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Mesa Redonda del curso RENHER sobre transición a la contratación pública electrónica

 

Dos de los problemas más complicados a los que enfrentarse  en la transición a la contratación pública electrónica son, en mi opinión, el de la formación que deben de recibir las personas que gestionan la contratación pública; y la formación e información que deben de manejar las personas que van a organizar la transición a la contratación pública electrónica.

Autonomía y competencia de los gestores de la contratación pública en el formato electrónico 

Recientemente se ha publicado una entrada que se comenta este gran reto en todas las administraciones. En este enlace, La reforma de la contratación cambia la visión sobre la Fuerza de Trabajo podéis leer este interesante artículo que pone de manifiesto este problema.

La formación es la tarea en la que todos debemos ayudar y ponernos a trabajar porque si la contratación pública puede ser una palanca de productividad competitividad y de reequilibrio, lo será a través de las personas que la gestionan. Estas personas son las únicas que pueden hacer retornar a la sociedad beneficios tangibles desde la contratación pública. Si queremos ser productivos e innovadores con este servicio, hay que formar y dotar de medios y conocimiento a las personas que manejan la contratación pública

Habilidad para organizar la transición al formato electrónico

Además de esta formación, está la necesidad de organizar y preparar la transición al formato electrónico. Y esta no es una transición sencilla: es una transición con muchas dimensiones distintas (jurídica, organizativa, técnica, cultural, de formación y adaptación..), muchos actores, mucha actividad, y muy pocas experiencias de éxito.

Esta transición nos lleva a un futuro emergente que aunque muchos estemos tratando de definir, la propia cualidad emergente se va a encargar de demostrarnos que lo complejo tiene sus propias leyes, distintas de lo complicado (que es donde nos solemos mover),  y que la emergencia es una cualidad que nos impone aprender de forma distinta.

Las personas que van a organizar y liderar este cambio necesitan tener no solo autonomía y competencia en el formato electrónico sino información y habilidades para organizar y comunicar este cambio tan grande en todas las administraciones. No es un problema de capacidad individual, es un problema de información y adaptación en  cada organismo público.

Para paliar este problema y ayudar a buscar la solución entre todos los interesados Renher ha montado, el próximo 18 de febrero,  el curso comunidad  sobre la transición a la contratación pública electrónica. En este curso se tratan los asuntos, organizativos, de comprensión, y de comunicación  que nos deberían permitir realizar esta transición de forma adecuada en cada organismo público.

Una mesa redonda con proveedores

Además al final de la jornada, hemos preparado una mesa redonda con proveedores y usuarios  para comuniquen y compartan sus experiencias.

El moderador de la mesa redonda será Guillermo Yañez, gestor de la comunidad de prácticas  de contratación pública y Jefe de Contratación en la Diputación de Soria.

Os dejo en este video la presentación que él mismo hace de esta mesa redonda, y espero que os animéis a asistir a este curso.

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Las tendencias en la contratación pública basadas en la tecnología para el 2014.

 

Como todos los años por estas fechas, internet se llena de información sobre las tendencias y previsiones para el año que entra en casi todos los temas que se nos ocurran.

La contratación pública y sus tendencias  tecnológicas no podían ser menos y en el blog de Procurement Forum nos marcan en estas dos entradas (la primera y la segunda) cuales son estas tendencias de la contratación pública basadas en tecnología según ellos (resumo y traduzco).  Tengo que avisar que es en referencia al mercado de Estados Unidos, pero entiendo que no será muy distinto en el mercado europeo.

Tendencias en la contratación pública basadas en tecnologías.

  1. La competencia se hará más acusada en los sistemas de contratación pública electrónica y facturación electrónica, modelos de negocio, precios….
  2. El llamado Big Data se hará realidad como una gran oportunidad.
  3. La educación universitaria se tomará más en serio que nunca la gestión de compras y la contratación
  4. La intersección de los suministros  en su vertiente financiera y física
  5. Herramientas mas inteligentes y cercanas que liderarn hacia una contratación con mejores resultados.
  6. Se acentuará la tendencia para hacer un mayor énfasis en el rendimiento de los proveedores de soluciones
  7. Se generaran iniciativas en la  gestión de proveedores  para alcanzar mayor transparencia y visibilidad
  8. Mayor énfasis en los resultados más que en las opciones y requerimientos específicos
  9. El análisis de datos permitirá una mejor definición de las políticas públicas que aprovechen mejor el gasto público.
  10. La contratación de temas y servicios específicos tendrá finalmente la relevancia que se merece.  

Mi particular visión.

Todas estas tendencias se pueden resumir en dos,

  • la profesionalización del servicio, que implica una transición desde el derecho administrativo hacia las políticas públicas basadas en este servicio de contratación
  • La transición al formato electrónico y el abanico de opciones que se despliegan a partir de esta transición. Sin el formato electrónico, de hecho, considero que no será posible la profesionalización. 

Pero tanto el formato electrónico como la profesionalización requieren el impulso y la participación de muchos sectores, y de muchas personas que hasta ahora no están siendo concitados, ni consultados ni informados.

De hecho se está produciendo todo lo contrario: “déjame  a mi (y ya llevamos así unos cuantos años),  que ya te diré que es lo que tienes que hacer, cómo, cuándo y con qué”.

Y esa actitud de exclusión, y de centralización de decisiones, es justo la contraria a la que necesitamos de inclusión, de participación y de compromiso que se requiere para tan ingente trasformación. Acordaros del famoso reto adaptativo. 

 

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El autismo en las organizaciones y las comunidades de práctica en la transición a la contratación pública electrónica

   

 

En  todas las organizaciones de más de tres personas la comunicación es el principal elemento de cohesión, cooperación y colaboración que se requiere. Pero comunicarse, de forma útil en relación al objetivo de la propia organización, no es sencillo.  En casi todas las organizaciones hay un déficit severo de comunicación.  Probablemente porque en la comunicación intervienen factores que no somos capaces de ver ni entender a simple vista.

En el servicio de contratación pública de las administraciones públicas también pueden producirse disfunciones por falta de comunicación. La contratación pública es un servicio que requiere la colaboración de muchos departamentos. Muchas de las personas que intervienen en el procedimiento de contratación y ejecución posterior de un contrato no tienen una dependencia jerárquica, es decir , pertenecen a departamentos  diferentes, que no tienen una jerarquía muy definida, (de hecho la propia ley contempla las discrepancias entre el órgano de contratación y la intervención).

Pero la falta de comunicación cuando los procedimientos y las formas de actuar están muy asentados tiene, o puede tener, menos repercusión. La propia inercia de la maquinaria administrativa proporciona energía de sobra para que el servicio se proporcione, de alguna manera. Y normalmente hay una dirección jerárquica fuerte basada en las cotidianas formas de resolver las cuestiones de la contratación. De las muchas que tiene.  Aunque no sea la óptima, sin una óptima comunicación. Incluso dentro de lo que podríamos llamar autismo de la organización.

Pero en el contexto actual de la contratación pública hay dos elementos que pueden aumentan los efectos negativos de un posible autismo en la organización. O dicho de otro modo, son dos elementos que necesitan una comunicación óptima:

–        El continuo cambio de las leyes y reglamentos que rigen la contratación pública, provoca que sea muy difícil conocer todos los detalles del procedimiento y que las personas encargadas de la contratación estén a la orden del día de la reglamentación.

–        La transición a la contratación pública electrónica que se viene encima añade incertidumbre y descoordinación (falta de autonomía y competencia en el formato electrónico).

En este contexto, el autismo de las organizaciones (la falta casi absoluta de comunicación, afectiva y formativa) provoca serios problemas para alcanzar la correcta entrega del servicio de contratación que permita seguir atendiendo al interés general. No hay que olvidarse que la contratación pública es una de las herramientas que proporcionar la entrega de valor al interés general . De hecho, probablemente sin la función de compras públicas, no muchas administraciones seguirían entregando el mismo valor.

Una de las formas de minimizar los efectos de este autismo, es utilizar las comunidades de práctica. Una comunidad de práctica es una herramienta virtual que genera un espacio democrático de dialogo (sin jerarquías) y que permite enseñar y aprender (a la vez), compartir información y experiencias.

Una comunidad de prácticas permite fundamentalmente:

  • aprender y enseñar a la vez.Enseñas lo que sabes y quieres compartir  y aprendes lo que te enseñan porque alguien lo quiere compartir. El conocimiento solo tiene una función que es servir a que las personas se desarrollen en la dimensión que sea.
  • un dialogo sincero, sin jerarquías, donde el conocimiento solo tiene el freno del interés general.
  • una capacidad de comunicación entre pares para compartir experiencias e información dentro de un contexto conocido y limitado.
  • una capacidad de dinamización en lo que conocemos como liderazgo secuencial, donde los líderes son múltiples y nombrados en función de sus contribuciones a la propia comunidad.
  • en una comunidad de prácticas hay primero que pensar en dar para luego recibir. Por eso son importantes los dialogos y las contribuciones personales. Las que sean.

Además hay una tendencia que consiste en que el conocimiento jurídico se incorpora  a la tecnología de una forma que nos permite hacer que los procedimientos y documentos estén normalizados dentro de una organización. Lo que, a su vez, libera esfuerzos para dedicarlos a la profesionalización del servicio sin abandonar el procedimiento, y obtener así mejores y mayores beneficios de la contratación pública.

Un ejemplo de lo que comento es la comunidad de prácticas de contratación pública que dinamiza Guillermo Yañez. Esta es la dirección: http://www.contratacionpublicacp.com/

Esta comunidad en  mi opinión es la mejor herramienta disponible y asequible para atacar los dos retos (formación en las nuevas directivas y capacitación en el formato electrónico) a los que se enfrentan las personas que desempeñan el servicio de contratación pública y probablemente una buena manera de atacar el autismo de las organizaciones (la falta de comunicación interna y externa).

 

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Los blogs y las comunidades de práctica en la contratación pública electrónica.

 

Escribir blogs sobre un tema el que tienes intereses está bien, te ayuda a generar un entorno donde puedes intercambiar conocimiento, y te ayuda a estructurar ese conocimiento.  Pero lo importantes no son las palabras sino las acciones que esas palabras inducen.

Las comunidades de práctica son el elemento donde esas palabras pueden incitar a acciones. Y sobre todo donde se puede generar conocimiento. En esta entrada de Harold Jarche: ” haciendo explicito el conocimiento” , se nos comenta como en el formato papel, se nos había hecho creer que el conocimiento es estático, se pone en un libro y como el libro permanece el conocimiento permanece. Pero no es así. El conocimiento es como el agua, solo cuando fluye, cuando se intercambia, cuando se comparte, es cuando se mantiene más limpia y mejora.

El conocimiento

Hoy el conocimiento, básicamente, no es el que proponen o tienen los expertos, sino el que se produce de modo continuo (si, también con los expertos) y sirve para pasar a la acción. Esa es la visión de los blogs y las comunidades de práctica, en mi opinión.

Y son las acciones lo que queda lo que da valor. Por eso existen empresas, organizaciones … que nos permiten en compañía y coordinadamente hacer, llevar a cabo acciones que superen las palabras, basándose en ellas, las palabras. Y deben hacerlo para ser efectivas.

Marcia Conner, habla acerca de como ” las palabras se convierten en espadas”  inspirada en la siguiente conclusión de Douglas Rushkoff:

“My advice is to focus on groups over individuals, and verbs over nouns. It’s not the heroes who matter so much as the groups that have modeled their behavior; it’s not the things that matter so much as the actions we take.” – D. Rushkoff

“Mi consejo es focalizarse en grupos más que en individuos, y en verbos más que nombres. No son los héroes los que importan sino los grupos que han modelado su comportamiento, no son las cosas las que importan tanto como las acciones que llevamos a cabo.”

Las palabras

En la entrada “nuestras palabras” Harold Jarche apunta: Estamos formados para tener habilidades y competencias individuales, pero los cambios en las organizaciones solo pueden llevarse a cabo con un cambio en el comportamiento de un grupo suficiente de personas dentro de la organización.

Escribir es hacer, sobre todo si se escribe con frecuencia y se modela una narración que ayuda a cambiar la cultura. Cuanto mejor sean las redes sociales, más rápido y mejor se adaptará la cultura.

Y la escritura, leída, genera conversación. La conversación requiere un espacio donde materializarse (virtual o no) y eso son las comunidades de práctica. Conversaciones donde se discute, comparte, y generar contenido a partir de las palabras.

 La gestión del conocimiento

En este video podéis ver como la gestión del conocimiento es una herramienta fundamental para los tiempos que vivimos, y como en una comunidad de práctica esta gestión del conocimiento puede alcanzar un grado óptimo de realización.

La gestión del conocimiento nos ayuda en cinco grandes áreas:

  1. Innovación: Creando conocimiento innovador basándonos en procesos y productos
  2. Colaboración. La conversación en comunidades para generar conocimiento y entendimiento mejorados
  3. Aprendizaje desde la experiencia: aprendizaje sistemático y reutilización del conocimiento para mejorar los resultados
  4. Retención del conocimiento: Protegiéndonos contra su pérdida cuando las personas con mayor experiencia se retiran
  5. Incorporación rápida de personas: Transferencia rápida del conocimiento a los nuevos miembros de la organización.

 Un recordatorio personal por escrito.

Pues eso. La transición a la contratación pública electrónica en mi opinión necesita blogs y comunidades de práctica. Solo quería recordar porque escribo y porque creo que las comunidades de práctica son una vía adecuada (no la única) para que la contratación pública cumpla ese cometido que todos deseamos.

 

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El factor humano en la transición a la contratación pública electrónica.

 

 

Cuando empecé a trabajar en la administración pública, hacía finales de 1979, había una máquina de escribir en todos los puestos (bueno en casi todos).  Había secretarias que se dedicaban a pasar escritos a máquina, desde un borrador a mano o al dictado, y luego estábamos los administrativos y auxiliares que teníamos que usar máquinas de escribir en nuestro trabajo habitual.

Por aquel tiempo había personas que se negaban a escribir a máquina, era algo que quitaba prestigio, o por alguna otra razón.  Estas personas que no quisieron escribir a máquina, las de nivel administrativo y auxiliar, fueron poco a poco apartadas.

Después vinieron los ordenadores, que se utilizaban como máquinas de escribir más avanzadas, para producir papel, y pasó algo similar.

Ahora viene el formato electrónico, con un cambio disruptivo. Ya no se produce papel, ahora se producen expedientes, documentos, firmas electrónicas, notificaciones y registros electrónicos. Y hay que alcanzar rápidamente autonomía y competencia en el formato electrónico. Pero habrá personas que no querrán o que no sabremos atraer para que lo hagan.

Pero además, esta cambio no va a permitir que sigamos haciendo lo mismo pero en formato electrónico. Se producirá un desplazamiento hacia el tipo de trabajo que se va a pedir a las personas que intervienen en la contratación. El trabajo repetitivo y de control del procedimiento lo harán las máquinas. Buscar papeles o información (ahora se lleva más de 30 % de nuestro tiempo) lo harán las máquinas. Para aportar valor a la organización tendremos que aprender a utilizar las máquinas de forma tal que seamos capaces de aportar mucho más que las máquinas solas. Y este es un cambio que no es menor.

Para remarcar esta tendencia, echadle un vistazo a esta entrada de Enrique Dans, sobre la era de las máquinas.

Hay cambios que son opcionales o menores, pero estamos en medio de una transformación radical que ni es menor (no produce papel) ni es opcional (el entorno no me va a dejar que siga produciendo papel, o haciendo lo mismo pero en formato electrónico).

Esta es la parte más importante que hay que considerar cuando atendamos y tratemos el factor humano en la transición a la contratación pública electrónica. Es la parte en la que tenemos que entender la profesionalización del servicio de contratación como el esfuerzo, bastante general, pero muy bien gestionado y dirigido, para que las personas puedan utilizar las máquinas para aportar valor a la organización. El valor que la organización precisa. Que no es el mismo que estamos produciendo ahora.

Os dejo esta presentación sobre el tema de “aprender a aprender” que me ha parecido muy interesante para este asunto. Asunto en el que el formato electrónico solo es el punto de partida y no la meta.

Como siempre los comentarios, tienen un valor incalculable para aprender.

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La transición a la contratación pública electrónica y las comunidades de práctica

 

Creo que la transición a la contratación pública electrónica tiene que ser un movimiento iniciado de forma coordinada por bastantes  personas desde dentro de la organización para tratar de cambiar la cultura dominante del papel.  Si esas personas no se coordinan y comparten experiencias, formación , información, dudas, descubrimientos, trucos ….será más difícil hacer la transición. Se puede imponer, pero entonces no se hará de forma óptima.

El formato electrónico, es el punto de partida de lo que realmente hay detrás y que es mucho más importante: la profesionalización de la contratación pública,  que consiste en intentar que los funcionarios encargados de la contratación pública saquen el mejor rendimiento posible del  20 % de los recursos del país que se dedican a este servicio.

Ese es el reto, ese es el problema real y no podemos confundirlo con el paso previo y necesario:  la transición al formato electrónico. Pero este reto es algo que no puede hacerse desde la soledad del explorador, hay que hacerlo desde la predicibilidad y los cuidados del granjero y  de las organizaciones inclusivas. De las organizaciones del siglo XXI.

Para llegar a este punto de partida, el formato electrónico, y estar preparados para la carrera que viene a continuación, en mi opinión, las comunidades de práctica son elementos bastante útiles. Nos ayudan a colaborar, a aprender unos de otros al ritmo del cambio vertiginoso que nos rodea, y esa es probablemente nuestra mayor necesidad y nuestra mayor carencia en el servicio de contratación pública.

En esta entrada  vamos a tratar de dar respuesta a las preguntas siguientes:

  • ¿Qué es una comunidad de prácticas?
  • ¿Cómo puede ayudar una comunidad de prácticas a que la transición al formato electrónico sea óptima?
  • ¿existe un modelo de negocio posible alrededor de las comunidades de práctica. 
  • ¿por qué necesito una comunidad de prácticas?
  • ¿Cómo utilizar las comunidades en la transición a la contratación pública electrónica.
  • ¿Para qué puede servir una comunidad de prácticas después de la transición a la contratación pública electrónica?
  • ¿Cuándo se finaliza una comunidad  de prácticas?

Para finalizar con un ejemplo de comunidad de prácticas de contratación pública.

1. -¿Qué es una comunidad de práctica?

Una comunidad de prácticas es un conjunto de personas que se unen libremente para alcanzar un resultado o conseguir un fin en el que tienen un mutuo y legítimo interés.

Consiste en general un espacio (virtual y físico) donde la comunicación pueda ser de todos con todos permitiendo que la relación entre pares pueda desarrollarse libre y eficazmente, para resolver problemas cotidianos y que los miembros dela comunidad alcancen autonomía y competencia sobre un vertiginoso entorno cambiante, con apoyo de sus pares.

Con las herramientas de la Web Social estas comunidades se han hecho mucho más accesibles, eficientes y fáciles de dinamizar.

En un entorno de trasformación con la transición a la contratación pública electrónica estas comunidades formadas por un número suficiente de personas pero no excesivo,  puedan generar una tracción suficiente para que la transición sea óptima.

Las funciones de una comunidad de prácticas son las siguientes:

  • Transmitir y acceder al conocimiento: enseñar y aprender a la vez, en la materia de interés común: contratación pública y su transición al formato electrónica.
  • Compartir experiencias: que permitan sacar conclusiones y aprender de la experiencia propia y la de otros (potenciar el uso del nuevo formato a través de adquirir de forma rápida  autonomía y competencia)
  • Identificar obstáculos y gestionar la resistencia al cambio.
  • Publicar los resultados que se van obteniendo
  • Perseverar con el apoyo de los componentes de la comunidad
  • Generar reputación y recompensas en aquellos miembros que ayudan y sobresalen en su servicio a la comunidad de prácticas.

Tienen que

  • Ser dinamizadas por una o varias personas.
  • Tener herramientas colaborativas: foros, blogs, wikis..
  • Tener un sistema reputacional claro y adecuado.

2.       ¿Cómo puede ayudar una comunidad de prácticas a que la transición al formato electrónico sea óptima?

 Para contestar a esta pregunta vamos a trazar el circuito problema-solución-mercado: existe un problema y lo podemos definir y delimitar, existe una solución posible, y hay un grupo de personas que pueden estar interesados en utilizar y poner en marcha esta solución.

Existe un problema?.  Aparentemente si. Hay que dotar a las personas de contratación pública de autonomía y competencia, para adaptarse a los cambios profundos y rápidos: la digitalización y la profesionalización (en este orden). Esto no se puede hacer solo con formación oficial y reglada porque la trasformación es de un calado tal que implica un cambio de cultura. Y ahí se precisan además otras opciones, formación no reglada, conocimiento tácito, (el conocimiento explícito es el que poseen las organizaciones y las personas, el tácito es el que solo tienen las personas y lo pueden comunicar –o no-). 

Existe una solución: la comunicación, pero no de uno a uno porque se generan ineficiencas. De muchos a muchos, a modo de espacio general donde se puede compartir, aprender y enseñar de forma óptima y al mismo tiempo.  La tecnología nos permite generar estos espacios donde la relación y la comunicación es más fácil, asequible, cómoda y eficaz: las comunidades de práctica.

 Mercado: Todas las administraciones van a pasar por estas dos mutaciones: digitalización y profesionalización. Si se verifica la utilidad de las comunidades de práctica es posible que la transición al formato electrónico y la posterior profesionalización sean algo que permita a la sociedad avanzar con menos costes.

 3.       ¿ existe un modelo de negocio posible alrededor de las comunidades de práctica. 

Hay que entender el  negocio como un intercambio justo de valor. Y desde ese punto de vista una comunidad de prácticas también puede servir para intercambiar valor. Es decir, si el hecho de formar parte de una comunidad de prácticas me proporciona mayor valor que el esfuerzo que dedico a pertenecer a esa comunidad, entonces estaré dispuesto a gastar mi tiempo o mis recursos en fomentar esta comunidad, mientras la relación coste valor sea positiva para todos los que forman parte de la comunidad.

Una comunidad de prácticas necesita fundamentalmente hacer los siguientes trabajos:

  • Dinamización: promocionar el compartir y el generar contenidos útiles para otros.
  • Contenidos: en forma de conocimiento y experiencias aportadas.
  • Reputación: el mérito recompensado justamente de quien más contribuye al éxito del resto.
  • Gestión: de tecnología, de la organización de la comunidad, de los elementos que permiten su continuidad y finalmente de su cierre ordenado.

 4.       ¿por qué necesito una comunidad de prácticas?

En general deberíamos de identificar claramente cinco elementos alrededor de cualquier transformación (aquí tenemos dos muy grandes: digitalización y profesionalización) :

  • Una estrategia: por qué vamos a hacer la transición, a qué , de qué forma, con quién
  • Una organización: que organización va a hacerse cargo de la transición. Y esto provoca que los equilibrios de poder internos, se alteren. Produciendo una resistencia al cambio que habrá que gestionar.
  • Una cultura: qué cultura tenemos que modificar. Si entendemos cultura como la forma habitual de resolver problemas cotidianos, cuando cambiamos al formato electrónico,  o cuando profesionalizamos el servicio, hay que cambiar la cultura.
  • Unas herramientas : que van a permitir dos objetivos fundamentales: llevar a cabo la transición y adquirir autonomía y competencia en el formato electrónico y posteriormente en la profesionalización.
  • Un liderazgo: que va a tratar de llevar adelante los cambios y transformaciones que se van a producir como consecuencia de introducir el formato electrónico en la contratación pública, y añadir al derecho administrativo la gestión económica y social del servicio de contratación.

En todos estos elementos requiero de una comunicación entre los interesados que sea casi perfecta, y que permita la retroalimentación que se producirá al compartir experiencias, información, conocimiento. Estas funciones las realiza una comunidad de prácticas a la perfección. Dota a las organizaciones de un espacio virtual o real donde las personas pueden relacionarse en el tiempo adecuado para intercambiar información, formación y experiencias.

5.       ¿Cómo utilizar las comunidades en la transición a la contratación pública electrónica.

En mi opinión todo empieza por la comunicación interna. Una vez tomada la decisión hay que tratar de informar y formar todo lo que se pueda a las personas interesadas: la comunidad de prácticas.

Después habrá que identificar un liderazgo (lo ideal es que sea un liderazgo compartido por varias personas para evitar desgastes y agotamientos).

A partir de ahí si se implanta una herramienta que garantice las funciones de la comunidad de prácticas podemos tratar de coordinar y dirigir todo el proceso de la transición. No será fácil.

 6.       ¿Para que me puede servir una comunidad de prácticas  después de la transición al formato electrónico?

Si entendemos la esencia de la comunidad de prácticas vemos que su función más importante es aprender más rápido y mejor en la comunidad de prácticas de lo que sería capaz de hacerlo en soledad.  De utilizar el dinamismo de los pares para adaptar mi conocimiento explícito y tácito a los conocimientos que me demanda el entorno en el que me muevo y que cambia constantemente.

Si vamos a pasar de un proceso cuyo valor es el conocimiento del derecho administrativo a un proceso cuyo valor es el beneficio que la sociedad recibe por reutilizar sus recursos para generar organizaciones más inclusivas, entonces entenderemos que hay elementos que son necesarios en la contratación pública y que el formato electrónico solo es el punto de partida, para posteriormente permitir y fomentar la profesionalización.  A continuación algunos de los posibles aspectos de esta profesionalización:

  • Open Data. Desde los datos estructurados de la contratación
  • Big Data. Series y estadística avanzada que destila información.
  • Agregación de la demanda
  • Análisis de compras.
  • Gestión de proveedores.
  • Ejecución y seguimiento de políticas públicas basadas en la contratación.

¿Que mejor forma de aprender y entender esta evolución rápida que apoyándonos en nuestros pares?

 7.       ¿Cuándo se finaliza una comunidad  de prácticas?

Cuando ya no tienen nada que compartir y no existe un interés general que es mejor defendido y alcanzado en la comunidad que de forma aislada.

Muchas comunidades de práctica pueden sentir la tentación de permanecer más allá de su ciclo natural. No tiene sentido. Si la práctica se ha alcanzado: el formato electrónico y la posterior profesionalización de las compras públicas, continuar la comunidad de prácticas es entrar en la vía de buscar intereses distintos que no tienen nada que ver con el genuino interés inicial de la comunidad.

Un ejemplo de estas comunidades es la comunidad de prácticas de la contratación publica, que aglutina de forma general los intereses de las personas que sienten que tienen que hacer las dos grandes trasformaciones que hemos comentado: la digitalización y la profesionalización.

Esta comunidad extensa tiene la posibilidad de generar grupos de interés más pequeños que puedan generar espacios altamente productivos donde el aprendizaje y la enseñanza tengan el espacio reducido para generar confianza (grupos privados) y el espacio general para compartir experiencias maduras(la comunidad general).

Los grupos típicos pueden ser los siguientes.

  • Grupos de implantación del formato electrónico de cada organización que implanta
  • Grupos de profesionalización que permite avanzar, a partir de datos estructurados en los elementos típicos objeto de su atención
  • Grupos de proveedores sectorialmente considerados que consiguen entender mejor los requisitos de acceso a la contratación pública.
  • Grupos de proveedores de soluciones que explican y renuevan sus sistemas.
  • Grupos  de juristas que comparten documentos y procedimientos comunes para sistematizar las leyes y permitir así liberar recursos hacia la profesionalización.

 

Como siempre, (si habéis llegado hasta aquí y no habéis terminado extenuados) os animo a utilizar los comentarios del blog para conocer vuestras opiniones.

 

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Mañana hablamos de las comunidades de práctica en la Conferencia de Barcelona sobre contratación pública electrónica.

 

Tal y como os había comentado en la anterior entrada, mañana estamos en la la 1ª Conferencia de contratación pública electrónica en Barcelona.

El problema que queremos tratar, desde este blog y desde la la comunidad de prácticas de contratción pública, es como conseguir una transición óptima, desde el estado actual de la contratación en cada administración pública, al estado final de la contratación pública en formato electrónico. Un estado final que debe permitirnos conseguir como sociedad todo el provecho posible de un recurso que utiliza el 20 % del PIB Europeo.

La ponencia que vamos a dar lleva el título El ecosistema necesario para una transición óptima a la contratación pública electrónica en Europa.

Os dejo el PREZI que ha preparado Guillermo Yañez. Está en inglés y en castellano por si queréis echarle un vistazo y preparar vuestras “aceradas” preguntas que nos muestren atajos a la sabiduría colectiva para alcanzar la transición óptima a la contratación pública electrónica.

 

EN CASTELLANO

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y ahora EN INGLÉS

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En la presentación de mañana solo disponemos de 15 minutos por lo que trataré de ceñirme casi exclusivamente al resumen del final del PREZI.

Si algún lector se acerca por la conferencia será un placer saludarle y compartir comentarios sobre la propia conferencia.

Y en cualquier caso, trataremos de hacer un resumen de lo que pase en esta Conferencia en el blog y en la comunidad de prácticas.

Apúntate  a los seminarios virtuales  de:

TRANS-FORM-E 

para llevar a cabo una TRANSICIÓN A LA CONTRATACIÓN PÚBLICA ELECTRÓNICA con éxito  

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Resultado de la encuesta TRANS-FORM-E en la comunidad de prácticas de la contratación pública.

 

Hace dos semanas se lanzó una encuesta en la comunidad de practicas de la contratación pública para conocer cuales eran los temas que los miembros de dicha comunidad identifican como mas necesarios conocer para realizar la transición a la contratación pública electrónica

Con estos resultados trataremos de evaluar y diseñar una serie de seminarios que permitan a los miembros de esta comunidad tener una base suficiente para avanzar en la transición al formato electrónico y sobre todo para tratar de asegurar los resultados que se esperan de la misma.

El resultado de esta encuesta ha sido el siguiente:

(podéis acceder al documento aquí)

Desde el viernes 1 hasta el sábado  16 de junio de 2012  (ambos inclusive) han habido en total  32 personas que han respondido a la encuesta. A todos ellos muchas gracias, porque nos permite identificar que cuestiones son las que deberíamos de abordar prioritariamente en los seminarios.

No es un número muy elevado de respuestas. pero vamos a tratar de sacar las conclusiones que nos permitan focalizar los contenidos y preparación de los seminarios que pretendemos empezar en Octubre de este año.

 Pregunta 1.

1. ¿Cual es tu relación fundamental con la contratación pública? Nª. Resp. %
Gestión en el Sector Público (jurídico, económico, administrativo)

25

81%

Político en el Sector Público (organizador, iniciador,….)

1

3%

Tecnología del Sector Público

2

6%

Proveedor de Productos y Servicios para la contratación pública electrónica

1

3%

Licitador PYME

4

13%

Licitador Gran Empresa

0

0%

Otros

0

0%

Los usuarios pueden seleccionar más de una casilla de verificación, por lo que los porcentajes pueden superar el 100%.

 

 

Comentarios  a la Pregunta 1.

La mayoría de las respuestas corresponden (como era de esperar) a personas vinculadas laboralmente a la administración pública.

Pregunta 2

2. ¿Que te resultaría útil para hacer tu papel en la transición a la contratación pública electrónica?

Nª. Resp.

%

Información en documentos

26

84%

Seminarios en Internet

21

68%

Más interactividad en la comunidad

9

29%

blogs especializados en distintas materias

15

48%

Otros

0

0%

Los usuarios pueden seleccionar más de una casilla de verificación, por lo que los porcentajes pueden superar el 100%.

Comentarios  a la Pregunta 2.

Aunque la intención es generar contenido en formato seminario virtual, es claro que las personas interesadas también demandan documentos. Los documentos son, deben ser, más detallados, probablemente en cuestiones más específicas, menos generalistas.

Pregunta 3

3. Me interesa aprender sobre: – Administración Electrónica

Nª. Resp.

%

Expediente, Documento y Firma electrónica

26

90%

Registro Electrónico y Notificaciones Electrónicas

26

90%

Otros

1

3%

Los usuarios pueden seleccionar más de una casilla de verificación, por lo que los porcentajes pueden superar el 100%.

Comentarios  a la Pregunta 3.

Los intereses son equiparables. No solo queremos saber la parte horizontal (administración electrónica) sino también el procedimiento que construye funciones específicas con documentos firmas y expedientes electrónicos.

Pregunta 4

4. Me interesa aprender sobre: – Contratación Electrónica

Nª. Resp.

%

Publicación, Ofertas, Adjudicación, Contrato, Orden, Pedido, Factura (electrónicas)

30

97%

Subasta, Sistemas Dinámicos, Acuerdos Marco, Catálogos

23

74%

Otros

3

10%

Los usuarios pueden seleccionar más de una casilla de verificación, por lo que los porcentajes pueden superar el 100%.

Comentarios  a la Pregunta 4.

En este caso, alrededor del conocimiento más específico de la contratación, las personas que han respondido se han inclinado más hacia los conocimientos de los procedimientos habituales. Y han dejado los conocimientos sobre procedimientos  electrónicos  puros un  poco por detrás de los procedimientos clásicos.

Pregunta 5

5. Me interesa saber qué Herramientas y Servicios hay para las funciones fundamentales de:

Nª. Resp.

%

Archivo Electrónico del expediente completo de contratación

25

81%

Relación Electrónica con los proveedores

20

65%

Tramitación Electrónica de los trámites y documentos

29

94%

Explotación Electrónica de los datos de contratación pública

18

58%

Otros

1

3%

Los usuarios pueden seleccionar más de una casilla de verificación, por lo que los porcentajes pueden superar el 100%.

Comentarios  a la Pregunta 5.

En este caso, se observa una leve tendencias sobre la tramitación y el archivo (las funciones del backoffice claras) sobre la relación con el mercado (publicación y licitación electrónica fundamentalmente)  y la explotación de datos (el músculo analítico sobre los datos de la contratación pública).

Pregunta 6

6. Me interesa saber sobre los pasos iniciales para la llevar a cabo la transición

Nª. Resp.

%

Necesidades de la contratación pública electrónica

19

61%

Objetivos de la contratación pública electrónica

14

45%

Estrategias para la transición

21

68%

Planes, programas y proyectos

19

61%

Productos y Servicios

16

52%

Métricas y Cuadros de Mando

6

19%

Mapa mental con la visión general de la transición

12

39%

Otros

0

0%

Los usuarios pueden seleccionar más de una casilla de verificación, por lo que los porcentajes pueden superar el 100%.

 

 

 

Comentarios  a la Pregunta 6.

Estas respuestas me han sorprendido. Mi opinión es la estrategia es muy importante pero no percibía que esa importancia era compartida por las personas que mueven  la contratación. Creo que en este punto podemos dar una muy buena respuesta al auditorio.

Pregunta 7

7. Me interesa profundizar sobre la Profesionalización de la función de compras en el sector público

Nª. Resp.

%

Aspectos Políticos de la función de compras

3

11%

Aspectos Organizativos

14

50%

Aspectos Jurídicos

24

86%

Aspectos Económicos

11

39%

Aspectos Tecnológicos

10

36%

Otros

0

0%

Los usuarios pueden seleccionar más de una casilla de verificación, por lo que los porcentajes pueden superar el 100%.

Comentarios  a la Pregunta 7.

Estas respuestas no me han sorprendido. Hay un claro dominio del auditorio jurídico en la comunidad. Creo que tenemos que abordar el necesario maridaje entre aspectos jurídicos, aspectos, organizativos y aspectos tecnológicos. En esta combinación está la clave. Creo.

Pregunta 8

8. Los seminarios en internet deberían de tener una periodicidad:

Nª. Resp.

%

Quincenal

6

21%

Mensual

16

55%

Cada dos meses

6

21%

Trimestral

2

7%

Otros

0

0%

Los usuarios pueden seleccionar más de una casilla de verificación, por lo que los porcentajes pueden superar el 100%.

 

 

 

Comentarios  a la Pregunta 8.

Gana claramente la periodicidad mensual. Algo así como los primeros miércoles de mes por la tarde.

Pregunta 9

9. Los seminarios en internet deberían de tener una duración de

Nª. Resp.

%

30 minutos

9

30%

45 minutos

11

37%

60 minutos

11

37%

Other

0

0%

Los usuarios pueden seleccionar más de una casilla de verificación, por lo que los porcentajes pueden superar el 100%.

 

 

 

Comentarios  a la Pregunta 9.

Han quedado empatados los resultados en cuanto a duración entre la de 45 minutos y la de 60 minutos. Trataremos de  hacer seminarios de 45 minutos y que las preguntas y dudas puedan soportarse hasta los 60 minutos. Esto se puede ir cambiando sobre la marcha, y también en función del tema que se trate en cada seminario.

Pregunta 10

Había una última pregunta en el cuestionario sobre si se echaba algún tema en falta que fuera relevante, y no se han obtenido respuestas que determinen ningún tema en especial.

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Seminarios virtuales para plantear los problemas de la transición a la contratación pública electrónica.

 

Poco a poco  va tomando forma en la mente de casi todos los que intervienen en la contratación pública, que el formato electrónico es el futuro. Y que además, por si esto fuera poco,  será obligatorio de alguna manera a partir del 2016.

Esto coloca a todas las administraciones públicas en una posición idónea  para hacer de la necesidad virtud y  preparar la estrategia de la transición a la contratación pública en formato electrónico.

Cada administración tendrá su estrategia y su forma específica de llevar a cabo la transición. Pero hay información, conocimiento y experiencias comunes que se pueden compartir.

No hay que confundir los objetivos de la transición y sus resultados con los objetivos propios de la contratación pública.

Una nueva pestaña en la Comunidad de Prácticas de la contratación pública

Para tratar de ayudar a las personas involucradas en esta transición hemos pensado en generar una nueva pestaña en la Comunidad de Practicas de la Contratación Pública: TRANS-FORM-E  (TRANSición al FORMato Electrónico de la contratación pública)

Encuestas para determinar los temas de los seminarios virtuales

Lo primero que hemos pensado hacer es preguntar a la audiencia interesada en estos temas, que cosas creen que les pueden ayudar en esta transición: información, conocimiento, experiencias, soporte, ayuda…. Y a partir de las respuestas vamos a tratar de generar unos seminarios virtuales (los  llaman webinars) para tratar de ofrecer  soluciones sobre las mejores formas de atacar estos problemas que existen o que conocemos.

La intención es empezar estos seminarios virtuales en octubre y hasta entonces estaremos recopilando información, preguntas, preparando formatos y viendo cuales son los problemas o incertidumbres  más recurrentes en la audiencia.

No tendremos todas las respuestas. Ni seguramente seamos capaces de formular todas las preguntas, pero trataremos de pensar y compartir lo que sepamos.

 Apúntate

Para poder acceder a la encuesta y a los seminarios tenéis que daros de alta en la

 Comunidad de Prácticas de la Contratación Pública  (si aún no perteneces a la comunidad)

y en el menú de la Comunidad ve a la pestaña TRANS-FORM-E y accede a la encuesta.

¡¡ Os esperamos !!.

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La jornada sobre contratación pública electrónica del 27 de septiembre de 2011

Ayer tuvo lugar una jornada en Madrid sobre contratación pública electrónica, organizada por la fundación DINTEL,  en la que pudimos ver algunas iniciativas (no todas las que hay) y la oferta de algunos proveedores.

A parte de otras consideraciones se dio un repaso a

–         Lo que piensa. y hace la administración (un nutrido grupo de representantes de administraciones, central, autonómica y local).

–         Lo que ofrecen las empresas (en contratación y en facturación)

–         Cuál es el posible futuro en nuestro país, con el contexto y tendencias actuales y sobre todo con las barreras identificadas para poner en marcha la trasformación a la contratación pública electrónica.

No voy a repasar los distintos mensajes que proveedores y administraciones dejaron, expresando “su” momento actual. Momento que cambia día a día y que tal y como paso ayer, es bueno comentar con los “otros” porque da sentido a lo que se haces o lo modifica para seguir la corriente general.

Pero lo que sí considero  conveniente es repasar la tendencia que se percibió (que yo percibí) en la jornada.

–         Administraciones y proveedores tuvieron un punto de acuerdo en que la trasformación es necesaria, pero que probablemente no se está acertando en cómo trasmitir y promover un autentico sentido de la urgencia y los mensajes adecuados para los decisores políticos (no terminan de entender el problema)  y los usuarios (ofrecen una resistencia o incomprensión excesiva)

–         Salió repetidamente el aspecto de la posible obligatoriedad que la Comisión Europea quiere plantear a los estados miembros. La verdad es que no se necesita permiso de nadie para la obligatoriedad como ya ha demostrado Portugal, donde la licitación electrónica se ha hecho obligatoria.

–         Mi pregunta a la comunidad de usuarios vuelve a ser la que ya realicé hace días. ¿No sería necesario que todos los esfuerzos que hacen las administraciones y los proveedores tuvieran una coordinación a nivel estatal y europeo,  en algo parecido a lo que  hemos venido en llamar un Plan Nacional para la Implantación de la contratación pública electrónica?.

 

Mis sensaciones finales: Existe la tecnología, el conocimiento  está disponible, se han tenido buenas y malas  experiencias, hay especialistas, sabemos lo que queremos y lo que necesitamos (no siempre coinciden). Por tanto ¿Hay alguna forma de que, sin caer en una economía dirigida, podamos llegar a algo parecido a una acción coordinada?. Esto no significa que sólo haya un modelo o una única solución, puede haber muchos o varios, pero es importante que sean interoperables y que su generalización alcance los objetivos generales propuestos. Que se intercambien las experiencias, sin autocomplacencia, porque todos hemos fallado, unos más y otros menos. Y que las inversiones que son requeridas para esta trasformación, por mínimas que sean en comparación de los beneficios ya demostrados, sean inversiones garantizadas.  Es vital. No está el horno para bollos.

Si te interesan estos temas únete a la red formal de contratación pública electrónica

Te esperamos (necesitamos)

 

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