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Las herramientas en la contratación pública electrónica

 

Cuando introducimos el adjetivo “electrónico” para cualificar la contratación pública, debemos de ser conscientes que estamos admitiendo la necesidad de herramientas que nos permitan realizar los trámites y documentos (los expedientes) de la contratación pública en formato electrónico.

El formato electrónico.

De la misma forma que ahora utilizamos herramientas y técnicas para manejar el formato papel (ordenadores para escribir y editar el texto, impresoras para imprimir, papel,  correo electrónico, …) , cuando hagamos la transición al formato electrónico utilizaremos herramientas para manejar el formato electrónico de la contratación pública: gestor documental y gestor de expedientes, firma digital y portafirmas,  portales de contratación, herramientas de flujo de trabajo, editores de texto, ….

Las consecuencias inmediatas del formato electrónico.

Todas estas herramientas traen consigo dos grandes cambios:

–          Hay que adquirirlas (o hacerlas), mantenerlas, y evoluconarlas.

–          Tenemos que adquirir autonomía y competencia con ellas para manejar el formato electrónico.

En el primer punto, hay que decidir sobre la adquisición y mantenimiento de qué herramienta y para qué. Estas decisiones son importantes pero no son la parte más ardua del problema. Hay herramientas mejores y peores, pero la mejor herramienta no sirve para nada si no se usa. Y solo pueden ser usadas por las personas.

Esto nos lleva a entender que es el segundo punto, el que podemos poner como piedra angular para alcanzar el formato electrónico en situación ventajosa. La primera reacción de las personas antes trasformaciones tan grandes, normalmente  es la de rechazo. Pero si observamos el contexto y la creciente digitalización de todos los sectores y relaciones económicas, veremos que no hay muchas alternativas: la contratación pública será electrónica. Se trata, pues, de que sea electrónica y desde el punto de vista de cada individuo, que se pueda seguir haciendo cada uno su labor “utilizando” la ventaja que da manejar de forma eficiente la tecnología.  Desde mi punto de vista esta es la clave que hay que utilizar para trasformar la resistencia al cambio en compromiso: La alianza con la tecnología.

Los resultados del formato electrónico.

Es claro que con el formato electrónico gran parte del esfuerzo  y del tiempo que dedicamos a “buscar papeles” no va a seguir siendo necesario.  Ni tampoco lo será la parte del tiempo que pasamos informando a los interesados sobre “cómo va lo suyo”. El formato electrónico es ubicuo y nos permite independizar el contenido del continente (casi).

Con ser importante todo lo anterior, lo más importante del formato electrónico es que nos va a dar información exhaustiva de todo el proceso de contratación. Y esta información la podemos traducir en acciones que mejoren de forma ostensible la contratación pública. En todas sus dimensiones fundamentales: presupuesto, gestión, resultados …

Los efectos colaterales.

Pero claro no todo va a ser de color de rosa. Hay una cara oculta que hay que mostrar y contrarrestar. La máquina nos ayuda pero también nos “quita” el trabajo rutinario y repetitivo. La máquina hace mucho mejor este tipo de trabajo. Además aprende y sabe cuáles son los trámites y documentos que la ley exige en cada momento.  Es capaz de coordinar a todos los agentes mucho mejor que cualquier secretario y no se cansa nunca y no falta nunca. La digitalización  está haciendo opcionales a un tipo de trabajadores y está demandando otro tipo de trabajadores  que son capaces de añadir mucho valor al proceso de contratación porque se alían con las  tecnologías de la información(cuyos puestos no se cubren por falta de oferta).

Es la profesionalización que hemos comentado en otras entradas. Y esa profesionalización de la contratación no puede hacerse sin máquinas pero no puede hacerse sin personas que conozcan la contratación y manejen adecuadamente las máquinas y sean capaces de dirigirlas.

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