Las demandas de tecnología que hacen los usuarios en la implantación de la contratación pública electrónica.

Uno (entre los numerosos) problemas a los que hay que enfrentarse a la hora de implantar la contratación pública electrónica es gestionar la demanda de los usuarios. Cómo los usuarios piensan que pueden utilizar los sistemas de información para realizar la contratación pública en formato electrónico.

Los usuarios normalmente se fijan es aspectos legales o de procedimiento y como se resuelven determinados casos en el formato electrónico. Buscan una simetría con el formato papel, que no es exacta porque el formato electrónico no tiene las mismas características. Y a menudo se quedan en el matiz de esta falta de simetría y dejan de sacarle partido al formato electrónico. Y así desaprovechan las ventajas que la tendencia actual (más que una tendencia es una necesidad clamorosa) de pasar de que la contratación pública sea un procedimiento administrativo a que sea una actividad económica de primer orden para luchar contra la crisis, y con la especialización que ser requiere y los beneficios que reportará en ese aspecto (y en otros) el mencionado formato electrónico.

Quiero recordar aquí las palabras del comisario europeo responsable de mercado interior y servicios Michel Barnier, en el lanzamiento de un nuevo soporte de la Comisión al despegue de la contratación publica electrónica el 29 de Julio pasado: la contratación pública electrónica es el futuro de la contratación. Proporciona unos mejores resultados en la contratación, reduce las pérdidas y los errores, y ayuda a los compradores públicos a gestionar transacciones complejas. En 5 -10 años la mayoría de la contratación pública será electrónica. Tenemos que empezar a prepararnos para este cambio ahora. A nivel de la Unión Europea, debemos asegurarnos de que el contexto político y jurídico soporta este cambio. El trabajo de base que estamos lanzando hoy es otro importante escalón para alcanzar la potencia que pueden proporcionar las tecnologías de la información para una contratación mejor.

Unas veces por exceso y otras por defecto, suele ser difícil que exista una visión realista de lo que la tecnología puede y no puede hacer en la contratación pública electrónica. Se han vendido muchos beneficios en el formato electrónico, y la mayoría de ellos son ciertos, pero conseguirlos no está exento de esfuerzo y sobre todo de buen gobierno de estas tecnologías, para evitar que sean las tecnologías las que gobiernen a la organización, o no se consigan los beneficios esperados.

Sin una formación previa en las características específicas del formato electrónico los usuarios tratan de remedar la utilización del papel en formato electrónico. Los usuarios de todos los niveles, desde la alta dirección hasta los administrativos.

Esta falta de claridad en la demanda hace que los proyectos de tecnologías de la información tengan mayor riesgo. Normalmente y después de muchos esfuerzos de la industria se han conseguido mejorar los aspectos de la provisión de productos y servicios: proyectos, pruebas, desarrollos, entregas, formación …utilizando todos los métodos que se han ido perfeccionando a lo largo de estos años y utilizando los distintos cuerpos de conocimiento normalmente englobados en estándares de la industria (CMMI, PMI, ITIL, ISO20000, ISO27000 …). Pero la demanda y el gobierno de las tecnologías, aún no esta bien gestionada.

Es por esta razón por lo que se debería empezar a gestionar la demanda de los usos de las tecnologías de la información en dos vertientes (para empezar, es posible que finalmente puedan haber más vertientes a considerar)

– Que haya un responsable de los requisitos que se demandan a las tecnologías que entienda los conformidades jurídicas que se le van a pedir a la aplicación y sistemas en cuestión y como sacar el máximo beneficio de el uso presente y futuro de esas tecnologías.

– Que exista un grupo de tecnologías y negocio que pueda valorar de la forma más aproximada a la realidad, los posibles costes, los beneficios, los riesgos y las sinergias de cualquier decisión que se tome respecto de la utilización de las tecnologías de la información. Estas valoraciones deberían hacerse en un contexto de ciclo de vida total no sólo de ciclo de vida de implantación y uso inicial, sino también de mantenimiento, evolución, y gestión de los servicios de tecnologías de la información.

Los proyectos así considerados, en mi opinión, deberían de huir de uno de los defectos típicos: ya que estamos vamos a hacer esta funcionalidad aunque tengamos que aplazar el lanzamiento (aplazando el uso y la necesaria experiencia temprana para poder seguir decidiendo con conocimiento de causa). En la contratación pública electrónica hay grandes líneas de actuación pero los detalles no los conoce nadie completamente. Esta razón hace que tratar de tener las especificaciones totales del sistema antes del inicio de los desarrollos sea posponer «ad infinitum» su uso. Hay y habrá grandes dosis de innovación y descubrimiento en la implantación de la contratación pública electrónica. NO ESTÁ TODO ESCRITO.

Sin embargo hay muchas cosas que se pueden hacer en contratación pública electrónica aunque no se tengan todos los detalles de todos los procedimientos. Y hacerlas puede reportar conocimientos, experiencias, formación, capacitación, y beneficios directos para la función de compras (más concurrencia y mejores precios). No iniciar actividades que se pueden hacer y esperar a que todo este definido nos puede condenar a mantener los manguitos y el tintero (los papeles) hasta dentro de muchos años.

Por el otro lado, el lado del proveedor de productos y servicios, pensamos ERRONEAMENTE que el hecho de que un software funcione es equivalente a que sea un software que se pueda usar. Y estos conceptos no son equivalentes. Un software puede funcionar cuando lo hace funcionar un especialista o la persona que lo ha creado y es inmanejable (NO SE PUEDE USAR DE FORMA ADECUADA) por personas cuya función y conocimientos no son los de especialista en software sino en contratación.

Por tanto, para que el éxito en la implantación de las aplicaciones de contratación pública electrónica hay que gestionar la demanda de productos y servicios de estas tecnologías con la misma o mayor atención que gestionamos la provisión y entrega de estos productos y servicios. Y gobernara ambos aspectos de las tecnologías: su demanda y su provisión. Esta gestión de la demanda tiene mucho que ver con:

formación e información del nuevo formato electrónico,
con el sentido común de la toma de decisiones,
con la identificación de un responsable propietario del proyecto y su éxito,
con las estrategias y decisiones que se tendrán que tomar, y
sobre todo con la definición y comprensión de los objetivos para que todos usuarios, clientes y proveedores puedan conseguir el éxito (en los términos que se haya descrito y con los matices que cada uno tenga que aportar).

Si seguimos los principios del buen gobierno que la industria de la informática ha puesto recientemente en marcha para rebajar el alto porcentaje de proyectos fracasados, a lo mejor, podemos conseguir que las personas que van a utilizar las tecnologías, entiendan y adopten las mejores prácticas y sobre todo sean capaces de implantar un buen gobierno de las tecnologías (dirección, evaluación y supervisión) para conseguir un uso presente y futuro óptimo de estas tecnologías en el servicio de la contratación pública.

¿Vosotros creéis que la demanda del uso de las tecnologías de la información está bien gestionada en las implantaciones de la contratación pública electrónica, o por el contrario, hay margen de mejora?.

Si te interesan estos temas únete a la red formal de contratación pública electrónica