Una guía para el gobierno de las tecnologías de la información en la implantación y gestión de la contratación pública electrónica.

Ya he comentado en alguna ocasión que mi profesión es la informática.  En  el ámbito de  la  aplicabilidad de la informática empecé primero especializándome  en la administración pública como contratado laboral y luego pasé a trabajar en  medios de pago, para posteriormente especializarme en comercio electrónico y terminar hace ya más de diez años dedicándome de lleno a productos y servicios de tecnologías de la información alrededor de la contratación pública electrónica.

En este contexto he tratado de generar una visión conjunta (tecnologías y negocio) del uso de las tecnologías de la información en la modernización de la contratación. Para ello, y a raíz de la profundización en aspectos de estrategia y gobierno de las TI (tecnologías de la información) en grupos de ITSMF España (Foro español de gestión de servicios de tecnologías de la información), he dado alguna conferencia sobre la aplicabilidad de la norma ISO 38500 de Gobierno de las TI, al ámbito de la implantación, y gestión de la contratación pública electrónica. Ver este enlace.

Se lo he comentado a Guillermo Yañez  y me ha sugerido que inicie un diálogo en la Comunidad de Contratación Pública, y así lo he hecho. Os adjunto los correos que hemos intercambiado inicialmente para centrar el debate y pediros que la comunidad trate de avanzar y comentar sobre  los principios que se comentan en la norma ISO 38500 (es una norma de amplio espectro) para que entre todos seamos capaces de generar una guía que sirva a los organismos públicos para gobernar las tecnologías en la implantación, evolución y gestión de la contratación pública electrónica. El ánimo de esta guía, como el de la propia norma ISO 38500, es evitar los fracasos de los proyectos de implantación por no haber tenido en cuenta los principios que aparecen en la norma y su modelo de gobierno. Veréis que son de sentido común, pero a veces las prisas u otras preocupaciones nos nublan la mente y nos olvidamos del sentido común. Creo que por eso es bueno hacer una reflexión y tener un referente claro y conciso: la guía.

Estos son los correos, están algo retocados para centrar el tema con claridad.

DE MANUEL A GUILLERMO.

 Hola Guillermo,

Estoy preparando una presentación sobre el Gobierno de las TI en la implantación de la contratación pública electrónica. Te adjunto la presentación  que de momento, es un borrador. (consultar este enlace).

Me gustaría conocer tu opinión acerca las resistencias internas, las demandas de TI por parte de los usuarios  y el gobierno de las TI.

Cuando hablo de gobierno de las TI me refiero a como una organización (administración pública) dirige, supervisa y monitoriza el uso presente y futuro de las tecnologías para conseguir sus objetivos.

En el caso de la contratación pública electrónica, la idea que tengo, es repasar los principios que mueven este gobierno de las TI y publicar una guía para que los responsables sean capaces de conseguir el éxito en las iniciativas de trasformación al formato electrónico de la contratación pública.

Yo lo veo desde fuera,  sobre todo, cuando charlo con las personas que quieren implantar una solución pero no se fijan en las barreras reales que no suelen ser tecnológicas sino más bien culturales y organizativas:

  • quien es el responsable,
  • cuál es la estrategia,
  • que tengo que comprar y a quién,
  • que rendimiento tengo que pedir,
  • que leyes y requisitos legales y técnicos debo seguir,
  • y como puedo gestionar el factor humano.

Por ejemplo este último punto,  el factor humano, en mi opinión y por lo que puedo ver, es el más olvidado siempre. Los que dirigen la trasformación no son capaces de manejar la demanda interna de tecnología y se centran en la provisión de la misma. La provisión no debe ser nunca olvidada ni desatendida, pero si no gestionamos la demanda, no veo cómo podemos conseguir los resultados, si las personas no se comprometen y solo obedecen. En un contexto de transición y trasformación, no basta con obedecer, porque todo es nuevo, es necesario comprometerse e innovar. Se puede innovar en el formato y las herramientas  y seguir el procedimiento que marcan las leyes y los reglamentos. Creo yo.

Bueno, en resumen, no sé si puedes darme tu opinión. Sobre la presentación (será el 23 de octubre) voy a tratar de ir generando debates para conocer otras opiniones. Pero me gustaría conocer la de alguien de dentro de la administración de forma lo más libre posible, porque a lo mejor estoy equivocado y no van por ahí las dificultades.

Gracias.

Un saludo, Manuel

DE GUILLERMO A MANUEL

Hola Manuel, te cuento, desde mi punto de vista:

1. Entiendo la idea, pero es mucho más claro el correo que la presentación.

2. Dos problemas, uno técnico y el otro de aplicación, como tú lo llamas de generalización.

3. Centrándonos en el 2º, y para facilitar su resolución, la ISO.

4. Tú intención, popularizar lo que dice la ISO y conseguir que se aplique.

Entrando en la presentación la veo:

1. Muy técnica, quizá los destinatarios se muevan todos a ese nivel, pero por lo que yo veo, en la Administración pública, no sé cuantos seguirían el hilo.

2. Si tb. estos van a ser sus destinatarios, el lenguaje debería ser más claro, sencillo y directo, como el que utilizas en el correo.

3. La rentabilidad de la inversión en la CPE se adivina, pero no se ve de una forma clara y directa entre todos los nº. Creo que es clave insistir en este aspecto para «convencer» que es el primer y fundamental paso.

4. Problemas técnicos al margen: PEPPOL, STORK,…., estos problemas no dependen de la Administración.

5. Problemas de aplicación que dependen y que deben ser abordados y resueltos por cada Administración.

6. Aquí entra el centro de la exposición la ISO….

7. Como te he dicho, muy pocas (al menos yo no conozco) Administraciones tienen contacto con la  gestión de calidad, ni se sabe lo que es, ni lo que son estas normas, …, por ello si el destinatario es «público» la presentación debe ser ligera y adaptada en cada aspecto concreto, es decir, que puedan identificar la responsabilidad, la estrategia, la adquisición, el rendimiento, la conformidad y la conducta humana.

Es lo que se me ocurre, podías anunciar el evento en la comunidad para los que estén interesados.

Seguimos en contacto.

DE MANUEL A GUILLERMO.

Gracias Guillermo,

La presentación es para un auditorio que se supone que sabe de qué va la ISO 38500 pero voy a tratar de hacerla más clara y asequible, porque  la presentación pretende delimitar  los grandes apartados de la guía, y la guía sí que va a ir dirigida a las administraciones públicas, que no tienen por qué ser especialistas en el gobierno de las TI, ni en la norma ISO 38500.

La  idea sobre la que estoy trabajando es cómo realizar una guía que permita a todos entender qué es lo que hay que buscar (servicios y productos), y en qué hay que poner especial atención,  para conseguir la contratación pública electrónica.

Y abusando de tu visión  las preguntas serían:

  •   ¿Es necesaria la guía?. Esta es la más importante porque se trata de responder a la pregunta ¿después de los errores en la implantación de la contratación pública electrónica podemos hacer algo que ayude a alguien a no cometer los mismos errores de siempre? Entiendo que de ser necesaria esta guía habría que redactarla y cuidar su presentación con mucho esmero. Que fuera muy didáctica.
  •  Si fuera necesaria ¿a quién debería de ir dirigida?. A todos, a los que mandan, a los que «sufren» la contratación, a los que tienen miedo de no saber cómo abordarla …
  •  Los proyectos que fallan (no sé tu experiencia, a mi me han fallado bastantes) ¿en qué fallan, y cómo podemos solucionarlo?. Cuando un proyecto falla no pasa nada si estos fallos sirven para que otros no fallen, pero en lo que yo veo no es el caso. Seguimos fallando en cosas muy parecidas.
  •  Cuando alguien decide avanzar en esto, ¿encuentra todas las respuestas o se tiene que inventar las cosas desde el principio?. A quién puede acudir alguien que quiera empezar. Todos conocen la comunidad de prácticas, y tal y como comentaste (creo que hay que ahondar) tienen las respuestas para empezar? o tienen más preguntas?
  •  La industria de las tecnologías, lleva tiempo identificando que los proyectos no fallan sólo porque los proveedores no saben entregar productos y servicios (eso es lo que la industria está mejorando) , sino también porque los clientes y usuarios, no terminan de comprender qué se les puede pedir a las TIC y cómo y qué no se les puede pedir porque no te lo van a dar (al menos de momento).

Bueno, sigo dándole vueltas, pero creo que hay algo que falta en los decisores y en las personas que inician estos proyectos, para llevarlos a cabo con éxito. A ver si somos capaces de identificarlo y ponerlo a disposición para evitar errores y gastos innecesarios.

Gracias por tu ayuda.

Un saludo, Manuel

DE GUILLERMO A MANUEL

Buenos días de nuevo,

Es necesaria la guia?. Mucho, copio y pego un comentario de la comunidad de ayer mismo:«Por cierto si alguien tiene muy avanzado lo de la administración electrónica ( sea eso lo que sea) me encantaría que nos escribiesemos porque tenemos que empezar a implantarla y ufff.. me da panico.«

  • ¿después de los errores en la implantación de la contratación pública electrónica podemos hacer algo que ayude a alguien a no cometer los mismos errores de siempre?. Yo creo que debemos, cada uno desde nuestro lado de la mesa, pero a todos nos interesa.
  • Entiendo que de ser necesaria esta guía habría que redactarla y cuidar su presentación con mucho esmero. Que fuera muy didáctica. Mucho, aquí he pensado:
    • Crear un grupo de trabajo propio en la comunidad.
    • Presentar tu presentación.
    • Iniciar debates de cada uno de los aspectos que hay transmitir y enseñar.
    • Dentro de cada debate, diferentes medios, presentaciones, vídeos, recursos…
    • En cada hilo, siempre hay posibilidad de participar, si se consigue dinamizar la participación, la guía se puede mover bien por la nube y conseguir que sea un recurso serio, adaptado, siempre imperfecto e inacabado y siempre en proceso de mejora y actualización.
  •  Si fuera necesaria a quién debería de ir dirigida. A todos, a los que mandan, a los que «sufren» la contratación, a los que tienen miedo de no saber cómo abordarla … Esto habría que abordarlo en el grupo de trabajo, quizá los hilos deberían estructurarse criterio o quizá no.
  • Los proyectos que fallan (no sé tu experiencia, a mi me han fallado bastantes) en qué fallan, y cómo podemos solucionarlo. Cuando un proyecto falla no pasa nada si estos fallos sirven para que otros no fallen, pero en lo que yo veo no es el caso. Seguimos fallando en cosas muy parecidas. A mi no me falla lo que de mi depende, de mi y de la tecnología que yo uso, no de la que me imponen. Cuando he intentado salir (fuera de mi despacho) para seguir haciendo cosas (una vez intenté crear una red interna de contratación), no he conseguido nada (bueno, coscorrones).
  • Cuando alguien decide avanzar en esto, encuentra todas las respuestas o se tiene que inventar las cosas desde el principio. Yo ya lo he dicho cuando redacte el plan de implantación de la …., bueno yo repito lo que otros dicen: la rueda está inventada, es redonda, gira, tiene ejes y radios y hace ya tiempo se le puso una cámara de aire para amortiguar los baches del camino. Yo creo que esta ISO no dice cosas muy distintas que el resto, la base es la misma, los palos que hay que tocar, son los de siempre, el proceso el mismo…, en fin, que yo creo que hay que afinar bien en cómo contarlo, algo bueno, y luego manejar los hilos de la red para iniciar esa gran transformación.
  • A quién puede acudir alguien que quiera empezar. todos conocen la comunidad de prácticas, y tal y como comentaste (creo que hay que ahondar) tienen las respuestas para empezar? o tienen más preguntas?. Poco a poco creo que se va sembrando, .., vamos ofreciendo fuentes donde acudir, aunque creo que podemos afinar mucho.
  • La industria de las tecnologías, lleva tiempo identificando que los proyectos no fallan sólo porque los proveedores no saben entregar productos y servicios (eso es lo que la industria está mejorando) , sino también porque los clientes y usuarios, no terminan de comprender qué se les puede pedir a las TIC y cómo y qué no se les puede pedir porque no te lo van a dar (al menos de momento). Yo tengo claro que la Administración debe acudir al mercado a comprar lo que los proveedores ofrecen (que son los que tienen el talento y la iniciativa para innovar y crear productos con valor); el otro día lo dije en linkedin, para mi el 30% del problema es la tecnología que debe ser de una empresa y que creo que funciona; el 70% es responsabilidad de la Administración.
  • Bueno, sigo dándole vueltas, pero creo que hay algo que falta en los decisores y en las personas que inician estos proyectos, para llevarlos a cabo con éxito. A ver si somos capaces de identificarlo y ponerlo a disposición para evitar errores y gastos innecesarios. Lo que falta es aceptar y asumir que hay que trabajar más y mejor, tomar decisiones, organizar el trabajo y enfrentarse a la desagradable tarea de organizar la trasformación que representa la contratación pública electrónica.

Bueno Manuel, creo que todos estos debates deberían ser compartidos, seguro que serían más variados y ricos.

Están compartidos en la comunidad de prácticas en este enlace.

Si te interesan estos temas únete a la red formal de contratación pública electrónica

Te esperamos (necesitamos)

 

Por mcanno

Especialista en Tecnologías de la Información aplicadas a medios de pago, comercio electrónico y contratación pública

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