabo la transición y adquirir autonomía y competencia en el formato electrónico y posteriormente en la profesionalización.
• Un liderazgo: que va a tratar de llevar adelante los cambios y transformaciones que se van a producir como consecuencia de introducir el formato electrónico en la contratación pública, y añadir al derecho administrativo la gestión económica y social del servicio de contratación.

En todos estos elementos requiero de una comunicación entre los interesados que sea casi perfecta, y que permita la retroalimentación que se producirá al compartir experiencias, información, conocimiento. Estas funciones las realiza una comunidad de prácticas a la perfección. Dota a las organizaciones de un espacio virtual o real donde las personas pueden relacionarse en el tiempo adecuado para intercambiar información, formación y experiencias.

5.       ¿Cómo utilizar las comunidades en la transición a la contratación pública electrónica.

En mi opinión todo empieza por la comunicación interna. Una vez tomada la decisión hay que tratar de informar y formar todo lo que se pueda a las personas interesadas: la comunidad de prácticas.

Después habrá que identificar un liderazgo (lo ideal es que sea un liderazgo compartido por varias personas para evitar desgastes y agotamientos).

A partir de ahí si se implanta una herramienta que garantice las funciones de la comunidad de prácticas podemos tratar de coordinar y dirigir todo el proceso de la transición. No será fácil.

 6.       ¿Para que me puede servir una comunidad de prácticas  después de la transición al formato electrónico?

Si entendemos la esencia de la comunidad de prácticas vemos que su función más importante es aprender más rápido y mejor en la comunidad de prácticas de lo que sería capaz de hacerlo en soledad.  De utilizar el dinamismo de los pares para adaptar mi conocimiento explícito y tácito a los conocimientos que me demanda el entorno en el que me muevo y que cambia constantemente.

Si vamos a pasar de un proceso cuyo valor es el conocimiento del derecho administrativo a un proceso cuyo valor es el beneficio que la sociedad recibe por reutilizar sus recursos para generar organizaciones más inclusivas, entonces entenderemos que hay elementos que son necesarios en la contratación pública y que el formato electrónico solo es el punto de partida, para posteriormente permitir y fomentar la profesionalización.  A continuación algunos de los posibles aspectos de esta profesionalización:

• Open Data. Desde los datos estructurados de la contratación
• Big Data. Series y estadística avanzada que destila información.
• Agregación de la demanda
• Análisis de compras.
• Gestión de proveedores.
• Ejecución y seguimiento de políticas públicas basadas en la contratación.

¿Que mejor forma de aprender y entender esta evolución rápida que apoyándonos en nuestros pares?

 7.       ¿Cuándo se finaliza una comunidad  de prácticas?

Cuando ya no tienen nada que compartir y no existe un interés general que es mejor defendido y alcanzado en la comunidad que de forma aislada.

Muchas comunidades de práctica pueden sentir la tentación de permanecer más allá de su ciclo natural. No tiene sentido. Si la práctica se ha alcanzado: el formato electrónico y la posterior profesionalización de las compras públicas, continuar la comunidad de prácticas es entrar en la vía de buscar intereses distintos que no tienen nada que ver con el genuino interés inicial de la comunidad.

Un ejemplo de estas comunidades es la comunidad de prácticas de la contratación publica, que aglutina de forma general los intereses de las personas que sienten que tienen que hacer las dos grandes trasformaciones que hemos comentado: la digitalización y la profesionalización.

Esta comunidad extensa tiene la posibilidad de generar grupos de interés más pequeños que puedan generar espacios altamente productivos donde el aprendizaje y la enseñanza tengan el espacio reducido para generar confianza (grupos privados) y el espacio general para compartir experiencias maduras(la comunidad general).

Los grupos típicos pueden ser los siguientes.

• Grupos de implantación del formato electrónico de cada organización que implanta
• Grupos de profesionalización que permite avanzar, a partir de datos estructurados en los elementos típicos objeto de su atención
• Grupos de proveedores sectorialmente considerados que consiguen entender mejor los requisitos de acceso a la contratación pública.
• Grupos de proveedores de soluciones que explican y renuevan sus sistemas.
• Grupos  de juristas que comparten documentos y procedimientos comunes para sistematizar las leyes y permitir así liberar recursos hacia la profesionalización.

 

Como siempre, (si habéis llegado hasta aquí y no habéis terminado extenuados) os animo a utilizar los comentarios del blog para conocer vuestras opiniones.